會(huì)議室工作流程

1、酒店會(huì)議服務(wù)員工作流程一、會(huì)議服務(wù)員的迎送工作會(huì)議中心承擔(dān)著召開國內(nèi)外重大會(huì)議的任務(wù)，需要接待來自 不同地區(qū)的參加會(huì)議者，因此這一類服務(wù)工作的“善始善 終”往往表現(xiàn)在車站、機(jī)場、碼頭的迎送環(huán)節(jié)上。迎送工 作的有關(guān)事項(xiàng)如下：（1）認(rèn)真研究客人的基本資料。準(zhǔn)確了解客人的名字、相貌特征（如事先有照片的話），弄清楚客人的身份、來訪目 的、與本組織的關(guān)系性質(zhì)和程度，以及其他背景材料。（2）確定迎送規(guī)格。根據(jù)以上資料，結(jié)合本組織的具體情 況，確定迎送規(guī)格。對較重要的客人，應(yīng)安排身份相當(dāng)、 專業(yè)對口的人士出面迎送；亦可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程 度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副職、助 理出面。對于一般

2、客人，由公關(guān)部派員迎送即可。(3) 做好迎送準(zhǔn)備工作。比如，與有關(guān)交通部門聯(lián)系，核 實(shí)客人的班機(jī)或車船班次、時(shí)間；安排好迎送車輛；預(yù)先 為客人準(zhǔn)備好客房及膳食；如果對所迎接的客人不熟悉，需要準(zhǔn)備一塊迎客牌子，寫上“歡迎xxx先生 (小姐、女 士)”以及本組織的名稱；如需要，可準(zhǔn)備好鮮花等。(4) 嚴(yán)格掌握和遵守時(shí)間。無論迎送，均需提前到達(dá)機(jī)場、 車站或碼頭，不可遲到。要考慮到中途交通與天氣原因。如送行時(shí)客人需辦理托運(yùn)或登機(jī)手續(xù)，可由公關(guān)部派員提 前前往代辦。(5) 迎接與介紹。接到客人后，即表示歡迎或慰問，然后相互介紹。通常先將前來歡迎的人員介紹給來賓；或自我 介紹，并遞上名片。客人初到一般較

3、拘謹(jǐn)，應(yīng)主動(dòng)與客人 寒暄，話題宜輕松自然，如客人的旅途情況，當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土 人情、氣候特點(diǎn)、旅游特色，客人來訪的活動(dòng)安排、籌備 情況、有關(guān)建議，以及客人可能關(guān)心的其他問題。除客人自提的隨身小件行李外，應(yīng)主動(dòng)幫助客人提行李。(6 )妥善安排。客人抵達(dá)住地后，盡可能妥善安排，使客人感到賓至如歸。如向客人提供活動(dòng)的日程計(jì)劃表、本地地圖和旅游指南；向客人介紹餐廳用膳時(shí)間及主要的接待安排，了解客人的健康情況及特殊需要(如回程機(jī)、車、船票);到達(dá)后不要馬上安排活動(dòng)， 迎接人員不必久留， 以便 讓客人更衣、休息和處理個(gè)人事務(wù)；分手前應(yīng)該約好下次 見面的時(shí)間及聯(lián)系方法等。二、會(huì)議服務(wù)基本環(huán)節(jié)的操作細(xì)則會(huì)議的種類很

4、多，服務(wù)的環(huán)節(jié)要根據(jù)會(huì)議種類而確定。1 .會(huì)前準(zhǔn)備工作會(huì)前準(zhǔn)備是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的在于使會(huì)議服務(wù)人員做好充分的思想準(zhǔn)備和完善的物質(zhì)準(zhǔn)備。(1 ) 了解會(huì)議基本情況。服務(wù)員接到召開會(huì)議的通知單后， 首先要掌握以下情況：出席會(huì)議的人數(shù)；會(huì)議類型、名稱；主辦單位；會(huì)議日程安排；會(huì)議的賓主身份；會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)；會(huì) 議的特殊要求及與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣。（2 ）調(diào)配人員、分工負(fù)責(zé)。會(huì)前，主管人員或經(jīng)理要向參 加會(huì)議服務(wù)的所有人員介紹會(huì)議基本情況，說明服務(wù)中的要 求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。使所有服務(wù)員都清楚地知道 工作的整體安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工，各自進(jìn)行 準(zhǔn)備工作。 服務(wù)員根據(jù)會(huì)議的類型、性質(zhì)、人數(shù)

5、，結(jié)合會(huì)議廳（室） 的具體情況整體安排會(huì)場布局。同時(shí)根據(jù)與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣 和特殊要求調(diào)整廳（室）內(nèi)的各種裝飾藝術(shù)品、宣傳用品， 搞好會(huì)議廳（室）內(nèi)外的清潔衛(wèi)生。 維修人員檢查照明、音響、視頻、空調(diào)等設(shè)備，根據(jù)會(huì)議 要求增添新的設(shè)備冬夏季要調(diào)整好室溫，注意通風(fēng)。（3）準(zhǔn)備會(huì)議需用物品。茶水具。a. 茶具要求： 第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的 茶具。第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤第三，茶杯要按會(huì)議人數(shù)配放，每人一套。還要準(zhǔn)備適量備 用杯。b. 水具要求：第一，不用不保溫的暖水瓶。第二，暖水瓶一般 34名與會(huì)人員配備1個(gè)。第三，如果與會(huì)人數(shù)較多，或會(huì)場服務(wù)

6、不方便，可適當(dāng)增加 一些暖水瓶。c. 茶葉： 第一，袋裝茶葉，每個(gè)杯子配放一袋，并有適量的備用茶 第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。 簽到桌及文具用品。a. 在大廳門口處或會(huì)議室入口處準(zhǔn)備好簽到桌、筆、紙或簿。b. 如會(huì)議要求配備信紙、便箋、圓珠筆或紅藍(lán)鉛筆等，要每人一份整齊地?cái)[放在會(huì)議桌上。 水果飲料。根據(jù)會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)，有時(shí)還要備有不同的飲料和水果。水果要經(jīng)過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。各項(xiàng)用品均應(yīng)在會(huì)議前 30分鐘準(zhǔn)備妥當(dāng)。2 .會(huì)議服務(wù)程序會(huì)議開始前30分鐘，服務(wù)員要各就其位準(zhǔn)備迎接會(huì)議賓客。 如果與會(huì)者是住在本旅店的客人，只需在會(huì)議室入口處設(shè)迎 賓員；如果與會(huì)者不

7、在此住宿，還應(yīng)在本店大廳門口處設(shè)迎 賓員歡迎賓客，并為客人引路茶水（1）賓客到來時(shí)，服務(wù)員要精神飽滿、熱情禮貌地站在會(huì) 議廳（室）的入口處迎接客人。配合會(huì)務(wù)組人員的工作，請 賓客簽到、發(fā)放資料、引領(lǐng)賓客就坐。然后送上香巾、（2 ）會(huì)議進(jìn)行中間適時(shí)續(xù)水。服務(wù)動(dòng)作要輕、穩(wěn)，按上茶 服務(wù)規(guī)范進(jìn)行。（3）會(huì)議過程中，服務(wù)員要精神集中，注意觀察與會(huì)者有 無服務(wù)要求。（4）會(huì)議如設(shè)有主席臺(tái)，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)主席臺(tái)的服務(wù)。在 主講人發(fā)言時(shí)，服務(wù)員要隨時(shí)為其添茶續(xù)水、送香巾等。（5）會(huì)議結(jié)束時(shí)，服務(wù)員要及時(shí)提醒客人帶好自己的東西（3 .會(huì)議結(jié)束（1 ）賓客全部離開會(huì)場后，服務(wù)員要檢查會(huì)場有無客人遺 忘的物品。如發(fā)

8、現(xiàn)賓客的遺留物品要及時(shí)與會(huì)務(wù)組聯(lián)系，盡 快轉(zhuǎn)交失主。(2) 清理會(huì)場要不留死角，特別留意有無未熄滅的煙頭， 避免留下事故隱患。(3 )清掃衛(wèi)生，桌椅歸位，撤下會(huì)議所用之物，分類碼放 整齊。關(guān)閉電源、關(guān)好門窗，再巡視一遍，確認(rèn)無誤后撤出 鎖門。4 .服務(wù)中的注意事項(xiàng)(1 )如賓客表示會(huì)議期間不用服務(wù)時(shí)，服務(wù)員要在會(huì)場外 面值班，以備客人需要代辦其他事務(wù)。(2)會(huì)議進(jìn)行中，如果有電話找人，服務(wù)員應(yīng)問清被找人 的單位、姓名，然后很有禮貌地通知被找客人。如果不認(rèn)識 要找的人，應(yīng)通過會(huì)務(wù)組人員去找。絕不可以在會(huì)場高喊賓 客姓名。三、團(tuán)體會(huì)議的接待1 .住前接待（1）預(yù)訂。旅店在辦理會(huì)議訂房時(shí)要問清會(huì)議種

9、類、名稱、 總?cè)藬?shù)、用房間數(shù)、接待標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)離店日期、結(jié)賬方式、所 需會(huì)議服務(wù)要求、有無特殊需要等。并要詳細(xì)登記會(huì)議聯(lián)系 人的電話、姓名、地址等項(xiàng)事宜，以（2）確認(rèn)。在會(huì)議訂房確定之后，直到會(huì)議進(jìn)住之前的這 段時(shí)間內(nèi)，可根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求與對方進(jìn)行聯(lián)系，進(jìn)一步 確認(rèn)對會(huì)議設(shè)施和會(huì)議服務(wù)的具體要求。包括會(huì)議團(tuán)體賓客 名單、會(huì)議安排、餐飲要求、有無少數(shù)民族賓客及客人回程 的機(jī)、車、船票的時(shí)間和票類要求等。2 .接待準(zhǔn)備總服務(wù)臺(tái)將整理好的會(huì)議有關(guān)資料，包括會(huì)議種類、會(huì)議人 數(shù)、日程安排、團(tuán)體賓客名單（性別、年齡）、會(huì)議服務(wù)要 求等及時(shí)送交經(jīng)理或主管。以便他們會(huì)同有關(guān)部門制定接待 方案。具體做法如下:（

10、1）落實(shí)接待部位和人員。樓層和客房要調(diào)整好班次，保 證與會(huì)議進(jìn)程同步的適時(shí)服務(wù)、應(yīng)急服務(wù)。（2 ）后勤部要做好客房設(shè)備、設(shè)施的檢修保養(yǎng)，并根據(jù)會(huì) 議特殊需要進(jìn)行調(diào)整。（3）供應(yīng)部要做好所需物品和原材料準(zhǔn)備。（4）各接待部門均需按接待任務(wù)制定相應(yīng)的具體接待方案 上報(bào)經(jīng)理或主管審查，待批準(zhǔn)后著手實(shí)施。3 .接待實(shí)施會(huì)議接待員要積極配合會(huì)務(wù)組或生活組工作。視旅店及會(huì)議 規(guī)模的具體情況設(shè)立會(huì)議標(biāo)志。大型會(huì)議還要留出機(jī)動(dòng)房間 以備急用。會(huì)議進(jìn)住當(dāng)天接待人員要各就各位，一切準(zhǔn)備就 緒。（1 ）賓客到達(dá)時(shí)，會(huì)議接待員要提前到位，大堂經(jīng)理要出 面迎客表示歡迎之意，并致簡短的歡迎詞，預(yù)祝會(huì)議成功， 客人生活愉快。（2）會(huì)議接待員或經(jīng)理當(dāng)晚要向賓客征詢意見，詢問有無 要求，對服務(wù)是否滿意。（3）配合會(huì)議接待，旅店要有管理人員值班，便于及時(shí)處 理各種突發(fā)情況。（4）會(huì)議團(tuán)體住宿期間，服務(wù)員要根