會(huì)議管理制度xxxx53修改版

1、1、目的本制度明確規(guī)定公司會(huì)議種類、組 織及會(huì)務(wù)管理等工作相關(guān)內(nèi)容， 確保會(huì) 議召開的質(zhì)量和效率， 推動(dòng)對(duì)會(huì)議決議 的執(zhí)行。2、范圍本制度適用于公司各部門召開的各 項(xiàng)會(huì)議的組織與管理。3、權(quán)責(zé)3.1 人力資源部協(xié)助公司管理層確 定公司會(huì)議的種類， 組織會(huì)議進(jìn)行、 以 及制定、發(fā)布和推廣會(huì)務(wù)管理相關(guān)制3.2 會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)各項(xiàng)會(huì)議的 會(huì)議申請(qǐng)、 通知、組織、 記錄及會(huì)議決 議催辦落實(shí)完成工作。4、會(huì)議召開原則4.1 高效。凡召開的會(huì)議應(yīng)具備必 要性，注重實(shí)效，主題鮮明，準(zhǔn)備充 分。會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議主持者、議 題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等安排預(yù)先告 知與會(huì)者；4.2 精簡(jiǎn)。大力精簡(jiǎn)會(huì)議，盡量縮 短會(huì)

2、期，減少與會(huì)人員，能合并召開 的會(huì)議要盡可能統(tǒng)籌合并；4.3 務(wù)實(shí)。把工作重點(diǎn)放在深入實(shí) 際，加強(qiáng)調(diào)研和督查，集中精力研究 和解決實(shí)際問(wèn)題上，可采取現(xiàn)場(chǎng)辦公 會(huì)議等形式，及時(shí)協(xié)調(diào)研究解決有關(guān) 問(wèn)題；4.4 節(jié)約。會(huì)議召開倡導(dǎo)勤儉節(jié)約， 會(huì)議地點(diǎn)安排在公司內(nèi)進(jìn)行，特殊情 況需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，會(huì)議所需經(jīng) 費(fèi)由主辦部門負(fù)責(zé)申報(bào)，人力資源部 審核。5、會(huì)議分類5.1 公司級(jí)會(huì)議：主要包括年度員 工大會(huì)、工作總結(jié)會(huì)（月度 / 季度 / 年 度）、月度經(jīng)營(yíng)研討會(huì)、 營(yíng)銷總結(jié)會(huì) （季 度/ 年度）、業(yè)務(wù)相關(guān)會(huì)議 （ 如客戶或供 應(yīng)商研討會(huì)、洽談會(huì)，座談會(huì)等 ） 及各 類臨時(shí)召開的代表大會(huì)；5.2 例會(huì):

3、公司各一級(jí)部門周例會(huì)、 月度例會(huì)；5.3 專項(xiàng)會(huì)議：項(xiàng)目研討會(huì)、業(yè)務(wù) 綜合會(huì) （ 如計(jì)劃協(xié)調(diào)會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會(huì)、 生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、 安全工 作會(huì)等）。6、會(huì)議周期及時(shí)間安排錯(cuò)誤！鏈接無(wú)效。 7、會(huì)議申報(bào)及組織6.1 各部門須按照事先規(guī)定的會(huì)議 時(shí)間、與會(huì)人員、 會(huì)議報(bào)告內(nèi)容等做好充分準(zhǔn)備參會(huì)；6.2 會(huì)議通知：列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì) 議通知由人力資源部統(tǒng)一安排， 會(huì)議通 知須提前一天以文字或電話發(fā)出。 各部 自行安排的小范圍會(huì)議可自行安排；6.3 如召開須上級(jí)部門參與的不定 期會(huì)議，由會(huì)議主辦單位根據(jù)工作需要 和會(huì)議內(nèi)容， 向上一級(jí)單位提出， 提報(bào) 會(huì)議申請(qǐng)單，詳見附件一。經(jīng)上級(jí) 單位審批

4、， 如批準(zhǔn)開會(huì)， 會(huì)前準(zhǔn)備相關(guān) 事宜由會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)， 同時(shí)參照本 程序執(zhí)行；6.4 會(huì)議籌備工作： 根據(jù)會(huì)議內(nèi)容， 由會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)組織， 會(huì)議相關(guān)部 門配合完成具體工作的籌備與落實(shí) （包 括：領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)場(chǎng)布置、橫幅標(biāo)識(shí)、 安全保衛(wèi)、 音響、 會(huì)議通知、 會(huì)議方案 等）；6.5 會(huì)議簽到：會(huì)議主辦部門應(yīng)事 先準(zhǔn)備簽到表、 冊(cè)。中小型會(huì)議實(shí)行個(gè) 人簽到，規(guī)模較大的會(huì)議實(shí)行部門領(lǐng)導(dǎo) 簽到。會(huì)議結(jié)束時(shí)， 主辦部門可對(duì)各單 位的出勤情況進(jìn)行檢查或抽查；6.6 會(huì)議文件及會(huì)議檔案：全員性 會(huì)議的文件由主辦部門準(zhǔn)備， 會(huì)議結(jié)束 后，應(yīng)及時(shí)將完整的會(huì)議文件整理歸 檔，按規(guī)定時(shí)間移交到人力資源部存 檔

5、；一般性工作會(huì)議由主辦部門負(fù)責(zé)會(huì) 議記錄和紀(jì)要整理， 會(huì)議紀(jì)要經(jīng)部門負(fù) 責(zé)人簽發(fā)后，公布執(zhí)行并發(fā)至相關(guān)部門 備忘；6.7 與平級(jí)或縱向溝通的不定期會(huì) 議召開，由會(huì)議發(fā)起單位提出并參照本 程序執(zhí)行。7、會(huì)議要求及紀(jì)律7.1 會(huì)議接待由會(huì)議主辦部門負(fù) 責(zé)，會(huì)議召開前 5 分鐘進(jìn)行簽到， 須準(zhǔn) 確統(tǒng)計(jì)會(huì)議人數(shù)并留存檔案資料， 詳見 會(huì)議簽到表附件三；7.2 會(huì)議相關(guān)部門負(fù)責(zé)在會(huì)前將與 會(huì)議相關(guān)的參閱資料及時(shí)、 準(zhǔn)確分發(fā)至 與會(huì)人員；7.3 會(huì)議記錄由會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé) 記錄；7.4 與會(huì)人員應(yīng)做到不遲到，不早 退，因故不能參加會(huì)議應(yīng)提前向主辦會(huì) 議部門請(qǐng)假；有事離開會(huì)場(chǎng)需向會(huì)議組 織者請(qǐng)假；會(huì)議期間應(yīng)

6、關(guān)閉通訊工具， 保持會(huì)場(chǎng)安靜，不做與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的 事；7.5 會(huì)議內(nèi)容有保密事項(xiàng)時(shí)，與會(huì) 者必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律；7.6 人力資源部將于會(huì)議召開后對(duì) 會(huì)議紀(jì)律執(zhí)行情況 （包括會(huì)議出勤、 請(qǐng) 假制度履行情況及會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)情況） 在全 公司范圍內(nèi)通報(bào)。 各部門負(fù)責(zé)人要重視 對(duì)會(huì)議紀(jì)律的執(zhí)行， 以身作則， 促進(jìn)良 好會(huì)風(fēng)的形成。8、會(huì)后工作跟進(jìn)8.1 主辦部門負(fù)責(zé)整理及下發(fā)會(huì) 議紀(jì)要（詳見附件四）及會(huì)議決議的 催辦；8.2 會(huì)后聚餐、娛樂(lè)等活動(dòng)由人力 資源部組織、 協(xié)調(diào)，會(huì)議主辦部門應(yīng)在 會(huì)議召開前通知人力資源部， 以便提前準(zhǔn)備安排；8.3 會(huì)議文件材料的立卷歸檔，建 立會(huì)議檔案。8.3.1 主辦部門

7、負(fù)責(zé)會(huì)議的相關(guān)材 料保存， 如會(huì)議通知、 會(huì)議議程、 簽到 表、會(huì)議紀(jì)要、 會(huì)議報(bào)告等文書須一并 收集、整理齊全， 按一會(huì)一卷的立卷方 法設(shè)立案卷；8.3.2 部門內(nèi)部會(huì)議均需將會(huì)議議 程、簽到表、 會(huì)議紀(jì)要、 會(huì)議報(bào)告等文 書備份呈報(bào)總經(jīng)理。9、會(huì)議室使用管理辦法9.1 管理歸口9.1.1 人力資源部負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng) 籌管理和協(xié)調(diào)安排使用。9.1.2 日常管理具體：會(huì)議室內(nèi)財(cái) 產(chǎn)的保管、 衛(wèi)生保潔、 門窗及電器的關(guān) 閉、使用交接手續(xù)辦理、鑰匙交接等。9.1.3 所有會(huì)議室的燈光、音響、 多媒體投影等的操控工作、 日常調(diào)試及 報(bào)修工作均由網(wǎng)絡(luò)管理員或總經(jīng)辦指 定專人負(fù)責(zé)。9.2 使用范圍及預(yù)約程

8、序9.2.1 按照“會(huì)議管理制度”之規(guī) 定，列入每周會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議優(yōu)先編排 使用會(huì)議室；各部如需使用會(huì)議室一般 要提前 1 天向人力資源部申請(qǐng)預(yù)約， 以 便統(tǒng)籌安排使用。 若各部擬預(yù)約的會(huì)議 室使用時(shí)間與每周列入會(huì)議計(jì)劃或已 預(yù)定的會(huì)議室與臨時(shí)性重要會(huì)議發(fā)生 沖突時(shí)，以重要會(huì)議為先。9.2.2 外部租賃會(huì)議室主要用于全 公司的大型活動(dòng)及重要會(huì)議等， 如有特 殊活動(dòng)需要， 需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)， 方 可執(zhí)行租用安排。9.2.3 申請(qǐng)使用會(huì)議室可在公用盤 下載申請(qǐng)表，要求要逐項(xiàng)填寫申請(qǐng)單中 各項(xiàng)內(nèi)容，并在“其它說(shuō)明”欄中注明 參會(huì)人數(shù)、需使用設(shè)施等， 經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用；嚴(yán)禁擅自使用會(huì)議室。9.3 使用規(guī)定9.3.1 按照“誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原 則，使用部門須派專人負(fù)責(zé)本部門活動(dòng) 期間的管理及安全工作。9.3.2 會(huì)議期間非與會(huì)人員不得隨 意進(jìn)入會(huì)議室。 ?9.3.3 凡進(jìn)入會(huì)議室的人員必須自 覺(jué)遵守會(huì)議室使用管理規(guī)定。講衛(wèi)生， 不得喧嘩、 不得損壞公物、 不得損壞公 用設(shè)施。 對(duì)于違反本規(guī)定的人員， 人力 資源部或指定管理人員有權(quán)制止、教 育、直至給予行政處罰。9.3.4 會(huì)議室使用結(jié)束后，使用部 門必須負(fù)責(zé)關(guān)閉電源、 還原設(shè)施， 做好 衛(wèi)生保潔。如發(fā)現(xiàn)公用