2015版質量管理體系文件與記錄管理程序

1、北京市xxxxxxxx制品有限公司文件編號XXX-QEP01-26頁碼1保密區(qū)分普通文件總頁數(shù)6文件名稱程序文件生效日期2016-04-01版本A.0制定部門管理者代表類別總綱XXX-QEP-08.文件與記錄管理程序1.0目的對質量環(huán)境管理體系文件進行控制，確保在使用場所均能得到適用文件的有效版本。加強對記錄的控制，以提供符合要求和質量環(huán)境管理體系有效運行的證據(jù)。2.0適用的范圍適用于本公司對質量環(huán)境管理體系所使用的文件和記錄的控制。3.0定義：無4.0職責4.1行政部是本程序的編制、修改并實施歸口管理的部門；品管部負責技術文件的管理。4.2各部門均是本程序的配合并實施的單位。4.3最高管理者

2、（總經(jīng)理）負責管理（質量環(huán)境管理）手冊批準。4.4管理者代表負責審核管理手冊和批準程序文件。5.0工作程序5.1文件概念文件是指信息及其承載媒體。媒體的形式可以是紙張、計算機磁盤、光盤、照片、標準樣品或其他電子媒體及其組合等。質量與環(huán)境管理體系文件是質量與環(huán)境管理體系運行的依據(jù)，可以起到溝通意圖、統(tǒng)一行動的作用。 本公司的質量與環(huán)境管理體系文件的范圍包括：-形成文件的質量與環(huán)境方針和目標；-管理手冊；-為了貫徹ISO9001/14001標準所規(guī)定的流程性文件和記錄；-確保對過程的有效策劃、運行和控制所需要的文件和記錄，例如質量計劃、程序文件和相關的規(guī)范、標準以及“規(guī)定”、“安排”、“方式”等文

3、件；-記錄，闡明所取得的結果或提供完成活動的證據(jù)的文件；-其他文件。例如流程卡、作業(yè)指引等，標準中雖未規(guī)定，但在實際活動中需要。5.2管理手冊5.2.1管理手冊是規(guī)定本公司質量/環(huán)境管理體系的綱領性文件。5.2.2管理手冊的主要內容有：-質量/環(huán)境管理體系覆蓋的范圍，包括任何不適用的細節(jié)與不應用的合理性；-為質量/環(huán)境管理體系編制的形成文件程序的引用；-質量/環(huán)境方針和目標；-質量/環(huán)境管理體系過程之間相互作用的表述。5.2.3手冊的結構、詳略程度和格式編排，應結合本公司的類型、規(guī)模及產(chǎn)品或過程的復雜程度、文化和風格進行編制，標準并未作統(tǒng)一規(guī)定。5.2.4公司的管理手冊由管理者代表編制與審核，

4、報總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。5.3 文件控制5.3.1文件控制，指對質量/環(huán)境管理體系文件的編寫、評審、批準、發(fā)放、使用、檢索、訪問、更改、再批準和標識、回收、作廢等全過程活動的管理。5.3.2本公司管理體系文件控制的主要內容如下：5.3.2.1文件發(fā)布前，應得到其適宜性和充分性的批準,批準權限見下表區(qū) 分制 定審 核核 準管理手冊管理者代表-總經(jīng)理流程性文件ISO推行小組各部門會簽管理者代表指導性文件責任人員文件編寫人員直接上司5.3.2.2在文件實施中，由于各種原因發(fā)生變化時（例如公司的組織結構、產(chǎn)品范圍、工作流程和適用法律法規(guī)發(fā)生變化時），應對文件原文進行評審，確定是否需要更改。本公司的管理

5、體系文件在每年最少評審一次（在管理評審會議中進行），由管理者代表牽頭，各職能部門對所管理的文件進行評審。如果需要更改，應報公司相關的責任人對更改后的文件進行再批準。5.3.2.3識別所有文件的修訂狀態(tài)。文件修訂的方法分為劃線式修改（在文件原文上劃線修改，在旁邊寫好修訂后的內容）換頁和換版三種。修訂由公司文控中心統(tǒng)一組織，修改申請人填寫文件申請單，經(jīng)相關責任人審核，管理者代表批準后，由文控中心對受控文件統(tǒng)一修改，修改后的文件需要再次按照5.3.2.1的規(guī)定批準。5.3.2.4文件的版本用大寫英文字母“A、B、C，”表示；若文件只作小部分修改時，可填寫修訂記錄作劃線式修改或者換頁修改（如果劃線式修

6、改超過三分之一需要換版發(fā)布），發(fā)行時為0次（即：A/0版），第一次修改為1次（即：A/1版），依此類推，當修改超過8次時，無論修改多少，均要換版發(fā)布。5.3.2.5各部門所持有的文件要編制的受控文件一覽表，即把所使用文件的最新有效版本文件（含外來文件，法律法規(guī)等）寫入清單中5.3.2.6要確保在各使用場所都能得到適用文件的有效版本并標識，填寫分發(fā)號（包括外來文件）。撤出過期、作廢的文件，填寫文件/記錄銷毀記錄表經(jīng)管理者代表批準后銷毀，如需保留，需經(jīng)管理者代表批準，并蓋“作廢文件”印章和“保留文件”字樣的標識。5.3.2.7受控文件均進行編號，并填寫在受控文件一覽表中。受控文件在發(fā)放時，收文部門

7、應在文件分發(fā)表中簽名確認收到。5.3.2.8文件應保持清晰、可辨，易于識別。質量管理體系文件應單獨存放，以保持受控狀態(tài)。5.3.2.9受控文件為內部使用的有效版本文件，也是向認證機構報送的文件。受控文件再修改時應統(tǒng)一跟蹤更改，不可遺漏。持有受控文件的員工在工作調動或調離本公司時，應將文件交回本單位（部門）。非受控文件可用于投標和向咨詢單位報送,非受控文件不再跟蹤修改。5.3.2.10收集與產(chǎn)品和服務有關的外來文件。凡不是本公司編制的使用文件，均屬外來文件，包括從書店購買的、上級發(fā)文、國家或地方政府、協(xié)會發(fā)文等。應使用外來文件的最新有效版本文件，列入受控文件清單中。要控制外來文件的發(fā)放（發(fā)放范圍

8、經(jīng)管理者代表審批）。5.3.3文件編號規(guī)則5.3.3.1表格與三級文件編號規(guī)則如下：XXX - XX - XX - XXX公司代碼 - 類別代碼 部門代碼 - 流水號注：當同一種表格有多種格式或描述時，分別在其原編號后加流水號A、B、C以示區(qū)分。如XXX-QR-HC-001A、XXX-QR-HC-001B 注：當三級文件有多種文件描述時，分別在原編號流水號后面再增加一個流水號以示區(qū)分。（原流水號代表文件區(qū)分代碼）如：XXX-WI-ENG-001-001、XXX-WI-ENG-002-0015.3.3.2文件編號規(guī)則如下（除表格與三級文件）：XXX - XX - XXX公司代碼 - 類別代碼 流

9、水號5.3.3.3文件類別代碼為:一級文件/管理手冊: 代碼為QEM二級文件/流程性文件: 代碼為QEP三級文件/規(guī)范文件: 代碼為WI 四級文件/表單文件: 代碼為QR外來文件： 代碼為WL其他類別文件： 代碼為QT5.3.3.4部門代碼如下：總經(jīng)辦 GM 文控中心DCC 品管部 QC 行政部 HR 營銷部 MA 采 購 CG 品管部 ENG 貨 倉 HC PMC 部 PMC 生 產(chǎn) SC 5.3.3.5若屬外來文件應優(yōu)先使用其原編號，無原編號的外來文件，按以上編號原則再編文件編號。5.3.4文控中心保留受控文件的正本,各部門使用受控文件的副本,為了區(qū)分，文控中心應在正本文件的背面加蓋“文件

10、發(fā)行專用章”, 在副本文件的正面加蓋“受控文件專用章”,非受控文件加改“僅供參考”印章，所有的受控文件不可以隨意復制與外發(fā)。5.3.5文控中心負責定期(每年一次)向市相關部門查詢有關外來標準的變更情況，以確保使用最新版本的外來標準。5.4 記錄控制5.4.1 記錄概念-記錄指闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。記錄是一種特殊的文件。-記錄的作用，可提供產(chǎn)品、過程符合要求的證據(jù)和質量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系有效運行的證據(jù)，還可為采取糾正和預防措施以及為保持和改進質量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系提供信息。5.4.2 記錄的控制內容本公司對記錄規(guī)定要控制標識、儲存、保護、檢索、保存期限和處置等

11、主要內容。-標識：單個記錄可用編號作標識，記錄的儲存袋（盒、夾）可用標準章節(jié)號、程序文件順序號或表格的編號作標識，以便于檢索、快速查找。-儲存：記錄的儲存環(huán)境條件要確保防潮、防腐、防鼠啃等，以確保記錄在儲存期間不丟失、不損壞、不變質。為便于查找，按程序文件名稱設置記錄的袋（盒、夾）標識。-保護：當年的記錄由本部門保管，跨年度的記錄由公司行政部建檔保管，專業(yè)性記錄平時可由相關人員分散保管，審核時或歸檔時交由文件員統(tǒng)一保管。記錄應與其他質量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系文件一起存放在專門部位，保持受控狀態(tài)。-檢索：為便于檢索和快速查找，各單位應建立相關記錄表格清單，行政部建立公司總的記錄表格清單。在日常

12、保存記錄的袋（盒 、夾）內建立記錄目錄，隨時把已填寫過的記錄名稱填入記錄目錄中，以便于隨時查找。在合同條件下，顧客如果需要查閱有關記錄，應經(jīng)管理者代表批準，并履行借閱手續(xù)，閱后及時收回。-保存期：一般的質量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系運行記錄保存3年，產(chǎn)品特點、法規(guī)要求及合同要求另定保存期，施工工程質量及驗收記錄應長期保存。-處置：對過期、作廢的記錄歸檔要經(jīng)公司主管領導批準、實施監(jiān)督銷毀。銷毀記錄的清單應存檔。-填寫記錄應完整，保持清晰可辨，不準用鉛筆填寫記錄。記錄不準擅自涂改。如確需修改記錄的內容時，應經(jīng)管理者代表批準。5.5 文件保密公司文件資料按保密程度分為絕密文件、機密文件、普通文件、公開

13、性文件、宣傳資料。公司各部門按照不同的保密等級對文件實施管控防止泄密。5.5.1絕密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露會使公司權益受到重大損害的文件資料。通常情況下包括以下幾類：-財務分析報告；-對高層管理者的考核報告；-對工資分配方案及所屬文件； -涉及項目成本、利潤的報告或論證材料；-公司尚未實施或正在實施的經(jīng)營戰(zhàn)略決策、公司項目技術的核心資料；-公司其它認為應列入絕密范疇內的文件資料。 5.5.2機密文件：指重要的公司文件，一旦泄露會使公司權益受到損害的文件資料。通常情況下包括以下幾類：-公司注冊及相關文件；-技術資料、工程設計的重要圖紙；-立項報告、業(yè)務進度分析報告；-涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來往文書，以及合同、協(xié)議文本； -公司其它認為應列入機密范疇內的文件材料。5.5.3普通文件：指一般性的，可以提供給所有的員工查考利用的文件資料。通常情況下包括以下幾