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文檔簡介
1、綠之源有限公司來訪管理規(guī)定1、目的:為樹立公司良好形象,文明、禮儀接待來訪客人,統(tǒng)一接待流程,特制定本管理規(guī)定;2、范圍:本規(guī)定適用公司各部門相關(guān)接待工作。3、權(quán)責:3.1 企管部:負責制訂、宣導、監(jiān)督本管理規(guī)定的實施;3.2 各部門:負責配合、執(zhí)行并監(jiān)督本管理規(guī)定的實施。4、定義: 4.1 參觀接待:是指政府機關(guān)蒞臨我公司參觀指導或工作檢查的接待工作; 4.2 來客來訪接待:是指客戶、供應商、施工方以及應聘人員等與公司有業(yè)務關(guān)系的來客來訪接待工作。5、部門職責: 5.1 企管部 5.1.1 負責配合相關(guān)部門的參觀接待工作; 5.1.2 負責參觀接待、來客來訪會晤安排等后勤工作; 5.1.3
2、負責來客來訪引導、監(jiān)督工作; 5.1.4 前臺根據(jù)承辦部門提供信息,將來訪人員安排會見區(qū)域或會議室等候接待。 5.2 承辦部門 5.2.1負責將供應商、客戶來訪信息傳遞給需配合的相關(guān)部門,內(nèi)容包括人數(shù)、行程、目的等;5.2.2 重要參訪(政府部門、客戶查廠等)需提前三個工作日告知企管部及需配合的部門; 5.2.3 安排本部相關(guān)人員全程陪同客戶或供應商完成接待工作; 5.2.4 負責向配合部門提供接待(政府部門、客戶查廠等)所注重的細節(jié)、要求,所需準備資料等; 5.2.5 承辦部門需使用到會議室時,需提前向企管部權(quán)限主管申請,由權(quán)限主管安排人員處理。 5.3 配合部門 5.3.1 根據(jù)承辦部門要
3、求,配合完成參訪接待; 5.3.2 根據(jù)重要參訪接待要求,提前安排、做好本部各項工作。6、接待禮儀6.1 接待參訪人員,陪同人員既要注重禮儀,同時嚴守公司商業(yè)機密;6.2 客人要找的負責人不在,要明確告訴對方負責人去了那里,回本單位時間,若客人不愿意等的情況下,請對方留下聯(lián)系方式;6.3 若種種原因不能馬上會晤客人,承辦部門應遣專人臨時接待,向客人說明原因,需等時間等;6.4 因故未能及時接待來訪客人,見面首先應表示歉意,并說明原因;6.5 在規(guī)定區(qū)域內(nèi)接待來訪客人,音量盡量放低,不應影響其他人員工作;6.6 會晤、參訪結(jié)束,客人離開時,應起身相送,并對對方的來訪表示感謝(謝謝、您慢走等禮節(jié)性
4、用語)。7、內(nèi)容 7.1 參觀訪問(政府職能部門、重要客戶參觀、查廠)7.1.1 參訪人員到訪,非特殊原因,只允許在公司辦公樓一樓接待(前臺接待處或會議室);7.1.2 外來人員不得進入生產(chǎn)區(qū),業(yè)務需要,進入生產(chǎn)區(qū)需有本公司安排人員陪同; 7.1.3 承辦部門需邀請參訪人員進入非接待區(qū)以外地方,需經(jīng)企管部備案; 7.1.4 重要參訪(政府部門、客戶查廠等),承辦部門必須提前三個工作日告知企管部和需配合部門,以便于接待安排;7.1.5 若有車間參訪安排,承辦部門需提前向企管部申請,由企管安排合理線路和陪同人員; 7.1.6 車間參訪,車間需安排專人陪同,以便于生產(chǎn)工藝、流程等簡要介紹; 7.1.7 非允許,禁止車間拍照,承辦部門需向參訪人員提前說明; 7.1.8 重要參訪(政府部門、客戶查廠等),參訪完畢離開時,承辦部門陪同人員應陪送到公司門口。 7.2 業(yè)務接待 7.2.1 業(yè)務接待含(供應商、施工合作、人員應聘等,有預約者,則應在前一日下班前將名單發(fā)送至企管部負責人處; 7.2.2 臨時性造訪者,被訪者應及時接待,不應讓來訪客人等待太久; 7.2.3 對初次來訪客人,被訪者應親自或安排專人前往保安室接待,以免客人
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