舉辦會議策劃書

1、舉辦會議策劃書一、策劃書名稱盡可能具體的寫岀策劃名稱，如“X年X月XX活動策劃書”， 置于頁面中央，當(dāng)然可以寫岀正標(biāo)題后將此作為副標(biāo)題寫在下面。二、活動背景：這部分內(nèi)容應(yīng)根據(jù)策劃書的特點在以下項目中選取內(nèi)容重點闡述；具體項目有：基本情況簡介、 主要執(zhí)行對象、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響、以及相關(guān)目的動機。其次應(yīng)說 明問題的環(huán)境特征，主要考慮環(huán)境的內(nèi)在優(yōu)勢、弱點、機會及威脅等因素，對其作好全面的分析（SWOT分析），將內(nèi)容重點放在環(huán)境分析的各項因素上，對過去現(xiàn)在的情況進行詳細的描述，并通過對情況的預(yù)測制定計劃。如環(huán)境不明，則應(yīng)該通過調(diào)查研究等方式進行分析加以補充。三、活動目的、意義

2、和目標(biāo)：活動的目的、意義應(yīng)用簡潔明了的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時， 該活動的核心構(gòu)成或策劃的獨到之處及由此產(chǎn)生的意義 （經(jīng)濟效益、社會利益、媒體效應(yīng)等）都應(yīng)該明確寫岀。 活動目標(biāo)要具體化，并需要滿足重要性、可行性、時效性四、資源需要：列岀所需人力資源，物力資源，包括使用的地方，如教室或使用活動中心都詳細列岀。可以列為已有資源和需要資源兩部分。五、活動開展：作為策劃的正文部分，表現(xiàn)方式要簡潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫岀每一點能設(shè)想到的東西，沒有遺漏。在此部分中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當(dāng)加入統(tǒng)計圖表等；對策劃的各工作項目，應(yīng)按照時間的先后順序排列，繪制實施時

3、間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動對象、相應(yīng)權(quán)責(zé)及時間地點也應(yīng)在這部分加以說明，執(zhí)行的應(yīng)變程序也應(yīng)該在這部分加以考慮。這里可以提供一些參考方面：會場布置、接待室、嘉賓座次、贊助方式、合同協(xié)議、媒體支持、 校園宣傳、廣告制作、主持、領(lǐng)導(dǎo)講話、司儀、會場服務(wù)、電子背景、燈光、音響、攝像、信息 聯(lián)絡(luò)、技術(shù)支持、秩序維持、衣著、指揮中心、現(xiàn)場氣氛調(diào)節(jié)、接送車輛、活動后清理人員、合 影、餐飲招待、后續(xù)聯(lián)絡(luò)等。請根據(jù)實情自行調(diào)節(jié)。六、經(jīng)費預(yù)算： 活動的各項費用在根據(jù)實際情況進行具體、周密的計算后，用清晰明了的形式列出。七、活動中應(yīng)注意的問題及細節(jié)：內(nèi)外環(huán)境的變化， 不可避免的會給方案的執(zhí)行帶來一些不

4、確定性因素， 因此， 當(dāng)環(huán)境變化時是否 有應(yīng)變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應(yīng)急措施等也應(yīng)在策劃中加以說明。八、活動負責(zé)人及主要參與者： 注明組織者、參與者姓名、嘉賓、單位（如果是小組策劃應(yīng)注明小組名稱、負責(zé)人）。備注：1、本策劃書提供基本參考方面，小型策劃書可以直接填充；大型策劃書可以不拘泥于表格，自 行設(shè)計，力求內(nèi)容詳盡、頁面美觀；2、可以專門給策劃書制作封頁，力求簡單，凝重；策劃書可以進行包裝，如用設(shè)計的徽標(biāo)做頁 眉，圖文并茂等；3、如有附件可以附于策劃書后面，也可單獨裝訂；4、策劃書需從紙張的長邊裝訂；會場策劃注意事項會場預(yù)約我們將根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美

5、的策劃;我們將根據(jù)會議的級別,為您選擇會議舉辦地 ;我們將根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求， 為您確定具體舉辦地點 ;我們將 根據(jù)會議的具體情況， 確定是否將會議劃分為幾個分會場， 選擇分會場的地點， 并提前為您 預(yù)約。負責(zé)會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試我們將根據(jù)會議的具體情況， 為您設(shè)計并安排會場的布局， 細致周到地設(shè)計好所有的細 節(jié)；我們將根據(jù)您的需要，為您提供會議所需要的所有設(shè)備， 并提前安放在指定位置； 我們 將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進行演練，確保會議的順利進行。印刷材料的設(shè)計制作我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設(shè)計、生產(chǎn)一條龍服務(wù);我們將根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、內(nèi)容、

6、選擇圖案 ;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以 及印刷 ;我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置.參會者的接送我們將根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店.參會者的餐飲我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等 等;我們將根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點參會者業(yè)余時間的安排我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您設(shè)計不同的休閑方式;我們可以為您設(shè)計專門的旅游線路，方便您的出行 ;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供你

7、選擇。會前策劃書一、會前策劃 第一步 -| 明確會議需要做些什么 | 第二步 -| 確定由誰籌劃會議，策劃者的職責(zé)及任務(wù) |1. 會議籌劃者的職責(zé)2. 會議籌劃者的任務(wù) 第三步 -| 明確會議目的和目標(biāo) | 第四步 -| 保持溝通 | 第五步 -| 進行會議預(yù)算 |1. 制定財務(wù)目標(biāo)2. 制定預(yù)算 第六步 -| 安排會議召開日程 | 第七步 -| 選擇最適合召開會議的酒店 |1. 列出可供選擇的清單2. 選擇合適類型的場所 第八步 -| 邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專家與會 | 第九步 -| 邀請相關(guān)人員參加會議，并做好回執(zhí)統(tǒng)計工作|二、會議策劃后的組織工作一 -| 提供會務(wù)組人員的安排 |二 -| 提供會

8、議資料的印刷 |三 -| 提供會議資料、器材的存放及擺放 |四 -| 根據(jù)需要提供會議召開的慶典服務(wù)。充氣拱門、門前橫幅、氫氣球等|五 -| 提供會議中特殊要求的視聽設(shè)備 |六-| 提供會議人員的胸卡制作 | 七-| 根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模安排會議室的布置 |八-| 為會議室提供會議標(biāo)語、及各種指示牌 |九-| 邀請相關(guān)人員參加會議，并做好回執(zhí)統(tǒng)計工作 |九-| 會議期間提供簡單文具用品紙、白板等 |十-| 提供會議人員的酒店房間分配、簽到工作|十一-| 會議期間提供茶水、礦泉水等飲料 |十二-| 會議期間提供簡單文具用品紙、白板等 |十三-| 提供會議要求，提供禮儀小姐、翻譯人員服務(wù) |十四-|

9、 安排與會議人員餐飲 |十五-| 為會議安排活動 |十六-| 提供電腦、投影儀等的緊急維修服務(wù) | 十七 -| 安排記者招待會 |十八-|收集剪報 |三、會議結(jié)束后一-| 安排好會議人員的返程票務(wù)預(yù)訂及分發(fā) |二-| 安排提供會后觀光考察 |三-| 安排好會議人員的送站工作 |會議分工明確一）會議分工明確會議應(yīng)視情況明確設(shè)定秘書組、會務(wù)組、后勤醫(yī)療組、保衛(wèi)組等工作組，重要會議可設(shè)專職服務(wù)員，并請后勤、保衛(wèi)等人員做好治安、救護、餐衛(wèi)等項工作。1、秘書組其主要任務(wù)是負責(zé)會議講話稿、會議議程、會議指南等材料的整理、報審及會議的報道宣傳工作，并協(xié)助 會務(wù)組做好相應(yīng)工作。2、會務(wù)組其主要任務(wù)是負責(zé)會議會

10、務(wù)工作，包括：（ 1 ）下達會議通知；（ 2 ）負責(zé)報道登記，發(fā)放入場證件、紀念 品和會議相關(guān)材料等；（ 3）迎送、接待主講人，負責(zé)食宿安排；（ 4 ）支付各類費用；（ 5）財務(wù)結(jié)算。3、保衛(wèi)組組織人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等，同時協(xié)助會務(wù)組做好相應(yīng)工作。4、后勤醫(yī)療組：做好會議期間人員的應(yīng)急醫(yī)療工作。在整體運作過程中秘書組、會務(wù)組等各司其職，但又需要默契配合，互相支援，形成一個整體，保證會議 順利進行。（二）會議通知1、通知應(yīng)簡明準確， 主要包括會議內(nèi)容、 參會人員范圍、 時間、會期、 開會和報到地點、 是否需要報名單、 聯(lián)系人及電話等。2、通知發(fā)出后，應(yīng)即落實有關(guān)負責(zé)人是

11、否收到，并統(tǒng)計好參會人數(shù)。若需報名單，則要注意統(tǒng)計姓名、性 別、職務(wù)等項。3、大型會議應(yīng)當(dāng)印制會議指南。內(nèi)容包括參會人員及會務(wù)人員的姓名、單位、職務(wù)、房間號和就餐時間、 地點以及其他注意事項等內(nèi)容。（會議秩序冊應(yīng)在參會人員報到時發(fā)放）4、需分組座談的，應(yīng)指定座談地點、召集人等。（三）會議材料準備1、會議材料準備包括領(lǐng)導(dǎo)講話、主持詞、典型發(fā)言、會議議程等。應(yīng)注意材料的數(shù)量、篇幅與會議時 間安排一致。會議材料均應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知，會前送交講話者本人。2、會務(wù)人員應(yīng)對材料的印刷、 裝訂把好關(guān)， 應(yīng)注意是否齊全。 如有可能， 會務(wù)人員應(yīng)與相關(guān)處室逐頁核對 主持人、講話人對材料的紙張、字號大小等有特殊要求

12、的，均應(yīng)盡量滿足其要求。（四）會場布置會場布置應(yīng)包括以下各項：落實會場場地、會標(biāo)懸掛、電源、燈光、音響、投影、錄音錄象設(shè)備、飲水器具、主席臺和會議桌上物品擺放、座次排列、空調(diào)設(shè)備及安全出入等。（要做好后備電源、擴音設(shè)備及值 班電工等應(yīng)急安排）1、會場布置形式會場布置形式可根據(jù)會議的內(nèi)容、發(fā)言人及參會人員數(shù)量而定。會議內(nèi)容主要為傳達文件，而發(fā)言人 數(shù)量較少、參會人數(shù)又較多時，宜采取分排式就座。座談或聽取匯報的會議，宜采取圓桌式就座。2、座次排列座位的順序一般以座位的面向為準，先中間，后左、右，依次向兩邊擺放。對人員的座次排列、人員 排序均有嚴格要求。一般規(guī)律應(yīng)是：（1）職能部門對排名有詳細規(guī)定的

13、，以其排列的順序為準。（2）同等職位的，按任實職時間為先；不在職的同志，根據(jù)場合酌情排列。（3）上級來人參加會議時，應(yīng)根據(jù)來人的身份及在整個會議議程中的位置（看誰做主要講話）酌情排列。3、席簽席簽是與會人員身份的標(biāo)志。既充分體現(xiàn)對該座人員的尊重，同時有清點人數(shù)的作用。座簽一般應(yīng)當(dāng) 用淺紅色紙、黑字書寫。應(yīng)寫清該座位人員的姓名（核實無誤）或單位名稱。4、會場環(huán)境。根據(jù)不同類型的會議酌情布置會標(biāo)、條幅、鮮花等物品，營造莊嚴、肅穆、熱烈等不同風(fēng)格的會場氣 氛。還應(yīng)留意會場是否具有安全出入之通道。5、燈光音響燈光的亮度要適宜，臺上光線一般要比臺下亮一些。晚上開會要做好停電的應(yīng)急準備工作。音響是保證會議

14、開好的重要手段。話筒的數(shù)量應(yīng)根據(jù)會場座位的擺放及發(fā)言人的多少而定。音響及話筒應(yīng)逐一調(diào)試，必要時要請音響人員專司此責(zé)。6、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備適宜的溫度及清新的空氣是確保會議成功的重要因素，會務(wù)人員應(yīng)在開會之前調(diào)節(jié)好氣溫。夏季室內(nèi) 氣溫高時，應(yīng)考慮準備折扇等物品。7、桌上擺放物品主席臺擺放的會議材料，必須由會務(wù)人員對其是否齊全、頁碼、印刷及裝訂質(zhì)量等逐一檢查。（必要 時準備了記錄用筆及筆記本等）準備好茶水、礦泉水等物品。如會場空間小，可使用飲水機。會場空間大，可逐桌擺放熱水瓶。如會 議規(guī)格高，參會人員較少，應(yīng)由工作人員負責(zé)倒水。（五）新聞報道由宣教部門準備好錄音、攝像、攝影設(shè)備，及時進行會議精神傳達。

15、 （如有必要應(yīng)事先聯(lián)系新聞單位，并安排好記者的接送工作）（六）車輛及食宿安排如需參觀，應(yīng)指定車輛負責(zé)人，準備好車輛，并請參觀人員按編號乘車。若無會議指南，可將食宿安排表提前交給會議主持人，在休會前告知參會人員。七）其他事項1、會務(wù)人員要做好會議紀律宣讀及其他事項的咨詢、提醒等工作。2、還應(yīng)做好參會人員報到或簽到工作，并分發(fā)會議材料。3、會務(wù)人員應(yīng)根據(jù)簽到情況掌握到會人數(shù)，并及時聯(lián)系未到會人員，查明遲到或缺席的原因，將有關(guān)情況 報告相關(guān)領(lǐng)4、會務(wù)人員應(yīng)引導(dǎo)主席臺人員或重要領(lǐng)導(dǎo)同志就座，并注意了解參會領(lǐng)導(dǎo)是否帶齊講話稿等物品。5、應(yīng)注意參會人員的就座情況，會場前排盡量不要空座。6、視情況統(tǒng)一會務(wù)工

16、作人員著裝。二、會間組織與服務(wù)階段1. 會務(wù)人員提前 1 小時到達會場，反復(fù)檢查會場準備情況。2. 搞好會議簽到、材料分發(fā)。3. 落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。會務(wù)人員應(yīng)做好主持人或發(fā)言人不能到會的準備。主持人不能到會，可由合適的同志代為主持；發(fā)言人不能到會，可視情況尋找替代人或取消其發(fā)言。4、按預(yù)定方案組織與會人員由前向后依次就座。5、維持好會場秩序。會議前 5 分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；會間關(guān)閉手機或調(diào)到振動，一般不允許找人，無關(guān)人員不準進入會場。6、安排專人做好話筒的擺放、倒水等服務(wù)工作。7、會務(wù)人員須隨時觀察并領(lǐng)會主席臺領(lǐng)導(dǎo)的示意，做好臨時安排的各項工作

17、。8、由秘書組做好錄音、攝影、攝像及會議記錄等工作。9、如有必要，為與會人員預(yù)定車票、機票等。三、會后1、會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等物品。2、組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。會議若需形成會議紀要印發(fā)的，組織單位要擬好文稿，送公司 辦按公文處理辦法印發(fā)。4、為嚴肅會議紀會風(fēng)，對會議遲到、無故不參加會議的單位與會人員進行通報。5、做好會議報道工作。會議成功的關(guān)鍵 - 如何策劃會議會議成功的關(guān)鍵 - 如何策劃會議無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經(jīng)驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場 與角度上看問

18、題，都會面臨各種問題：1、需要做些什麼？會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步 驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。2、誰來籌劃會議？從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會議順利完成。他們的工作效率代 表著主辦單位或公司的工作水平。3、會議籌劃者的職責(zé)、會議籌劃者必備能力和素質(zhì)： 作為會議籌劃者，要負責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。1、善于與人共

19、事。 2、善于注意小節(jié)。 3 、善于解決問題。 4、善于與人協(xié)商。 5、能夠管理會議財務(wù)事宜。6、熟悉酒店運作。 7、能夠安排恰到好處的菜單。 8 、能夠熟練操作電腦。 9、能夠熟練地與視聽服務(wù)公司 打交道。 10、能妥善接待貴賓和外國客人。 11 、熟知各種禮儀。 12 、行事果斷、執(zhí)著。4、會議籌劃者的任務(wù)：1、制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標(biāo)。2、制定會議議程。 3、了解可供使用的場所和設(shè)施情況。 4、選擇或提議合適的場所。 5 、檢查并比較各項設(shè)施。 6、安排交通事宜。7、協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動 8 、招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和廣告人員。 9 、制定可行預(yù)算或

20、按既定預(yù)算安排有 關(guān)工作。 10 、確定各項工作的時間安排。 11 、視察選定的場所和設(shè)施。 12 、與各有關(guān)方面進行接洽（運輸 公司、旅行社、視聽服務(wù)公司）。 13 、確定印刷公司。 14 、安排食品、飲料有關(guān)事宜。 15 、討價還價。 16、 同會議發(fā)言人和各位貴賓進行聯(lián)系。5、主要會議類型：1、銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期 間進行總結(jié)和表彰。2、年會：可以是公司股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。3、產(chǎn)品發(fā)布會：是為了向?qū)I(yè)群體和消費者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。4、研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。5、專業(yè)會議：是就某個領(lǐng)域的問題進行討論、咨詢和