文件控制管理程序文件

1、XXX文件編號(hào)：程序文件版 本：文件限制治理程序頁(yè) 碼：1/14目錄1、目的2、范圍3、相關(guān)文件4、責(zé)任5、工作程序6、報(bào)告和記錄受 控 狀 態(tài)受文部門修改履歷日期修改碼頁(yè)次修改單號(hào)修改內(nèi)容簡(jiǎn)述修改人備注XXX編號(hào)文件限制治理程序版本A第2頁(yè)共14頁(yè)編制/日期1審核/日期批準(zhǔn)/日期1 .目的對(duì)質(zhì)量體系有關(guān)的文件,進(jìn)行限制治理,保證有關(guān)場(chǎng)所使用的文件,均為有效版本.2 .范圍適用于本公司與質(zhì)量體系有關(guān)文件的限制治理,包括電子媒體的文件.3 .相關(guān)文件無(wú)4 .責(zé)任4.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的批準(zhǔn)和發(fā)布.4.2 治理者代表負(fù)責(zé)除質(zhì)量方針目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)以外的批準(zhǔn)及發(fā)布.4.3 各部門主管負(fù)責(zé)本部門編制

2、和提供的文件的審核.4.4 各部門經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)各類文件的編制、收集包括外來文件和統(tǒng)計(jì).并指定兼職 資料員,負(fù)責(zé)保管好本部門收到的文件,做好文件清單的記錄.4.5 行政辦公室負(fù)責(zé)文件的文檔登記、保管、 借用、更改、回收和銷毀包括外來文件 等治理工作.5 .工作程序5.1 行政辦公室負(fù)責(zé)制訂文件限制治理程序,相關(guān)部門程序要求實(shí)施.5.2 文件限制的流程.5.3 文件的分類5.3.1 質(zhì)量手冊(cè)-是本公司質(zhì)量體系描述的綱領(lǐng)性文件.5.3.2 程序文件-是本公司各過程中,質(zhì)量的作業(yè)技術(shù)活動(dòng)應(yīng)遵循的途徑和方法.5.3.3 其他治理性和技術(shù)性文件第三層次文件-如治理性的有：規(guī)章制度、治理辦 理、各種治理標(biāo)準(zhǔn)

3、、工作方案、記錄和報(bào)告的表示等；技術(shù)性的有：產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、 工藝文件和標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)和檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、操作法規(guī)等.5.3.4 外來文件等-國(guó)標(biāo)、國(guó)家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家和地方的法律法規(guī)、適用法規(guī)和標(biāo) 準(zhǔn),顧客提供的工程標(biāo)準(zhǔn)等,被本公司收集引用的文件.5.4 文件的編寫導(dǎo)那么5.4.1 本公司的各類文件都必須有：標(biāo)題、編號(hào)、擬編寫人、審核人、批準(zhǔn)人的簽 名方為有效.文件必須要有版本、修改碼和目錄及最新狀態(tài)清單.外來文件被采用必須要 有提供部門領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可簽名.14頁(yè)5.4.2 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由治理者代表組織編寫,質(zhì)量手冊(cè)由治理者代表審核,總經(jīng) 理批準(zhǔn).程序文件由相關(guān)部門經(jīng)理審核、治理者代

4、表批準(zhǔn).5.4.3 研發(fā)部門負(fù)責(zé)編寫技術(shù)文件,包括產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖樣、工藝文件、采購(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)、 檢驗(yàn)和試驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工序限制大綱、工序操作標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備維護(hù)和操作標(biāo)準(zhǔn)等.部門經(jīng)理批準(zhǔn).5.4.4 質(zhì)量手冊(cè)的編寫5.4.4.1 手冊(cè)的編號(hào)方法：WS/QMXX手冊(cè)更換順序號(hào)即板序A.B.C版時(shí)分別以01.02.03.04順序號(hào)表示表示質(zhì)量手冊(cè)企業(yè)代號(hào)5.4.4.2 手冊(cè)的結(jié)構(gòu)1手冊(cè)由概述局部、正文局部和附錄三局部組成.A.概述局部：封面、目錄及最新狀態(tài)清單、批準(zhǔn)實(shí)施令、修改履歷、手冊(cè)的治理和說 明、術(shù)語(yǔ)、企業(yè)概況等.B.正文局部：按IATF16949-2021版的標(biāo)準(zhǔn)表達(dá)五大局部一個(gè)要求四個(gè)過程的體系控 制

5、要求.正文的每個(gè)局部應(yīng)具有以下結(jié)構(gòu)：1） .目的-采用本過程的目的；2） .適用范圍-本過程在體系中適用的領(lǐng)域；3） .責(zé)任-完本錢過程實(shí)施限制所設(shè)計(jì)的責(zé)任者；4） .程序概要-本過程實(shí)施限制的主要活動(dòng)內(nèi)容；5） .支持性文件-對(duì)本過程實(shí)施限制活動(dòng)的具體的遵循途徑的文件.C.附錄：1.質(zhì)量記錄一覽表.2.本手冊(cè)各章節(jié)月標(biāo)準(zhǔn)各章節(jié)的對(duì)照表.3.程序文件清單2手冊(cè)每頁(yè)的題頭格式WS威索公司質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)WS/QM-XX章方名稱修改碼第頁(yè) 共 頁(yè)5.4.4.3 手冊(cè)編寫時(shí)的本卷須知：A.應(yīng)明確質(zhì)量體系建立的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù).B.應(yīng)明確質(zhì)量體系覆蓋的產(chǎn)品范圍.C.應(yīng)說明體系所包含的治理過程及過程之間的相互作用和

6、關(guān)系.D.按標(biāo)準(zhǔn)要求,本公司體系所要?jiǎng)h減的細(xì)節(jié)及其合理性的說明僅限第七章5.4.5 程序文件的編寫5.4.5.1 程序文件的編號(hào)方法WS/QPXX一T p表示程序文件所屬局部中的次序表示程序文件屬五大局部中的哪一局部表小程序文件企業(yè)代號(hào)14頁(yè)5.4.5.2 程序文件的結(jié)構(gòu)(1)目的-采用本程序的目的.(2)范圍-該程序所包含活動(dòng)的領(lǐng)域.(3)相關(guān)文件-該程序所引用的設(shè)計(jì)的文件.(4)責(zé)任-該程序所設(shè)計(jì)的責(zé)任者.(5)工作程序-該車工女婿質(zhì)量活動(dòng)所應(yīng)遵循的途徑.(6)記錄和報(bào)告-該程序活動(dòng)實(shí)施后所證實(shí)的見證記錄(7)附件：(需要時(shí))(編號(hào))(程序文件)版本：A 第 頁(yè)共頁(yè)5.4.5.3程序文件的

7、首頁(yè)格式和續(xù)頁(yè)格式 (1)首頁(yè)格式威索公司編號(hào)WS/QPX-X(XXXX程序)版本編制/日期審核/日期批準(zhǔn)日期(2)續(xù)頁(yè)格式:5.4.5.4程序文件編寫時(shí)的本卷須知：A.規(guī)定的責(zé)任在質(zhì)量活動(dòng)中都應(yīng)有表達(dá).B.每項(xiàng)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有人承擔(dān)責(zé)任.C.所有活動(dòng)都可有驗(yàn)證有效性的方法,都應(yīng)有記錄.D.活動(dòng)的描述要表達(dá) 5W1H (為什么、做什么、怎么做、何地做、誰(shuí)來做)注意邏輯 性和可操作性.5.4.6其他治理和技術(shù)文件(即第三層次文件)的編寫5.4.6.1 本公司已有的治理和技術(shù)文件一般繼續(xù)延用已規(guī)定的編制及編號(hào)方法,只要與 本導(dǎo)那么不矛盾,也繼續(xù)采用,文件保持原狀態(tài),不重新編寫.5.4.6.2

8、出于實(shí)施質(zhì)量治理體系而要新增的第三層次治理和技術(shù)文件時(shí),或已有的第三 層次文件需要新修訂時(shí)可用如下規(guī)定.A.文件編號(hào)方法WSxx-xx該文件的順序號(hào)文件屬性(技術(shù)的用JS,治理的用GL)企業(yè)代號(hào)B.文件的結(jié)構(gòu)(一)主題和適用范圍(二)工作內(nèi)容和要求(三)應(yīng)用的表示和必要的記錄5.4.6.3 文件的首頁(yè)和續(xù)頁(yè)格式(1)首頁(yè)格式:文件標(biāo)號(hào)WS/XX XX編制/日期修改碼審核/日期第 頁(yè)共頁(yè)批準(zhǔn)/日期WS/QP-1文件限制治理程序版本：A 第5頁(yè)共14頁(yè)文件名稱版本：A 第 頁(yè)共頁(yè)B逐頁(yè)格式: 修改碼： 編號(hào)5.5文件的限制5.5.1 各類文件的版序和狀態(tài)限制5.5.1.1 為了文件的有效性進(jìn)行識(shí)別

9、,必須實(shí)行版序限制.即對(duì)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及 其他治理性和技術(shù)性文件都要標(biāo)明版本.版本以大寫英文字母A、B、C、D-表示.修改碼以版本號(hào)和修改次序號(hào)以小寫英文字母 a、b、c、d-表示相接個(gè)來表示 如Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、 Bc以此類推.這樣的修改碼既表達(dá)了版本,又表達(dá)了修 改次序.文件第一次發(fā)布尚未有修改時(shí)以 Ao、Bo、Co-表示.文件如有封面,封面和文件上只需表示版本,不標(biāo)修改碼.修改碼只在文件的修改履 歷上和修改通知單及最新狀態(tài)氫彈上表示.裝可大大簡(jiǎn)化更改文件中的工作,又能節(jié)約紙 張.5.5.1.2 文件的目錄和最新狀態(tài)清單限制.a.每份文件入檔前由編制部門編寫文件目錄,以便查

10、閱,并編制“最新狀態(tài)清單b.每份文件一經(jīng)舊該,必須在“最新狀態(tài)清單中得到反映,不斷地更新“最新狀態(tài)清 單c. “最新狀態(tài)清單的編制,可視不同的文件而頂,可作單獨(dú)一個(gè)文件編制,也可綜合 匯編,或根據(jù)目錄的編寫.“最新狀態(tài)清單和目錄放在一起是最簡(jiǎn)單的方法.能做到一目 了然.和目錄放在一起時(shí)可采用的表示如下：在舁文件名稱 或早下編號(hào)頁(yè)次版號(hào)/修改次序廳P1234 15 :612345.5.2 文件的歸檔和保管限制5.5.2.1 所有文件和資料在形成正式稿后交辦公室入檔經(jīng)審核、批準(zhǔn)以后,均需按規(guī) 定的分工到辦公室辦理入檔手續(xù).辦公室應(yīng)立即使辦理登記,記錄在“文件入檔登記表“WS/QP4-1-01.文件

11、和資料的提供部門對(duì)其正確性負(fù)責(zé).5.5.2.2 所有入檔的文件和資料均為受控文件,經(jīng)登記的原版文件和資料存放在檔案料 柜中作出標(biāo)識(shí),不外借和外發(fā).發(fā)給文件時(shí)均制作復(fù)印件發(fā)放.5.5.2.3 入檔的原版文件保管部門辦公室必須分門別類,排列整潔.做到查找方便, 預(yù)防誤用和錯(cuò)用.并必須存放于防霉、防潮、防盜、防火等平安良好的櫥柜內(nèi),以免損壞. 并由專人負(fù)責(zé).保管人員應(yīng)負(fù)責(zé)日常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理.5.5.2.4 因工作需要,需臨時(shí)借閱文件和資料的人員,需經(jīng)保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),填寫 文件和記錄查閱單“WS/QP44-1-02在規(guī)定的期限內(nèi)歸還,到期不還的由辦公室文件治理員收回WS/QP-1文件限制治

12、理程序版本：A 第6頁(yè)共14頁(yè)5.5.2.5 電子媒體形式的文件,歸檔和保管方式相同,并視情況必要時(shí).需制作備份, 以免喪失.5.5.2.6 文件按“受控“和非受控“二大方式限制.除質(zhì)量手冊(cè)“向顧客提供時(shí)作 為“非受控文件發(fā)放外,其余文件都屬“受控文件.非受控文件發(fā)放時(shí)也應(yīng)登記.5.5.2.7 需特別存檔的文件,必須保存十五年.在任何情況下不得銷毀.5.5.3 文件的領(lǐng)用和發(fā)放限制5.5.3.1 文件按領(lǐng)用或規(guī)定進(jìn)行發(fā)放時(shí),入檔保管部門必須在“文件發(fā)放/收回登記表(WS/QP4-1-03)上作記錄,并在發(fā)放的文件上蓋上“受控或“非受控紅色印章,在印 章上寫上發(fā)放部門的代碼,以便必要時(shí)文件追溯.

13、其形式如下：非受控第XX號(hào)第XX號(hào)5.5.3.2 程序文件發(fā)放給各部門的以“程序文件的合訂本發(fā)放.給需要的崗位或個(gè)人, 以單行本發(fā)放.其他文件根據(jù)實(shí)際需要發(fā)放.做到需要的地方一定要有文件,且必須保證 所有使用文件的場(chǎng)所,均為最新有效版本.要保證文件的清楚、整潔和完好.任何人不得 在文件上亂改亂涂.使用部門,應(yīng)有在用文件的清單(也可用WS/QP4-4-01表示作記錄).5.5.3.3 所有文件不得自行復(fù)印.如出現(xiàn)黑色“受控、“非受控印章的文件肯定是復(fù) 印的,均為非法文件,出現(xiàn)問題由復(fù)印者負(fù)責(zé).治理部門和領(lǐng)導(dǎo)如有發(fā)現(xiàn),要及時(shí)沒收, 必要時(shí)要追究責(zé)任.5.5.4 文件的更改,收回和銷毀的限制5.5.

14、4.1 文件需要更改時(shí),更改者用填寫“文件更改通知單(WS/QP4-1-04)由原制訂文件的部門進(jìn)行更改,審核和批準(zhǔn).5.5.4.2文件的更改每次應(yīng)標(biāo)識(shí)其“修改碼,方法按本程序第5.5.1.1條實(shí)施.5.5.4.3 如修改的內(nèi)容,對(duì)其他文件產(chǎn)生影響時(shí),應(yīng)同時(shí)及時(shí)進(jìn)行修改.5.5.4.4 所有被更改的原文件必須從使用處全部收回,同時(shí)按規(guī)定發(fā)放更改后經(jīng)批準(zhǔn)的 新文件,以保證文件的唯一有效版本.5.5.4.5 收回舊文件時(shí),應(yīng)作好記錄,記錄在原“文件發(fā)放 /收回登記表的收回一欄內(nèi), 并在收回文件的每頁(yè)上加蓋“作廢紅章“,以免混用或錯(cuò)用.如需要保存一份留作參考 的,那么需在文件上加蓋保存“紅印章,并附

15、條寫明保存原因,隔離存放,預(yù)防非預(yù)期使 用.5.5.4.6 收回舊文件應(yīng)與銷毀,相關(guān)部門在銷毀時(shí)填寫“文件和記錄銷毀申請(qǐng)單 “(WS/QP4-1-04).5.5.4.7 “質(zhì)量手冊(cè)"設(shè)為更改履歷“頁(yè).故所有質(zhì)量手冊(cè)內(nèi)容的修改均應(yīng)在此更改 履歷“頁(yè)上作出記錄,并在文件的最新狀態(tài)清單上也得到表達(dá).并在此兩單上有修改 碼表示次數(shù),便于修改的追溯.5.5.4.8 在每個(gè)程序文件前也設(shè)置一個(gè)同樣的封面和修改頁(yè)(WS/QP4-1-05),該文件的每次修改均應(yīng)在該頁(yè)上作出記錄.程序文件的最新狀態(tài)清單,也應(yīng)在程序文件匯編目錄上得到反映.方法同5.5.1.2.4-1-6WS/QP-1文件限制治理程序版

16、本：A 第7頁(yè)共14頁(yè)5.5.5 外來文件的限制5.5.5.1 外來文件出各相關(guān)部門收集提供.包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、各類檢驗(yàn)規(guī)程、 設(shè)備校準(zhǔn)規(guī)程、有關(guān)的治理和技術(shù)文件等.提供時(shí)用識(shí)別其可用性和有效性,并經(jīng)部門領(lǐng) 導(dǎo)認(rèn)可入檔.5.5.5.2 提供的部門應(yīng)跟蹤外來文件的有效本本及時(shí)更新,限制治理納入本程序治理軌5.5.5.3 當(dāng)顧客提供工程規(guī)程時(shí),必須按顧客的時(shí)間方案,及時(shí)進(jìn)行評(píng)審.并在不超過 兩個(gè)星期內(nèi),進(jìn)行分發(fā)和實(shí)施.同時(shí)更新所有相關(guān)文件.保存每項(xiàng)更改在試生產(chǎn)中實(shí)施的 日期的舊路,記錄在“工程標(biāo)準(zhǔn)更改和實(shí)施記錄"WS/QP4-1-07上.5.5.6 文件的評(píng)審和再批準(zhǔn)5.5.6.1

17、 各級(jí)文件的治理人員,應(yīng)隨時(shí)檢查文件的有效性,并保證文件的清楚,整潔和 完好,不得亂涂、亂改、亂畫.5.5.6.2 每年年底或年初,由治理者代表組織各部門文件治理人員對(duì)文件進(jìn)行依次全面 評(píng)審,以確定文件是否需要更新,需經(jīng)再次批準(zhǔn)按 5.5.4條執(zhí)行(WS/QP4-1-01) (WS/QP4-1-02) (WS/QP4-1-03) (WS/QP4-1-04) (WS/QP4-1-05) (WS/QP4-1-06) (WS/QP4-1-07)6.記錄和報(bào)告6.1 文件入檔登記表6.2 文件和記錄借查閱單6.3 文件發(fā)放/收回登記表6.4 文件更改通知單6.5 文件和記錄銷毀申請(qǐng)單6.6 封面和修改

18、頁(yè)6.7 工程標(biāo)準(zhǔn)更改和實(shí)施記錄文件入檔登記單WS/QP4-1-01廳P文件名稱文件編號(hào)版本總頁(yè)數(shù)生效期提供部門提交人接受人日期備注1234567891011121314word可編輯.XXX文件借查閱單WS/AP4-1-02借查閱人部門借查閱人姓名借查閱人日期部門負(fù)責(zé)人主管副總經(jīng)理審批借查閱內(nèi)容：借查閱原因：調(diào)卷情況：文件密級(jí)歸還日期備注：調(diào)卷人：文件發(fā)放/收回登記表WS/QP4-1-03廳P文件名稱文件編號(hào)數(shù)量部門發(fā)放收回備注簽收人日期經(jīng)辦人日期12345678910111213word可編輯.文件更改通知單編號(hào)：WS/QP4-1-04名稱代號(hào)分區(qū)使用于 工作令更改實(shí)施日期適用產(chǎn)品分發(fā)單 位更改修改碼修改 處數(shù)制品 處理可用修復(fù)報(bào)廢備用原為應(yīng)改為同時(shí)更 改資料會(huì)簽工藝審核編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)化批準(zhǔn)核對(duì)4-1-10