管理-制度會計電算化管理辦法

1、會計電算化管理辦法第一章總則第一條為了推動公司及所屬企業(yè)會計電算化工作的開展 ,規(guī)范會計電算化工 作 ,積極替代手工記賬 ,提高企業(yè)管理水平。根據(jù)會計法和財政部制定的會 計電算化管理辦法、會計電算化工作規(guī)范的有關(guān)規(guī)定 ,制定本辦法。第二條本辦法適用于公司本部及所屬公司、控股公司及其所屬單位。 第二章會計電算化初始化工作第一節(jié)會計科目及分析代碼編碼原則第三條會計科目的編碼應(yīng)科學(xué)、規(guī)范。一級科目按照財政部統(tǒng)一要求編制 , 二級科目除按財政部要求外可根據(jù)企業(yè)自身核算需求進行設(shè)置。 人員、部門、往 來單位等在分析科目或核算項目中反映 ,建立立體科目結(jié)構(gòu)體系?？茖W(xué)的科目結(jié) 構(gòu)體系應(yīng)在滿足會計核算需要的同

2、時 ,滿足企業(yè)管理和編制報表的需要。第四條應(yīng)建立統(tǒng)一會計編碼制度 ,會計科目及編碼應(yīng)保持相對的穩(wěn)定性 ,編碼 要有分類標志 ,便于查詢和管理。第五條科目及編碼一旦建立 ,不得隨意修改和刪除 ,以保證信息的完整性。第六條根據(jù)企業(yè)財務(wù)管理需求 ,進行賬務(wù)初始化設(shè)置 ,建立企業(yè)財務(wù)分析體系 賬務(wù)的初始化設(shè)計應(yīng)由企業(yè)主管會計工作的負責人和會計機構(gòu)負責人共同參與 制定。第二節(jié)人員配備和崗位職責 第七條在正式使用會計核算軟件前必須進行系統(tǒng)管理員和會計操作人員的 培訓(xùn) ,并明確各崗位職責。會計電算化崗位和工作職責 :（一）電算主管 :負責協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作 ,電算化主管可由 會計主管兼任。（

3、二）憑證錄入 :負責對原始憑證進行審核 ,并將數(shù)據(jù)錄入計算機 ,打印出記賬憑 證。（三 ）憑證審核 :負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)進行審核 ,操作會計軟件登記機 內(nèi)賬簿 ,對打印輸出的憑證、賬簿、報表進行確認。（四）系統(tǒng)維護 :負責保證計算機硬件、軟件的正常運行 ,管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)并 負責會計科目、分析科目或核算項目的管理 ,負責對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分 析。此崗要求具備計算機和會計知識 ,經(jīng)過會計電算化中級知識培訓(xùn)。采用大型、 中型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)的單位 ,應(yīng)設(shè)立此崗位 ,此崗在大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人 員擔任。（五）電算審查 :負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行 ,防止利用計算機進行 舞弊

4、 ;要求具備會計和計算機知識 ,此崗可由會計總稽核人員兼任 ,大中型企業(yè)財 務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專職崗位。第三章系統(tǒng)使用管理第八條在會計電算化系統(tǒng)投入運行前 ,先確定電算化系統(tǒng)的合法有權(quán)使用人 員及其操作權(quán)限 ,并報單位主管審核批準后在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權(quán)。運行中須要 增減使用人員 ,按同樣手續(xù)辦理。第九條對各使用人員明確劃分使用操作權(quán)限 ,形成適當?shù)姆止恐?,健全內(nèi)部 控制制度。第十條會計電算化系統(tǒng)原則上專機專用 ,謝絕無關(guān)人員使用機器做其他工第十一條設(shè)立“計算機使用登記簿” ,任何人均須登記方可用機。第十二條任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作 ,不允許隨意增刪改數(shù) 據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)。

5、第十三條出納人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。 第十四條操作人員應(yīng)嚴格在規(guī)定范圍內(nèi)對系統(tǒng)進行操作 ,負責數(shù)據(jù)的輸入、 運算、記賬和打印有關(guān)賬表。第十五條存檔數(shù)據(jù)、軟盤、賬表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人 統(tǒng)一復(fù)制、核對和保管。第十六條做好日常檢查監(jiān)督工作 ,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應(yīng)及時制止 ,并采取措施避 免同樣情況再次發(fā)生。第四章日常運行與維護第一節(jié)財務(wù)計算機房管理制度第十七條機房的建立 :因會計電算化工作安全性要求高 ,各個企業(yè)用于會計電 算化工作的計算機設(shè)備應(yīng)與其他部門設(shè)備分開放置和使用 。計算機硬件設(shè)備較多 的單位 ,財務(wù)部門可單獨設(shè)立計算機房。用于會計電算化工作的財務(wù)局域網(wǎng),不能直接并入企

6、業(yè)內(nèi)部網(wǎng) ,也不能直接上公共網(wǎng)。第十八條機房安全規(guī)定 :（一）機房（工作臺 ）不得攜入易燃、易爆及腐蝕性化學(xué)物品 ;（二 ）機房內(nèi)嚴禁吸煙 ;（三 ）機房內(nèi)不準吃飯、吃零食或進行其他有害及污損電腦的行為 ;（四 ）機房嚴禁亂拉接電源 ,以防造成短路或失火 ;（五 ）機房內(nèi)應(yīng)安裝堅固門鎖系統(tǒng) ,以防設(shè)備丟失 ;（六）機房內(nèi)不得有衛(wèi)生死角、可見灰塵（七）機房內(nèi)應(yīng)調(diào)節(jié)適合電腦的溫度、濕度、負離子濃度 ,定時換風(fēng) ;（八）門窗密封 ,防止外來粉塵污染 ;（九 ）機房內(nèi)不準帶入元關(guān)物品 ,不準睡覺休息 ;（十）機房用品定期清潔。除系統(tǒng)管理員和電算主管外 ,未經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準 ,其他人員不得隨意進入計算 機

7、房參觀和操作。外來人員參觀機房 ,須有企業(yè)指定的人員陪同。第二節(jié)放機使用與維護 第十九條嚴格按規(guī)定程序開啟和關(guān)閉計算機系統(tǒng)。（一）開機流程 :接通電源打開顯示器、打印機等外設(shè)開通電腦主機 （或服務(wù)器 ）按顯示菜單提示鍵入規(guī)定口令或密碼在權(quán)限內(nèi)對工作任務(wù) 進行操作。（二）關(guān)機流程:退出應(yīng)用程序及各個子目錄關(guān)閉主機 （或服務(wù)器 ）關(guān)閉顯示器 、打印 機等外設(shè)關(guān)掉電源開關(guān)。第二十條禁止使用與財務(wù)工作元關(guān)的軟件 。嚴禁在裝有財務(wù)軟件的計算機上 玩電腦游戲。第二十一條計算機維護 : （一）確定專職或兼職系統(tǒng)維護人員負責電腦系統(tǒng)的維護。（二 ）電腦發(fā)生故障時 ,使用者作簡易處理仍不能排除的 ,應(yīng)立即報告系

8、統(tǒng)管理 人員或電算主管。（三 ）電腦維修維護過程中 ,首先應(yīng)對會計信息進行拷貝 ,確保資料不遺失（四 ）電腦軟件更換須經(jīng)會計機構(gòu)負責人或主管財務(wù)工作負責人同意 ,較大程 度的更換報集團公司批準。（五 ）UPS 只做停電保護之用 ,在突然斷電的情況下 ,應(yīng)迅速作存盤緊急操作 ;嚴 禁在停電時將回 S 做正常電源使用。（六 ）外請人員對電腦進行維修時 ,公司應(yīng)有人自始至終地陪同。 第二節(jié)上機操作規(guī)程第二十二條操作人員必須是合法有權(quán)使用人員 ,經(jīng)過培訓(xùn)合格并經(jīng)系統(tǒng)管理 員正式認可后 ,才能上機操作。第二十三條操作人員上機操作前后 ,應(yīng)進行上機操作登記 ,必須填寫真實姓 名、上機時間、操作內(nèi)容供系統(tǒng)管

9、理員檢查核實。第二十四條操作人員上機前應(yīng)做好各項準備工作 ,盡量減少占用機器時間 ,提 高工作效率。第二十五條操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密 ,不能隨意泄露 ,密碼要不定期變 更。第二十六條操作人員必須嚴格按操作權(quán)限操作 ,不得越權(quán)或擅自上機操作。第二十七條操作人員應(yīng)嚴格按照憑證輸入數(shù)據(jù) ,不得擅自修改憑證數(shù)據(jù) （專職 會計員,則應(yīng)保證輸入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性 ）。如發(fā)現(xiàn)差錯 ,應(yīng)在輸入前及時 反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數(shù)據(jù) ,在記賬前發(fā)現(xiàn)差錯 ,可 按憑證進行修改 ;如在記賬后發(fā)現(xiàn)差錯 ,必須另作憑證 ,以紅字沖銷糾正 ,輸入機內(nèi) , 任何人不能隨意修改賬目。第二十八條

10、每次上機工作完畢后都要作好備份 ,以防發(fā)生意外事故。備份的數(shù)據(jù) ,應(yīng)由財務(wù)處保管 ,下次上機備份要與機內(nèi)數(shù)據(jù)復(fù)核無誤后方可開始運行第二十九條在系統(tǒng)運行過程中 ,操作人員如要離開工作現(xiàn)場 ,必須在離開前退 出系統(tǒng) ,以防止其他人員越權(quán)操作。第三十條任何人如有偽造 ,非法涂改變更 ,故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、賬 冊、備份等行為 ,依照會計法 ,將受到行政處分 ,情節(jié)嚴重的要追究法律責任。第四節(jié)關(guān)于編制記帳憑證、記帳等會計日常核算的規(guī)定 第三十一條會計人員根據(jù)原始憑證編制記賬憑證 ,要求記賬憑證要打印輸出 為機制憑證?！爸茊稳恕币惨徊⒋蛴≥敵觥Ｓ涃~憑證編制必須嚴格按規(guī)定進行 ,不得省略有關(guān)項目、內(nèi)

11、容。科目與核算 項目必須準確并明細到規(guī)定的最低級數(shù)。摘要必須簡明、扼要、準確、規(guī)范,金額要正確。第三十二條為了保證記賬憑證的正確性與合法性 ,必須對填制好的機制憑證 進行認真審核。（一）審核記賬憑證所記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容是否合法、與原始憑證所反映的內(nèi)容 是否一致 ,科目、分析科目和核算項目及金額是否準確無誤。（二）審核記賬憑證中確認的會計記錄是否正確。（三 ）審核記賬憑證的手續(xù)是否完備 ,內(nèi)容是否齊全。（四 ）記賬憑證審核元誤后 ,審核人員應(yīng)在機制憑證上簽章 ,并對機內(nèi)憑證進行 審核標識。（五 ）只有通過審核的憑證 ,系統(tǒng)才能允許登賬。 第三十三條記賬、對賬、結(jié)賬。（一 ）會計人員可按指定的匯總條

12、件對滿足條件的所有憑證進行匯總,產(chǎn)生科目匯總表、日記賬、明細賬、總賬、會計報表等。未經(jīng)審核的憑證不允許記賬。各崗位應(yīng)做到 :當天發(fā)生的業(yè)務(wù)當天登記入 賬?，F(xiàn)金賬和銀行賬要做到日清日結(jié)。（二 ）為了保證會計核算資料準確、可靠 ,必須經(jīng)常對賬 ,尤其是在結(jié)賬之前 ,一 定要做到所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部輸入計算機。對賬的基本內(nèi)容包括 :1. 企業(yè)應(yīng)當定期對賬簿記錄的有關(guān)數(shù)字與庫存實物、貨幣資金、有價證券、 往來單位或個人等進行相互核對 ,保證賬實相實相符。2. 對賬人員應(yīng)對自己所管賬目的核對額進行確認并簽章。3. 對機內(nèi)會計賬簿的更正 ,應(yīng)當符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。（三 ）結(jié)賬是在將本期內(nèi)所發(fā)生的經(jīng)濟

13、業(yè)務(wù)全部登記入賬的基礎(chǔ)上,按照規(guī)定的方法對該期內(nèi)的賬簿記錄進行小結(jié) ,結(jié)算出本期發(fā)生額和余額 ,并將其余額結(jié)轉(zhuǎn) 下期或者轉(zhuǎn)入新賬。1.結(jié)賬前 ,必須將本期內(nèi)所發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部登記入賬。2.企業(yè)應(yīng)當按照規(guī)定在會計期末結(jié)賬。結(jié)賬由審核人員或主管會計使用會計 軟件來完成?？傎~應(yīng)按月打印 ,明細賬應(yīng)按需要定期打印。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬 當天打印 ,并與庫存現(xiàn)金核對無誤。用計算機打印的會計賬簿 ,必須連續(xù)編號 ,經(jīng)審核無誤后裝訂成冊 ,并由記賬 人員和會計機構(gòu)負責人簽字或蓋章 ,以防止賬頁的散失或被抽換 ,保證會計資料的完整第五節(jié)會計數(shù)據(jù)的安全性防范措施第三十四條會計電算化管理應(yīng)建立相應(yīng)的保

14、密制度。保密方法有 :（一 ）密級文件存于不同電腦中 ;（二 ）設(shè)置進入電腦的密碼 ;（三 ）設(shè)置進入財務(wù)軟件的密碼或口令 ;（四 ）按人員設(shè)置對財務(wù)軟件進行操作的權(quán)限及口令 ;（五 ）對電腦文件、數(shù)據(jù)進行加密處理 ;（六 ）為保密需要 ,定期或不定期地更換不同保密方法或密碼口令 ;（七）經(jīng)特殊申報批準，才能查詢、打印有關(guān)電腦保密資料。（八 ）電腦操作員對保密信息嚴加看管 ,不得遺失或私自傳播。第三十五條企業(yè)要購買使用公安部頒布批準的電腦殺毒軟件產(chǎn)品 。未經(jīng)許可 , 任何人不得攜入外來軟盤、軟件使用 ,防止病毒傳播。凡需引人使用的軟件 ,均須 首先進行殺毒。電腦出現(xiàn)病毒 ,操作人員不能清除的

15、,須及時報系統(tǒng)管理員或電腦主管處理。 在各種殺毒辦法元效后 ,須重新對電腦格式化 ,裝入正規(guī)渠道獲得的無毒系統(tǒng)軟件 及時關(guān)注電腦病毒防治情況和提示 ,及時進行殺毒軟件的升級 ,定期對電腦進行殺 毒。第三十六條建立雙備份、異地保管制度 ,對重要資料除在電腦儲存外 ,還應(yīng)拷 貝到其他介質(zhì)上 ,建立保管目錄 ,由專人統(tǒng)一保管 ,個人不得隨便帶離企業(yè) ,以防數(shù) 據(jù)文件遭病毒破壞或遺失。第五章使用計算機替代手工賬驗收第一節(jié)會計電算化工作驗收評審規(guī)則第三十七條會計電算化工作驗收分會計核算軟件的驗收和計算機替代手工 記賬驗收兩部分。第三十八條會計核算軟件的驗收 ,主要審查軟件的功能符合會計基本原理和 我國法

16、律、法規(guī)、規(guī)章的情況 ,檢測軟件的主要技術(shù)性能 ,其中要對財務(wù)會計分析 功能和相關(guān)信息處理的功能使用予以評價 ,同時對軟件開發(fā)經(jīng)銷單位售后服務(wù)能 力也適當予以評價。第三十九條計算機替代手工記賬的驗收 ,主要審查會計電算化信息系統(tǒng)的合 法性、可靠性、正確性。計算機替代手工記賬必須具備良好的系統(tǒng)運行環(huán)境、合 規(guī)的軟件系統(tǒng)、合格的操作人員、健全的內(nèi)部控制制度、 有效地進行內(nèi)部控制制 度、正確的會計數(shù)據(jù)以及規(guī)范的會計檔案等幾大因素。第四十條組織評審工作由公司組織的會計電算化工作評審組負責。第二節(jié)財務(wù)軟件驗收所應(yīng)具備的條件 第四十一條根據(jù)會計法和會計電算化管理辦法的規(guī)定，會計 核算軟件設(shè)計應(yīng)當符合我國法

17、律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會計數(shù)據(jù)合法、真 實、準確，有利于提高會計核算工作效率。第四十二條會計核算軟件應(yīng)當按照國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定劃分會計期間，分期結(jié)算帳目和編制會計報表。 第四十三條會計核算中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文。 第四十四條會計核算軟件在設(shè)計性能允許使用范圍內(nèi)， 不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況。第四十五條會計軟件應(yīng)具備輸入會計核算所必須的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料的 初始化功能，并提供必要的方法對初始數(shù)據(jù)進行正確性校驗。第四十六條會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、 編碼方法， 必須符 合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。第四十七條記帳憑證包含的項目： 填制憑

18、證日期、 憑證編號、 經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容 摘要、會計科目或編號、 金額以及制單人員等。 輸入的記帳憑證格式和種類應(yīng)當 符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。第四十八條記帳憑證的編號可以由手工輸入， 也可以由會計核算軟件自動產(chǎn) 生。會計核算軟件應(yīng)當對記帳憑證編號的連續(xù)性進行控制。第四十九條在輸入記賬憑證過程中 ,會計核算軟件必須提供以下提示功能 : （一 ）正在輸入的記賬憑證編號是否與己輸入的機內(nèi)記賬憑證編號重復(fù);（二 ）以編號形式輸入會計科目的 ,應(yīng)當提示該科目所對應(yīng)的會計科目名稱 ;（三）正在輸入的記賬憑證的有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方 會計科目而元借方會計科目的 ,應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行 ;（四）

19、正在輸入的收款憑證借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的應(yīng) 提示并拒絕執(zhí)行 ;反之 ,付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”的也應(yīng)提 示并拒絕執(zhí)行。第五十條會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入但未復(fù)核的機內(nèi)記賬憑證進行修 改的功能。第五十一條會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入但未登賬的記賬憑證的審核功 能,審核通過后即不能再提供對機內(nèi)憑證的修改。會計核算軟件應(yīng)當分別提供對 審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限控制。會計核算軟件提供的賬簿登記、更 正功能 ,應(yīng)當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。第五十二條會計核算軟件應(yīng)當提供根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證及所附原 始憑證登記賬簿 （明細分類賬、總分類賬 ）的功能;會

20、計憑證審核通過后直接登賬或 成批登賬的功能 ;提供機內(nèi)總分類賬和明細賬登記時 ,應(yīng)當計算出各會計科目的發(fā) 生額和余額的功能。第五十三條會計核算軟件應(yīng)當提供自動進行銀行對賬的功能 ,根據(jù)機內(nèi)銀行 存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當?shù)氖止ぽo助 ,自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié) 表。第五十四條會計核算軟件應(yīng)當同時提供國家統(tǒng)一會計制度允許使用的多種 會計核算方法 ,以供用戶選擇。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程 ,在計算 機內(nèi)應(yīng)有相應(yīng)的記錄。第五十五條會計核算軟件應(yīng)當提供符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的自動生成 會計報表的功能。應(yīng)當提供會計報表的自定義功能 ,包括定義會計報表的格式、 項目、各項目的數(shù)據(jù)來源、

21、表內(nèi)和表間的數(shù)據(jù)運算和核對關(guān)系等。第五十六條應(yīng)當提供機內(nèi)會計數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計期間進行結(jié)賬的功能 。結(jié) 賬前 ,軟件應(yīng)當自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記入賬 ,全部登記入賬后 才能結(jié)賬。結(jié)賬后這一會計期間的會計憑證不能再輸入。第五十七條提供在本會計年度結(jié)束 ,但仍有一部分轉(zhuǎn)賬憑證需要延續(xù)至下一 會計年度第一個月或第一個季度進行處理而沒有結(jié)賬時 ,輸入下一會計年度第一個月或者第一個季度會計憑證的功能。第五十八條應(yīng)當提供對機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的查詢功能 ,包括 :查科目期初余額、年初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額等 ;查詢記賬憑證 ;查詢本期和以前 各期的總分類賬和明細分類賬 ;查詢往來賬款

22、結(jié)算情況 ;查詢到期票據(jù)的結(jié)算情況 查詢出來的機內(nèi)數(shù)據(jù)如果已經(jīng)結(jié)賬 ,屏幕顯示應(yīng)給予提示。應(yīng)當提供對查詢結(jié)果 提供打印輸出功能。第五十九條應(yīng)當提供機內(nèi)記賬憑證打印輸出的功能 ,打印格式和內(nèi)容應(yīng)當符 合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。第六十條軟件必須提供會計賬簿、會計報表的打印輸出功能 ,打印輸出的會 計賬簿、會計報表的格式和內(nèi)容應(yīng)當符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。第六十一條應(yīng)提供三欄賬、多欄賬、數(shù)量金額賬等各種會計賬簿的打印輸出 功能;要提供機內(nèi)會計賬簿的滿頁打印輸出功能。第六十二條對根據(jù)機內(nèi)會計憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)賬簿生成的各種機內(nèi)會 計報表數(shù)據(jù) ,會計核算軟件不能提供直接修改功能。第六十三條軟件應(yīng)具有按照初始化功能中的設(shè)定 ,防止非指定人員擅自使用 的功能和對指定操作人員實行使用權(quán)限控制的功能。第六十四條會計軟件操作過程中 ,輸入了與軟件當前要求輸入項目不相關(guān)的 數(shù)字或字符時 ,應(yīng)予提示 ,并保證正常運行。第六十五條對存儲的程序文件和相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件 ,軟件應(yīng)當有必要地加密或 者采取其他保護措施 ,以防止被非法篡改。一旦發(fā)現(xiàn)程序文件和相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件 被非法篡改 ,應(yīng)當能夠利用標準程序和備份數(shù)據(jù) ,恢復(fù)會計核算軟件的運行。第六十六條會計核算軟件應(yīng)當具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關(guān)機及 其他原因引起內(nèi)存和硬盤等會計數(shù)據(jù)破壞的情況下 ,利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢