專業(yè)秘書(shū)與行政助理培訓(xùn)課件

1、1 / 36專業(yè)秘書(shū)與行政助理培訓(xùn)課程安排（一）行政文秘人員角色認(rèn)知（二）辦公室日常工作技巧（三）拉進(jìn)關(guān)系的談話技巧（四）與上司溝通的技巧（五）公務(wù)接待的技巧（六）行政文秘人員的職業(yè)形象專業(yè)秘書(shū)與行政助理培訓(xùn)（一）行政文秘人員的角色認(rèn)知:什么樣的人員適合做行政人員行政人員需要具備的素質(zhì)行政人員需要掌握的技能成功行政人員的 “七 ”高你適合做行政人員嗎？個(gè)人條件學(xué)歷年齡外貌體質(zhì) 視力聽(tīng)力2 / 36性別什么樣的人適合做行政人員？個(gè)性要求自信 熱情 謹(jǐn)慎 機(jī)智 守時(shí) 服從 自制 勤快 興趣品質(zhì)要求禮貌而不居高臨下誠(chéng)實(shí)而不弄虛作假參謀而不越權(quán)行事謙虛而不傲上凌下謹(jǐn)慎而不唯唯諾諾公正而不見(jiàn)風(fēng)使舵敬業(yè)而

2、不妄自尊大敬重而不阿諛?lè)畛猩餮远徽撌堑婪潜痉侄混乓救诵姓藛T需具備的能力辦事能力溝通能力辦事能力操作能力 寫(xiě)作能力3 / 36閱讀概括能力編輯校對(duì)能力統(tǒng)計(jì)分析能力（一）溝通能力交際能力 口頭表達(dá)能力 協(xié)調(diào)能力 組織能力 成功行政人員的“七”高綜合素質(zhì)高權(quán)大責(zé)高薪水高 說(shuō)服的本領(lǐng)高 發(fā)展愿望和前景高 道德水平高 成就感高4 / 36專業(yè)秘書(shū)與行政助理發(fā)展培訓(xùn)（二）辦公室日常工作技巧行政人員的辦公室事務(wù)辦公室事務(wù)管理日常工作的四大作用日常工作的三大特征行政人員的主要日常工作行政人員的日常工作工作內(nèi)容辦公室管理照明、隔音、色彩、室內(nèi)裝飾、空氣（溫度，濕度，換氣）、 消耗品、辦公自動(dòng)化設(shè)備、安全

3、、保密日程安排公司事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、轉(zhuǎn)達(dá)、交涉、調(diào)整與管理計(jì)劃的外出管理：車務(wù)、旅票、住宿、出入境文書(shū)工作通用公文、事務(wù)文書(shū)、經(jīng)濟(jì)文書(shū)、技巧文書(shū)、新聞文稿、公司內(nèi)外文件的收發(fā)、處理、整理、歸檔會(huì)務(wù)安排通知的制作寄發(fā)，會(huì)場(chǎng)的選定、預(yù)約、布置，必須品、資料的準(zhǔn)備、制作、分發(fā)，會(huì)務(wù)的安排，接待，善后的工作行政人員日常工作的三大特征多樣性與系統(tǒng)性的統(tǒng) 輔助性與主動(dòng)性的統(tǒng)一5 / 36原則性與靈活性的統(tǒng)一風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇并存行政人員日常工作辦公室環(huán)境布置郵件的收發(fā)與傳閱妥善安排約會(huì)辦公室布置的原則根據(jù)現(xiàn)在會(huì)議室的布置，請(qǐng)點(diǎn)評(píng)辦公室布置的優(yōu)、缺點(diǎn)辦公室布置的原則（一）整齊清潔、采光良好；走道上不要放置有礙行走的物品；

4、 辦公桌椅柜架的排列應(yīng)采用直線對(duì)稱式；使用同一規(guī)格的檔案柜、高度一致，增進(jìn)美觀； 將電腦、傳真機(jī)、 復(fù)印機(jī)等大件辦公設(shè)備， 安置在一個(gè)區(qū)域內(nèi)， 便于電源接線、管理和保養(yǎng)。辦公室布置的原則（二）辦公室的百葉窗應(yīng)調(diào)整保持一個(gè)角度。 室內(nèi)照明燈光應(yīng) 統(tǒng)一?？照{(diào)溫度應(yīng)保持在20-25度之間，濕度應(yīng)保持在50；辦公室的地毯、桌面、桌椅應(yīng)保持一種色彩的協(xié)調(diào)。在 辦公室內(nèi)點(diǎn)綴掛一些裝飾畫(huà)和放置一些自然或人工的綠色植 物；辦公桌和辦公區(qū)域要保持清潔。創(chuàng)造滿意的工作場(chǎng)所 辦公室環(huán)境的“五個(gè)一”工程辦公家具規(guī)格統(tǒng)一 辦公桌色彩統(tǒng)一 辦公設(shè)備區(qū)域統(tǒng)一 百葉窗角度6 / 36統(tǒng)一照明燈光線統(tǒng)一 辦公自動(dòng)化設(shè)備使用“五不準(zhǔn)” 問(wèn)題：關(guān)于辦公設(shè)備使用方面，你能說(shuō)出那些不準(zhǔn) 不準(zhǔn)錯(cuò)誤使用 不準(zhǔn)不懂亂修 不準(zhǔn)無(wú)理由亂拿 不準(zhǔn)