會(huì)議組織籌備管理制度及工作流程

1、會(huì)議組織流程圖相關(guān)負(fù)責(zé)人 I辦公室I參會(huì)人員一、公司級(jí)會(huì)議的組織工作 會(huì)議分為：大、中、小 大型會(huì)議一般較少，以年終總結(jié)會(huì)議為代表 中型會(huì)議以競(jìng)崗、辦公會(huì)議等為主 小型會(huì)議最多，以領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議為代表如何組織大型的會(huì)議呢？ 絕大多數(shù)是在會(huì)前的工作：會(huì)議的前期，參加會(huì)議的人都會(huì)關(guān)注會(huì)場(chǎng)環(huán)境、溫度、 燈光、音樂、位次等等，所以，會(huì)議前要做很多的工作。1、前期的籌備：1.1 會(huì)前通知：有 2 大工作：一是通知，二是反饋1.1.2 先說(shuō)通知，方式有：書面：一般是大的、時(shí)間長(zhǎng)、參加人員多的會(huì)議； 口頭：小型的、小范圍的會(huì)議。內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、要求（筆記等）?注意：通知時(shí)要：通知、再落實(shí)

2、（跟蹤到底） 如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀！ ） 所以，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設(shè)立記錄本，及時(shí)記 錄、查閱。 “好腦子不如個(gè)爛筆頭！ ”1.1.3 準(zhǔn)備會(huì)議需要的資料： 設(shè)立接待處，一般在進(jìn)場(chǎng)入門處， 講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份） 會(huì)議日程安排表鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表） 簽到表，一般小型的技術(shù)性會(huì)議，如果是社會(huì)性大會(huì)議，可以不用。 橫幅（會(huì)議的題目，大約提前 3-5 天制作）1.2 會(huì)議的日程：中型以上會(huì)議：1、主持人 2、講話人 3、發(fā)言人是誰(shuí)？ 4、發(fā)獎(jiǎng)人是誰(shuí)？一定要書面的第一、第二、三

3、、四時(shí)間某某作什么某某做什么 如對(duì)主持人有特別的要求（如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求） ，也可以委托 講話人：總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。另外，要對(duì)演講稿進(jìn)行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報(bào)、修改、 上報(bào) 一直到最后的確認(rèn)，必須我們什么，特別是大會(huì)、年會(huì)等。如有發(fā)言人必須要挑選、 是門店的必須與店長(zhǎng)或其上級(jí)主管溝通、 推薦后， 我們 再排查！排查內(nèi)容： 1、發(fā)言稿件 2、儀容要求 3、聲音 4、是否能行 選好后再安排召集所有發(fā)言人開會(huì)，提出要求、干什么、什么事、代表誰(shuí)發(fā)言、發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)該寫什么、什么時(shí)間稿子上報(bào)審核 稿件必須要審核！1.3 會(huì)場(chǎng)的布置1.3.1 會(huì)（徽）標(biāo)： （必須要體現(xiàn)

4、出本次會(huì)議的內(nèi)容） 、1.3.2 主席臺(tái)的安排：誰(shuí)？、幾個(gè)人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會(huì)場(chǎng)的 衛(wèi)生、椅子、凳子、是否購(gòu)用？怎樣安排？是多個(gè)分店 （部門） 的來(lái)的，除主管和中層外， 其他要分區(qū)坐（座） ，一個(gè)團(tuán)隊(duì)一個(gè)區(qū)域。1.3.3 給與會(huì)代表的資料提前擺放的桌子的相應(yīng)位置。1.3.4 懸掛橫幅1.3.5 非常重要的會(huì)議，請(qǐng)速記員。1.3.6 國(guó)際性會(huì)議，準(zhǔn)備同音翻譯。1.4 現(xiàn)場(chǎng)的安排：要求參會(huì)者提前 10 分鐘入場(chǎng)，1、在入口處安排服務(wù)人員，明確、清楚的告訴每位進(jìn)場(chǎng)的人員如何坐？坐到什 么地方？例如：競(jìng)崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？2、安排誰(shuí)服務(wù)？應(yīng)該注意什么？3、燈光、音

5、響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試的人員，會(huì)場(chǎng)都要作好安排?。ㄔO(shè)備最好準(zhǔn)備 2 套以上）4、如果發(fā)放獎(jiǎng)品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注 意不要混淆、怕壓的物品要注意單放） 。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺(tái)的時(shí)間、路線、 方式？穿戴是否整齊、符合要求？會(huì)前是否進(jìn)行過(guò)演練？二、會(huì)議中： 問題往往出現(xiàn)在會(huì)議中！ 如：空調(diào)的溫度問題（作為主導(dǎo)會(huì)議方必須全程關(guān)注，溫度是否過(guò)高、過(guò)低） ， 會(huì)場(chǎng)的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因?yàn)闇囟葧?huì)往上走，導(dǎo)致原 空調(diào)失效），這些必須在會(huì)議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫！出入口的門窗注意關(guān)閉，安排人員全程負(fù)責(zé)！ 因?yàn)槌赡耆俗钊菀资艿酵?/p>

6、界的干擾！所以，溫度非常重要！ 案例： 02 年在青島某賓館夏天，講師著西裝領(lǐng)帶，聽課的人都著夏裝，結(jié)果， 未結(jié)束，人員就走掉一般！效果非常差！ 如果人在特冷或特?zé)岬沫h(huán)境下一段時(shí)間，人就不能聚精會(huì)神！切記！服務(wù)人員： 1、著裝（因?yàn)槌v話人之外，服務(wù)人員是唯一走動(dòng)的人，唯一關(guān)注 的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響。2、動(dòng)作要輕、慢、柔、避免快、重！ 沖水不能沖著對(duì)方，針對(duì)沖水的動(dòng)作，要進(jìn)行分解：要拿起杯子，不要對(duì)著領(lǐng)導(dǎo) 沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。給主席臺(tái)上公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)倒水的順序按進(jìn)入的順序就可以了（特別安排除外） ，但 如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)（如市長(zhǎng)或

7、更高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)）就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖。沖水的服務(wù)人員最好只安排 1 人，可以避免太多的吸引會(huì)場(chǎng)參與者的目光 主持人也要避免少走動(dòng)，如有特急的事情，可以通過(guò)寫紙條的形式來(lái)傳遞。面是會(huì)議的組織及注意事項(xiàng)，有些部分內(nèi)容培訓(xùn)中也適用。下面說(shuō)一下培訓(xùn)：一、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應(yīng)避免直接放置 在地上，這能反映出企業(yè)服務(wù)細(xì)節(jié)的水平！二、前期的工作： 1、調(diào)研2、確定培訓(xùn)公司3、與培訓(xùn)公司溝通 溝通是一個(gè)詳細(xì)的過(guò)程： 1）老師是誰(shuí)？幾位？幾點(diǎn)到？怎 樣到？ 2）課程的安排： 6小時(shí)還是 7小時(shí)？還是 7.5 個(gè)小時(shí)（一般在 67個(gè)小時(shí)），課程 從幾點(diǎn)開始？上午幾個(gè)小時(shí)？下午幾個(gè)？中間怎

8、樣安排休息？休息多長(zhǎng)時(shí)間？休息幾 次？ 3）講師來(lái)時(shí)：怎樣安排？巡店？交流？還是需要休息？（此小環(huán)節(jié)要向上級(jí)主管匯 報(bào)）第二天講課的內(nèi)容是那些？有什么疑惑？誤區(qū)是什么？ 座談：如果安排座談（交流）有誰(shuí)來(lái)參加？怎樣座談組織？ 服務(wù)意識(shí)：講師的飲食習(xí)慣？茶水？礦泉水還是咖啡？ 要注意花了錢還做不好的誤區(qū)！ （把所有人作為一個(gè)人來(lái)對(duì)待是錯(cuò)誤的！ ?。┲v師必須要尊重！ 有的講師習(xí)慣在授課時(shí)喝水， 有的不喝， 喝與不喝我們都要準(zhǔn)備好， 如果和咖啡， 我們要根據(jù)其身份來(lái)選擇不同檔次的咖啡主持人：從始至終要注重：一旦出現(xiàn)問題，第一個(gè)快速反應(yīng)的是主持人，必須快 速處理，全局控制！主持人非常重要！ ！在一節(jié)課程

9、結(jié)束時(shí)，要先示意大家鼓掌。還應(yīng)注 意在中間休息快到時(shí)間的時(shí)候要主持： “請(qǐng)外面（室外）的人員回到位子上來(lái)，課程（會(huì) 議馬上開始） ”。在中間結(jié)束時(shí)主持人要先帶動(dòng)鼓掌，再主持感謝詞！主持人：在介紹時(shí)，應(yīng)先拋出幾個(gè)現(xiàn)在存在的問題，我們?yōu)槭裁匆嘤?xùn)，培訓(xùn)的 目的是什么？然后再重點(diǎn)介紹老師。中午或晚上的就餐：選擇對(duì)應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？ 吃什么？不吃什么？在那里？組織會(huì)議的時(shí)候不可能是一個(gè)部門全部完成， 是需要其他部門來(lái)協(xié)調(diào)的， 但必須 有一個(gè)部門主導(dǎo)，其他不么配合，這需要部門之間要溝通、交流、協(xié)調(diào)、互助，主導(dǎo)的部 門主管必須作到細(xì)致、周到。事先要考慮問題，如果出現(xiàn)怎么辦？其他

10、的一些問題：1、在會(huì)議（培訓(xùn)）課見休息的時(shí)候，參會(huì)人不能按時(shí)返回怎么辦？答： 這需要我們?cè)谄綍r(shí)的會(huì)議中留意這些問題， 要注意會(huì)議中的這些問題， 那些 是好的，那些不好，下一次怎樣解決？方法： 1、制定會(huì)議管理制度 2、下一次會(huì)議時(shí)提前強(qiáng)調(diào)例如： 手機(jī)鈴聲的問題和中間休息不能按時(shí)返回是一樣的，在主持時(shí)提前強(qiáng)調(diào)要記錄好， 對(duì)于到晚的如何處理？對(duì)手機(jī)鈴聲如何處理？對(duì)于一而再出現(xiàn)的問題， 也可以強(qiáng) 調(diào)， 如果不按規(guī)定， 我們對(duì)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評(píng)或在下課時(shí)讓其上臺(tái)表演節(jié)目。 如果還 不行那就直接納入個(gè)人的考核不要強(qiáng)調(diào)了的事情還犯，就是要改正！ 注意：會(huì)議前最好進(jìn)行點(diǎn)名，我們可以了解到人數(shù)、實(shí)際人數(shù)、未

11、到人數(shù)、未到 的原因2、中間休息的時(shí)間可否放音樂？答：當(dāng)然可以，但要注意幾個(gè)問題 1、播放時(shí)要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂， 膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場(chǎng)景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因?yàn)殚_會(huì)大腦都容易類，在下一節(jié)會(huì)議時(shí)會(huì)產(chǎn)生疲勞感 3、在快開始前 1-2 分鐘關(guān)掉音樂，一 般這是大家入座的通知，這時(shí)主持人要上臺(tái)組織大家入座。3、如何作好與老師之間的禮儀或者說(shuō)尺度？ 答：在講師來(lái)之前要先了解講師的資歷、 職務(wù)， 然后有對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)或部門進(jìn)行接 待或陪同， 我們要一般不需要送到酒店， 但酒店的需要我們安排的必須提前預(yù)定， 是否有 早餐？如果沒有，怎樣安排并告知客人？另外，在課間、在路

12、上，我們都要進(jìn)行溝通，把需要辦理的事情提前了解清楚， 有時(shí)候，我們只需要一個(gè)電話、一句話就可以解決的要馬上辦理4、對(duì)于會(huì)場(chǎng)中有電話鈴聲、接打電話的問題如何解決？ 答：在會(huì)議中、授課中，參會(huì)者有人直接接打電話，能反映出一個(gè)企業(yè)的管理水 平和個(gè)人的素質(zhì)， 我們要求大家在會(huì)議中把手機(jī)調(diào)整到靜音狀態(tài)， 而不強(qiáng)行說(shuō)必須關(guān)機(jī) （極 特殊情況除外） ，因?yàn)槲覀兪瞧髽I(yè)，以經(jīng)營(yíng)為主，不是黨政部門，如果是公司領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí) 主管或者非常重要的事情（人物）打來(lái)電話，可以選擇到會(huì)場(chǎng)外面接打。在前面我們也談到， 如何會(huì)議中的手機(jī)鈴聲或其他違紀(jì)的一直是某幾個(gè)人， 那么 我們可以在會(huì)議結(jié)束時(shí)說(shuō)：在前幾次的會(huì)議時(shí)我們一再?gòu)?qiáng)調(diào)但還

13、是出現(xiàn)了（幾種現(xiàn)象），那么各店、各部門的負(fù)責(zé)人看一下是誰(shuí)的手機(jī)響了？這樣，我們請(qǐng)他們到前臺(tái) 來(lái)表演個(gè)節(jié)目或者 ”或者：“圓滿結(jié)束，但還有問題 那些部門希望下一次不要出現(xiàn)類似 的問題 ”5、對(duì)會(huì)議中的溫度如何進(jìn)行控制和把握？ 答：對(duì)于溫度的控制，我們一般把握好 “適中”就可以了，但如何作好適中是一個(gè) 大學(xué)問。 老師來(lái)之前我們要作好交流， 我們當(dāng)?shù)氐臏囟扔卸嗌伲坷蠋煹姆検欠衽c參會(huì)人 員的服飾及溫度相符？會(huì)議中是否溫度過(guò)高 （低）？如何控制？是否需要輔助材料？ （如 增加電風(fēng)扇、電暖氣）6、倒（沖）水的過(guò)程中還要注意什么問題？答： 1、整個(gè)會(huì)議的過(guò)程中要保證有飲用水。 2、要保證每一個(gè)人都有水喝，但不 要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。 3、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人、特殊人物一定要保證有水， 參會(huì)者不一定照顧到。7、關(guān)于課間與老師交流時(shí)要注意什么？ 答：課間要主動(dòng)與老師交流， 應(yīng)針對(duì)工作中的問題、 老師講課不理解的問題進(jìn)行， 但要注意幾點(diǎn)： 1、看老師的勞累程度 2、整個(gè)會(huì)議中是否留有單獨(dú)交流的時(shí)間另外， 我們公司培訓(xùn)制度中也有規(guī)定， 在外參加公開課程時(shí)， 要將我們的同