淺析電算化會計系統(tǒng)對審計的影響

1、淺析電算化會計系統(tǒng)對審計的影響     一、審計線索的影響 審計線索對審計來說是極為重要的。在手會計中，審計線索包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。這些資料都反映在書面上，審計人員利用這些資料就能夠從原始憑證開始，通過記賬憑證、會計賬簿追蹤到會計報表，或者對報表之間、報表與賬簿之間的會計數(shù)據(jù)的勾稽關系進行審查，通過這些可見的審計線索檢查證、賬、表數(shù)據(jù)所反映經(jīng)濟業(yè)務的合法性，通過每個會計人員手寫筆跡的不同，確定每一責任人完成業(yè)務的正確性?？傊谑止嬛?，會計人員對經(jīng)濟業(yè)務的詳細記錄都躍然紙上，審計人員所需的審計線索，都可以通過這些書面

2、記錄加以審計。審計人員進行審計，完全可以根據(jù)需要進行順查、調(diào)查或抽查。但是，在電算化會計中計算機的使用改變了會計記錄的存儲與處理，表現(xiàn)在如下幾方面： 1會計憑證的存儲與處理。原始憑證或記賬憑證一經(jīng)輸入計算機，便以文件的形式存人機內(nèi)的數(shù)據(jù)文件。并且原始憑證一旦轉(zhuǎn)換到機器可識別的輸入介質(zhì)上，就不再在數(shù)據(jù)處理過程中使用;在某些系統(tǒng)中傳統(tǒng)的原始憑證可能由于采用直接采集數(shù)據(jù)的設備而不復存在(如在聯(lián)機實時處理系統(tǒng)中即如此)。 2賬簿的存儲與處理。總分類賬為文件所代替，而在主文件中可能看不出計算匯總數(shù)據(jù)所依據(jù)的明細數(shù)據(jù)。明細分類賬采用滿頁打印方式，因而導致兩類數(shù)據(jù)之間的日常核對只能在機內(nèi)

3、進行。賬簿登錄時，通過計算機登賬程序自動執(zhí)行，使用的是哪一種記賬程序難以判斷。 3報表的編制采用按事先定義的公式到賬簿文件，其他報表文件中取數(shù)計算、數(shù)據(jù)來源、公式定義、編制結果、打印格式等均采用機內(nèi)文件的形式。由于磁性介質(zhì)修改不留痕跡的特點，使審計人員很難相信打印輸出的會計報表，正是根企業(yè)單位提供的公式定義文件加以編制的。假如有人在歪曲公式定義文件之后編制失真財務報表，然后對公式定義文件復原，在這種情況下，審計人員便不能根據(jù)機內(nèi)的公式定義文件作出判斷報表的編制是否正確。 以上情況表明，由于計算機采用磁性材料作為存儲介質(zhì)，處理過程都在機內(nèi)文件之間進行，因而使審計人員難以像在手

4、工操作環(huán)境下那樣對經(jīng)濟業(yè)務進行追蹤審查。因此，電算化會計信息系統(tǒng)設計時要注意留下充分的審計線索，使審計人員在電算化條件下也能跟蹤審計線索，順利地完成審計任務。在現(xiàn)階段，盡財政部在有關會計電算化制度中，規(guī)定所有憑證、賬簿、報表仍然應當打印輸出，使審計人員在審計工作中增加了審計的線索，但應當看到的是，這些書面的記錄是否與會計軟件的正確處理結果同出一轍，尚有待于進一步的驗證。 二、對審計內(nèi)容的影響 在會計電算化的條件下，審計的經(jīng)濟監(jiān)督職能并沒有改變。但由于會計電算化信息系統(tǒng)的特點及其固有的風險決定了審計的內(nèi)容要發(fā)生相應的變化，包括對計算機處理和控制功能的審查。這是在傳統(tǒng)的手工審計

5、中所沒有的。因此，電算化會計信息系統(tǒng)的審計內(nèi)容就應當包括系統(tǒng)的開發(fā)與設計、會計軟件的程序、數(shù)據(jù)文件以及內(nèi)部控制的審計等。 在電算化會計信息系統(tǒng)申，由于會計事項由計算機按程序自動進行處理，諸如手工會計中因疏忽大意而引起的計算或過賬錯誤的機會大大減少了。但如果系統(tǒng)的應用程序出錯或被人非法篡改，則計算機只會按給定的程序以同樣錯誤的方法處理所有有關的會計事項。錯誤的結果將是不堪設想的。系統(tǒng)也可能被神不知、鬼不覺地嵌人非法的舞弊程序，不法分子可以利用這些舞弊程序大量侵吞企業(yè)的財物。系統(tǒng)的處理是否合規(guī)、合法，是否安全可靠，都與計算機系統(tǒng)的處理和控制功能有直接關系。在會計電算化條件下，審計人員要花

6、費較多的時間和精力來了解和審查計算機系統(tǒng)的功能，以證實其處理的合法性、正確性和完整性，證實系統(tǒng)的安全可靠性。對計算機系統(tǒng)本身的審查，要求審計人員具有計算機及電算化會計的知識和技能。當一個系統(tǒng)已經(jīng)完成并投人使用后，要對它進行改進，這比在系統(tǒng)設計、開發(fā)階段進行困難得多，代價也要昂貴得多。因此，除了要對投人使用后的電算化會計信息系統(tǒng)進行事后審計外，應提倡在電算化系統(tǒng)的設計、開發(fā)階段，審計人員要對系統(tǒng)進行事前和事中審計。電算化會計信息系統(tǒng)的設計應有審計人員參加。他們在系統(tǒng)設計開發(fā)的各個階段注意審查和考核下列問題：(1)系統(tǒng)的功能是否恰當、完備，能否滿足用戶核算管理的要求；(2)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程、處理方法

7、是否符合會計制度、法規(guī)、法令和財經(jīng)紀律；(3)系統(tǒng)是否建立了恰當?shù)某绦蚩刂?，以防止或及時發(fā)現(xiàn)無意的差錯或有意的舞弊；(4)系統(tǒng)是否保留了充分的審計線索，能否為日后順利開展審計提供必要的條件；(5)系統(tǒng)的安全保密措施和管理制度是否健全，能否為系統(tǒng)日后安全可靠地運行提供保證；(6)在整個設計和開發(fā)過程中是否遵守執(zhí)行了系統(tǒng)的開發(fā)控制。審計人員還應參加系統(tǒng)的調(diào)試、檢測和驗收，盡可能及時地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題并提出改進意見。由于我國審計機關的人員有限，且審計任務繁重，要求每一個電算化系統(tǒng)的開發(fā)都有審計機關的審計人員參加是不實際的。審計機關只能對大型的或?qū)⒁獜V泛使用的電算化會計系統(tǒng)進行事前和事中審計。一般各

8、單位的電算化會計系統(tǒng)可由其內(nèi)審人員參加設計、檢測和驗收，完成事前或事中對系統(tǒng)處理和控制功能的審查。       一、對審計線索的影響 審計線索對審計來說是極為重要的。在手工會計中，審計線索包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。這些資料都反映在書面上，審計人員利用這些資料就能夠從原始憑證開始，通過記賬憑證、會計賬簿追蹤到會計報表，或者對報表之間、報表與賬簿之間的會計數(shù)據(jù)的勾稽關系進行審查，通過這些可見的審計線索檢查證、賬、表數(shù)據(jù)所反映的經(jīng)濟業(yè)務的合法性，通過每個會計人員手寫筆跡的不同，確定每一責任人完成業(yè)務的正確性。總之，在手工會

9、計中，會計人員對經(jīng)濟業(yè)務的詳細記錄都躍然紙上，審計人員所需的審計線索，都可以通過這些書面記錄加以審計。審計人員進行審計，完全可以根據(jù)需要進行順查、調(diào)查或抽查。但是，在電算化會計中，計算機的使用改變了會計記錄的存儲與處理，表現(xiàn)在如下幾方面： 1會計憑證的存儲與處理。原始憑證或記賬憑證一經(jīng)輸入計算機，便以文件的形式存人機內(nèi)的數(shù)據(jù)文件。并且原始憑證一旦轉(zhuǎn)換到機器可識別的輸入介質(zhì)上，就不再在數(shù)據(jù)處理過程中使用;在某些系統(tǒng)中傳統(tǒng)的原始憑證可能由于采用直接采集數(shù)據(jù)的設備而不復存在(如在聯(lián)機實時處理系統(tǒng)中即如此)。 2賬簿的存儲與處理?？偡诸愘~為文件所代替，而在主文件中可能看不出計算匯總

10、數(shù)據(jù)所依據(jù)的明細數(shù)據(jù)。明細分類賬采用滿頁打印方式，因而導致兩類數(shù)據(jù)之間的日常核對只能在機內(nèi)進行。賬簿登錄時，通過計算機登賬程序自動執(zhí)行，使用的是哪一種記賬程序難以判斷。 3報表的編制采用按事先定義的公式到賬簿文件，其他報表文件中取數(shù)計算、數(shù)據(jù)來源、公式定義、編制結果、打印格式等均采用機內(nèi)文件的形式。由于磁性介質(zhì)修改不留痕跡的特點，使審計人員很難相信打印輸出的會計報表，正是根據(jù)企業(yè)單位提供的公式定義文件加以編制的。假如有人在歪曲公式定義文件之后編制失真的財務報表，然后對公式定義文件復原，在這種情況下，審計人員便不能根據(jù)機內(nèi)的公式定義文件作出判斷報表的編制是否正確。 以上情況表

11、明，由于計算機采用磁性材料作為存儲介質(zhì)，處理過程都在機內(nèi)文件之間進行，因而使審計人員難以像在手工操作環(huán)境下那樣對經(jīng)濟業(yè)務進行追蹤審查。因此，電算化會計信息系統(tǒng)設計時要注意留下充分的審計線索，使審計人員在電算化條件下也能跟蹤審計線索，順利地完成審計任務。在現(xiàn)階段，盡管財政部在有關會計電算化制度中，規(guī)定所有憑證、賬簿、報表仍然應當打印輸出，使審計人員在審計工作中增加了審計的線索，但應當看到的是，這些書面的記錄是否與會計軟件的正確處理結果同出一轍，尚有待于進一步的驗證。 二、對審計內(nèi)容的影響 在會計電算化的條件下，審計的經(jīng)濟監(jiān)督職能并沒有改變。但由于會計電算化信息系統(tǒng)的特點及其固

12、有的風險決定了審計的內(nèi)容要發(fā)生相應的變化，包括對計算機處理和控制功能的審查。這是在傳統(tǒng)的手工審計中所沒有的。因此，電算化會計信息系統(tǒng)的審計內(nèi)容就應當包括系統(tǒng)的開發(fā)與設計、會計軟件的程序、數(shù)據(jù)文件以及內(nèi)部控制的審計等。 在電算化會計信息系統(tǒng)申，由于會計事項由計算機按程序自動進行處理，諸如手工會計中因疏忽大意而引起的計算或過賬錯誤的機會大大減少了。但如果系統(tǒng)的應用程序出錯或被人非法篡改，則計算機只會按給定的程序以同樣錯誤的方法處理所有有關的會計事項。錯誤的結果將是不堪設想的。系統(tǒng)也可能被神不知、鬼不覺地嵌人非法的舞弊程序，不法分子可以利用這些舞弊程序大量侵吞企業(yè)的財物。系統(tǒng)的處理是否合規(guī)

13、、合法，是否安全可靠，都與計算機系統(tǒng)的處理和控制功能有直接關系。在會計電算化條件下，審計人員要花費較多的時間和精力來了解和審查計算機系統(tǒng)的功能，以證實其處理的合法性、正確性和完整性，證實系統(tǒng)的安全可靠性。對計算機系統(tǒng)本身的審查，要求審計人員具有計算機及電算化會計的知識和技能。當一個系統(tǒng)已經(jīng)完成并投人使用后，要對它進行改進，這比在系統(tǒng)設計、開發(fā)階段進行困難得多，代價也要昂貴得多。因此，除了要對投人使用后的電算化會計信息系統(tǒng)進行事后審計外，應提倡在電算化系統(tǒng)的設計、開發(fā)階段，審計人員要對系統(tǒng)進行事前和事中審計。電算化會計信息系統(tǒng)的設計應有審計人員參加。他們在系統(tǒng)設計開發(fā)的各個階段注意審查和考核下列

14、問題：(1)系統(tǒng)的功能是否恰當、完備，能否滿足用戶核算和管理的要求；(2)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程、處理方法是否符合會計制度、法規(guī)、法令和財經(jīng)紀律；(3)系統(tǒng)是否建立了恰當?shù)某绦蚩刂?，以防止或及時發(fā)現(xiàn)無意的差錯或有意的舞弊；(4)系統(tǒng)是否保留了充分的審計線索，能否為日后順利開展審計提供必要的條件；(5)系統(tǒng)的安全保密措施和管理制度是否健全，能否為系統(tǒng)日后安全可靠地運行提供保證；(6)在整個設計和開發(fā)過程中是否遵守執(zhí)行了系統(tǒng)的開發(fā)控制。審計人員還應參加系統(tǒng)的調(diào)試、檢測和驗收，盡可能及時地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題并提出改進意見。由于我國審計機關的人員有限，且審計任務繁重，要求每一個電算化系統(tǒng)的開發(fā)都有審計機關的審

15、計人員參加是不實際的。審計機關只能對大型的或?qū)⒁獜V泛使用的電算化會計系統(tǒng)進行事前和事中審計。一般各單位的電算化會計系統(tǒng)可由其內(nèi)審人員參加設計、檢測和驗收，完成事前或事中對系統(tǒng)處理和控制功能的審查。 三、對審計技術的影響 在手工會計的條件下，審計可根據(jù)具體情況進行順查、逆查或抽查。審查一般采用審閱、核對、分析、比較、調(diào)查和證實等方法。所有這些審查工作都是由人工執(zhí)行的。這就是傳統(tǒng)的手工審計的方法。在會計電算化條件下，審計的對象發(fā)生了變化，如果仍然采用常規(guī)的手工系統(tǒng)的那一套審計技術，就不可能達到審計的目的。由于審計的內(nèi)容擴大到電算化系統(tǒng)程序、系統(tǒng)的設計與開發(fā)、數(shù)據(jù)文件與內(nèi)部控制等

16、方面，迫使審計人員在采用傳統(tǒng)的各種審計技術的同時，采用計算機輔助審計技術，用日益先進的計算機審計軟件去對付單機、網(wǎng)絡、多用戶等各種工作平臺下的會計軟件。 另一個計算機輔助審計技術的應用是，在電算化會計信息系統(tǒng)的設計開發(fā)過程中，可事先在被審的計算機系統(tǒng)中嵌人審計程序。這些程序可以執(zhí)行審計監(jiān)督，建立審計跟蹤文件，記錄符合指定條件的會計事項及其操作處理的有關信息，以便日后審計人員跟蹤追查。這些程序也可以執(zhí)行一些特殊的審計功能。 四、對審計標準和準則的影響 人們在以往的審計工作中已建立了一系列的審計標準和準則，如審計人員標準、現(xiàn)場審計標準、審報告標準、職業(yè)道德規(guī)范、審計效

17、果衡量標準、財務審計準則、經(jīng)濟效益審計準則等。但是，由于審計對象、審計線索、審計內(nèi)容以及審計技術手段等發(fā)生了一系列的變化，手工審計中所制定的審計標準與審計準則也就很難適用。但在電算化會計這樣特定的工作環(huán)境中所出現(xiàn)的新情況和可能產(chǎn)生的新問題，又必須有一套與之相適應的新的審計標準和準則。在國外，美國執(zhí)業(yè)會計師協(xié)會1984年發(fā)布的計算機處理對檢查財務報表的影響，國際會計師聯(lián)合會1984年公布的國際審計準則15電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境下的審計、國際審計準則16計算機輔助審計技術等，都是對電算化會計系統(tǒng)下的審計研發(fā)布的一系列文件。在我國，由于經(jīng)濟立法往往是在經(jīng)濟事項充分發(fā)展之后，而計算機審計工作又剛剛起步，因而計算機審計的標準和準則發(fā)布不多。如電算化審計人員培訓考核標準、電算化管理信息系統(tǒng)開發(fā)審計準則及其內(nèi)部控制審計準則、審計應用軟件標準等等都有待建立。 五、對審計人員的影響 由于電算化管理信息系統(tǒng)的環(huán)境比手工處理的管理信息系統(tǒng)更為復雜，因而，對其進行審計時，只依靠審計人員過去的知識和技能是根本不能勝任工作的。