工程項目合同管理任務(wù)和依據(jù)

1、工程項目合同管理任務(wù)和依據(jù)一、工程項目監(jiān)理檔案資料管理1、監(jiān)理單位檔案管理任務(wù)1.1建立本工程項目的信息管理體系，本工程所指工程 信息主要為監(jiān)理文件檔案資料基本內(nèi)容及編號，執(zhí)行公司貫標(biāo)要求。1.2負(fù)責(zé)本工程項目各類信息及文檔的收集、整理和保 存。1.3運用計算機(jī)輔助監(jiān)理手段對本工程項目的投資控 制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制和合同管理中形成的各種數(shù)據(jù)與信 息進(jìn)行收集、整理、匯總、分析，為業(yè)主決策提供依據(jù)，向 業(yè)主提供有關(guān)本工程項目的項目管理信息服務(wù)，定期提交多種監(jiān)理報表。1.4建立工程會議制度，整理各類會議紀(jì)要，并及時發(fā) 送有關(guān)單位。1.5督促施工、材料及設(shè)備供應(yīng)單位及時整理工程技術(shù)、 經(jīng)濟(jì)資料，并審

2、查是否符合歸檔要求。2、監(jiān)理檔案資料的分類和編碼2.1項目監(jiān)理部文件資料臺賬為了對項目監(jiān)理部的文件資料進(jìn)行有效的管理，應(yīng)設(shè)立文件資料臺賬，對程序文件的質(zhì)量記錄分為六大部分，其具 體的分類及要求參照本公司有關(guān)文件要求確定。文件清單（技術(shù)性文件、法規(guī)性文件、管理性文 件、外部性文件，同時包括監(jiān)理服務(wù)過程中形成的如監(jiān)理合 同、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則、監(jiān)理月報、工程質(zhì)量評估報告等文件）。收發(fā)文登記表文件發(fā)放登記表文件更改通知單文件資料借閱申請表文件銷毀登記表2.2業(yè)主提供圖紙及有關(guān)文件的控制記錄登記表。2.3監(jiān)理月報、監(jiān)理日記的控制。2.4監(jiān)理實施過程控制。3. 工程項目監(jiān)理檔案資料管理措施根據(jù)業(yè)主委托的監(jiān)理

3、工作范圍和內(nèi)容，將建立以項目監(jiān)理部為處理核心的信息資料管理中心，協(xié)調(diào)項目業(yè)主、承建 商、監(jiān)理三者之間信息流通，收集來自外部環(huán)境各類信息， 全面、系統(tǒng)處理后，供參建各方處理造價、進(jìn)度、質(zhì)量事務(wù) 時使用，為整個項目建設(shè)服務(wù)。信息資料管理的日常工作包括：負(fù)責(zé)規(guī)范建立項目信息資料管理系統(tǒng)，收集信息、信息加工整理和儲存，信息資料 檢索和傳遞，實現(xiàn)監(jiān)理工作本身的自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，并推動整個項目信息資料收集、處理效率。本 項目信息資料管理將使用建設(shè)工程監(jiān)理專業(yè)軟件系統(tǒng)，最大 限度利用計算機(jī)來完成信息管理各個環(huán)節(jié)工作。信息是不斷流動的，在建設(shè)過程中各個環(huán)節(jié)都有參建各 方處理事務(wù)的信息產(chǎn)生，

4、只建立監(jiān)理內(nèi)部的信息流程是沒有 效率的，也不可能收集和處理好監(jiān)理工作所需要信息，因此 必需規(guī)劃整個項目信息資料管理系統(tǒng)，對業(yè)主、承包商、監(jiān) 理、外部信息進(jìn)行統(tǒng)一分類，明確各方在信息資料收集方面 的職責(zé)，同時滿足各方在信息資料使用方面要求。4、檔案與文件資料收集1.1收集項目決策文件及有關(guān)資料項目決策文件包括了建設(shè)規(guī)模、建設(shè)布局、質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制，基本要求等基礎(chǔ)性依據(jù)，是監(jiān)理和參建各方對工 程實施控制的重要文件， 其中包含了許多設(shè)計文件的重要依 據(jù)，指導(dǎo)著整個項目運作方向。1.2設(shè)計文件及有關(guān)資料的收集工程設(shè)計文件不僅是施工的依據(jù)，而且是監(jiān)理進(jìn)行質(zhì) 量、進(jìn)度、投資控制的重要依據(jù)，設(shè)計過程中所

5、收集到一些 基礎(chǔ)性資料對編制和審核施工組織設(shè)計、施工方案有很大幫助，在收集工程設(shè)計文件的同時，應(yīng)收集：初步設(shè)計資料，收集初步設(shè)計資料重點在：工程 項目目的和任務(wù)、工程的規(guī)模、總體規(guī)劃、主要建筑物位置、 結(jié)構(gòu)形式和設(shè)計尺寸，各種建筑物材料用量，主要技術(shù)經(jīng)濟(jì) 指針；技術(shù)設(shè)計資料，技術(shù)設(shè)計是對初步設(shè)計更進(jìn)一步 深化，其中許多資料是對初步設(shè)計資料補(bǔ)充和修整，因此重 點收集和核對這些修整和補(bǔ)充資料；123施工圖設(shè)計資料：施工圖作為設(shè)計單位最終輸出 產(chǎn)品，直接指導(dǎo)項目施工，對施工圖及其有關(guān)文件收集和管 理，是設(shè)計資料信息管理的工作重點。所收集信息包括：施 工總平面圖、建筑物施工平面圖和剖面圖、安裝施工詳圖

6、、 各種專門工程的施工圖以及各種設(shè)備和材料的明細(xì)表等， 收集設(shè)計資料時要收集與設(shè)計圖紙和技術(shù)說明書同時輸出 的概預(yù)算資料。1.3招投標(biāo)文件及其有關(guān)資料收集工程監(jiān)理中，合同管理對象不僅是業(yè)主與承包商最終簽 訂的合同協(xié)議書，招投標(biāo)過程形成的一些文件同樣對業(yè)主和 承包商有約束力，其中大量有用信息，要在施工期間合同管 理過程予以應(yīng)用，所需收集的信息如下：業(yè)主全部“要約”條件：業(yè)主所提供的材料供應(yīng)、 設(shè)備供應(yīng)、水電供應(yīng)、施工道路、臨時房屋、征地情況、通 訊條件等等。承包商全部“承諾”條件：承包商投入人力、機(jī) 械方面情況，工期保證、質(zhì)量保證、投資保證、施工措施、 安全保證等。1.4業(yè)主方施工過程信息資料收

7、集業(yè)主作為工程項目建設(shè)的組織者，在施工中要按 照合同文件規(guī)定提供相應(yīng)的條件，并要不時表達(dá)對工程各方 面的意見和看法，下達(dá)某些指令。業(yè)主負(fù)責(zé)部分材料的供應(yīng)時，需提供材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格、提貨地點、提貨方式等信息。業(yè)主在建設(shè)過程中對各種有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、投資、合同等方面的意見和看法，同時也及時提供甲方的上級單位對工程建設(shè)的各種意見和指令。1.5承包商施工過程信息資料收集承包商在施工中，現(xiàn)場所發(fā)生的各種情況均包含 了大量的內(nèi)容，承包商自身必須掌握和收集這些內(nèi)容，經(jīng)收 集和整理后，匯集成豐富的信息資料。承包商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位、包括上級 部門、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其它方面發(fā)出某些文件，傳

8、達(dá) 一定的內(nèi)容，如向監(jiān)理單位報送施工組織設(shè)計、報送各種計 劃、單項工程施工措施、月支付申請表、各種工程項目自檢 報告、質(zhì)量問題報告、有關(guān)的意見等等。1.6監(jiān)理單位施工過程信息資料收集工地日記，主要包括：現(xiàn)場監(jiān)理人員的日記表； 現(xiàn)場每日的天氣記錄；監(jiān)理工作紀(jì)要；其中有關(guān)情況與說明 等?，F(xiàn)場每日的天氣記錄主要內(nèi)容為：當(dāng)天的最高、最低氣 溫、當(dāng)天的降雨量、降雪量、當(dāng)天的風(fēng)力及天氣狀況、因氣候原因當(dāng)天損失的工作時間等162周報：總監(jiān)理工程師應(yīng)每周向工程項目業(yè)主負(fù)責(zé)人匯報一周內(nèi)所有發(fā)生的重大事件；163月報：總監(jiān)理工程師應(yīng)每月向業(yè)主匯報下列情況： 工程施工進(jìn)度狀況（與合同規(guī)定的進(jìn)度作比較）：工程款支 付

9、情況，工程進(jìn)度拖延的原因分析；工程質(zhì)量情況與工程進(jìn) 展主要困難與問題，監(jiān)理工作總結(jié)等；164總監(jiān)理工程師對承包單位的指示，主要內(nèi)容為： 正式函件、日常指示，如在每日的工地協(xié)調(diào)會中發(fā)生的指示， 在施工現(xiàn)場發(fā)出的指示等。165工程質(zhì)量記錄，主要包括試驗結(jié)果記錄及樣本記 錄等。1.7收集工地會議信息工地會議是監(jiān)理組織協(xié)調(diào)工作的一種重要方法，會議中包含著大量的監(jiān)理信息，工地會議系屬監(jiān)理工程師行政管理 的一部分，它包括開工前的第一次工地會議、工地例會、專 題工地例會及現(xiàn)場協(xié)調(diào)會。5、檔案與文件資料處理監(jiān)理工程師在施工過程中，依據(jù)當(dāng)時收集到的信息所作的決策或決定如下幾個方面：2.1依據(jù)進(jìn)度控制信息，對施工

10、進(jìn)度狀況的意見和指示， 監(jiān)理工程師每月、每季度都要對工程進(jìn)度進(jìn)行分析對比并作 綜合評價，包括當(dāng)月整個工程各方面實際量、實際完成數(shù)量 與合同規(guī)定的計劃數(shù)量之間的比較，如果某一部分拖后，應(yīng) 分析其原因，存在的主要困難和問題， 提出如何解決的意見。2.2依據(jù)質(zhì)量控制信息，對工程質(zhì)量情況的意見和指示， 監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)地將當(dāng)月施工中的各種質(zhì)量情況，包括現(xiàn)場檢查監(jiān)理中發(fā)現(xiàn)的各種問題、施工中出現(xiàn)的重大事故、 對各種情況、問題、事故的處理等情況，除在月報中進(jìn)行階 段性的歸納和評價外，如有必要可進(jìn)行專門的質(zhì)量定期情況 報告。2.3依據(jù)造價控制信息，對工程結(jié)算情況的意見和指示。 工程價款結(jié)算一般按月進(jìn)行，要對

11、投資完成情況進(jìn)行統(tǒng)計、 分析，在統(tǒng)計分析的基礎(chǔ)上作一些短期預(yù)測，以便對業(yè)主在 組織資金解說詞面提出咨詢意見。2.4依據(jù)合同管理信息對索賠的處理意見，在工程施工 中，由于甲方的原因或客觀條件使乙方遭受損失，甲方提出 索賠要求，監(jiān)理工程師可對索賠提出處理意見。信息的儲存是將信息保留進(jìn)來以備將來應(yīng)用，對有價值的原始資料，資料及經(jīng)過加工整理的信息，要長期積累以備 查閱，信息儲存的設(shè)備主要有三種，紙、膠卷和計算機(jī)內(nèi)存。6、檔案與文件資料的存檔3.1無論是存入檔案庫還是存入計算機(jī)內(nèi)存的信息、資 料，為了查找的方便，在入庫前都要擬定一套科學(xué)的查找方法和手段，作好編目分類工作，健全的檢索系統(tǒng)可以使報表、 文件

12、、資料、人事和技術(shù)檔案即保存完好，又查找方便，否 則會使資料雜亂無章，無法利用。3.2信息的傳遞是指借助于一定的載體（如紙張、軟盤、磁帶等）在監(jiān)理工作的各部門、各單位之間的傳遞，通過傳 遞，形成各種信息流，暢通的信息流將利用報表、圖表、文 字記錄、電訊、各種收發(fā)、會議、審批及計算機(jī)等傳遞手段， 不斷地將監(jiān)理信息輸送到監(jiān)理工程師手中，成為他們工作的依據(jù)。7、監(jiān)理資料的提供施工階段的監(jiān)理資料作為我公司進(jìn)行項目管理和項目監(jiān)理的優(yōu)勢之一，公司非常重視監(jiān)理資料的提供和管理，在施工階段，監(jiān)理資料主 要包括以下內(nèi)容：詳見監(jiān)理資料一覽表。監(jiān)理實施細(xì)則是監(jiān)理單位根據(jù)工程的特點和施工單位 遞交的施工組織設(shè)計或者專項施工方案編制的監(jiān)理工作依 據(jù)和指導(dǎo)性文件，我公司根據(jù)本工程的特點，在監(jiān)理機(jī)構(gòu)進(jìn) 場后將提供如下（包括但不僅限于）監(jiān)理實施細(xì)則，詳見監(jiān) 理細(xì)則一覽表。監(jiān)理資料一覽表文件類號文件名稱文件類號文件名稱A01工程開工/復(fù)工報審表B07監(jiān)理工作專題/考察報 告A02施工組織設(shè)