會(huì)議管理制度

1、1. 總則1.1 為規(guī)范公司各類(lèi)會(huì)議的日常管理，加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)律，規(guī)范議事日程，進(jìn)一步提高會(huì)議 的質(zhì)量和效率，特制訂本暫行管理辦法。1.2 強(qiáng)調(diào)會(huì)前通知、會(huì)時(shí)簽到、會(huì)中記錄、會(huì)后落實(shí)四項(xiàng)要求，本辦法適用于各項(xiàng)例會(huì)及專(zhuān)題會(huì)議。2. 職責(zé)2.1 職責(zé)歸口：2.1.1 負(fù)責(zé)公司及物業(yè)中心級(jí)例會(huì)的組織及相關(guān)工作，負(fù)責(zé)公司及物業(yè)中心級(jí)會(huì)議的記錄與整理。2.1.2 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)例會(huì)及部門(mén)分管職能內(nèi)專(zhuān)題會(huì)議的組織及相關(guān)工作，形成的會(huì)議記錄需提供綜合管理部備案。2.1.3 除2.1.2條款及由其他部門(mén)主辦或召集的會(huì)議資料由各自存檔外，會(huì)議資料應(yīng)由綜 合管理部整理、分發(fā)、立卷、存檔。3. 管理規(guī)定3.1 公司各

2、類(lèi)定期會(huì)議安排，包括：會(huì)議名稱(chēng)召開(kāi)時(shí)間組織部門(mén)與會(huì)成員晨會(huì)每周五上午9:30上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén) 負(fù)責(zé)人總監(jiān)晨會(huì)每周五上午9:30上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén) 負(fù)責(zé)人公司財(cái)務(wù)分析會(huì)每月10日下午13:30公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人公司月度員工大會(huì)母月取后周周五下午 14:00公司全體員工、業(yè)主方代表各部門(mén)例會(huì)由各部門(mén)自行安排各部門(mén)所屬成員專(zhuān)題會(huì)議根據(jù)需要組織相關(guān)部門(mén)年終總結(jié)表彰大會(huì)時(shí)間另行通知公司全體員工、業(yè)主方代表如遇節(jié)假或雙休日，會(huì)議召開(kāi)時(shí)間相應(yīng)提前，以當(dāng)時(shí)會(huì)議通知為準(zhǔn)。3.2 由建立會(huì)議安排制度，每周五下午15:00前各部門(mén)將下周會(huì)議的安排提，安排應(yīng)包括召開(kāi)時(shí)間、會(huì)議主旨、出席對(duì)象（如涉

3、及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng) 導(dǎo)與會(huì)，應(yīng)特別注明）等，如發(fā)現(xiàn)會(huì)議室使用沖突，由 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排。各部 門(mén)工作例會(huì)須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門(mén)小會(huì)不得安排在公司例會(huì)同期召開(kāi)，應(yīng) 堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體的原則。3.3 會(huì)議通知應(yīng)遵循：3.3.1 定期會(huì)議安排將不另行通知，如出現(xiàn)會(huì)議時(shí)間調(diào)整，公司級(jí)例會(huì)由 通知各參 會(huì)人員，部門(mén)例會(huì)則由部門(mén)報(bào) ，并說(shuō)明原因。3.3.2 非定期會(huì)議安排 （如專(zhuān)題會(huì)議） ，會(huì)議召集部門(mén)負(fù)責(zé)人或其委托人需在會(huì)議召開(kāi)前一個(gè)工作日以電郵、電話等方式通知各參會(huì)部門(mén)（人員） ，并同時(shí)抄送 。3.3.3 根據(jù)需要相關(guān)部門(mén)需臨時(shí)增加會(huì)議安排的，會(huì)議召集部門(mén)原則上要求提前一個(gè)工作日書(shū)面通知

4、 （書(shū)面通知參照第五條） 。3.3.4 將統(tǒng)籌對(duì)辦公區(qū)域內(nèi)的會(huì)議室做出安排，會(huì)議期間所需電腦、投影、白板等 設(shè)備由會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)安排、落實(shí)。涉及有關(guān)設(shè)備的借用，應(yīng)提前至 辦理 相關(guān)手續(xù)。3.4 會(huì)議紀(jì)律3.4.1 會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)律的維護(hù)，準(zhǔn)備簽到表，組織參會(huì)人員簽到。3.4.2 參會(huì)人員應(yīng)提前 5 分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行簽到。 會(huì)議開(kāi)始時(shí)， 組織人收回簽到表。 會(huì)后， 組織人在簽到表上標(biāo)注遲到（注明到會(huì)時(shí)間）及未到人員。3.4.3 參會(huì)人員如不能按時(shí)出席，需至少提前半天通知會(huì)議組織部門(mén)并指派相應(yīng)代理人參會(huì)，公司級(jí)例會(huì)需向 請(qǐng)假并指派相應(yīng)代理人參會(huì)，未請(qǐng)假視同缺席或遲到處 理。本條所如涉及特

5、別情況除外。3.4.4 所有參會(huì)人員在開(kāi)會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)等通訊設(shè)備設(shè)置為無(wú)聲或震動(dòng)狀態(tài)。3.5 會(huì)議記錄3.5.1 會(huì)議組織部門(mén)安排專(zhuān)人進(jìn)行會(huì)議記錄，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要，并于會(huì)后不晚于兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)各參會(huì)部門(mén)（復(fù)印件） ，同時(shí)抄送 。原件（附簽到表）由會(huì)議組織部 門(mén)存檔。3.5.2 會(huì)議紀(jì)要需參會(huì)主要人員簽字確認(rèn)。公司例會(huì)紀(jì)要由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，直接下發(fā)；部門(mén)例會(huì)紀(jì)要由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字；專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要需參會(huì)主要人員（或部門(mén)）簽字。3.5.3 會(huì)議紀(jì)要需按公司模板記錄，會(huì)議簽到附于會(huì)議記錄一并存檔。4. 附件4.1.1 附件 1 公司一周會(huì)議安排表（ SHTPM-ZG（XF）04-R01）4.1.2 附件

6、2 部門(mén)一周會(huì)議安排表( SHTPM-ZG(XF)04-R02)4.1.3 附件 3 會(huì)議簽到表( SHTPM-ZG(XF)04-R03)4.1.4 附件 4 會(huì)議紀(jì)要樣板( SHTPM-ZG(XF)04-R04)附件2公司一周會(huì)議安排表（年月日至年月日）日期星期一星期二星期三星期四星期五（月日）（月日）（月日）（月日）（月日）上午下午部門(mén)一周會(huì)議安排表部門(mén):日期上午會(huì)議設(shè)備及工具下午會(huì)議設(shè)備及工具時(shí)間主題出席人時(shí)間主題出席人月日投影儀電腦白板筆投影儀 電腦 白板筆月日投影儀電腦白板筆投影儀 電腦 白板筆月日投影儀電腦白板筆投影儀 電腦 白板筆月日投影儀電腦白板筆投影儀 電腦 白板筆月日投影儀電腦白板筆投影儀 電腦 白板筆說(shuō)明：1、請(qǐng)各部門(mén)填寫(xiě)本部門(mén)一周會(huì)議安排表并于每周五下午15時(shí)前發(fā)至郵箱，將依各部門(mén)計(jì)劃做出相關(guān)安排。如需借用會(huì)議設(shè)備及工具，請(qǐng)?jiān)谙嚓P(guān)方框前打勾，例“投影儀”；2、公司級(jí)例行會(huì)議由行政管理部統(tǒng)一安排。附件6會(huì)議簽到表會(huì)議主題：會(huì)議組織部門(mén)：會(huì)議主持：會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議記錄：參會(huì)簽到:序號(hào)所在部門(mén)與會(huì)者姓名簽到到會(huì)時(shí)間備注說(shuō)明：如與會(huì)者為遲到、缺席代理或無(wú)故缺