會計電算化概述講解

1、隨著電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，會計電算化在社會經(jīng)濟(jì)中的運用越來越廣泛， 它的運用和推廣對傳統(tǒng)的會計工作產(chǎn)生重大影響。隨之而來的如何發(fā)展我國的會計 電算化的問題也越來越引起人們的關(guān)注，但是如今我國在電算化的實踐應(yīng)用中還存 在著一些問題，嚴(yán)重阻礙了我國會計電算化向更深層次的發(fā)展。下面通過對我國會計電算化應(yīng)用中存在的問題加以分析，并提出了具體的解決 對策和建議，以推進(jìn)會計電算化工作更快更好地向前發(fā)展。1.1 對會計電算化認(rèn)識不足當(dāng)前，從已實施會計電算化工作的企業(yè)來看主要有以下認(rèn)識偏差：一是認(rèn)為會 計電算化只是會計核算工具的改變，甚至有的認(rèn)為會計電算化只是用計算機(jī)代替人 工，打出的帳比手工記的帳好看一些

2、，搞不搞無所謂，看不到其對會計職能、企業(yè) 管理方法和管理流程的深刻影響，因此對會計電算化工作一味求簡；二是許多企業(yè) 領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化存在片面認(rèn)識，僅把會計電算化認(rèn)為是企業(yè)現(xiàn)代化管理的標(biāo)志， 當(dāng)作樹立企業(yè)形象的一種手段，把計算機(jī)作為主要因素，把財會人員作為次要因素， 只重視機(jī)的因素，不重視人的因素，不重視人員的培訓(xùn)；三是部分財務(wù)人員錯誤地 認(rèn)為實行會計電算化只是一個形式，較為方便，沒有意識到實現(xiàn)會計電算化的重大 意義，在實際操作中對于會計軟件的使用只局限在核算上，對于其他作用、功能不 加以使用推行，以至于有些單位花錢買了軟件卻沒有真正使用。1.2 會計電算化財務(wù)軟件不規(guī)范由于財務(wù)軟件的開發(fā)沒有實

3、行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，單位使用的財務(wù)軟件是各自向軟件 開發(fā)商購買的，再加上有的軟件開發(fā)商還別出心裁地搞出自己的特色，結(jié)果使會計 電算化所用財務(wù)軟件比較混亂，就是同一行業(yè)的不同單位使用的財務(wù)軟件也不盡相 同。此外部分從事財務(wù)軟件銷售和代理的公司往往只重視自身的經(jīng)濟(jì)效益，追求量 的突破，而沒有真正在服務(wù)和技術(shù)上狠下功夫，致使部分實行會計電算化的單位由 于購買的財務(wù)軟件不合格，經(jīng)常出故障，出了問題又無處問，沒人管，嚴(yán)重地影響 了會計電算化事業(yè)的發(fā)展。此外，不同的財務(wù)軟件在數(shù)據(jù)接口，使用方法上不一樣， 也導(dǎo)致了報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖恪?.3 缺乏會計電算化綜合性人才現(xiàn)階段不少單位的電算化人員是由

4、過去的會計、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來，雖 然他們有豐富的會計經(jīng)驗，但他們在使用計算機(jī)處理業(yè)務(wù)時，只是局限在財務(wù)軟件 的使用上，一旦計算機(jī)出現(xiàn)故障或者與平常見到的界面不同時，就束手無策，即使 廠家在安裝會計軟件時都作了系統(tǒng)的培訓(xùn)，但對于那些從未接觸過計算機(jī)的會計人 員而言，在上機(jī)時仍不能靈活地運用軟件滿足工作需要。對于遇到超出范圍的問題， 也只能找軟件的維護(hù)人員，而維護(hù)人員又基本上是計算機(jī)專業(yè)出身，對財務(wù)知識知 之較少，雙方不能很好地配合，并且在上機(jī)時一旦出錯，可能就會使自己很長時間 的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重的還會導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，此外即使有一 部分會計人員通過了會計電算化的考試，也只

5、是掌握一些基本應(yīng)用，不能靈活運用 軟件處理會計數(shù)據(jù)，進(jìn)行財務(wù)信息的加工和分析，滿足各方對財務(wù)信息的需求。1.4 會計電算化管理制度不健全為了使會計電算化工作規(guī)范運作，財政部從 1994 年開始到目前為止，相繼頒布 了一些規(guī)章制度，對于這些專門針對會計電算化的規(guī)章，許多相關(guān)人員并不知道和 了解，因此，有時在實際操作中已經(jīng)違規(guī)了，但操作者不清楚，單位的領(lǐng)導(dǎo)也不知 道，同時也沒有相應(yīng)的部門去糾正，更談不上有部門監(jiān)督管理了。還有不少已經(jīng)實 行會計電算化的單位，雖然知道國家制定的規(guī)章，但并沒有真正地實施這些規(guī)章制 度。比如有些單位對會計電算化操作人員沒有嚴(yán)格實行權(quán)限限制制度，操作員密碼 公開或不設(shè)密碼，

6、為越權(quán)使用和數(shù)據(jù)篡改留下隱患；有些單位人才缺乏致使會計電 算化系統(tǒng)維護(hù)這一制度形同虛設(shè)；有些單位由于沒有處理好企業(yè)實施會計電算化后 人員職能的轉(zhuǎn)換問題，致使一些會計人員在崗位責(zé)任制度方面，職責(zé)不明，無從下等。1.5手；還有些單位沒有建立專門的會計電算化機(jī)房，沒有制定相應(yīng)的上機(jī)操作制度等會計電算化信息系統(tǒng)的安全性、保密性有待提高財務(wù)上的有些數(shù)據(jù)是企業(yè)的秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展，但 當(dāng)前大部分的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應(yīng)財務(wù)制度上大傷腦筋，卻沒有多 少軟件公司認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。系統(tǒng)一旦癱瘓，或受病毒侵襲，系統(tǒng)恢復(fù) 起來比較困難，要恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)就更成問題。尤其是隨著網(wǎng)

7、絡(luò)經(jīng)濟(jì)時代的到來， 給企業(yè)帶來無限商機(jī)的同時，也給企業(yè)帶來了風(fēng)險，這些風(fēng)險主要來自泄密和網(wǎng)上 黑客的攻擊等，所以，對于新興的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件，更應(yīng)當(dāng)重視其安全保密性。 1.6 不重視會計電算化檔案管理工作會計電算化工作是一種無紙化工作，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均存在計算機(jī)的硬盤上，因 此單位所發(fā)生的新的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容經(jīng)過電算化帳務(wù)處理后，應(yīng)堅持當(dāng)天備份，且要 雙重備份，并分處、分人保管。但在實際工作中常有以下幾種不當(dāng)情況發(fā)生：一是 部分操作人員未養(yǎng)成每天備份的習(xí)慣，機(jī)器一但出現(xiàn)故障，則部分帳務(wù)數(shù)據(jù)將會丟 失。二是不少操作者對備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查，一旦發(fā)生問題就無法進(jìn)行 補(bǔ)救。三是習(xí)慣性用軟盤備份。由于軟

8、盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數(shù)據(jù) 恢復(fù)上易出現(xiàn)麻煩。2 會計電算化應(yīng)用的完善對策2.1 強(qiáng)化會計電算化重要性的認(rèn)識首先，應(yīng)強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)支持會計電算化的自覺認(rèn)識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識會計 電算化的重要性，大力支持會計電算化的實施和運作。例如具體可采取的措施有： 在本企業(yè)內(nèi)部要設(shè)有專門負(fù)責(zé)會計電算化實施的主管領(lǐng)導(dǎo)，并對實施效果負(fù)責(zé)；根 據(jù)本企業(yè)的實際情況和本地區(qū)的整體發(fā)展?fàn)顩r，制訂本企業(yè)會計電算化實施的工作 規(guī)劃等。其次，企業(yè)財務(wù)人員在具體實施會計電算化的過程中，在確定系統(tǒng)目標(biāo)與 規(guī)模的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)對手工系統(tǒng)的研究與分析，應(yīng)編制實施計劃和方案，對各個 處理環(huán)節(jié)的權(quán)限和職責(zé)做出明確規(guī)劃，以最小

9、的成本，實現(xiàn)實施會計電算化的最大 效益。3.2 改善和提高會計軟件功能目前許多企業(yè)采用的會計軟件雖然已開始從核算型向管理型過渡， 但總體上講， 模塊不能適應(yīng)管理需要，缺乏高質(zhì)量的會計軟件。要真正充分發(fā)揮會計電算化的優(yōu) 勢，為單位管理服務(wù)，必須將其納入管理信息系統(tǒng)，提高會計軟件功能，向企業(yè)全 面管理方向 過渡。同時在經(jīng)濟(jì)全球化的環(huán)境下，要加強(qiáng)軟件自身的更新和完善，使 得我國會計軟件能夠滿足現(xiàn)代跨國企業(yè)經(jīng)營和企業(yè)集團(tuán)化發(fā)展的需要，開發(fā)出適應(yīng) 跨國企業(yè)集團(tuán)需要的會計軟件。3.3 重視復(fù)合型的會計電算化人才培養(yǎng)為了適應(yīng)會計電算化工作的要求， 企業(yè)要重視復(fù)合型的電算化會計人才的培養(yǎng)， 造就一大批既精通計

10、算機(jī)信息技術(shù)，又熟悉財務(wù)知識，能夠?qū)烧哂袡C(jī)地結(jié)合起來， 進(jìn)行財務(wù)信息的加工和分析，滿足各方對財務(wù)信息需求的復(fù)合型人才。要能培養(yǎng)出 這樣的人才，首先，要對高等院校會計電算化專業(yè)和與財務(wù)相關(guān)的計算機(jī)專業(yè)的教 學(xué)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，對該類專業(yè)學(xué)生的培養(yǎng)要在計算機(jī)與財務(wù)兩個方面并重，兩手抓， 兩手都要硬。其次，在會計電算化的具體實施過程中，注重對財會人員計算機(jī)的技 能培訓(xùn)，注重對計算機(jī)維護(hù)人員的財務(wù)知識培訓(xùn)，造就一大批高素質(zhì)的一線應(yīng)用與 系統(tǒng)維護(hù)及能夠進(jìn)行二次開發(fā)應(yīng)用的會計電算化人才。3.4 建立通用、統(tǒng)一的財務(wù)軟件協(xié)議目前企業(yè)信息化建設(shè)的方向是實現(xiàn)對企業(yè)物流、資金流和信息流一體化、集成 化的管理。財務(wù)軟

11、件日益成為企業(yè)全面管理軟件中的財務(wù)管理模塊組成部分，所以， 要求現(xiàn)有的財務(wù)軟件應(yīng)有很好的融合理論與開發(fā)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)不同系統(tǒng)層次的數(shù) 據(jù)轉(zhuǎn)換。要做到這一點，首先，應(yīng)建立一個通用、統(tǒng)一的財務(wù)軟件協(xié)議。在該協(xié)議中應(yīng)明確規(guī)定相同的數(shù)據(jù)接口或者規(guī)定公共的轉(zhuǎn)換接口， 提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)接口技術(shù)， 比如輸入、輸出數(shù)據(jù)庫名稱、格式、類型、字段名稱等，從而實現(xiàn)不同的數(shù)據(jù)可以 相互轉(zhuǎn)換，進(jìn)而被識別和接受，能夠在不同軟件系統(tǒng)下直接使用。其次，應(yīng)由相關(guān) 的上級組織部門協(xié)調(diào)各單位情況， 提供一個適應(yīng)大多數(shù)單位情況的會計電算化協(xié)議， 各單位遵照執(zhí)行，使各單位有共同的工作方式。3.5 做好會計電算化環(huán)境下的基礎(chǔ)管理工作會計電

12、算化基礎(chǔ)工作主要指會計核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、保存 是否完整等。為了做好會計電算化的基礎(chǔ)工作，首先，實施會計電算化的企業(yè)必須 建立嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度，制定崗位責(zé)任管理制度、操作管理制度、維護(hù)管理制度、 機(jī)房管理制度、檔案管理制度、財務(wù)管理制度和計算機(jī)病毒的防治等制度；其次， 要做好財務(wù)信息檔案管理工作，包括數(shù)據(jù)輸入輸出的管理、備份數(shù)據(jù)的管理、存檔 數(shù)據(jù)的管理和保密規(guī)程等方面。也就是要求實行會計電算化后，應(yīng)及時做好備份硬 盤數(shù)據(jù)，并且每次備份至少兩套，每年至少進(jìn)行一次清除過期數(shù)據(jù)等工作。3.6 加強(qiáng)電算化系統(tǒng)管理的組織機(jī)構(gòu)建設(shè)與制度完善企業(yè)實行會計電算化以后，系統(tǒng)正常、安全、有效運行

13、的關(guān)鍵是企業(yè)管理機(jī)構(gòu) 的設(shè)置和正確的操作程序，建立嚴(yán)密的組織機(jī)構(gòu)體系與制度保障措施。這其中包括： 第一，合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后，應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)計算 機(jī)會計系統(tǒng)的要求。財務(wù)內(nèi)部控制的關(guān)鍵在于不相容職務(wù)的分離，計算機(jī)會計系統(tǒng) 與手工會計系統(tǒng)一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個人 或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。企業(yè)用于計算機(jī)會計系 統(tǒng)的計算機(jī)應(yīng)盡可能是專用的，企業(yè)應(yīng)對計算機(jī)的使用建立一整套管理制度，以保 證每一個工作人員和每一臺計算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情。計算機(jī)會計系統(tǒng)有關(guān)的 資料應(yīng)及時存檔，同時要建立起完善的硬件保

14、障與系統(tǒng)維護(hù)體系，加強(qiáng)檔案管理與 文件備份工作。第二, 制度保障建設(shè)齊備（1）嚴(yán)格制訂并實施機(jī)構(gòu)和人員的崗位管理制度 對各類操作人員必須制定崗位責(zé)任制，基本崗位包括會計主管、出納、會計核 算各崗、稽核、會計檔案管理等，重點工作崗位必須實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和 及時發(fā)現(xiàn)錯誤違法行為。（2）嚴(yán)格制訂系統(tǒng)操作的各項制度和相應(yīng)的控制措施 對于系統(tǒng)操作環(huán)境，必須制訂一套完整而嚴(yán)格的操作規(guī)定。操作規(guī)定應(yīng)明確職 責(zé)、操作程序和注意事項，形成一套電算化系統(tǒng)文件。（3）建立健全檔案管理制度這些檔案主要是指各種賬簿、報表、憑證和其他會計資料等。系統(tǒng)開發(fā)要對這 些資料進(jìn)行不同的存檔和安全保管、保密工作。檔案管理一

15、般通過制定與實施嚴(yán)格 的檔案管理制度來實現(xiàn)。3.7 建立健全電算化模式下的規(guī)章制度，形成良好的內(nèi)控環(huán)境隨著會計電算化的普及與財務(wù)軟件功能的不斷增加，針對會計電算化工作出現(xiàn) 的新的問題，對現(xiàn)有的相關(guān)法規(guī)進(jìn)一步補(bǔ)充和完善，通過準(zhǔn)則類法規(guī)對會計電算化 進(jìn)一步約束，使會計電算化工作走上規(guī)范化的道路。細(xì)化對商品化軟件的評審規(guī)定， 杜絕軟件的非法功能。建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度，形成良好的內(nèi)控環(huán)境這些內(nèi)控制度 的建立不兼容權(quán)限必須分離原則，相互制約原則，內(nèi)部防范原則。4 結(jié)論綜上所述，會計電算化是時代發(fā)展的必然。在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)全球化，企業(yè)信息管理 一體化，國際會計準(zhǔn)則趨同化的浪潮下，我們要不斷完善現(xiàn)

16、有體系的會計電算化， 加強(qiáng)與現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)的交融，向會計信息管理現(xiàn)代化邁進(jìn)，讓我們這些所有會計電算化工作的參與者以現(xiàn)代會計電算化為新的起點，雖然目前的會計電算化事業(yè) 還不夠完善，存在著諸多問題，但是大家應(yīng)該順應(yīng)時代的需要，努力提高自身的理 論水平和業(yè)務(wù)水平，共同消除影響會計電算化事業(yè)發(fā)展的不利因素，推進(jìn)會計電算 化工作更快更好地向前發(fā)展，為實現(xiàn)會計信息管理現(xiàn)代化而努力，共同見證我國會 計電算化美好的明天。參考文獻(xiàn)1 艾文國會計電算化M.高等教育出版社，2003.2 李巖. 會計電算化過程中的思考 J. 商業(yè)研究， 2004， （21）。3 王儲.會計電算化與會計工作M:財會出版社，2003.4 劉語成. 中國會計電算化的實踐分析 M. 北京：海洋出版社， 2003.5 王鑫則. 會計電算化之研究 M. 北京:北京大學(xué)出版社， 2003.致謝值此論文完成之際，我忠