項(xiàng)目管理在美術(shù)館運(yùn)營(yíng)中的應(yīng)用探索

1、隨著美術(shù)館職能的細(xì)分和深化，“項(xiàng)目” 一詞在 美術(shù)館 管理運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中被愈加頻繁地使用。大到籌備 一個(gè)“具有本館品 牌的雙年展項(xiàng)目”，小到策劃某個(gè)展 覽的“公眾教育項(xiàng)目”，“項(xiàng) 目” 一詞已為人耳熟能詳。不 過(guò)提到“項(xiàng)目管理”，這一管理 學(xué)之重要分支”項(xiàng)目管理 學(xué)”中的核心概念，可能在美術(shù)館專(zhuān)業(yè) 領(lǐng)域里還并不為 人所熟知。這是因?yàn)轫?xiàng)目管理最初多被用于工程 建筑 業(yè)、裝備制造等行業(yè)領(lǐng)域，鮮有文化產(chǎn)業(yè)和非商業(yè)性組織應(yīng)用。隨著最近幾十年現(xiàn)代項(xiàng)目管理學(xué)在知識(shí)體系和應(yīng)用領(lǐng)域等方面的擴(kuò)展，越來(lái)越多的政府部門(mén)和 非贏(yíng)利性機(jī)構(gòu)也開(kāi)始有意識(shí) 地引入和使用項(xiàng)目管理方 法和工具，以確保組織在約束性條件下 順利實(shí)現(xiàn)預(yù)定

2、目標(biāo)。本文試從基本概念、實(shí)施過(guò)程等幾個(gè)方面來(lái)索項(xiàng)目管理在美術(shù)館運(yùn)營(yíng)中的應(yīng)用問(wèn)題、認(rèn)識(shí)“項(xiàng)目”和“項(xiàng)目管理”首先我們有必要從“項(xiàng)目管理學(xué)科”的角度重新認(rèn)識(shí)一下“項(xiàng)目”這個(gè)概念。項(xiàng)目” 一詞最早于上個(gè)世紀(jì) 50 年代在漢語(yǔ)中出現(xiàn)， 它指的是在一定的約束條件下 ( 主 要是限定時(shí)間、 限定資源 ) ，具有明確目標(biāo)的一次性任務(wù)?，F(xiàn)代項(xiàng)目管理(ProjectManagement) 應(yīng)用的對(duì)象是運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中的任務(wù)，即項(xiàng)目 (Project) ，而不是運(yùn)作 (Operation) 。運(yùn)作指的是一種連續(xù)不斷、周而復(fù)始的 活動(dòng)，一般由單個(gè)職能部門(mén)長(zhǎng)期地執(zhí)行，而項(xiàng)目則指 的“是為實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)的一次性任務(wù)”，這說(shuō)明只

3、要存 在一定的統(tǒng)籌性、 以目標(biāo)為導(dǎo)向的一次性努力就是項(xiàng) 目。美術(shù)館運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中具有這些特點(diǎn)的活動(dòng)和任務(wù)都是項(xiàng)目，都適用項(xiàng) 目管理項(xiàng)目管理“是一種基于系統(tǒng)思想與權(quán)變理念、面向?qū)ο蟮慕M織管理方法論”。簡(jiǎn)單一點(diǎn)理解，項(xiàng)目管理實(shí) 際上只要求在約束條 件下實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，其實(shí)現(xiàn)的 方法具有靈活性。只要項(xiàng)目管理者 能夠創(chuàng)造并保持一 種使項(xiàng)目管理順利進(jìn)行的環(huán)境，那么項(xiàng)目的管理 就是 成功的。因此也可以說(shuō)項(xiàng)目管理本質(zhì)是一種管理過(guò)程，管理者需要在處理各種沖突和意外中促成項(xiàng)目目標(biāo)的完成。由于項(xiàng)目管理的方式是目標(biāo)管理，因而具有普遍 性和適用性, 能夠迅速地在各行各業(yè)被吸收、引入、應(yīng)用，又由于它在約束目標(biāo)、 應(yīng)對(duì)變化方

4、面的能力， 因而可以說(shuō)具有適應(yīng)能力的項(xiàng)目管理可以為 組織帶來(lái)日常運(yùn)營(yíng)所無(wú)法實(shí)現(xiàn)的創(chuàng)新性。二、美術(shù)館運(yùn)營(yíng)中的項(xiàng)目及項(xiàng)目管理實(shí)踐雖然沒(méi)有明確的文獻(xiàn)資料說(shuō)明美術(shù)館從什么時(shí)候 開(kāi)始有“項(xiàng) 目”和“項(xiàng)目管理”的但，美術(shù)館作為一種社會(huì) 組織存在，其日常運(yùn)作和長(zhǎng)期發(fā)展均是由各種一系列 的任務(wù)和活動(dòng)構(gòu)成，其中存在著的有統(tǒng)籌、有目標(biāo)的 臨時(shí)性任務(wù)和活動(dòng)正是一個(gè)個(gè)的“項(xiàng)目”的形態(tài)，這意 味著伴隨著美術(shù)館的出現(xiàn)，“項(xiàng)目”就已經(jīng)存在了。隨著人們對(duì)這些活動(dòng)規(guī)律的認(rèn)識(shí)和把握，管理人員更有 目的性地實(shí)施、評(píng)估、規(guī)范這些活動(dòng)，這就是美術(shù)館 項(xiàng)目管理應(yīng)用發(fā)展的過(guò)程。在西方，由于 19 世紀(jì)下半葉藝術(shù)博物館界對(duì)公眾教育使命的強(qiáng)化

5、，以及20 世紀(jì)下半葉美國(guó)博物館 出現(xiàn)的商業(yè)化熱潮，許多 富有冒險(xiǎn)精神和商業(yè)氣息的 博物館董事會(huì)成員與館長(zhǎng)在實(shí)際操作中大力推行商業(yè) 管理的手段，使得藝術(shù)博物館推出的高收入的“重磅” 型展覽項(xiàng)目劇增。 進(jìn)入 21世紀(jì)，國(guó)際藝術(shù)博物館學(xué) 又呈現(xiàn)出新的趨勢(shì)， 即從強(qiáng)調(diào)“物”轉(zhuǎn)向關(guān)注“人”從，內(nèi) 部研究、藏品保存走向?qū)姷慕涣骱徒逃?，博物館 的公益性越來(lái)越被強(qiáng)調(diào)，“公眾”成為了美術(shù)館安排其 職能的重要參考。這正是在受到人本主義、營(yíng)銷(xiāo)理論 影響下的“新博物館學(xué)”背景下發(fā)生的變化，并出現(xiàn)了 以“交流”職能為基本訴求的美術(shù)館“公共項(xiàng)目”包，括展 覽、教育、社區(qū)擴(kuò)展、特殊節(jié)慶、志愿者項(xiàng)目、博物 館之友、博物

6、館網(wǎng)站、學(xué)術(shù)研討、設(shè)施及服務(wù)、信息 咨詢(xún)等。正是許許多多這些種類(lèi)的項(xiàng)目活動(dòng)，組成了 美術(shù)館的日常運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的主題內(nèi)容。按照目前中國(guó)的 美術(shù)館運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀，我們可以從不同的角度將美術(shù)館的 項(xiàng)目做以下分類(lèi)：?按功能：購(gòu)藏項(xiàng)目展覽項(xiàng)目教育項(xiàng)目、會(huì)員項(xiàng)目、志愿者項(xiàng)目、網(wǎng)站項(xiàng)目、籌資項(xiàng)目等?按性質(zhì)：職能型項(xiàng)目、運(yùn)營(yíng)型項(xiàng)目（ 組織更新、 戰(zhàn)略管理設(shè)計(jì)、員工培訓(xùn) ） 、基礎(chǔ)設(shè)施型項(xiàng)目等。?按規(guī)模：活動(dòng)、合作項(xiàng)目、大型計(jì)劃（ 多項(xiàng)目組 合 ） 等。?按項(xiàng)目相關(guān)方面：職能部門(mén)內(nèi)的、美術(shù)館內(nèi)部的、美術(shù)館與其他機(jī)構(gòu)的。從應(yīng)用角度而言，一般性的項(xiàng)目管理方法對(duì)于這些項(xiàng)目都能適用。但正如上文所說(shuō)，項(xiàng)目管理在非贏(yíng) 利性組織和文化

7、行業(yè)的應(yīng)用還是起步階段，還沒(méi)有完 全成熟的相關(guān)理論體系，因此在借鑒常見(jiàn)項(xiàng)目管理方 法時(shí)，也要注意“美術(shù)館”這一文化藝術(shù)機(jī)構(gòu)的特殊性， 靈活運(yùn)用。由于美術(shù)館是一個(gè)非營(yíng)利性的公益性機(jī)構(gòu)，因此 絕大部分項(xiàng)目都要為社會(huì)公眾服務(wù)，不以營(yíng)利為目的 ,這一點(diǎn)與商業(yè)性質(zhì)的項(xiàng)目目標(biāo)追求獲利效果大為不同。 同時(shí)由于組織的非營(yíng)利性，美術(shù)館在進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí) 需要協(xié)調(diào)關(guān)系的利害相關(guān)者就會(huì)很多， 如觀(guān)眾、 政府 主管部門(mén)、 合作伙伴等， 并且需求復(fù)雜。要保證項(xiàng)目 的成功就要善于整合和協(xié)調(diào)他們之間的關(guān)系。此外由于美術(shù)館提供的是文化產(chǎn)品，在進(jìn)行項(xiàng)目 管理時(shí)就會(huì)出現(xiàn)不確定性，即實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的手段是 多樣的，控制和測(cè)評(píng)的標(biāo)準(zhǔn)是不

8、確定的。比如我們對(duì) 一個(gè)建筑項(xiàng)目的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估是可以找到標(biāo)準(zhǔn)的 , 但是對(duì)視覺(jué)圖像審美的傳遞效果、觀(guān)眾體驗(yàn)的效果進(jìn) 行測(cè)評(píng)則很難確定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。三、項(xiàng)目管理在美術(shù)館運(yùn)營(yíng)中的應(yīng)用價(jià)值只有清楚項(xiàng)目管理這種管理手段在美術(shù)館運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中貢獻(xiàn)的核心價(jià)值，才能更加明確美術(shù)館實(shí)施項(xiàng)目管理的可行性和必要性。從項(xiàng)目管理關(guān)注目標(biāo)和過(guò)程 等方面的特點(diǎn)，我們可以把項(xiàng)目管理的主要貢獻(xiàn)歸納 為項(xiàng)目管理核心的價(jià)值體系“ IOPC', 它也表明了項(xiàng)目 管理的特點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)。1. 利益性 (Interest) 由于受目標(biāo)約束, 項(xiàng)目管理是一種目標(biāo)管理切項(xiàng)目管理活動(dòng)都是為實(shí)現(xiàn)“滿(mǎn)足或超越項(xiàng)目有關(guān)各 方對(duì)項(xiàng)目的要求與期望”這

9、一目的服務(wù)的。2. 統(tǒng)籌性 (Organizing) 由于在項(xiàng)目管理過(guò)程中的有分解任務(wù)、關(guān)注進(jìn)度等要求 , 項(xiàng)目管理充分強(qiáng)調(diào)了管理的集成性、協(xié)調(diào)性 和統(tǒng)籌性特征。3. 針對(duì)性 (PertiFIeRce)由于項(xiàng)目管理是針對(duì)目標(biāo)的管理，目標(biāo)不同，甚至對(duì)象不同、約束條件不同都會(huì)使得項(xiàng)目不同，從而需要關(guān)注不同的關(guān)鍵要素和使用不同的方法來(lái)完成項(xiàng) 目。因而每一個(gè)項(xiàng)目是獨(dú)特的，美術(shù)館運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目也是 如此。4. 創(chuàng)新性 (creativity) 由于任何一個(gè)項(xiàng)目的管理都沒(méi)有一成不變的模式 和方法可供參考，必須通過(guò)管理創(chuàng)新去實(shí)現(xiàn)對(duì)于具體項(xiàng)目的有效管理，因而項(xiàng)目管理具有創(chuàng)新性。每個(gè)活動(dòng)或項(xiàng)目要達(dá)到目標(biāo)， 需要考量各

10、種情況， 于是一般就可能會(huì) 出現(xiàn)三種情況：可能事情太多， 某些關(guān)鍵的事情做得不夠，主要目標(biāo)沒(méi)實(shí)現(xiàn)；可能有 的事情延續(xù)時(shí)間特別長(zhǎng)，交接的人也偏多， 傳到最后 偏離了原來(lái)方向； 當(dāng)然也可能所有的情況都解決了，所有的目標(biāo)都達(dá)成了，不過(guò)其成本和資源可能也要對(duì) 應(yīng)地付出很多。這個(gè)時(shí)候，" IOPC價(jià)值模型中列出來(lái)的四個(gè)核心要素或是價(jià)值其實(shí)就是一種思維模式，遇 到具體的事情要能分析出來(lái)最關(guān)鍵或是一定要做的要 素是什么， 然后緊緊圍繞關(guān)鍵要素去開(kāi)展， 保證始終 走對(duì)方向并且實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。從美術(shù)館運(yùn)營(yíng)活動(dòng)角度出發(fā)，其中的每個(gè)任務(wù)和 活動(dòng)，小至日常收集觀(guān)眾問(wèn)卷，大至進(jìn)行組織變革， 解構(gòu)開(kāi)來(lái)，每個(gè)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)都

11、需要達(dá)成某個(gè)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn) 某方的期望。在運(yùn)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中首先講究的是要 有計(jì)劃有安排才能循序漸進(jìn)完成，而不同的運(yùn)營(yíng)活動(dòng)因其目標(biāo)不一樣而需要實(shí)事求是地專(zhuān)事專(zhuān)辦，一個(gè)一 個(gè)的運(yùn)營(yíng)活動(dòng) 不斷有所突破，更是能共同推動(dòng)美術(shù)館 整個(gè)組織大跨步發(fā)展和提升。 這其中四個(gè)關(guān)鍵的成功 因素正是明確利益實(shí)現(xiàn) （利益性），做好 統(tǒng)籌規(guī)劃（統(tǒng)籌性），重視特殊性 （針對(duì)性），始終保持創(chuàng)新 突破的活力（創(chuàng)新性），也正是項(xiàng)目管理能帶來(lái)的最核心的四個(gè)價(jià) 值。從“科學(xué)管理項(xiàng)目”這個(gè)理念出發(fā)，到項(xiàng)目管理過(guò)程中對(duì)目標(biāo)、時(shí)間、成本、風(fēng)險(xiǎn)等的控制和協(xié)調(diào)，再 到項(xiàng)目最終實(shí)現(xiàn)的方法 和效果，都體現(xiàn)出對(duì)上述四個(gè) 核心價(jià)值的不斷加強(qiáng)、不斷踐行。

12、這 四個(gè)價(jià)值具有全 集的包括性，貫穿于所有的項(xiàng)目中，并且隨著項(xiàng)目 的 不同而有著不同重要性排序，即美術(shù)館的所有運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目對(duì)這四個(gè)要素或價(jià)值都是有所要求的，但不同的運(yùn) 營(yíng)活動(dòng)會(huì)有不同的主要 矛盾。四、美術(shù)館項(xiàng)目管理應(yīng)用如果美術(shù)館的運(yùn)營(yíng)活動(dòng)使用了項(xiàng)目管理的思維方式，會(huì)帶來(lái)對(duì)于項(xiàng)目成功要素的把控，從而在成功完 成項(xiàng)目的同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)組織學(xué)習(xí)能力的增強(qiáng)。 從一 般項(xiàng)目管理的過(guò)程， 即啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、結(jié) 束，可以推導(dǎo)美術(shù)館運(yùn)營(yíng)活動(dòng)大體上也可以遵循這五 個(gè)過(guò)程。由于在美術(shù)館這個(gè)組織環(huán)境中，我們可以適 應(yīng)性地將五個(gè)過(guò)程更改為：立項(xiàng)、策劃和計(jì)劃、執(zhí)行和控制、收尾這四個(gè)主要過(guò)程。雖然美術(shù)館的運(yùn)營(yíng)活 動(dòng)形勢(shì)

13、多樣，規(guī)模大小不同，但管理過(guò)程都大致相同 下面將分別解釋美術(shù)館項(xiàng)目管理的一般性過(guò)程。在美術(shù)館中實(shí)施項(xiàng)目管理有一個(gè)逐步成長(zhǎng)的過(guò)程 項(xiàng)目的特征、基礎(chǔ)框架的搭建、流程的設(shè)計(jì)、基本工 作量和工作能力的定義、測(cè) 評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的制定等等，都需 要從一次次項(xiàng)目實(shí)踐中總結(jié)，而這其中最美術(shù)館對(duì)項(xiàng)目管理的態(tài)度， 以及團(tuán)隊(duì)成員對(duì)于這種新的管理思維的包容和理解1. 立項(xiàng)過(guò)程 批準(zhǔn)一個(gè)項(xiàng)目或者項(xiàng)目的某一個(gè)階段可以開(kāi)始，例如美術(shù)館拿到政府部門(mén)的批文，可以開(kāi)始某一個(gè)展 覽的籌備工作等，或者只拿到了相關(guān)支持性的文件， 開(kāi)始啟動(dòng)了某一個(gè)展覽的招商贊助工作。立項(xiàng)申請(qǐng)和程中需要提交的項(xiàng)目文檔就是項(xiàng)目建議書(shū)。在美術(shù)館項(xiàng)目立項(xiàng)的時(shí)候，只有目

14、標(biāo)正確才能做 “正確”的事而，不僅僅是把事情“做正確”。這意味著 方面，在美術(shù)館這個(gè)特殊的組織中，對(duì)目的性的關(guān)注 要放在公益性上；另一方面，還需要滿(mǎn)足不同的需求， 具有創(chuàng)新的目標(biāo)。2. 策劃和計(jì)劃過(guò)程第二個(gè)階段就是在接到立項(xiàng)許可之后，策劃一個(gè)有意義、有新意的項(xiàng)目方案，并根據(jù)資源的狀況制定方案的執(zhí)行計(jì)劃。在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中需要提交的文件 有項(xiàng)目策劃書(shū)、團(tuán)隊(duì)核心成員名單、任務(wù)分解圖、甘特圖等。由于美術(shù)館項(xiàng)目大多帶有文化、教育訴求，因此在策劃時(shí)要注意創(chuàng)新性，而計(jì)劃則是對(duì)工作的分解和 細(xì)節(jié)安排，其中關(guān)鍵問(wèn)題是要注重統(tǒng)籌性，合理配置 有限資源。3. 執(zhí)行和控制過(guò)程一個(gè)好的方案需要合適的分工、信息溝通計(jì)劃，

15、 通過(guò)組織和協(xié)調(diào)人力、物力資源保證項(xiàng)目的實(shí)施。同 時(shí)，實(shí)施的過(guò)程也是應(yīng)對(duì)來(lái)自美術(shù)館內(nèi)部和外部各種 變動(dòng)、風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程，因而也是一個(gè)控制的過(guò)程。在實(shí) 際實(shí)施過(guò)程中需要完成項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤表等一系列的項(xiàng)目文檔。在美術(shù)館項(xiàng)目執(zhí)行和控制過(guò)程中，計(jì)劃執(zhí)行的時(shí)候往往沒(méi)有變化快，有針對(duì)性地解決出現(xiàn)的問(wèn)題就變得很重要，而在控制過(guò)程中，對(duì)時(shí)間的要求是最嚴(yán)格 的，但是一般項(xiàng)目都會(huì)有多方參與，如何有效協(xié)調(diào)各 方進(jìn)展節(jié)奏以有效推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展是至關(guān)重要的。4. 收尾過(guò)程一個(gè)精彩的項(xiàng)目執(zhí)行完畢之后，需要做的是總結(jié) 和歸檔的工作。規(guī)范的項(xiàng)目管理執(zhí)行文件，是積累優(yōu) 秀項(xiàng)目案例的有效方法。這個(gè)過(guò)程是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn) 的過(guò)程，來(lái)為相似項(xiàng)目

16、提供標(biāo)準(zhǔn)和參考依據(jù)。在實(shí)際 實(shí)施過(guò)程中這一過(guò)程將體現(xiàn)在項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告中。美術(shù)館項(xiàng)目結(jié)束過(guò)程中需要注意的是及盹總結(jié)和 評(píng)估、積累項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，以便形成項(xiàng)目管理能力和獨(dú)特的項(xiàng)目管理機(jī)制五、更多的思考1 .美術(shù)館實(shí)施項(xiàng)目管理的環(huán)境準(zhǔn)備組織是一切管理活動(dòng)取得成功的基礎(chǔ)，項(xiàng)目管理 的順利實(shí)施也需要一個(gè)分工明晰、溝通順暢的項(xiàng)目團(tuán) 隊(duì)。在美術(shù)館等非營(yíng)利組織中貫穿使用項(xiàng)目管理的方 法，需要在組織結(jié)構(gòu)上找到一條途徑，讓項(xiàng)目管理能 夠在組織中得以實(shí)現(xiàn)。具體來(lái)說(shuō)，組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)可分成兩種情況：硬性結(jié)構(gòu)與軟性結(jié)構(gòu)。硬性結(jié)構(gòu)常指部 門(mén)設(shè)置、明確的部門(mén)分工，作為組織常設(shè)部分相對(duì)固 定下來(lái)，除非出現(xiàn)大的組織變革，一般不會(huì)有結(jié)構(gòu)層 面的變化。軟性結(jié)構(gòu)常以虛擬團(tuán)隊(duì)形式出現(xiàn)， 即根據(jù) 突發(fā)的或是臨時(shí)的任務(wù)而組建的工作團(tuán)隊(duì)， 當(dāng)任務(wù)完 成或是臨時(shí)使命達(dá)成，即宣告解散，其中的團(tuán)隊(duì)成員 一般從各部門(mén)抽 調(diào)。美術(shù)館一般的組織結(jié)構(gòu)都是職能式的結(jié)構(gòu)。這樣 的結(jié)構(gòu)形式可以做到分工明確，權(quán)力得當(dāng)，但相對(duì)地 因其縱向的和層級(jí)較多的原因，信息流和橫向協(xié)作的 方面則顯得偏弱。一些展覽類(lèi)項(xiàng)目，大型公共項(xiàng)目等， 因涉及部門(mén)多，需要資源整合，采用虛擬團(tuán)隊(duì)的方式 組建項(xiàng)目組就是一個(gè)很好的選擇。2 . 美術(shù)館實(shí)施項(xiàng)目管理的人才思考 凡是參加過(guò)具體項(xiàng)目的人員