2018年辦公室管理制度

1、2018年辦公室管理制度為標(biāo)準(zhǔn)辦公室的日常辦公管理， 減少不必要的浪費(fèi)， 創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán) 境，特制訂本制度。第一條：適用范圍 本制度適用于公司全體職工并嚴(yán)格遵守第二條：職責(zé)部門 行政部負(fù)責(zé)全面管理和監(jiān)督公司電、暖、耗材的使用和維護(hù)以及6S 的檢視和評分。第三條：電使用規(guī)定1. 職工均有義務(wù)留意辦公設(shè)備的用電狀況， 不使用時將設(shè)備關(guān)閉， 以防止長 時間待機(jī)造成的電力損耗。2. 職工應(yīng)關(guān)注辦公電腦的用電狀況， 待機(jī)時應(yīng)關(guān)閉顯示器， 長時間不使用時 （ 如因故外出 ） 應(yīng)將電腦關(guān)閉。下班時應(yīng)及時關(guān)閉電腦，不能使電腦開著過夜。3. 職工離開含晨會時間或下班時應(yīng)做到隨手關(guān)燈，人走燈滅。特別是最 后

2、離開公司的職工應(yīng)仔細(xì)巡查， 關(guān)閉辦公場所電燈。 白天室內(nèi)光線夠用時， 盡可 能不開燈而使用天然采光。4. 在沒有會議舉行的時候， 會議室內(nèi)的照明、空調(diào)和其他用電設(shè)施都應(yīng)關(guān)閉， 會議結(jié)束時應(yīng)及時將各種用電設(shè)備關(guān)閉。5. 公司面試間在無人使用的情況下，其室內(nèi)的照明、空調(diào)等應(yīng)關(guān)閉。第四條：復(fù)印機(jī)使用規(guī)定1. 復(fù)印時須本著節(jié)約原則， 非重要文件應(yīng)考慮使用二手紙復(fù)印或雙面復(fù)印。2. 使用時應(yīng)愛惜和掌握正確使用方法。不可損壞，錘擊。3. 打印機(jī)等設(shè)備下班后必須切斷電源。4. 打印機(jī)平時不放入紙張，需要打印時需按打印尺寸自備紙張。5. 職工打印文件、資料時，要認(rèn)真校對，減少錯誤，防止浪費(fèi)紙張6. 要防止錯誤

3、操作使本來只打印一份的資料卻打印了多份，如發(fā)生此情況應(yīng)及時停止打印。7. 打印完畢后，把自備的紙張自行帶走，保持打印機(jī)上無紙張狀態(tài)。8. 復(fù)印完畢務(wù)必按待機(jī)鍵，使復(fù)印機(jī)進(jìn)入待機(jī)狀態(tài)。9. 除部門復(fù)印相關(guān)報表外，禁止復(fù)印私人資料。10. 除行政部以外任何伙伴不得隨意更改打印機(jī)內(nèi)的設(shè)置，特殊情況可通知 行政部知曉后方可操作。11打印機(jī)出現(xiàn)故障時，請及時通知行政部維修。第五條 機(jī)使用規(guī)定1. 公司 未辦公設(shè)備原則上只得用于辦公。2. 禁止職工為私事打。3. 非本公司工作人員不準(zhǔn)使用本公司話機(jī)打4. 機(jī)的管理由行政部負(fù)責(zé)，使用則由各部門主管負(fù)責(zé)督導(dǎo)與控制。凡屬 本公司配置的 機(jī)，必須妥善保管，如非正常

4、損壞或喪失，則照價賠償。5. 不得利用公司 進(jìn)行同事間聊天，占用 。6. 禁止用公司 撥打聲訊或咨詢臺7. 不得用公司 撥打騷擾 ，或公司內(nèi)部撥打騷擾 。8. 機(jī)申請流程，杭州區(qū)域店面區(qū)經(jīng)寫郵件審批寫清楚店名、聯(lián)系人、 以及詳細(xì)地址，審批通過后行政部予以購買。職能部門申請 機(jī)先從固定資 產(chǎn)員處領(lǐng)取固定資產(chǎn)申請表，審批通過后行政部予以購買。第六條：空調(diào)使用規(guī)定1. 空調(diào)作為辦公設(shè)施，僅于辦公期間使用，不允許在非辦公時間使用空調(diào)， 辦公人員離開或房間無人的情況下應(yīng)關(guān)閉空調(diào)，嚴(yán)禁室內(nèi)無人空調(diào)機(jī)照常開機(jī)。2. 下班后，各空調(diào)區(qū)域最后一個離開的職工， 應(yīng)自覺關(guān)閉各自辦公區(qū)域的空 調(diào)，以杜絕浪費(fèi)3. 使用

5、空調(diào)，應(yīng)注意節(jié)約，夏天在 28C以上方可開啟空調(diào)制冷，制冷溫度 設(shè)置不應(yīng)低于25C;冬天在8C以下方可開啟空調(diào)制熱，制熱溫度設(shè)置不應(yīng)高于 30°C。4. 使用空調(diào)期間，要將辦公室的門窗關(guān)閉，以確保空調(diào)的使用效果。5. 落實空調(diào)使用管理責(zé)任制。 單間辦公室以及會議室的空調(diào)以誰使用誰負(fù)責(zé) 為原則，公共辦公區(qū)域則由行政部負(fù)責(zé)管理。6. 空調(diào)有異常應(yīng)速報知行政部，由行政部聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行修理。 第七條：網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定7.1 電腦管理7.1.1 電腦相關(guān)設(shè)備由公司統(tǒng)一配置并定位， 任何部門和個人不得允許私自 挪用、調(diào)換、外借和移動。7.1.2 電腦設(shè)備資產(chǎn)標(biāo)簽，不得隨意撕毀；如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽脫落應(yīng)及時

6、告知網(wǎng)絡(luò) 管理員重新補(bǔ)貼。7.1.3 公司對內(nèi)部系統(tǒng)、軟件統(tǒng)一進(jìn)行維護(hù)和改造，不允許私自安裝盜版操 作系統(tǒng)、軟件、游戲等。如特殊需要，經(jīng)部門經(jīng)理同意后聯(lián)系行政后勤安裝相應(yīng) 的正版軟件或綠色軟件。7.1.4 電腦使用者應(yīng)定期對自己使用的電腦查殺病毒，更新殺毒軟件病毒 庫，以確保電腦系統(tǒng)安全、無病毒。7.1.5 所有公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)用戶的電腦必須設(shè)置操作系統(tǒng)登陸密碼， 密碼長度 不得少于 6個字符且不能采用簡單的弱口令， 最好是由數(shù)字、 字母、和其他有效 字符組成；職工應(yīng)每隔 3 個月或不定期修改一次密碼。7.1.6 公司職員必須自覺遵守企業(yè)的有關(guān)保密法規(guī)， 不得利用網(wǎng)絡(luò)有意或無 意泄漏公司的涉密文件

7、、資料和數(shù)據(jù)；不得非法復(fù)制、轉(zhuǎn)移和破壞公司的文件、 資料和數(shù)據(jù)。7.1.7 公司重要文檔、資料和數(shù)據(jù)應(yīng)上傳至文件服務(wù)器妥善保存；本機(jī)保存 務(wù)必將資料存儲在除操作系統(tǒng)外的硬盤空間，嚴(yán)禁將重要文件放置在桌面上。7.1.8 電腦使用者離職時必須由行政后勤確認(rèn)其電腦硬件設(shè)備完好、 移動存 儲設(shè)備歸還、系統(tǒng)密碼清除后方可離職。7.2 電腦操作標(biāo)準(zhǔn)管理7.2.1 電腦開機(jī)：遵循先開電源插座、顯示器、外設(shè)、主機(jī)的順序；每次的 關(guān)、開機(jī)操作至少間隔 1 分鐘，嚴(yán)禁連續(xù)進(jìn)行多次的開關(guān)機(jī)操作。7.2.2 電腦關(guān)機(jī)：遵循先關(guān)主機(jī)、 顯示器、外設(shè)、電源插座的順序； 下班時， 務(wù)必要將電源插座的開關(guān)關(guān)上， 節(jié)假日應(yīng)將插

8、座拔下， 徹底切斷電源， 以防止火 災(zāi)隱患。7.2.3 打印機(jī)及外圍設(shè)備的使用： 打印機(jī)在使用時要注意電源線和打印線是 否連接有效，當(dāng)出現(xiàn)故障時注意檢查有無卡紙；激光打印機(jī)注意硒鼓有無碳粉， 噴墨水是否干涸，針式打印機(jī)看是否有斷針；當(dāng)打印機(jī)工作時，不要強(qiáng)行阻止， 否則更容易損壞打印機(jī)。7.2.4 停電時，應(yīng)盡快關(guān)閉電源插座或?qū)⒉遄蜗?，以免引起短路和火?zāi)。725來電時，應(yīng)等待510分鐘待電路穩(wěn)定后方可開機(jī)，開機(jī)時應(yīng)遵循開 機(jī)流程操作。7.2.6 電腦發(fā)生故障應(yīng)盡快通知行政部，不允許私自打開電腦主機(jī)箱操作。7.2.7 電腦操作人員必須保護(hù)電腦設(shè)備，保持電腦設(shè)備的清潔衛(wèi)生。7.2.8 禁止在開機(jī)狀

9、態(tài)下使用濕物濕毛巾、溶劑等擦拭顯示屏幕。7.2.9 禁止工作時間內(nèi)玩游戲和做與工作無關(guān)的事宜。7.2.10 禁止在使用電腦設(shè)備時，關(guān)閉、刪除、更換公司殺毒軟件。7.2.11 嚴(yán)禁上班時間使用任何軟件下載與公司無關(guān)的資料、程序等。嚴(yán)禁上班時間使用BT軟件下載。7.2.13 嚴(yán)格遵守中華人民共和國電腦信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定， 嚴(yán)禁利用電腦非法入侵他人或其他組織的電腦信息系統(tǒng)。7.3 、相關(guān)懲戒措施7.3.1 如發(fā)現(xiàn)上班時間內(nèi)使用網(wǎng)際快車 Flashget 、迅雷、電驢及 IE 等 相關(guān)軟件下載非工作的資料，發(fā)現(xiàn)一次扣 2 分732如上班時間使用BT軟件下載，發(fā)現(xiàn)一次扣5分。733如發(fā)現(xiàn)上班時

10、間內(nèi)使用 QC直播、P2P網(wǎng)絡(luò)電視等在線視頻軟件，發(fā) 現(xiàn)一次扣 5 分。7.3.4 如發(fā)現(xiàn)公司職員盜用、修改 IP 地址，發(fā)現(xiàn)一次扣 5分。7.3.5 如電腦使用異?；蛞呀?jīng)中毒，不及時通知行政部而影響公司網(wǎng)絡(luò)安 全，扣 2 分。第八條：辦公環(huán)境 6S 管理制度8.1 6S 管理責(zé)任部門行政部統(tǒng)一管理公司辦公室6S的推開工作，有權(quán)對各部門6S開展情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、評比、獎罰和發(fā)布。8.2 責(zé)任區(qū)個人責(zé)任區(qū)是指個人的桌面、 抽屜、電腦、文件柜以及個人辦公桌周圍 一米之內(nèi)的地面。每個人均有責(zé)任做好個人責(zé)任區(qū)的6S工作; 公共責(zé)任區(qū)是指前臺、公共通道、會議室、洽談室、和未分配到部門的辦公區(qū)域。

11、公共責(zé)任區(qū) 的 6S 工作由行政部制定標(biāo)準(zhǔn)，并指定相關(guān)部門管理。8.3個人6S操作標(biāo)準(zhǔn) 職工每天下班離開辦公室之前，均須整理個人桌面。桌面允許擺放的物 品包括電腦、 、文件框、計算器和茶杯，其它物品一律不得保留 ; 個人抽 屜應(yīng)每星期整理一次， 對三個月內(nèi)用不到的東西， 應(yīng)從抽屜里清理走， 最下面一 個抽屜用于存放私人物品 ; 文件柜要每半個月整理一次， 并按大小、 類別、使 用頻率等進(jìn)行分類建檔，貼上標(biāo)簽 ; 假設(shè)有變動，標(biāo)簽應(yīng)及時更新 ; 對舍棄的 文件、資料，應(yīng)遵照安全、保密的原則進(jìn)行銷毀。8.4 吸煙規(guī)定8.4.1 公司提倡禁煙，任何人不得在辦公室內(nèi)吸煙。8.4.2 發(fā)現(xiàn)職工在禁煙區(qū)吸

12、煙，每人每次罰款 100 元; 遇有客人來訪， 接待人員應(yīng)注意提醒客人公司的吸煙規(guī)定。 假設(shè)發(fā)現(xiàn)客人在禁煙區(qū)吸煙， 則處罰 該客戶的接待人員，每次罰款 100 元。8.5 用電規(guī)定8.5.1 職工應(yīng)做到人離燈滅以及切斷電源， 養(yǎng)成隨手關(guān)燈等節(jié)約用電的良好 習(xí)慣。8.5.2 未關(guān)燈及電源8.5.3 辦公室內(nèi)不得私自使用電水壺等電器8.5 其它規(guī)定職工應(yīng)遵守公共責(zé)任區(qū)內(nèi)的 6S管理規(guī)定；8.5.2 接聽 及接待來訪客人時言行應(yīng)大方得體職工應(yīng)遵守上班期間不得在辦公區(qū)域內(nèi)飲食，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)6S得分為0分8.5.4 注意儀表與形象， 做到著裝整齊， 梳妝適宜，以飽滿的精神投入工作。 公司想要提高自身的實力，

13、 單靠以前的管理方式制度是行不通的， 不斷的革 新管理制度，跟上市場的變化，才能夠不被淘汰，才能夠越做越強(qiáng)。第九條：環(huán)境及衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)1. 窗明潔凈，墻面清潔 ；2. 角落無積塵、蛛網(wǎng) ；3. 燈具、電腦清潔 ；4. 辦公桌整潔有序，不允許雜亂的擺放資料，文具等 ；5. 各部門的文檔必須存放在各部門的文件柜中， 不允許堆放在桌面或辦公桌 的桌底。6. 室內(nèi)無雜物 ；7. 地面無痰跡、紙屑、煙頭 ；8. 個人儀表整潔、干凈。第十條：職工環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)1. 尊重伙伴們辛勤勞動，不得有侮辱之行為、言論 ；2. 有責(zé)任和義務(wù)保持個人辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生 ；3. 不隨地吐痰 ；4. 不在辦公室區(qū)域內(nèi)吸煙 ;5. 各部門的辦公區(qū)域內(nèi)，對外的窗戶在下班后或在下雨時，必須保持關(guān)閉。 各部門應(yīng)指定專門人員負(fù)責(zé)。6. 不能私自移動，挪用辦公室區(qū)域內(nèi)的設(shè)施設(shè)備 ;第九條：其它規(guī)定1. 行政部需安排專人進(jìn)行日常檢查和維護(hù)。2. 職工發(fā)現(xiàn)電、網(wǎng)設(shè)施出現(xiàn)故障，應(yīng)迅速與行政部聯(lián)系。3. 職工需提高節(jié)流開源的意識，互相監(jiān)督