項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料管理要求

1、項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料管理要求一、監(jiān)理資料管理的基本要求1、總則1.1 為加強(qiáng)工程項(xiàng)目監(jiān)理文件資料的收集、整埋和歸檔工作，充分發(fā)揮匚程監(jiān)埋文件資料在監(jiān)理 工作中的作用，特制定本辦法。1.2 工程監(jiān)理文件資料工作遵循“集中統(tǒng)一、分級管理”的原則。13歸檔的工程監(jiān)理文件資料應(yīng)真實(shí)可嵬、字跡清晰、手續(xù)齊全，不得使用易褪色的圓珠筆、鉛 筆、水彩筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫、繪制。1.4 為保證監(jiān)理文件資料的完整、分類有序，工程開工前項(xiàng)目總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）應(yīng)與建設(shè)單位、 施工單位就資料的分類、格式、份數(shù)達(dá)成一致意見。1.5 項(xiàng)目開匚前，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)與當(dāng)?shù)貦n案部門、公司檔案管理員進(jìn)行聯(lián)系，確保

2、監(jiān)理資 料的組卷及歸檔符合有關(guān)規(guī)定和要求。2、項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料管理職責(zé)2.1 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料的管理由項(xiàng)目總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)，并指定專人（資料員）具 體實(shí)施。2.2 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)成立后，項(xiàng)目總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）應(yīng)組織制定項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)資料與信息管理 的職責(zé)分工，制定項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料的收發(fā)和存放等管理制度。2.3 監(jiān)理文件資料必須及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序。在施匚階段，對施工單位的工程文件 的形成、積累、立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查。2.4 移交建設(shè)單位（城建檔案館）檔案資料的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時(shí)間，應(yīng)按照現(xiàn)行建設(shè) 工程文件歸檔整理規(guī)范（GB江50328-2001）和本地城建檔案管理部

3、門的要求，編制移交清單， 及時(shí)移交建設(shè)單位，雙方簽字、蓋章后，由建設(shè)單位收集和匯總。2.5 移交公司歸檔文件的整理由項(xiàng)目總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)，并指定專人（資料員）按公司 歸檔要求和實(shí)際情況進(jìn)行竣工項(xiàng)目監(jiān)理檔案的制作和裝訂、移交工作，原則上工程竣工驗(yàn)收或監(jiān) 理合同停止后一個(gè)月內(nèi)應(yīng)完成。3、對項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料管理的要求3.1 1：程監(jiān)埋文件資料是項(xiàng)目監(jiān)理實(shí)施過程中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式的原始記錄, 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)進(jìn)場后應(yīng)立即開始文件資料的積累、整理、審查工作，并應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行， 監(jiān)理合同停止或工程竣工，一個(gè)月內(nèi)完成資料歸檔工作。3.2 文件復(fù)印件應(yīng)具備復(fù)印件的三要素：紅章、原

4、件存放處、復(fù)印人及復(fù)印時(shí)間：項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu) 的各種簽證單、檢查驗(yàn)收單等文件資料，監(jiān)理人員審核合格后3天內(nèi)需交資料員歸檔。3.3 所有監(jiān)理文件資料經(jīng)資料員統(tǒng)收、發(fā)，送總監(jiān)審閱，核發(fā)監(jiān)理人員傳閱后，由資料員按文 件種類統(tǒng)編號、登記、分類存放，具體按項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料編號分類式執(zhí)行： 3.3.1項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)現(xiàn)場資料分“大類”、“分類”、“小類”三級目錄：3.3.2 各“大類”、“分類”需做好文件目錄：“小類”可根據(jù)實(shí)際情況考慮是否編制小類文件目錄； 333 “小類”的文件編號應(yīng)按自然數(shù)由小到大排列，并保留3位（如001、002-）；3.3.4 文件資料的編號按如下方式：“大類號.分類號.小類號一單位

5、工程編號一專業(yè)或?qū)ｍ?xiàng)編號一文件編號”其中，“單位工程編號”、“專業(yè)或?qū)ｍ?xiàng)編號”屬于小類文件分目錄編號，要求按自然數(shù)由小到大 排列，并保留2位（如01、02），小類文件分目錄劃分內(nèi)容可根據(jù)實(shí)際情況自行確定；小類文 件無分目錄的，分目錄編號欄刪除不填：小類文件有分目錄、但監(jiān)理項(xiàng)目不需要?jiǎng)澐謫挝还こ?的，小類文件分目錄中的“單位工程編號” 一欄刪除不填。例如：“B41-005”代表B大類第4分類第1小類下的第5號文件:“C52-02-03-028”代代C大類第5分類第2小類第2個(gè)單位工程的第3個(gè)專業(yè)或?qū)ｍ?xiàng)的第28 號文件：“C52-03-028”代淺C大類第5分類第2小類的第3個(gè)專業(yè)或?qū)ｍ?xiàng)的第28號

6、文件：3.4 L程監(jiān)理資料存放應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，資料律使用A4紙，由資料員分類設(shè)文件夾，卷夾上貼標(biāo)簽， 將編號后的文件對號入座，分門別類存放。3.5 L程監(jiān)理資料借閱應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并按時(shí)歸還。工程竣工監(jiān)理檔案資料的歸檔、移交要求、4.4.1 竣1：監(jiān)理檔案資料的歸檔內(nèi)容原則上包含項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料編號分類表內(nèi)6大類的 所有內(nèi)容。4.2 項(xiàng)目竣工后由各項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)審閱本項(xiàng)目的竣工監(jiān)理檔案資料，審 核無誤后交管理部審核，審核通過后在檔案管理員的指導(dǎo)下按公司要求進(jìn)行裝訂。43歸檔資料應(yīng)符合匚程監(jiān)理檔案資料管理辦法規(guī)定，移交公司時(shí)需填寫江蘇外建竣工檔 案交付記錄九4.4 編制竣匚檔案

7、資料時(shí)，如不足A4紙的，應(yīng)貼在A4紙上，大于A4紙的應(yīng)疊成A4紙大小, 裝訂時(shí)應(yīng)統(tǒng)一使用科技檔案封面、封底。4.5 歸檔的檔案資料需認(rèn)真核對：資料復(fù)印件必須清晰、完整，文件種類、份數(shù)、頁數(shù)應(yīng)逐件核 對，不得漏缺；卷內(nèi)文件要排列有序，裝訂成冊的資料應(yīng)符合“下平右齊”的要求。二、項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料編號分類表大類號大類名稱分類號分類名稱小類號小類名稱備注A項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)前期籌備工作1項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)備文件1中標(biāo)通知書2委托監(jiān)理合同3企業(yè)資質(zhì)2組織機(jī)構(gòu)1項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織形式2人員名單3人員證書4考勃表3監(jiān)理設(shè)施與設(shè)備1技術(shù)文件及使用臺(tái)賬2檢測設(shè)備及使用臺(tái)賬3辦公設(shè)施4監(jiān)理規(guī)劃與實(shí)施細(xì)則1監(jiān)理規(guī)劃2監(jiān)理實(shí)

8、施細(xì)則B施工準(zhǔn)備階段監(jiān)理工作1建設(shè)文件收集與圖紙會(huì)審、 設(shè)計(jì)交底1工程勘測資料、施工圖紙及設(shè)計(jì)變更2建設(shè)文件3圖紙會(huì)審與設(shè)計(jì)交底4業(yè)主來文5監(jiān)測及試驗(yàn)文件6其他文件2施工組織設(shè)計(jì)與專項(xiàng)施工方案審核1施匚組織設(shè)計(jì)（方案報(bào)審表3施工單位質(zhì)圮、安全保證體 系審核1質(zhì)量保證體系報(bào)審表2安全保證體系報(bào)審表4分包單位資質(zhì)審核1分包單位資質(zhì)報(bào)審表5測量放線控制成果檢查1測量人員及設(shè)備審核記錄2控制點(diǎn)復(fù)核資料6開工報(bào)審1工程開工報(bào)審表7第一次工地會(huì)議1第一次工地會(huì)議紀(jì)要8現(xiàn)場檢測機(jī)構(gòu)1現(xiàn)場檢測機(jī)構(gòu)審核記錄2現(xiàn)場實(shí)驗(yàn)室（或養(yǎng)護(hù)空）檢查記錄c工程施I:階段監(jiān)理工作1工程進(jìn)度控制1工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表2施匚大型（起重

9、）機(jī)械（設(shè)掩）核查1設(shè)備進(jìn)場核查2設(shè)備啟用核查3使用期監(jiān)管3工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備進(jìn) 場審核1材料設(shè)備臺(tái)賬2材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)單4騰工過程監(jiān)控1巡視監(jiān)理記錄2旁站監(jiān)理記錄3監(jiān)理工程新聯(lián)系單4監(jiān)理工程新通知單5監(jiān)理工程加備忘錄6向有關(guān)主管部門質(zhì)量安全報(bào)告第7工地例會(huì)8專虺會(huì)議9內(nèi)部會(huì)議10其他監(jiān)控資料5工序驗(yàn)收1工程質(zhì)量驗(yàn)收范用的劃分2檢驗(yàn)批（分項(xiàng)工程）驗(yàn)收設(shè)分目錄3分部（子分部）工程驗(yàn)收設(shè)分目錄4其他工作驗(yàn)收設(shè)分目錄大類號大類名稱分類號6分類名稱造價(jià)捽制小類號小類名稱備注1工程量與簽證設(shè)分目錄2工程款支付審核D工程竣工驗(yàn)收階段監(jiān)理工作1竣工預(yù)驗(yàn)收1單位工程竣工報(bào)驗(yàn)2協(xié)助竣工臉收工作1竣工驗(yàn)收計(jì)劃2專項(xiàng)驗(yàn)收報(bào)告3初驗(yàn)報(bào)告4竣工驗(yàn)收報(bào)告3監(jiān)理工作總結(jié)1監(jiān)理工作總結(jié)2工程音像資料4資料檢查移交1工程監(jiān)理資料移交單5監(jiān)理服務(wù)期質(zhì)量缺陷處理1保修期資料6結(jié)束期工作1監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊2竣工驗(yàn)收等案3監(jiān)理令1可履約4監(jiān)理工作評價(jià)E施匚合1可管理1海工承包合同1承包合同2令同履約情況1合同履約情況核查3工程暫停及紅工1工程暫停令及包工報(bào)審4工程變更管理1工程變更單5費(fèi)用索賠處理1工程改用索好報(bào)審表6工程延期處理1延長工期報(bào)審表7竣工結(jié)算1竣工結(jié)算資料F監(jiān)理資料的管理工作1監(jiān)理資料信息管理1管理制度2分類存放管理2監(jiān)理機(jī)構(gòu)工作檢查評價(jià)1監(jiān)理機(jī)構(gòu)自查