采購部內部審計報告范本

1、采購部內部審計報告（建議：重要性排列、條理清晰）F面為我在我公司歷時三月的審計報告，有什么意見，請指點指點加強采購與付款內部會計控制關于采購及采購管理審計調查的報告為了進一步完善公司采購供應流程，促進建立和健全內部控制制度，提高工作效率和有效 控制成本，根據2009年第四季度的工作安排，審計部于 2009年10月20日一12月3日對采購部 及相關部門的采購情況和采購管理進行了審計調查。此次審計調查重點內容：是否價格（詢制定采購及采購管 理的相關流程、制度并有效執(zhí)行，采購數量、質量、時間、 價、議價、定價）過程的有效控制，有關效率指標的分析（充分履行崗位職責、自購與年實際采購量的百分比、年采 購

2、金額占年銷售額的實際百分比、計劃采購完成率、新供應 商開發(fā)個數、錯誤采購次數）等。在審計調查 前，我們與采購部進行了會議溝通、了解基 本情況、制作并送發(fā)有關問卷和收集相關制度。在審計調查過程中，我們查閱合同及制度 規(guī)范、抽查會計憑證、對有關部門提供的數據整理，采用了調查表、詢問、實地觀察、檢 查、 分析性復核等方法。現將審計調查情況匯報如下。、基本情況采購部 現有員工6名，其中總監(jiān)、副經理、文員和信息員各一名，采購員兩名。主要負責全公司原材料、物料、設備等合同簽訂和采購及供應商管理工作。采購部提供合格供應商名錄49位（含項 目10位），按發(fā)貨頻率上進行 ABCD分類，其中A類17位，B類 15

3、位,C類17位。采 購部共制定內部管理文件17項，供應商管理文件6項，制定了采購部 詢價與定價管理規(guī)范、詢價小組工作流程。制定了相應的供應商管理程序和采購控制程序。每月填制供應商OEC考評表進行考評。根據采購方式和結算方式的不同，把采購控制 流程分為供應商送貨流程和米購員自購流程。在米 購時間分配上，制訂了供應商供貨時 間表。根據賬務管理部提供的數據，2009年2月至10月份共完成采購量25372159.56元 自購部分757771.56元，占采購總量的2.99%o 共查閱合同65份，34個供應商，其中14個A類供貨商；7個B類供貨商；4個C類供貨 商。為保 證公司發(fā)展的需要，2009年引進新

4、的供貨商（合作商）14個（工程類6個，廣告商3個，原材料3個，其他2個）。根據2008年、2009年的月定價表物品均價匯總表，104種物品略有下降，168種物品略有上浮，39種物品保持原價，平均上浮3.23%。2009年新增67個品種，減少86個品種。在原定價上承擔了稅金（增加了供貨門店）、由原批發(fā)價上7%降到了 5% （增加了供貨門店）。在開店投入過程中保證質量，通過“貨比三家、公開議價”，合同簽訂價比最低報價節(jié)約564654元 0根據合同，物料單價均略有上漲。根據2008年和2009年7月、8月、9月ERP系統提供的數據，選擇了 23種自購量較大的物品單價進行同期比較，平均上浮1.02%,

5、其中泰輪王米，2008年7月份為3.1元/kg,2008年8月 份及以后月份為3.24元/kg。大豆油的有關數據還在核對中。采購部未能提供對詢價結果真實性、準確性的抽查報告、質量抽查報告、新供應商資質考 評表、過期或沽清事件的處理報告和定價執(zhí)行情況抽查表。、存在的問題（一）、不能提供年度采購計 戈閑部門工作目標。采購計劃是采購管 理中“科學采購”的前提條件，無采購計劃，公司所需各種物質保質、保量、經濟、及時的連續(xù)供應得不到有效保障。無工作目標，部門及各崗位年度績效考評 標準不完整。（二）、采購流程有待完善。通過對采購部的采購控制程序制度的查閱，并制作了相應的流程測試，發(fā)現存在以下問題:（1）未

6、制訂供應商送貨流程管理、自購產品的管理辦法。制訂了供應商送貨時間表、供應商管理制度，但未體現相應的餐廳訂購管理制度。使用部 門多以電話形式的報單，容易造成物品驗收環(huán)節(jié)出現誤解。自購的產品由采購人員定點采固定購，但未進行合同管理，也未列明相應名稱、地點和產品規(guī)格。餐廳物資采購（除資產、新品外）金額不論多寡，不需總經理的批復，不符合采購控制程序管理的要求。（2）無采購訂單。未制作采購訂單，造成采購部 對未完成的采購訂單進行合理分析和監(jiān)督管理。(3) 申購單不統一餐廳報料單不統一，如中餐報單使用統一報料單、水果類及西餐類使用白紙報料，不利于 單據的收齊、整理、統計和管理。(4) 采購控制程序制度的執(zhí)

7、行無相關責任人檢視、監(jiān)督。(三) 、采購數量、質量、時間、價格過程的有效控制(1) 采購時間不到位我們抽查了相關憑證，申購時間和送貨時間與制訂的規(guī) 定有所差異。如：8月93#申購合 頁3月1日，供應商送貨單3月25日，入庫單5月9日；8月60#申購掛鎖7月2日，供 應商送貨單7月25日，入庫單7月31日。(2) 采購的質量、數量驗收由倉庫管理人員完成，使用部門監(jiān)督，無采購部抽查記錄，采購部未能對產品質量進行有效控制。原材料的驗收對應圖示，采購部對其他物資未詳細說明。如候家塘調料品鮮 花椒，物品包裝袋標明規(guī)格 500g而實際凈含量400g。物資的驗收，未 對應相應申購單明 細。申購單所列品名與采

8、購部制定的品 名、規(guī)格型號、數量不一致。申購與到貨可能不是同一品種，且采購部 之前無此類物品的定價，導致付款審核依據不足。如：8月28#申購單：紅外線消毒柜，規(guī)格1800*1500*500送貨單：康庭638B消毒柜；入庫單：康庭638B 消毒柜(康庭638B消毒柜規(guī) 格：1130*510*1625。8月125#申購憑證封面300套、憑證 包角150張，實際送貨憑證封面320個，憑證包角18個。庫存數量，是財務 部每月監(jiān)盤的數據。采購部對庫存、使用數量不能做到有效統計，對物資的采購計劃、審批和供應商 的選擇不能做到有效管理。(3) 采購的價格采購的價格有詢價、定價、比價。1、詢價詢價小組的不完全

9、執(zhí)行，和工作單上無相關預算 日常原材料由詢價小組完成。在抽查的 6、7、8月、周原材料詢價單，有賬務管理部、采購部、財務管理部、使 用部門和供應商的簽名，但新品的詢價僅財務管理部、采購部 相 關人員的簽名，新品價格存在由一個供應商提供的情況。工作單未提供預算金額，使用部 門對采購的物資未能做到合理監(jiān)督。在查閱的2009年1-10月月定價表中，我們發(fā) 現: 、2月基本上建議定價=上期價，本期無詢價;、7月、8月基本上建議定價=詢價、報價、上期 價;、9月基本上建議定價高于本期詢價、低于或等于上 期價及報價(本期共計200個品種, 其中詢價低于報價及上期價的有152個品種。(2)、定價價格執(zhí)行不到

10、位、入賬價格不一致，無基準價格 定價由采購委員會完成。在抽查的 6、7、8月、周原材料定價單，僅財務管理部、采購部負責人簽名。根據周、月定價表，核對入庫單入賬價格。在 8月份的憑證抽查 中：SEVEN 店雞汁脆筍定價單為11.5元/斤，入庫單17.2元/斤；火培魚分為大、小火培魚，大劇院統 一入庫名稱為火培魚，入庫價格21元/斤，而采購部大火培魚為21元/斤，小火培魚為16.5 元/斤。入庫單與定價單的價格不一 致，執(zhí)行不到位，使財務付款存在一定的風險。由于ERP系統未能限定價格、規(guī)格，有可能的導致錯誤資金流出。無基準價格，使價格的波動無相關可比性，對采購價格信息無確定性。根據ERP系統數據統

11、計，對2009年1-10月各 門店平均價格的分析比較，各店價格不一: 、百潔布的平均價1.36元，店平均價46.70元;、玻璃刮的平均價21.00元，店平均價36.00元;采購部對物品入庫名稱、規(guī)格未進行監(jiān)督管理。供應商送貨單品名與采購部制定的品名不 符，入庫單品名、規(guī)格不統一。女口： 8月28#申購單：粘板（無規(guī)格）；送貨單：粘板45*15;入庫單：粘板（無規(guī)格）。采 購部制定的不同規(guī)格的粘板不同定價，由于申購單未能列明規(guī)格，使物資的驗收入庫帶來難度；入庫單不規(guī)范使物資價格同店不同期不可比、同期不 同店不可比。（3）比價比價不規(guī)范比價由采購部ERP系統操作員負責，但數據的提供無其他詢價小組成

12、員認同。由于價格信息不對稱，2008年大豆油儲存的往來核 對差異為9.2萬（2008年2月入庫價分 別是214元、232元、272元、296元、315元）。5%,（五）、采購政策有待調整。定價：在采購部制訂的詢價與定價管理規(guī)范中，西冷、調料不高于市場批發(fā)價的 而實際定 價依據與規(guī)定不一致?，F金預支：在制訂的采購控制程序中，采購員預支現金上限不能超過10000元；餐 廳申購單管理及財務報賬規(guī)范中：采購部預先向財務部預十天的備用金，上限不能超過60000 元。（三）采購合同管理不規(guī)范物料合同的簽訂，無相關規(guī)格、產地、生產廠商，致使價格無法比較，致使對采購價格無 法合理評價。大部分供貨 渠道和定價標

13、準近年以來沒有調整。供應商合同管理存在瑕疵。通過 65份合同抽查，34位供貨商（合作商）中27位是長期供貨商，其中合同未到期（含續(xù)簽）的只有 5位（A類：；B類：；C類：）。供應商管理有待完善。未提供除原材料外其他物品的驗 收標準、新供應商的引進未制作新 供應商引進表；根據供應商OEC考核標準，制定并進行了供應商考核，但未能全部參照 執(zhí)行。如制度規(guī)定：供應商一月累計 3次以上未按時送貨，可解除合同，并支付1000元違約金；在供應商9月份評分表中，遲到5次，扣除125元，在供應商4月份評分表中，遲 到4次，沽清1次，共罰款200元。三、審計建議根據以上問題，提出如下審計意見和建議根據公司戰(zhàn)略規(guī)劃制定 當年采購政策及工作重點。（二）完善采購流程并有效執(zhí)行，加強物資采購的計劃管理。根據各部門上報的年度所需 物資計劃及倉存情況，每年第四季度統籌做好第二年的物資供應計劃，力爭按時準確上報 公司年度材料計劃。（三）使用采購訂單，按照采購緊 急、時間順序，跟進采購訂單，提高效率。（四）做到物料統一管理，提高性價比。對公司所需物料統一名稱、