精品資料（2021-2022年收藏）監(jiān)理檔案和影像資料管理標準版剖析

1、甘肅經(jīng)緯建設監(jiān)理咨詢有限責任公司監(jiān)理檔案和影像資料管理標準 (2014年版)甘肅經(jīng)緯建設監(jiān)理咨詢有限責任公司二零一四年一月前 言為規(guī)范各項目在監(jiān)理過程中形成的各類監(jiān)理信息檔案和影像資料具有真實性、完整性和有效性，滿足工程竣工備案和城建檔案的歸檔要求，及檔案電子化管理和有效開發(fā)利用的要求，以有效規(guī)避監(jiān)理責任風險，做好監(jiān)理工作服務追溯，特制訂本標準。 本標準監(jiān)理檔案和影像資料管理標準（2014年 版），在公司原有檔案資料管理制度的基礎(chǔ)上進行了補充、細化和調(diào)整，更具可操作性。希望各項目部負責人組織項目總監(jiān)及項目人員認真學習執(zhí)行。監(jiān)理資料的歸檔與否將同綜合辦公室、財務部等辦手續(xù)、結(jié)算掛鉤。 由于水平有

2、限，難免有不全及錯漏和需要調(diào)整之處，請大家多提寶貴意見。目 錄1目的12適用范圍13術(shù)語與定義14引用文件15職責16工作內(nèi)容及實施26.1信息資料管理步驟：收集存儲傳遞反饋。26.2信息資料的管理要求26.3信息資料管理工作的質(zhì)量標準36.4項目部信息資料的分類編目：36.5監(jiān)理收文、發(fā)文管理36.6項目部各類工作臺帳的建立與要求36.7項目部影像資料管理工作56.8監(jiān)理項目部檔案管理工作67 電子檔案要求78記錄78.1項目部資料目錄組成體系及相關(guān)資料；78.2各類監(jiān)理臺帳目錄資料；78.3項目部報送檔案目錄移交清單；7附件一：信息資料分類編目一覽表附件二：影像資料拍攝計劃附件三：卷內(nèi)目錄

3、表式附件四：檔案移交清單1目的為規(guī)范在監(jiān)理過程中形成各類監(jiān)理信息檔案和影像資料，具有真實性，完整性和有效性，并符合公司管理體系運行的相關(guān)規(guī)定，滿足工程竣工備案和城建檔案的歸檔要求，及檔案電子化管理和有效開發(fā)利用的要求，以有效規(guī)避監(jiān)理責任風險，做好監(jiān)理工作服務追溯。2適用范圍 本指導書適用于本公司承接監(jiān)理項目，在實施服務提供過程中監(jiān)理項目部的檔案和影像管理工作（如涉及保密工程的，應遵守與建設單位的協(xié)定）。3職責3.1總監(jiān)理工程師項目信息資料管理的第一責任人，負責對項目信息資料管理的組織策劃，落實專管人員，明確各專業(yè)監(jiān)理人員的相關(guān)職責和要求，配置管理設備，并對項目部的信息資料工作負責指導、檢查和驗

4、證。3.2專業(yè)監(jiān)理工程師：各專業(yè)監(jiān)理人員負責本專業(yè)范圍相關(guān)監(jiān)理信息資料的記錄、收集、整理和編制等工作。3.3資料員負責監(jiān)理信息資料的分類編目、存儲傳遞、立卷歸檔、有序管理和檔案移交等工作。4工作內(nèi)容及實施4.1信息資料管理步驟：收集存儲傳遞反饋。4.1.1信息資料的收集a.項目部對本項目服務過程中產(chǎn)生的各類信息資料，按照監(jiān)理規(guī)范、文件歸檔整理規(guī)范和地方檔案管理規(guī)定等有關(guān)規(guī)定要求進行收集。b.對于公司知識管理需要的信息，按公司相關(guān)管理規(guī)定進行收集；c.對于公司業(yè)績管理需要的信息，按公司相關(guān)管理規(guī)定進行收集。4.1.2信息資料的存儲a.信息資料可采用書面文件、影像、電子媒介等方式存儲；b.信息資料

5、應完善目錄體系，合理分類編目，有序存放；c.對反映顧客滿意度、咨詢服務質(zhì)量需進行統(tǒng)計分析的結(jié)果性資料應形成書面文件。d.信息資料存儲按公司和國家管理規(guī)定，分為長期、短期、永久保存期限。4.2信息資料的管理要求4.2.1各類資料應按分類存放在資料文件盒中，對號入“座”；4.2.2各文件盒應按分類編號醒目標出資料類別及名稱；4.2.3每個文件盒內(nèi)應對放置的資料建立有清單目錄；4.2.4信息資料應按相關(guān)規(guī)定內(nèi)容填寫，責任人簽字手續(xù)完善；4.2.5信息資料的書面文件應為打印或碳素墨水形成，利于長期保存；4.2.6信息資料中的各類用表應采用有統(tǒng)一規(guī)定的表式，特殊表式可根據(jù)要求自行編制。4.3信息資料管理

6、工作的質(zhì)量標準4.3.1及時性：各類相關(guān)信息資料的收集、編制、存貯、傳遞均應在相應規(guī)定的時間段內(nèi)完成。4.3.2完整性：各類信息資料應按相應規(guī)定和要求，保證其完整性，不得有缺漏情況發(fā)生。4.3.3真實性：各類信息資料應真實反映客觀實際情況，不得形成無效的信息資料。4.3.4符合性：各類信息資料應按相關(guān)規(guī)范、標準、規(guī)定進行加工整理，其格式、內(nèi)容、審批簽字手續(xù)等均應符合要求，形成有效的信息資料。4.3.5有序性：各類信息資料應做到合理分類編目，有序管理，方便檢索。4.4項目部信息資料的分類編目：應根據(jù)本工程的特點和信息資料內(nèi)容的具體情況合理分類編目。（參見附件一：信息資料分類編目一覽表）4.5項目

7、部影像資料管理工作4.5.1監(jiān)理影像資料管理工作的必要性為體現(xiàn)建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標準中“強化驗收”的原則，反映工程質(zhì)量驗收資料和現(xiàn)場實物質(zhì)量的一致性，規(guī)范監(jiān)理影像資料的建立及管理工作，增強監(jiān)理影像資料留存和管理的計劃性，制定本標準。4.5.2監(jiān)理影像資料的留置要求a) 監(jiān)理影像資料應全面反映本項目施工全過程各單位工程中主要檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量控制及驗收情況。b) 監(jiān)理影像資料主要拍攝關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序、隱蔽項目的質(zhì)量狀況、監(jiān)理實施旁站、實測檢驗情況，尤其重點對主控項目和強制性標準條文的執(zhí)行情況進行拍攝記錄。c) 材料監(jiān)理：關(guān)鍵材料見證取樣、現(xiàn)場試驗的見證、不合格材料的退場；d) 對

8、施工過程中出現(xiàn)的質(zhì)量安全問題或事故，異常情況及其處理過程進行拍攝記錄。e) 對重大節(jié)點及新材料、新結(jié)構(gòu)、新工藝的運用情況進行拍攝記錄。f) 對重大質(zhì)量管理活動適時拍攝記錄。g) 影像資料拍攝計劃。各項目根據(jù)自身工程特點和工程內(nèi)容制定有針對性的影像資料拍攝計劃。h) 監(jiān)理影像資料拍攝質(zhì)量要求l 影像資料必須圖像清晰，數(shù)碼照片不低于200萬像素；l 影像資料應充分反映質(zhì)量控制和實物質(zhì)量情況；l 對記錄質(zhì)量問題整改要求的影像資料應有整改合格的封閉記錄。i) 監(jiān)理影像資料的歸檔要求l 影像資料以單位工程為歸檔單元，對成片的住宅小區(qū)工程、醫(yī)院、學校等，由于單位工程較多，可在同一施工單位，同類型、同材料的

9、單位工程中抽取5%留置歸檔。l 影像資料應分專題內(nèi)容、拍攝時間進行排序歸檔。l 影像照片資料應具有編號、題名、內(nèi)容描述、拍攝時間、地點（部位）、拍攝者的標注。4.5.3交公司存檔的監(jiān)理影像資料必須包括：j) 開工前場地全貌；k) 基坑開挖前場地全貌；l) 深基坑土方分層開挖全過程（包括基坑全貌）；m) ±0.00以下結(jié)構(gòu)完工全貌；n) 主體結(jié)構(gòu)封頂全貌；o) 鋼結(jié)構(gòu)吊裝和安裝過程；p) 玻璃幕墻吊裝和安裝過程；q) 單位工程竣工全貌（包括外立面、門廳、中庭、特殊裝飾部位以及屋面等）；r) 重要工程活動過程等。4.6 監(jiān)理項目部檔案管理工作4.6.1 資料歸檔a) 重大項目(公共建筑、

10、有影響力的項目等)的檔案資料均應成冊歸檔;其他項目可將項目監(jiān)理資料的電子文檔交于公司技術(shù)部。b) 歸檔資料封面、卷內(nèi)目錄編制詳見附件。c) 歸檔資料要裝訂成冊。成冊案卷應按封面、卷內(nèi)目錄、文件內(nèi)容的順序排列。4.6.2 公司要求歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容如下：a) 委托監(jiān)理合同；b) 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則；c) 監(jiān)理日志、監(jiān)理日記；d) 監(jiān)理月報；e) 監(jiān)理指令文件（監(jiān)理工程師通知單，監(jiān)理工程師通知回復單，備忘錄，工程停工令，工程開工/復工報審表等）f) 與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設計單位往來函件、文件；g) 會議紀要；h) 監(jiān)理總結(jié)報告；i) 工程質(zhì)量評估報告； j) 工程質(zhì)量、安全事故調(diào)查處理文

11、件；k) 工程驗收資料（分部工程驗收記錄，單位工程竣工驗收記錄，單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄，單位工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄，單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄，單位工程竣工報驗單，竣工驗收報告，工程質(zhì)量保修書等方面的資料）；l) 分包單位資格報審資料；m) 索賠文件資料；n) 工程變更單；o) 監(jiān)理工作聯(lián)系單；p) 旁站記錄；4.6.3文件材料的整理、編制a) 監(jiān)理檔案資料按檔案管理要求及公司的相關(guān)要求進行整理。b) 歸檔資料必須完整、準確、系統(tǒng)，并做到字跡清楚，圖面整潔，簽字等手續(xù)完備。c) 所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和純藍墨水等易褪色材料書寫，均采用黑色碳素筆書寫。d) 文

12、件的修改（1）所有歸檔的文件材料不得任意涂改，對確實是記錄、書寫錯誤，與實際不相符合的需要修改的，必須有修改人的簽名，對關(guān)鍵的字句或重要的數(shù)據(jù)修改，則必須有項目總監(jiān)理工程師的簽名。（2）文件內(nèi)容修改時，不得將其內(nèi)容亂涂或?qū)⑵鋬?nèi)容擦掉，應該用雙線劃去被修改部分，然后在邊上標新的內(nèi)容。e) 文件的裝訂（1）文件排列成冊文件必須按照資料的類別按順序依次排列。排列順序要與卷內(nèi)目錄相一致。（2）文件材料尺寸，同一案卷內(nèi)的材料幅面為統(tǒng)一尺寸，較大幅面的材料應折疊為統(tǒng)一尺寸，較小幅面的材料可采用統(tǒng)一尺寸的白色書寫紙粘貼為統(tǒng)一尺寸。（3）封面統(tǒng)一采用淺綠色縐面裝訂紙。f) 案卷的頁碼(1)成冊案卷的卷內(nèi)文件材

13、料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，頁號以阿拉伯數(shù)字1開始依次編寫，中間不得漏編頁號，跳號或重號。 (2)頁號編寫位置，單面書寫的文件在右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編寫頁號。案卷的卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)備考表不編寫頁號。(3)案卷內(nèi)不得編入無任何文字材料的空白頁（原有文件材料的封皮除外）。4.6.4 竣工圖整理工程竣工后，監(jiān)理部及時將施工圖紙交還建設單位。4.6.5 卷內(nèi)目錄編制要求(1)順序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注；(2)資料題名：填寫文件資料標題的全稱；(3)頁次：填寫每份文件資料首頁上標注的頁號；(4)責任人：填寫整理歸檔資料的責任人；(5)項目負責

14、人：填寫本工程項目總監(jiān)理工程師姓名。4.6.6 檔案移交移交公司的竣工資料一般一式一份，將原件移交給公司技術(shù)管理部。移交時編制移交清單，并經(jīng)移交、接收雙方蓋章和經(jīng)辦人簽名后保存。附件： 附件一： 信息資料分類編目一覽A類：合同文件1 委托監(jiān)理合同及監(jiān)理招投標文件2 建設工程施工合同及施工招投文件3. 工程分包合同4 各類建設單位與第三方簽訂的涉及監(jiān)理業(yè)務的合同5 各類合同變更的協(xié)議文件6 合同爭議調(diào)解的文件7 違約處理文件 B類：工程前期文件1.  建設項目立項批文2.  建設工程規(guī)劃許可證3. 建設用地規(guī)劃許可證4. 建設用地紅線圖5. 單體放樣圖6.

15、 施工許可證7. 建設工程質(zhì)量監(jiān)督申報表8. 建設項目開工備案表9. 建設工程質(zhì)量檢測工作協(xié)議及見證檢測實施計劃書10. 質(zhì)量監(jiān)督站提供的建筑與安裝工程質(zhì)量監(jiān)督計劃11. 設計施工圖審查批復文件 12. 消防審查意見書13. 抗震審核意見書14. 民防審核意見書15. 環(huán)境評價意見書C類：勘察設計文件1.       工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報告2.       施工圖紙3.      &

16、#160; 圖紙自審記錄4.        設計交底及圖紙會審會議紀要5.        工程變更文件(含監(jiān)理指令)6.        工程設計、技術(shù)變更臺帳D類：監(jiān)理工作指導文件1.        監(jiān)理大綱2.     

17、;   監(jiān)理規(guī)劃3.        監(jiān)理實施細則4.        監(jiān)理交底書E類：施工工作指導文件1.        施工組織設計(含施工組織設計報審表)2.        分部工程施工方案(含施工方案報審表)3.   

18、;     季節(jié)性施工方案(含施工方案報審表)4.        其他專項(分項工程)施工方案(含施工方案報審表)F類：資質(zhì)資料1.        項目監(jiān)理人員登記表及上崗證2.        項目施工人員登記表及上崗證(含施工管理人員變更報審表)3.     

19、;   分包單位資格報審表(含資質(zhì)資料及人員上崗證)4.        成品、半成品供應單位資質(zhì)報審表(含資質(zhì)資料)5.        工程實驗室(包括見證取樣送檢實驗室)資質(zhì)資料G類：工程進度文件1.        工程開工復工報審表2.       

20、60;工程暫停令3.        工程施工進度計劃報審表(含進度計劃)4.        工程延期報審表5.        工期控制臺帳6.        其他有關(guān)工程進度控制的文件H類：工程質(zhì)量文件 1.     &

21、#160;  建筑材料報審表2.        施工測量放線報審文件 3.        砼澆筑令(含砼開盤鑒定)4.        拆模報審表5.        工程質(zhì)量問題處理記錄及質(zhì)量事故處理報告6.   

22、0;    質(zhì)量控制臺帳7.        材料進場驗收臺帳8.        取樣見證臺帳9.        設備選型報審表10.       其他有關(guān)工程質(zhì)量控制的文件I類：工程造價審批文件 1.   &#

23、160;    工程量申報及審批文件 2.        工程預付款報批文件3.        工程款支付申報表4.        工程變更費用報審表5.        費用索賠申請表6.   

24、60;    造價控制臺帳7.        其他有關(guān)工程造價控制的文件J類：會議紀要1.        第一次工地會議紀要2.        監(jiān)理交底會議紀要3.        監(jiān)理例會會議紀要4.   &#

25、160;    專題工地會議紀要5.        其他會議紀要文件K類：監(jiān)理報告1.        監(jiān)理周報2.        監(jiān)理月報3.        地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等分部工程質(zhì)量評定報告4.   &

26、#160;    單位工程質(zhì)量評定報告L類：監(jiān)理工作函件1.        監(jiān)理通知單、監(jiān)理通知回復單2.        監(jiān)理工作聯(lián)系單3.        監(jiān)理備忘錄4.        專題報告5.   

27、60;    工程竣工質(zhì)量問題初驗審查表6.        工程竣工預驗收質(zhì)量問題審查表M類：工程驗收文件1.        檢驗批質(zhì)量驗收記錄(含工程報驗單)2.        隱蔽工程質(zhì)量驗收記錄(含工程報驗單)3.        分項

28、工程質(zhì)量驗收記錄(含工程報驗單)4.        分部工程質(zhì)量驗收記錄(含工程報驗單)5.        單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄(含工程竣工報驗單)6.        竣工驗收報告7.        其他有關(guān)專業(yè)工程的驗收記錄N類：監(jiān)理工作記錄文件1.        監(jiān)理日記2.        旁站監(jiān)理記錄3.        監(jiān)理巡視記錄4.        監(jiān)理抽檢記錄5.