人事檔案管理辦法

1、人事檔案管理辦一、目的 為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。同時為了更有效的對員工 人事檔案進(jìn)行妥善的保護(hù)和利用，維護(hù)人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù)，特 制定本管理制度。二、范圍 員工人事檔案是公司、人力資源等部門在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核、獎懲等工作中形成的有關(guān)個 人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的有關(guān)材料，是歷史地、全面地考察了解員工和正確選拔 使用員工的重要依據(jù)。三、用途本制度適用于公司所有人員四、管理職責(zé)公司人力資源中心人事檔案的管理職責(zé)就是：1) 負(fù)責(zé)制訂、修改和完善公司人事檔案管理的相關(guān)工作管

2、理制度與實施細(xì)則等規(guī)范；2) 負(fù)責(zé)公司各部門的員工人事檔案管理工作；五、人事檔案內(nèi)容(一)檔案類別1. 紙質(zhì)檔案，主要由以下資料構(gòu)成1) 履歷材料(個人簡歷資料)、員工登記表；2) 自傳材料(包括職位申請表)；3) 身份證復(fù)印件、護(hù)照；4) 鑒定、考核、考察材料；5) 學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；6) 獎勵及處分材料；7) 培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；8) 勞動合同、錄用、任免、聘用、離職材料；9) 承諾書、保密協(xié)議；10) 保險、住房公積金資料；11) 年度、半年度績效考核資料；2. 電子檔案1) 員工登記表電子版2) 員工花名冊3) 圖像資料、電子作品等二）檔案管理基本要求人力資源管理部門必

3、須按照員工花名冊中的員工編號（即：工號）進(jìn)行編號，各個部門人員按檔案編號順序排 放并做明顯標(biāo)記，且每 10 個檔案做一個小標(biāo)記、 50 個檔案做一個大標(biāo)記，方便查找。1. 檔案編號原則 ：檔案號是在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔案號是存取檔 案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每個員工有且只有一個檔案號，離職員工的檔 案號將作為歷史記錄，不再重復(fù)使用；新進(jìn)員工延續(xù)上一個編號以此類推；1）集團(tuán)人員檔案號編號原則：集團(tuán)編碼+部門代碼 +員工編號（三位數(shù)），如： JTCW003（JT: 集團(tuán)編碼 -“集團(tuán)”首兩個字母拼音縮寫）；CW部門代碼一“財務(wù)”部

4、部門名稱首字母拼音縮寫）；003:員工編號-按本部門具體入職時間順序確定）2）在職不在崗人員即掛靠人員檔案號原則:人員屬性縮寫 +證件名稱拼音首兩個字母縮寫+掛靠時間順序 （三位數(shù)），如：GKAQ001（ GK人員屬性-“掛靠”首字母縮寫；AQ:證件名稱首字母縮寫-安全員證；001:該證件掛靠時間順序 -第一個）3）人才庫人員即儲備人員檔案編號原則：人員屬性縮寫+職位名稱拼音首兩個字母縮寫+儲備時間順序（三位數(shù)）如：CBAQ001（CB人員屬性-“儲備”人員首字母縮寫；AQ職位名稱首兩個字母縮寫-安全員；001 該職位儲備時間順序 - 第一個 ）離職人員、調(diào)崗調(diào)部門人員維持原檔案號不變，同時在

5、檔案封面?zhèn)渥谠敿?xì)填寫異動時間、目前職位，檔案放置 于調(diào)崗后部門（或離職）的檔案位置。2. 編制檔案檢索目錄要求需及時更新電子版目錄，并于每月 3 號之前更新一次紙質(zhì)目錄表，確保信息及時準(zhǔn)確?？偰夸洠ǜ郊唬?、子目錄（附件 2） 、檔案袋封面目錄（附件3）3. 檔案袋內(nèi)資料整理要求檔案內(nèi)資料統(tǒng)一按照：員工信息登記表-身份證復(fù)印件-學(xué)歷證書復(fù)印件-社保資料復(fù)印件-住房公積金資 料復(fù)印件t各執(zhí)業(yè)資格證書t勞動合同t個人工作總結(jié)t員工異動表t績效考核表t調(diào)薪審核表t離職表單排 序，并于表單右上角處按順序進(jìn)行編號，編號原則根據(jù)：檔案號-頁碼，如： JTCW003-01、JT01003-02 ，并在封面

6、對應(yīng)項顯示頁碼。4. 檔案外封面的要求 原則：確保檔案信息真實準(zhǔn)確、完整，基礎(chǔ)信息可直接在封面查找減少進(jìn)入檔案查詢的不必要時間，如員工入職時間、身份證號碼、合同期限、學(xué)歷證書號碼、資格證書是否原件、調(diào)崗時間、離職時間等，此頁貼于檔案 封面，方便快速查找（附件4）。（三）人事檔案的收集、整理與更新1. 在職員工檔案1）日常收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級審批表、各種獎勵、職務(wù)任免、異動表、勞動合同、培訓(xùn)、獎懲、協(xié)議 等材料。2）每年 6 月 1 號定期一次全面更新維護(hù)全員檔案2. 新進(jìn)人員的人事檔案 ，必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。3. 離職人員檔案 ，離職人員應(yīng)

7、于離職三個工作內(nèi)，檔案另行存放于離職人員檔案處。4. 人才庫人員檔案 ，人才庫人員檔案由檔案管理員及時跟進(jìn)人才庫儲備人員的工作進(jìn)展及工作異動，及時更 新電子及紙質(zhì)的檔案信息。以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1. 入職檔案(1)新員工入職報到當(dāng)天，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔 案袋封面右上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、職位、內(nèi)容、頁碼等。新員工入職三個工作日之內(nèi)，將 以下檔案、證件和資料進(jìn)行歸檔：1) 職位申請書(必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署、貼上一 張一寸的彩色照片)；2) 身份證(雙面都印在同一頁上

8、， A4 紙)、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；3) 薪資面談表。(2) 辦理完入職手續(xù)后的五個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：1) 簽署好的崗位責(zé)任書2) 試崗?fù)ㄖ獑?必須有其直接上級對其在試崗期間表現(xiàn)的評價)3) 試用協(xié)議書4) 入職培訓(xùn)協(xié)議5) 保密協(xié)議2. 員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時 員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：1) 轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正通知單2) 勞動合同3) 競業(yè)禁止合同書3. 員工辦理異動手續(xù)時檔案管理人員在完成員工異動手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將員工異動手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)， 具體的歸檔資 料有：1) 人事異

9、動審批表2) 員工異動工作移交表、文件檔案資料移交明細(xì)表、資料移交明細(xì)表、待辦工作移交明 細(xì)表3) 異動通知4. 員工辦理離職手續(xù)時在人力資源部門辦理完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，檔案管理員應(yīng)將相關(guān)離職資料裝入該員工的檔案內(nèi)，存 檔的資料有：1) 離職申請書2) 離職申批表3）員工離職工作移交表、文件檔案資料移交明細(xì)表、客戶資料移交明細(xì)表、待辦工作移 交明細(xì)表離職面談表5. 在職不在崗人員檔案管理在職不在崗人員即證件掛靠人員，檔案管理員應(yīng)于確認(rèn)掛靠當(dāng)天收集全部掛靠所需的材料、資格證書復(fù)印件， 按順序標(biāo)簽蓋章入檔，掛靠人員的檔案統(tǒng)一歸類放置。6. 員工受到獎懲等與人事相關(guān)工作時需要歸檔的資料必須

10、第一時間（三個工作日內(nèi)）歸檔，當(dāng)獎懲已落實公布之后，檔案管理人員應(yīng)及時跟進(jìn)綜合 辦公室的獎懲材料，將獎懲紙質(zhì)材料整理入檔。7. 當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動時當(dāng)員工的基本資料有變動時如學(xué)歷、 住址、 個人技術(shù)職稱、 婚姻狀況等， 應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸檔， 原件當(dāng)場查驗。8. 每月三號之前整理更新一次人事檔案對新進(jìn)（含新掛靠、新儲備人員）、離職、轉(zhuǎn)崗、晉升員工檔案重新整理核對組卷，在整理過程中不得私自涂 改、抽取或偽造檔案材料。9. 每份入檔資料必須蓋上檔案的檔印 由資料管理員于每份新入檔的資料中間位置蓋上“存檔”字樣，同步在封面位置對應(yīng)項蓋上檔印。10. 建立檔案正本凡是公司的員工

11、（正式員工、 試用員工、 臨時員工、 兼職人員、 離職及人才庫儲備人員） 都必須建立檔案正本， 是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。11. 人才庫檔案管理檔案管理員綜合整理通過現(xiàn)場招聘會收到的簡歷、人才網(wǎng)、建筑網(wǎng)等網(wǎng)站應(yīng)聘者在線投遞的應(yīng)聘簡歷、人力 資源部主動搜索合適崗位的簡歷及轉(zhuǎn)介紹候選人的簡歷、材料，篩選出候選人員資質(zhì)良好但集團(tuán)暫沒有合適崗位 或集團(tuán)有崗位空缺但候選人暫在其他企業(yè)尚沒有跳槽意向的簡歷，將其整理歸檔組卷為儲備候選人，存放入集團(tuán) 人才庫，方便高效率的填補(bǔ)企業(yè)崗位空缺，六、人事檔案的借閱、移交與銷毀（一）檔案借閱 凡借用人事檔案，必須填寫人事檔案借閱登記表，由人力資源

12、部門的負(fù)責(zé)人核實理由，經(jīng)分管人力資源 的公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在 3 天或在約定的時間內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。查閱、借用檔案的部門或個人，不得擅自摘抄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。如因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)事 先征得主管人事部門同意，經(jīng)批準(zhǔn)后方可摘抄、復(fù)制拍攝。借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄 密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換。寫檔案事檔案申理人員工作變?nèi)艘婆鷾?zhǔn)檔案管理人員異動前在登記表上登5個工作日之內(nèi)，應(yīng)有合適的人選名交接相應(yīng)檔給予借閱檔案案管理工作事宜,交接時移交人及交接人同時對檔案進(jìn)行清點交接.,移交人員除檔案外同時移交檔案管理辦法、.檔案各目錄

13、雙方（三）人事檔案銷毀要求檢查檔案是否 齊全、完好相關(guān)借閱查詢等表單,歸還檔案檔案管理人員不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。員工 離職檔案每月 3號之前清查，另外歸檔于離職人員檔案處。離職檔案保存兩年后方可銷毀（高管及核心技術(shù)人員 保留至該員工離崗五年止）檔案銷毀須經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。七、應(yīng)用表單1. 人事檔案總目錄2. 人事檔案子目錄3. 人事檔案封面目錄4. 人事檔案借閱申請表5. 人事檔案借閱登記表6. 人事檔案銷毀申請表7. 人事檔案銷毀登記表8. 人事檔案資格證書統(tǒng)計表人事檔案總目錄序號檔案屬性部門/崗位編號范圍份數(shù)（份）合計

14、（份）更新時間經(jīng)辦人在職人員財務(wù)部人力資源部誠業(yè)務(wù)一部誠業(yè)務(wù)二部誠業(yè)務(wù)二部誠客服業(yè)務(wù)部誠客服技術(shù)部誠續(xù)簽部軟件銷售部軟件服務(wù)實施部其他離職人員人才庫注：XX表示崗位在以上沒有標(biāo)注岀來，但在檔案中有體現(xiàn)的資質(zhì)崗位，實際標(biāo)號以具體崗位/資質(zhì)名稱首兩字母體現(xiàn)，如掛靠中的實驗員編號為:人事檔案子目錄序號編碼部門名字檔案內(nèi)容頁數(shù)入檔時間備注人事檔案借閱申請表人事檔案借閱方式查閱借出使用出具證明材料口借閱人部門職務(wù)借閱日期歸還日期經(jīng)手人借閱目的借閱內(nèi)容檔案號人力資源部簽字分管領(lǐng)導(dǎo)簽字備注人事檔案借閱登記表檔案號借閱內(nèi)容借閱人借閱時間用途歸還時間經(jīng)手人備注人事檔案封面目錄編號：姓名：部門：職位：入職時間：離職時間：人員屬性：御 口唧人才舲 LJ W V1檔案內(nèi)容：1.員