公司文件管理制度

1、公司文件管理制度制度名稱公司文件管理制度受控狀態(tài)編 號(hào)第1章 總則 第1條 目的為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本制度。第2條 內(nèi)容文件管理內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文以及本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第3條 文件管理要求按照黨政分工的原則，全公司各類文件分別由黨委辦公室和公司行政部管理。第4條 適用范圍本制度適用于公司所有員工。第2章 文件的管理第5條 文件的簽收1.凡公司外來(lái)公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)親啟的外）均由公司收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文

2、件除外）后分別交行政部機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。第6條 文件的編號(hào)保管1.行政部機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交行政部辦理正常手續(xù)。2.本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料，應(yīng)及時(shí)分別送交行政部機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。第

3、7條 文件的閱批與分轉(zhuǎn)1.凡正式文件均需分別由行政部主任或副主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)經(jīng)理和承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送相關(guān)部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。 2.一般函、電、單據(jù)等，分別由行政部機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天，特殊情況例外。第8條 文件的傳閱與催辦1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)

4、的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示或擬辦意見(jiàn)，行政部應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4.文件閱完后，應(yīng)送交行政部機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。5.行政部機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電，應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得行政部

5、同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由行政部機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。第3章 文件送發(fā)的管理 第9條 文件送發(fā)規(guī)定 1.全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在黨委和公司行政部，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2.各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文，應(yīng)分別向黨委、公司部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交行政部審核。黨委、公司部同意發(fā)文，則行政部分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、公司×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。3.對(duì)全公司影響較大

6、，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。第10條 文件送發(fā)范圍1.凡是以黨委、公司部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2.黨委、公司部下發(fā)文件主要用于公布全公司規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制定的公司文件；公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；公布全公司性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作和生活福利等工作的決定；公布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定、通報(bào)和其他有關(guān)全公司的重大事項(xiàng)。3.黨委、公司部上行文、外發(fā)文主要用于對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、

7、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理和黨群工作等事宜。4.在公司的日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署和傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司部文件發(fā)布。5.凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專題會(huì)議所做的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用工作簡(jiǎn)訊發(fā)會(huì)議紀(jì)要。6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函，應(yīng)各自編號(hào)備查，不用公司部名義發(fā)文。第4章 文件送發(fā)的程序與要求第11條 文件送發(fā)的程序規(guī)定1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、公司部提出申請(qǐng)。2.

8、黨委、公司部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。3.草擬文稿必須從全公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確和書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)。4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)。5.行政部辦公室應(yīng)根據(jù)黨委、公司部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神、有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。6.經(jīng)行政部審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿。7

9、.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚。8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽。9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、公司部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交行政部機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印。11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。12.文件打字后，由行政部派專人按數(shù)印刷，再由行政部機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。第5章 文件的借閱和清退第12條 文件的借閱1.各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，對(duì)有密級(jí)的文件須行政部主任同意后方可借

10、閱。2.借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第13條 文件的清退1.行政部機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事前已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級(jí)要求限期清退的文件進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的員工負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第6章 文件的立卷與歸檔第14條 文件的歸檔范圍1.凡下列文件統(tǒng)一分別由行政部負(fù)責(zé)歸檔：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)。（2）黨委、公司部發(fā)出的報(bào)告

11、、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。（3）公司黨委會(huì)、經(jīng)理辦公室、董事會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄。（4）公司黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等公司一級(jí)的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議記錄等。（5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果。（6）參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言的材料等。（7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄以及本公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。（8）反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工

12、作等的音像攝制品。（9）公司日志和大事記。（10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。2.業(yè)務(wù)科室、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。第15條 立卷要求 1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者和時(shí)間順序，分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。 2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件和附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。4.上年度形成的文件材料，要求在下年度五月份以前整理完，六月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份，交接單位各留存一份備查。第7章 文件的銷(xiāo)毀第16