合同歸檔制度(共4頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 合 同 檔 案 管 理 制 度 第一章 總 則第一條 為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價值材料，維護公司的經(jīng)濟利益，降低經(jīng)營風(fēng)險，特制定本管理制度。第二章 歸檔范圍第二條 合同檔案：公司與有關(guān)單位簽訂的各類業(yè)務(wù)合同及與業(yè)務(wù)相關(guān)的協(xié)議，文件等。第三條 非合同檔案：與業(yè)務(wù)有關(guān)的協(xié)議，文件等。第三章 歸檔制度第四條 凡屬歸檔范圍的文件資料，均由檔案歸口部門人力行政部統(tǒng)一管理，檔案應(yīng)至少保留兩份原件外加審批單，歸口部門且把一份原件轉(zhuǎn)移至財務(wù)部，任何個人不得擅自留存。第五條 財務(wù)部門無文件資料借閱權(quán)，原件不得向外借出。第六條 原件用于報批不能歸檔或

2、必須由相關(guān)部門保留的，人力行政部保存復(fù)印件，并備注原件的保留部門，以備查閱.。第七條 所有歸檔的文件均需將原件進行掃描分類編號，留存電子版。第四章 檔案保管制度第八條 人力行政部設(shè)專門存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。第九條 歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。第十條 部門設(shè)兼職檔案管理人員，檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。第十一條 檔案分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。第十二條 檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。第十三條 嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔

3、案流失的防護工作。第五章 檔案管理員的職責(zé)第十四條 部門設(shè)兼職檔案管理人員，統(tǒng)一收集管理公司全部應(yīng)歸檔資料。第十五條 具體負責(zé)工作：負責(zé)部門檔案資料的收集、分類、整理、編目、歸檔、借閱等工作,同時做好電子存檔的管理、督查工作。第十七條 檔案管理人員要嚴格執(zhí)行部門檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利 用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。第六章 檔案查閱和借閱要求 第十六條 部門檔案只供集團內(nèi)部人員借閱,公司內(nèi)部人員借閱者需要填寫檔案借閱登記表。 第十七條 檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還。 第十八條 不準轉(zhuǎn)借,必須專人專用。 第十九條 必須愛護檔案,不得抽換檔案內(nèi)文

4、件，保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等，在檔案材料右上角寫檔案編號除外。 第二十條 用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。第七章 合同檔案保管期限及銷毀 第二十一條 正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計算檔案保管期限。 第二十二條 合同金額在50萬元（不含）以下的保存10年； 合同金額在100萬元（不含）以下的保存15年； 合同金額在5000萬元（不含）以下的保存50年； 合同金額在5000萬元以上的永久保存。 第八章 檔案銷毀第二十三條 任何組織或個人未經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。 第二十四條 各檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查。 第二十五

5、條 合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合 同文檔的安全。 第二十六條 凡是超過保管期限又確無保存價值的檔案應(yīng)在檔案銷毀清單上登記，經(jīng)主管業(yè)務(wù)負責(zé)人批準后，專人監(jiān)銷，由檔案管理專員銷毀，并由檔案銷毀清單立卷永久保存。第九章 責(zé)罰制度第二十七條 公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其部門負責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款200元，并予以通報批評。 第二十八條 公司所有員工凡違反合同檔案管理制度，泄露公司檔案機密的，涂改、拆散或未經(jīng)人力行政部批準轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)

6、事人各罰款100-500元，并予以通報批評； 第二十九條 公司所有員工違反第六章第十九條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令 其當(dāng)事人寫出書面檢查，并對借閱人進行績效處罰100元； 第三十條 一般檔案資料若出現(xiàn)丟失、損壞、缺頁等情況，應(yīng)立即報告檔案歸檔部門 并辦好補辦手續(xù)，同時對借閱人進行績效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門負責(zé)人一個月績效工資，并視情況嚴重程度追究其相關(guān)責(zé)任。 第三十一條 不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接收檢查者給予相應(yīng)的紀律處分并給予 通報批評。 第三十二條 對借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責(zé)任。第十章 附 則第三十三條 本制度由行政部門負責(zé)解釋及修改，由總經(jīng)理辦公會批準后執(zhí)行。該規(guī)定可以依據(jù)實際情況進行隨時或定期修訂, 修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公會批準后生