貨代操作流程

1、.貨代操作流程根據(jù)貨代的工作特征，日常工作中貨代操作流程劃分為以下“接單、 訂艙、 拖車 /內(nèi)裝、 報關(guān)、文件、費收和其他”各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。一、貨代操作流程的接單部分接單工作原則上應該成為日常中“最優(yōu)先 ”的工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須快捷、高效，在第一時間內(nèi)用最短時間確認業(yè)務的可操作性并予以安排。接單人員一般要求自接到委托書后15 分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認。(注 )對于部分無法短時間內(nèi)確認的信息，依然必須及時安排并予以跟蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉(zhuǎn)后跟進處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。1 、審核客戶委托內(nèi)容和確認客戶服務要求(客服或者接單員)(1) 接單

2、人員必須預先審核客戶的委托內(nèi)容。客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：托運人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運港、目的港 /中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型柜量、運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。(2) 接單人員必須預先確認客戶服務要求。(客服或者接單員 )普通服務要求一般包括是否需要：到/預付訂艙、拖車/內(nèi)裝、商檢和報關(guān)等。到/預付訂艙確認即對 (1) 內(nèi)容的確認 ;對于拖車 /內(nèi)裝、商檢和報關(guān)的服務要求，必須同時確認貨物和單證備齊時間、服務要求時間等，注明在客戶訂艙單上。特殊服務要求一般包括是否需要：普通服務外其他的附加服務。對于特殊服務要求，必須得到部門主管和/ 或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受

3、和安排。2 、運價核對、確認(客服或者接單員)客服人員收到訂艙單后，必須對運價和其他服務費用進行確認。(1) 對來自銷售部的業(yè)務，須與銷售員核對運價和其他服務費用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認， 然后再向相應船公司訂艙。 (注 ) 特殊情況可先口頭與銷售員確認 , 待銷售員返回公司再補簽字確認(2) 對于公司業(yè)務，須與市場相關(guān)人員或航線主管人員及時確認后再安排訂艙。3 、艙位確認(客服或者接單員)根據(jù)客戶委托，確認反饋符合要求的艙位。二、貨代操作流程的訂艙部分一般要求預定開航日7 天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應爭取頭批訂艙，旺季時候根據(jù)市場情況適當提前 ;一般要求在預定

4、開航日 5 工作日前完成訂艙，對于該時間限制以內(nèi)的業(yè)務委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個工作日內(nèi)完成訂艙。1 、新建委托(訂艙操作員)訂艙操作員必須及時在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務編號、新建業(yè)務檔案，輸入業(yè)務有關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務各屬性、發(fā)收通信息、服務要求、提單要求、 船名航次 (如可能 )、開航日期、起運港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理( 如需要 )等。2 、訂艙過程(訂艙操作員 ).訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配和報關(guān)艙單發(fā)送確認、中轉(zhuǎn)港代碼確認和場站收據(jù)制作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。訂艙完畢后，應及時

5、將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、 訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內(nèi)容的核對。3 、艙位通知(訂艙操作員)無論是否需要我司代為提供當?shù)馗黜椃盏臉I(yè)務， 訂艙確認單或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準確，以免造成混淆。如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預配和海關(guān)艙單等方面問題。三、拖車 /內(nèi)裝 (調(diào)度 )客戶委托的拖車、內(nèi)裝和 /或者報關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和市場環(huán)境等情況予以預先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風險。1 、拖車安排(1)

6、得到相關(guān)銷售或者客服確認后方能安排(2) 根據(jù)船公司、 碼頭和航線等情況， 前瞻判斷合適的拖車時間時間 ;如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風險(3)安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務時間要求，提前 2 工作日與客戶再次聯(lián)系確認裝柜時間及地點(4) 同客戶確認時間要求后，在同一工作日及時把信息通知拖車行進行服務要求預約(5) 向拖車行委托時間，一般最遲必須在提供拖車服務時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午 4 點前確認安排 (包括拖車行是否已經(jīng)領(lǐng)取設備交接單、提箱點的確認已經(jīng)空箱狀況確認); 對于特種箱業(yè)務，必須同船公司確認空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時間。(6)

7、安排拖車時，需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號 /提單號、箱型箱量、起運港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時間、裝柜地點、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費用等(7) 必要情況下，應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進港(9) 其他注意事項在船公司的免費用箱期內(nèi)安排拖柜進場，避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、超期柜租等額外費用， 需立即通知客戶，要求其書面確認并登記對于客戶業(yè)務退關(guān)，需要確認是否發(fā)生安排拖車的前期費用。若有發(fā)生預配打單費等，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記。2 、內(nèi)裝安排(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認后

8、方能安排(2) 根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風險(3) 根據(jù)前期約定的到貨時間，提前1 工作日與客戶再次核實送貨時間和預計到達時間.(4)向倉庫做內(nèi)裝委托，需向倉庫發(fā)出書面委托。清晰顯示配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號 /提單號、箱型箱量、起運港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時間、貨物數(shù)據(jù)(包括件數(shù)、毛重、體積)、協(xié)議費用等(5) 向倉庫委托時間，一般最遲必須在預約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午 4 點前確認安排(包括倉庫是否已經(jīng)領(lǐng)取設備交接單、提箱點的確認、空箱狀況確認)(6) 向倉庫委托時，

9、必要情況下應注明提空柜的時間要求(7) 跟蹤到貨物情況(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進港四、貨代操作流程的報關(guān)部分(操作員 )(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認后方能安排(2) 根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關(guān)時間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風險(3) 最遲在同客戶約定報關(guān)日期的前一工作日，再次同客戶確認報關(guān)資料的發(fā)送情況(4) 收到報關(guān)資料后的第一時間對報關(guān)資料進行預審，有問題立即處理(5) 在約定的報關(guān)日期前一工作日下班前，把完整的報關(guān)資料送報關(guān)行(6) 對于報關(guān)資料，要求復印留底;對于重要報關(guān)資料如核銷單等，必須在做登記(7) 跟蹤反饋報關(guān)結(jié)果

10、五、貨代操作的流程相關(guān)文件部分1 、提單確認(文件員 )(1) 提單確認件的膳制和發(fā)送提單確認件的膳制和發(fā)送要及時，一般預定開航日2 個工作日前必須發(fā)送(2) 催促提單確認件一般預定開航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認件.貨代操作流程圖二、我國國際貨代業(yè)發(fā)展中存在的主要問題1. 缺乏核心競爭力，盈利方式不合理從貨源結(jié)構(gòu)看， 國內(nèi)貨代企業(yè)尤其是中小企業(yè)主要以承攬出口預付貨為主，營銷手段主要是靠比拼低運價和社會關(guān)系，而對已超過我國對外貿(mào)易比重80 的FOB （ FreeonBoard ）指定貨（這些貨物運輸主要由全球網(wǎng)絡優(yōu)勢跨國貨代公司所控制），由于缺乏海外代理網(wǎng)絡因素， 往往力不能

11、及。 目前中小貨代企業(yè)在運價、艙位等方面對承運人的過分依賴，.以賺取差價和訂艙傭金為主要收入來源。 企業(yè)忽視了對市場需求的細分， 造成中小貨代的業(yè)務可替代性強，客戶穩(wěn)定性差，專業(yè)化服務程度低，市場競爭力低下。2. 戰(zhàn)略定位不清，缺乏發(fā)展規(guī)劃當前， 全球的貨代業(yè)都在向現(xiàn)代物流業(yè)轉(zhuǎn)變。要實現(xiàn)這種轉(zhuǎn)型，必須根據(jù)自身條件，把握市場變化，不斷挖掘潛力，開發(fā)不同層次的物流增值服務。在這種形勢下，中國大多中小貨代企業(yè)管理理念仍然落后，提供的服務簡單且范圍小，服務方式單一， 更沒有主動細分市場，研究市場變化和客戶需求心理進行市場定位，并制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，一直處于低層次的經(jīng)營狀態(tài)，無法為客戶提供個性化的物流方案

12、，更不用說供應鏈的組織能力。3. 配套基礎設施差，專業(yè)人才缺乏由于貨運代理屬于服務業(yè)，基本上不存在行業(yè)壁壘，市場進入門檻低。我國很多貨代公司都規(guī)模不大， 企業(yè)的所謂信息化往往只是使用電子郵件、 即時通訊軟件以及利用辦公室軟件制作簡單的表單文檔， 而利用計算機進行信息的收集、 存儲、管理和利用方面的能力較弱，未能形成自己的核心優(yōu)勢。另外，制約貨代公司發(fā)展緩慢的一個重要因素是缺乏專業(yè)人才。盡管貨運代理資格證書的培訓在不斷發(fā)展，然而從業(yè)人員仍然不能滿足實際需求。據(jù)統(tǒng)計，中國現(xiàn)有貨運代理從業(yè)人員大約 30 萬，但其中經(jīng)過正式培訓的人員寥寥無幾，這嚴重影響了中國國際貨代業(yè)的競爭力。4. 市場秩序不規(guī)范嚴

13、格地講， 未具外經(jīng)貿(mào)部頒發(fā)的國際貨運代理資格批準證書的貨代都屬于非法貨代，而我國仍有眾多非法貨代， 這些非法貨代常常為了爭奪貨源， 對于大客戶不惜降低運價， 給予回扣， 進行不正當競爭， 而對于一些零星小客戶， 則利用他們對航運市場的不了解，巧立名目亂收費， 也恰恰如此， 他們能迎合一些貨主的需要而能長期存在下來，使得貨代市場競爭更加激烈，合法貨代企業(yè)生存空間因此越來越小。四、加快我國國際貨代企業(yè)發(fā)展的對策1. 合理配備資源，以物流為導向提供服務完善的物流設施和先進的物流技術(shù)是貨代企業(yè)向現(xiàn)代物流方向發(fā)展的基礎，也是為客戶提供一流服務的保證。 例如，采用條形碼技術(shù)對貨物進行動態(tài)管理和跟蹤； 采用

14、先進的物料搬運設備和識別系統(tǒng)， 提高搬運效率， 降低貨損、貨差等， 企業(yè)應根據(jù)顧客需求來制定物流服務方案， 合理地配置資源。 通過向顧客提供合適的成本節(jié)約、 高質(zhì)量和服務為先的解決方案，使企業(yè)和顧客雙方滿意。2. 細分市場，采取相應的競爭策略對于中小貨代企業(yè)來說，現(xiàn)有行業(yè)內(nèi)的競爭者是同地區(qū)內(nèi)經(jīng)營方式相同的大型國有、中外合資的貨代企業(yè)。他們有較完善的全國性網(wǎng)絡，規(guī)模大，資金實力雄厚， 大多都在向第三方、 第四方物流企業(yè)轉(zhuǎn)型，積極開展綜合物流服務。對此，我國中小貨代企業(yè)可以針對客戶的需求， 在貨代服務的基礎上，以較低的服務費提供高層次的增值服務，如給予物流方案的咨詢等，立足國內(nèi)并贏得市場。3. 開

15、發(fā)和完善物流信息系統(tǒng)，強化企業(yè)核心競爭力科學技術(shù)的發(fā)展使得供應鏈中的貨物運輸變得越來越“可視化 ”。全球定位系統(tǒng)GPS 、電子交換技術(shù)EDI 、智能運輸系統(tǒng)ITS 等系統(tǒng)的出現(xiàn)，大大提高了物流作業(yè)效率。對于貨.代企業(yè)，信息不僅僅包括單純的與運輸、包裝、裝卸、存儲等活動有關(guān)的信息，還包括與其他流通活動有關(guān)的信息，如商品交易的信息和市場信息等。只有充分掌握有關(guān)的信息，貨代企業(yè)才能利用這些信息對物流過程中的各個活動進行有效的計劃、控制、 協(xié)調(diào)和管理。 通過信息的不斷傳遞，一方面應把不同層次的經(jīng)濟行為協(xié)調(diào)起來，一方面把各部門、各崗位的經(jīng)濟行為協(xié)調(diào)起來， 通過信息技術(shù)處理人、 財、物之間的關(guān)系， 強化核

16、心競爭力， 提供低成本、高質(zhì)量、高效率的物流服務。4. 加大人才培養(yǎng)的投入與管理企業(yè)之間的競爭從根本而言是企業(yè)員工素質(zhì)的競爭，是人才的競爭。對于貨代企業(yè)而言，其工作性質(zhì)決定了從事這項業(yè)務的人員必須具有廣博的有關(guān)國際貿(mào)易運輸方面的專業(yè)知識、豐富的實踐經(jīng)驗和卓越的辦事能力，熟悉各種運輸方式、運輸工具、運輸路線、運輸手續(xù)和各種不同的社會經(jīng)濟制度、 法律規(guī)定、 習慣做法等， 精通國際貨物運輸中各個環(huán)節(jié)的種種業(yè)務。與國內(nèi)外有關(guān)機構(gòu)諸如海關(guān)、商檢、銀行、保險、倉儲、包裝、各種承運人以及各種代理人等有這廣泛的聯(lián)系和密切的關(guān)系。5. 實行規(guī)模經(jīng)營，走聯(lián)合之路對于小規(guī)模、管理較差、但尚有回旋余地的貨代公司，可通

17、過聯(lián)合、合并、控股等形式實現(xiàn)規(guī)?；?jīng)營。以資產(chǎn)和效益為紐帶，打破地域、行業(yè)、企業(yè)等界限，在業(yè)務上通過空運銷售代理、海運訂艙代理等經(jīng)營方式，促進貨源的規(guī)?；?、集約化；在財務上，通過集中融資、吸納外資和私營等民間資本，從資金上為推動戰(zhàn)略聯(lián)盟提供保障；在管理上， 通過經(jīng)理層年薪、競爭上崗等機制創(chuàng)新，加大貨代橫向之間聯(lián)合、兼并、重組的步伐，整合貨代固有資源， 推動其發(fā)展壯大，以聯(lián)盟整體名義進行市場競爭。通過聯(lián)盟，企業(yè)可提高信用等級向銀行貸款， 規(guī)避一定的經(jīng)營風險，可購置先進物流技術(shù)設施發(fā)揮規(guī)模效應，投資建設信息管理系統(tǒng)， 以較小的成本較大地改善信息化狀況，實現(xiàn)與客戶之間的信息共享和貨物跟蹤，實現(xiàn)效率化

18、服務，降低單位物流服務成本，提高服務能力。6. 規(guī)范貨代業(yè)發(fā)展的市場秩序市場秩序的規(guī)范更多的還是要依靠政府有關(guān)部門的行政力量。政府部門應在貨代業(yè)發(fā)展中要從政策法規(guī)方面提高保障，集中精力從事行業(yè)的宏觀管理及政策指導，完善貨代業(yè)的管理法規(guī)，參照國際慣例，統(tǒng)一行業(yè)內(nèi)的一些單證；加強國際貨代市場的監(jiān)管力度，加強對貨主的管理， 管住不法貨代的源頭，整頓非法貨代的市場，制造良好的經(jīng)營秩序，在加快對外開放步伐的同時， 相關(guān)政策法規(guī)應促使我國貨代企業(yè)向國外先進經(jīng)驗學習的同時，努力創(chuàng)新，走出適合自己發(fā)展的道路。中小型貨代公司的服務相對單一。主要體現(xiàn)在業(yè)務范圍單一，沿海大部分中小型貨代公司只做國際海運服務， 競爭

19、激烈生存困難。 優(yōu)勢航線單一， 有的貨代公司可能只做日韓航線且達不到一定箱量。所代理的產(chǎn)品品名單一，貨代公司只在單一航線上代理單一品名的貨物，.這樣貨量永遠是相對的達不到一定的規(guī)模。以上幾點可以看出中小型貨代企業(yè)普遍存在的現(xiàn)象，仍然是夾隙中求生存，從而為貨代企業(yè)生存帶來很多不確定的因素。中小型貨代公司忽略對人才的培養(yǎng)。一個企業(yè)的發(fā)展壯大不是靠個人的努力能做到的，需要有一個相對穩(wěn)定、成熟的集體共同努力。貨代企業(yè)需要長期穩(wěn)定的合作伙伴，更需要專業(yè)化的人才， 同發(fā)達國家相比，目前我國對貨代人才培養(yǎng)模式還比較單一，尚未形成以貨代科技創(chuàng)新和知識型貨代人才為核心的教育體系。貨代行業(yè)的高級人才更是少得可憐。中小型貨代公司融資難。對于貨代