解決學校后勤體系合同執(zhí)行過程中存在的問題商榷會備忘錄

1、解決學校后勤體系合同執(zhí)行過程中存在的問題商榷會備忘錄時間：2021年7月6日（星期二）14:30地點：犀浦校區(qū)綜合樓401會議室主持：鐘沖出席：黨政辦公室 賀薇后勤與基建管理處 高磊、吳雪穎、溫彩虹計劃財務(wù)處（采購與招標管理辦公室） 鐘沖、馮濤、周國強、袁瑛、徐亞琛、金家宇飲食服務(wù)中心 馬勇鋒、高偉、曹曉林物業(yè)服務(wù)中心 鄭簡平、賴淳醫(yī)幼及場館服務(wù)中心 杜偉維修水電及運輸服務(wù)中心 王友松、張華俊、李稚萍學術(shù)交流服務(wù)中心 笪勇峨眉校區(qū)后勤服務(wù)中心 盛鵬議題：協(xié)商解決學校后勤體系合同執(zhí)行過程中存在的問題會議主要內(nèi)容及決定事項：一、計財處鐘沖處長通報召集會議的背景新形勢下學校后勤體系的管理模式不斷調(diào)整

2、，但后勤財務(wù)管理政策調(diào)整相對滯后，后勤體系經(jīng)濟活動缺乏會計核算與財務(wù)管理的制度體系支撐。因此，計劃財務(wù)處正在擬定學校后勤體系財務(wù)管理辦法，一方面確保經(jīng)濟業(yè)務(wù)有章可循，另一方面將工作經(jīng)驗用制度方式明確出來，為后續(xù)開展工作提供制度保障與支撐。由于疫情等因素的影響，后勤出現(xiàn)了合同逾期、超合同支付、招標延后等問題，涉及到財務(wù)付款事項。后勤體系招標的程序性規(guī)范缺失，若出現(xiàn)問題將無法彌補，需要后基處、后勤各中心務(wù)必高度重視。計劃財務(wù)處召集本次多方參與的商榷會，旨在開誠布公進行交流，不回避當下問題，以求與參會各方尋求共識、合理解決后勤體系合同執(zhí)行過程中存在的問題，同時理順合同從簽訂到執(zhí)行過程中的各個環(huán)節(jié)，明

3、確各方職責，以期把合同監(jiān)管工作放在前端。二、計財處周國強副處長詳細匯報了后勤體系合同執(zhí)行過程中的存在問題周國強副處長詳細匯報了后勤體系合同執(zhí)行過程中的存在問題，主要表現(xiàn)在：一是個別經(jīng)濟業(yè)務(wù)未按照學校合同管理的相關(guān)規(guī)定簽訂采購合同。如飲食中心和物業(yè)中心便民超市在京東購貨未簽訂購貨合同。二是飲食中心新一輪招投標已確定供貨商，上一輪供貨還存在超合同期限與超合同金額支付的遺留問題。三是維水運中心中心新一輪招投標工作剛啟動，上一輪供貨還存在超合同期限與超合同金額支付的遺留問題。四是維水運中心兩個月內(nèi)同一商家分散采購金額累計超出20萬元，疑似存在與學校招投標相關(guān)規(guī)定不一致的情況。五是未按規(guī)定對公轉(zhuǎn)賬，存在

4、個人墊付。物業(yè)中心和飲食中心超市在京東購物時，先由個人線上購貨并付款，報銷時款項轉(zhuǎn)入個人銀行卡。六是沒有相對統(tǒng)一的合同格式，合同部分條款約定不清晰，執(zhí)行較為困難。七是后勤體系各中心應(yīng)嚴格按照合同約定執(zhí)行并加強合同采購與付款審核。參會人員逐一討論了上述問題，還認真研究了相關(guān)中心提出的其他問題，在充分討論的基礎(chǔ)上，達成以下共識：1、關(guān)于學校與京東業(yè)務(wù)合作（1）因疫情等因素影響，學校前期尚未與京東簽訂合作協(xié)議，為了進一步規(guī)范合作行為，物業(yè)中心代表學校于2021年5月與京東簽訂的京東掌柜寶用戶服務(wù)協(xié)議，應(yīng)為學校與京東業(yè)務(wù)合作的框架協(xié)議。該協(xié)議的管理部門應(yīng)是后基處，由后基處在黨政辦的指導下完善合同管理程

5、序，同時后基處需嚴格控制該協(xié)議的適用范圍。（2）校內(nèi)相關(guān)單位根據(jù)合作協(xié)議在京東平臺購貨時原則上應(yīng)對公轉(zhuǎn)賬，不得個人墊付。對于前期已發(fā)生個人墊付購貨款項的遺留問題，物業(yè)中心和飲食中心在保證經(jīng)濟行為真實的前提下，由中心出具情況說明、購貨清單、支付記錄和發(fā)票等相關(guān)資料，計劃財務(wù)處核實后據(jù)實報銷。其中飲食中心2021年5-6月個人墊付款31578.03元，物業(yè)中心2021年1-6月個人墊付301495.55元。（3）校內(nèi)單位在使用京東收款平臺收款時，在保證資金安全的前提下，應(yīng)嚴格按照收支兩條線管理，嚴禁坐收坐支，所有收支（包括手續(xù)費）全額納入計劃財務(wù)處統(tǒng)一核算。同時強調(diào)后勤各中心使用其他網(wǎng)絡(luò)平臺收款時

6、，也按此執(zhí)行。2、后勤各中心應(yīng)嚴格按照合同約定執(zhí)行（1）會議強調(diào)后勤各中心應(yīng)嚴格按照合同約定執(zhí)行。按照西南交通大學關(guān)于印發(fā)<合同管理辦法>的通知（西交校2020【31】號）相關(guān)規(guī)定，后勤與基建管理處歸口管理后勤保障內(nèi)容相關(guān)合同（包括后勤保障類貨物、服務(wù)、工程采購合同等），主要職責包括制定歸口業(yè)務(wù)的合同管理相關(guān)細則和負責業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同備案、審核、監(jiān)督檢查、保存歸檔等。發(fā)起訂立或者負責履行合同的二級單位為合同的承辦部門，是合同管理的第一責任部門，直接負責合同的簽訂、履行、變更或解除、中止或終止、歸檔和爭議處理。（2）對于2020年和2021年在合同執(zhí)行過程中存在的超合同期限付款和超合

7、同金額支付的問題，系因疫情防控、采購預(yù)算估計不足等因素造成的，各中心應(yīng)做好解釋說明。為解決當前遺留問題，各中心在保證經(jīng)濟行為真實的前提下（中心與商家就采購事項、議價過程的真實性作出承諾），對于已合同逾期但待付金額未超出合同金額10%（含未超合同金額的情形）的，中心應(yīng)以原合同為依據(jù)，簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議的金額和期限僅限于處理此次逾期或超額的遺留問題，補充協(xié)議簽訂程序與原合同程序相同；對于待付金額超過合同金額10%的且金額低于20萬（非九大類食堂膳食類物資為100萬）的，中心應(yīng)按分散采購合同進行備案；對于食堂九大類膳食物資采購合同超期或超額的，在啟動新一輪招標的同時，對在招標完畢前已事實發(fā)生的待

8、付金額，簽訂補充協(xié)議。會議強調(diào)，為避免再次出現(xiàn)類似情況，各中心應(yīng)事前研判合同金額和合同期限，提前啟動招標工作，預(yù)留充足的招標時間。合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)特殊情況時，中心應(yīng)及時報告情況并經(jīng)相關(guān)部門協(xié)商，避免因程序不當而造成遺留問題。（3）維水運中心因熱泵維修，2021年3月29日至2021年5月21日已累計與成都北晨瑞天科技有限公司簽訂四份維修合同，共計24.42萬元，考慮到其中兩份合同是2020年12月應(yīng)急搶修行為，由中心寫明詳細情況，財務(wù)處予以報銷。（4）各中心在今后工作中應(yīng)進一步加強合同管理，進一步建立和完善合同臺賬，嚴格按照合同約定的采購品類、數(shù)量、單價、總價、付款方式和合同期限等關(guān)鍵要素執(zhí)

9、行。辦理款項支付前，各中心應(yīng)審核合同臺賬并研判是否符合合同約定，合同臺賬隨款項支付的其他資料提交計財處審核后付款。（5）學校在支付水費、電費、氣費的過程中，因與壟斷行業(yè)或部門商談缺乏話語權(quán)與主動權(quán)，可不簽訂合同。（6）針對飲食中心膳食類大宗物資采購且定期議價的實際情況，招標后應(yīng)先簽訂框架性合同再議價。每次議價前，根據(jù)市場調(diào)查結(jié)果召開議價會，并單獨就當次議價結(jié)果另行簽訂補充協(xié)議，協(xié)議中明確周期內(nèi)的采購數(shù)量、單價、合同金額與合同期限等。（7）校醫(yī)院存在藥品采購合同目錄中規(guī)格與銷售清單不一致的情況，鑒于藥品包裝的特殊性，醫(yī)幼場館中心對此出具一次性說明，計財處根據(jù)校醫(yī)院提供的入庫匯總表、發(fā)票、銷售清單等資料據(jù)