會計檔案的整理與歸檔方法

1、會計檔案的整理與歸檔方法一、會計檔案含義料歸檔范圍會計檔案是機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位在經濟管理和會計核算一系列活 動中產生、經過整理歸檔保存起來的會計憑證、會計帳簿、會計報表、工 資表和綜合管理等材料。二、會計檔案材料歸檔范圍根據(jù)財政部、國家檔案局制發(fā)的會計檔案管理辦法中的有關規(guī)定， 會計檔案歸檔范圍包括預算會計、建設銀行會計、企業(yè)會計和建設單位會 計所形成的會計憑證、帳簿、會計報表、工資表和綜合管理等會計核算專 業(yè)材料。而對于上級有關財務的普發(fā)性（非指本單位）不辦的文件；未生 效的合同、協(xié)議、單據(jù)；未定稿和重份文件；無查考利用價值的一般性、 臨時性文件都不應歸檔。（一）會計憑證：會計憑證分原

2、始憑證和記帳憑證兩種：（企業(yè)會計中還有匯總憑證）1、原始憑證是經濟業(yè)務發(fā)生時， 所填寫的書面證明，是會計核算的原 始依據(jù)；原始憑證分自制和外來憑證兩種自制憑證是由本單位填寫的（如驗收單、領料單、借款單），外來憑證 是在外單位、部門和個人取回來的。如由供貨單位幵給的發(fā)票和結算憑證， 由收款單位幵給的現(xiàn)金收據(jù)等。2、記帳憑證是會計人員根據(jù)原始憑證加以歸類整理編制的，分為收款憑證，付款憑證、轉帳憑證三種。企業(yè)還有匯總憑證。綜上所述：會計憑證歸檔范圍包括： 原始憑證和記帳憑證、 匯總憑證以 及其他的會計憑證。（二）會計帳簿：會計帳簿是全面地、連續(xù)地記錄和反映各項經濟業(yè)務的簿籍。會計憑證 只能反映某項經

3、濟業(yè)務，而帳簿能全面、系統(tǒng)地反映經濟狀況、形成一種 經濟信息體系。帳簿主要有下面幾種：1、序時帳簿（又稱日記帳）、出納帳、銀行帳；2、分類帳簿：分類帳簿分總帳和明細帳兩種（1）總帳（總分類帳），即按總分類帳戶分類登記的帳簿；（2）明細帳（明細分類帳），即按明細帳戶分類登記的帳簿;3、輔助帳（備查帳簿），還有固定資產明細帳（卡片）各種登記簿等都要歸檔，即在明細帳里不能記載的事項而進行補充登記的帳簿。（三）會計報表：會計報表是用統(tǒng)一的貨幣計量單位， 綜合地反映機關團體、企事業(yè)單位 在一定時期內的經濟活動，財務收支計劃情況的報告文件。是根據(jù)帳簿的 記載，加以歸納、整理和匯總編制出來的。會計報表種類，

4、主要有：1、從內容分：資金平衡表、產品成本計算表、年終獎金結算表等；2、從時間分：旬報、月報、季報、年報等；3、從單位分：基層報表、匯總表等。（按各機關在編制會計報表時，所作的文字說明和分析材料是報表的重要組成部分要與報表一起歸檔。）（四）工資表：工資表是按照“各盡所能，按勞分配”原則分配給勞動者供個人消費的 部分國民收入。種類主要有：工資發(fā)放名冊、卡片、工資轉移、證明、通 知存根和各種獎金等。（五）綜合管理：綜合管理是會計部門在工作過程中制定的有關規(guī)定、計劃、總結、請示、 批復和需要說明、分析的文字材料及清冊。這部分材料應單獨立卷，但編 案卷號時，可與報表一起編號，屬永久卷排在決算報表的后面

5、，屬短期卷 的排在月報表的前面。三、會計檔案立卷整理(一) 會計檔案材料保管期限鑒定：會計檔案分兩個保管期限：即永久、短期。永久保管的檔案，沒有時間 終止，永遠保存。短期保管的檔案，有三年、五年、十年、十五年、二十 五年五種。1、憑證保管期限：(1) 涉及外事，對私資改造材料永久(2) 關于地產權、房產權、林產的契約、證券圖紙等有關貨幣收支憑證應需要單獨立卷保管 永久(3) 建設銀行憑證及附件 25年(4) 一般憑證作短期 15年其整理模式如下(以下屬類同樣)D OII III 1案卷號財務檔案二級類目(屬類)代號1財會檔案一級類目代號2、帳簿保管期限：(1) 預算會計的現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳

6、25年(2)總帳15年(3) 明細帳15年(4)輔助帳10年3、會計報表保管期限：(1) 年終報表，各單位年度預決算報表 永久 (2)匯總報表及需要 說明、分析的文字材料 永久 (3)旬報、月報、季報 15 年 (4) 基層報表 3-5 年我區(qū)會計報表主要有下面幾種：(1) 向區(qū)財局報的各類報表；(2) 向區(qū)統(tǒng)計局報的各類報表；(3) 向上級有關主管部門報的各類報表。4、工資表保管期限：(1) 工資發(fā)放名冊、卡片 25 年(2) 工資轉移、證明、通知存根25 年5、綜合管理材料保管期限:(1) 上級有關財務會計工作的文件永久(2) 本單位財務管理規(guī)定、計劃、總結、請示、批復永久(3) 會計檔案

7、移交保管、銷毀清冊永久(4) 本單位基金、管理工作文件和有關財務管理方面的其他文件材料短期以上憑證、帳簿、報表、工資表和綜合性文字材料中屬永久和短期保管的必須分幵立卷，同屬類又同保管期限的案卷，可同盒存放。(二) 會計檔案整理：1、會計憑證整理每月入帳之后按記帳編號順序訂成冊，裝訂要整齊結實、美觀。用字粒按項目逐一填蓋憑證封面和案卷目錄， 分別裝成兩本檔案目錄，填蓋要清楚, 端正。案卷目錄一式二份，一本交檔案室，一本財務人員自存。案卷編號 按歷年編一個流水號，編至檔案目錄裝滿后方能斷號，啟用第二本檔案目 錄時再從1號幵始編案卷號。案卷套盒存放后，要填蓋好案卷盒封面，案 卷排列從左至右，從上至下

8、裝箱。2、帳簿整理立卷每年結束使用之后， 按帳簿名稱分類， 一種帳簿立一卷， 在帳簿右上角 貼上帳簿標簽卡。第個案卷內的紙張要用號碼機編蓋頁號（空白頁不能編 號），填蓋案卷目錄一式二份。如果帳簿是活頁的，應將原封面去掉，再 以三孔裝訂，然后用白紙（或牛皮紙）作封面。帳簿案卷編號，應按出納 帳、總帳、明細帳、輔助帳各編流水號。當年號要接上上年流水號，然后 填蓋卷盒和帳簿卡，裝箱時按從左至右順序排列。3、會計報表整理按報表名稱：年報、季報（含月報、旬報）、基層報表分別整理立 .4.卷，然后按保管期限各編案卷流水號。每一案卷3 0至6 0頁，按時間先后順序排列，用號碼機編頁碼，填蓋卷 內目錄和案卷目

9、錄，卷內目錄一式三份，一份裝案卷首頁，另兩份同案卷 目錄裝訂成兩本檔案目錄冊，作查找索引。案卷以三孔裝訂，裝訂整齊、 結實、美觀。裝訂后填蓋案卷封面，編蓋案卷流水號（即當年的案卷號和 上一年案卷號銜接上，一直編至檔案目錄冊滿后方斷號。然后按永久、短 期兩種不同案卷，分別套裝入盒，（每盒裝三卷左右），裝檔案硬盒與裝 箱排列方法同前。4、工資表立卷工資表的立卷方法和編號、裝盒、排列與報表的方法一樣5、綜合管理材料整理各種文字材料應按保管期限分開立卷， 但裝盒時可與報表的相應保管期 限的案卷同盒裝放。裝訂方法與報表一樣。（三）會計檔案編目會計檔案整理、立卷后，按報表、帳簿、憑證、工資表和綜合管理材料

10、五個屬類將編蓋好的案卷目錄和卷內目錄，分別各匯編二本檔案目錄冊（報表和綜合管理可組合一本目錄。）一本交綜合檔案室，一本自留。這本目錄，既是會計檔案的保管冊，又是查找利用檔案的檢索工具。四、會計檔案移交保管利用（一）檔案移交每個單位的會計檔案由會計部門保管三年， 期滿后連同一套檔案目錄一 起移交給本單位綜合檔案室保管。（二）檔案保管會計檔案整理、歸檔后，原則上保持原卷的封裝，不要隨便打亂，不能拆卷，如特殊情況，必須會同原會計人員和經辦人員共同研究決定完成。任何人不準亂拆、亂訂，但原封面不符合要求的，必須按規(guī)范要求重新加上封面，并填蓋好有關項目。會計檔案要有專箱存放、保管，方便查找。.5.財務部門

11、移交檔案時，交接雙方必須當面驗收歸檔材料是否完整、 系統(tǒng)、準確，卷內材料排列、編號是否符合要求，凡不符合要求的案卷， 檔案室有權拒絕接收，并限期改正后才辦理交接手續(xù)。檔案室對違反財會 管理制度的有權進行檢查糾正。(三) 利用會計檔案利用，主要有三方面：(1)會計分析利用檔案；(2)會計檢查使用檔案；(3) 日常查考利用檔案。利用、借閱會計檔案，必須登記，閱后及時歸還，利用者對檔案不得污損、毀壞，違者要追究責任，情節(jié)嚴重的要依法追究法律責任， 嚴肅處理五、鑒定、銷毀(一) 鑒定會計檔案鑒定分三步：1、初步鑒定。由檔案部門對到期檔案按會計檔案保管期限表作初步審 查，提出銷毀意見；2、復查鑒定。在初

12、步鑒定基礎上，由檔案部門和會計部門進行第二次 鑒定。對初鑒定不恰當?shù)慕o予糾正；3、銷毀鑒定。這是最后一次鑒定。這次由檔案、財政、審計主管部 門、對銷毀檔案嚴格審核，確定無保存價值的檔案作出銷毀結論。(二) 銷毀銷毀檔案， 要列銷毀清冊， 并寫書面報告報本單位領導審批后銷毀。 銷 毀檔案清冊要有檔案、財政、審計主管部門有關人員簽名。企業(yè)單位會計檔案銷毀，要由本單位領導審核后，再報上一級主管部門批準。對未了結的債權、 債務的原始憑證， 要單獨抽出， 另行整理立卷、 編目，由本單位的檔案室保存到債務結清為止。附：會計檔案名詞說明全宗號一一是本單位的代號。這個代號是由區(qū)檔案局確定給各單位永久性使用的代碼。.6.目錄號一一是一種門類檔案的檔案目錄冊的流水號。如一單位的某種檔案，共形成三本檔案目錄冊，第一本目錄冊為第1號，第二本目錄為第2號，第三本目錄為第