現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的能力與素質(zhì)

1、現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的能力與素質(zhì)白顥(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院湖北黃岡438002摘要:隨著中國(guó)加入WT O,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷完善,企業(yè)發(fā)展之路越走越寬,企業(yè)對(duì)于秘書的看法也逐漸改變,對(duì)秘書的能力要求和素質(zhì)要求也不斷提高,因此探討現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的能力與素質(zhì)成為時(shí)代的必然要求,同時(shí)這對(duì)于企業(yè)選擇秘書人員,立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要意義。關(guān)鍵詞:秘書;能力;素質(zhì)中圖分類號(hào):C931.46文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1672-1047(200503-0009-03The N ecessary Skills and Q uality of the Modern SecretryB ai H ao(Huanggang Polyt

2、echnic CollegeHuanggangHubei438002Abstract:With the entering to WT O of China,the marketing economy is constantly im proved,the development of the enterprises is wider and faster,s o we the com panies change the views to the sectetaries,and arise their reguirement of the secretaries skills and guali

3、ty. Therefore,it becomes the necessary reguirement for the secretaries to own in this times,and meanwhile there is im portant significance for the com panies to choose the secretaries and develop themselves in a long time.K ey w ords:Secretaries;Skill;Quality回顧過去,提起“秘書”一詞絕大多數(shù)人都會(huì)想到“花瓶?jī)骸?似乎當(dāng)秘書只要“年輕漂亮”

4、就可以了。然而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷完善,中國(guó)加入世界貿(mào)易組織的今天,全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)企業(yè)構(gòu)成外部壓力的同時(shí),企業(yè)內(nèi)部自身發(fā)展的要求也使各企業(yè)高層管理者越來越重視秘書的選拔,他們都想擁有一個(gè)具備全面的能力與素質(zhì)的“全才”秘書,以輔助其更好的工作,推動(dòng)企業(yè)向更好更寬的方向發(fā)展。一、現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的能力(一專業(yè)能力。作為現(xiàn)代秘書必須具備較強(qiáng)的專業(yè)能力,如語言文字應(yīng)用表達(dá)能力、外語能力、計(jì)算機(jī)操作能力及速記能力。秘書人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)就是從事大量的文字工作,文稿的草擬與修改都要求現(xiàn)代秘書具備扎實(shí)的文字功底,不僅要精通語法、修辭、格式和邏輯知識(shí),還要掌握一定的寫作規(guī)律,要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一,既要有好的表

5、現(xiàn)形式,又要有充實(shí)的內(nèi)容。因此秘書一定要加強(qiáng)寫作實(shí)踐,熟練掌握各類應(yīng)用文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧,隨時(shí)注意積累資料,不斷提高寫作水平,注意文風(fēng)的改革,培養(yǎng)精練的文字表達(dá)能力。對(duì)于秘書而言,也一定不可忽略了外語的學(xué)習(xí)和掌握。加入WT O后的中國(guó),外貿(mào)出口已經(jīng)在許多企業(yè)的貿(mào)易總額中占據(jù)了相當(dāng)大的比重,對(duì)外貿(mào)易中多多少少都會(huì)用到外語,因此這也客觀的要求現(xiàn)代秘書必須具備較強(qiáng)的外語能力。計(jì)算機(jī)操作能力是現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的又一個(gè)基本能力要求,秘書要能夠熟悉OFFICE辦公軟件的使用并熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),還要對(duì)辦公室常用設(shè)備的使用達(dá)到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力,領(lǐng)導(dǎo)在口頭表述的時(shí)候,

6、秘書要能夠以最快的速度記錄到工作筆記中或者錄入到電腦中,從而大大減少工作時(shí)間,提高工作效率。9第7卷第3期2005年9月黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)Journal of Huanggang P olytechnicV ol.7N o.3Sep.2005收稿日期:2005-05-08作者簡(jiǎn)介:白顥,男,共青團(tuán)黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會(huì)書記、講師。(二上傳下達(dá)能力。作為現(xiàn)代秘書還需要較強(qiáng)的理解與溝通能力。秘書必須很快理解管理者說話或發(fā)布命令的意思,協(xié)助管理者思考,用正確思維方式和有效解決方案為管理者出謀劃策,并能簡(jiǎn)練、精確、順暢地傳遞相關(guān)信息。這要求秘書具有親和力,能起好承上啟下的橋梁作用,協(xié)助管理者將工作做

7、好。(三組織協(xié)調(diào)能力。現(xiàn)代秘書還需要有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力?，F(xiàn)代秘書不是單純的文書工作者,也不是捆、扎、收、發(fā)的簡(jiǎn)單勞動(dòng)者,而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求,秘書經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng),如果缺乏現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力,就無法把工作搞好。因此,秘書人員一方面要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能,平時(shí)多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀察,統(tǒng)籌兼顧安排組織好工作,協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與部下及各部門之間的關(guān)系,當(dāng)然還要安排領(lǐng)導(dǎo)日程并為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好相關(guān)活動(dòng)資料。(四適應(yīng)能力?，F(xiàn)代秘書要有準(zhǔn)確的觀察、判斷和適應(yīng)能力。秘

8、書就像氣象局一樣,管理者及辦公室的風(fēng)吹草動(dòng)都唯你是問。要適應(yīng)環(huán)境,而非環(huán)境適應(yīng)你,要改變自己而非改變他人。同時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的動(dòng)作、語言的領(lǐng)悟能力以及對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格的適應(yīng)能力也相當(dāng)重要。凡事要有悟性,要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖,學(xué)會(huì)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣,工作的主次和輕重緩急安排領(lǐng)導(dǎo)工作。(五應(yīng)變能力?，F(xiàn)代秘書還要有敏捷的應(yīng)變能力和處理危機(jī)的能力。秘書的一個(gè)主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù),減少外界一般性事物對(duì)上司的干擾,這需要秘書的隨機(jī)應(yīng)變。在一些正式或非正式場(chǎng)合中,秘書是上司的代表和發(fā)言人,這要求秘書默契地配合上司,幫上司打圓場(chǎng),為領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的形象和營(yíng)造豐富有價(jià)值的人脈關(guān)系。在面對(duì)一些緊急情況時(shí),有良好的應(yīng)變能

9、力并能在短時(shí)間內(nèi)做出處理方案,這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。(六公關(guān)能力?，F(xiàn)代秘書還需要具有較強(qiáng)的社交能力和公關(guān)能力。當(dāng)前,社會(huì)交往、企業(yè)公關(guān)已成為社會(huì)各階層的一項(xiàng)“熱門”活動(dòng)。社交與公關(guān)對(duì)于秘書人員來說同樣重要。首先,社交可以開闊視野,增長(zhǎng)知識(shí)。在廣泛的社交中,可以博采眾長(zhǎng),學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)以豐富自己。知識(shí)出才智,智是謀之本,這樣在實(shí)際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。社交也是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù),聯(lián)系事務(wù),自然是“公事公辦”,但社交可以幫助其選取捷徑,克服阻力,提高辦事效率。秘書經(jīng)常陪同上司出席一些必要場(chǎng)合,這就理所當(dāng)然成為了他(她的助手和參謀。秘書工作還會(huì)涉及更多的客戶服

10、務(wù),這也將秘書推向了公關(guān)經(jīng)理人或者公開發(fā)言人的角色,因此秘書需要有外交家的平衡術(shù),具備較強(qiáng)的社交和公關(guān)能力。二、現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的素質(zhì)(一要有分寸。在管理者眼里,秘書是最值得信賴的人,在員工眼里,秘書是與管理者關(guān)系最親近的人,也是了解管理者情況最多的人,所以無論是對(duì)上還是對(duì)下,什么該說什么不該說是一名優(yōu)秀的秘書必需要掌握的分寸,特別是管理者讓你處理一些私人事務(wù)時(shí),不要做一個(gè)“八卦”,到處宣傳上司的私事。(二要謙虛、禮貌。無論是在接聽電話,還是陪同管理者出席各種場(chǎng)合,秘書的言談舉止都代表著管理者及整個(gè)單位的形象,保持謙虛、禮貌的態(tài)度是贏得贊賞的最佳途徑。(三要有敏感的意識(shí)。敏感是指在面對(duì)一件事情時(shí)

11、要敏銳地意識(shí)到是否與管理者或單位有直接的關(guān)系,敏銳科學(xué)地做出判斷,愚鈍則會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤產(chǎn)生。(四要有責(zé)任心和平常心。作為秘書有著對(duì)管理者的責(zé)任,對(duì)各部門員工的責(zé)任,對(duì)整個(gè)集體的責(zé)任,高度的責(zé)任心,是勝任秘書工作的前提?，F(xiàn)代秘書必須要有一顆平常心,因?yàn)楹芏鄷r(shí)候秘書的功勞是不被發(fā)現(xiàn)的,往往成為了管理者的功績(jī),而且有時(shí)你還會(huì)為上司擋一些麻煩,替代他承擔(dān)一些責(zé)任,也許你會(huì)受到一些不公平待遇,但上司會(huì)對(duì)你刮目相看的,所以一定要用平常心去對(duì)待。(五要有極高的忠誠度,要保守秘密。忠誠與守密決定了秘書能否更好地協(xié)助管理者工作,也決定了面對(duì)外界時(shí)能否與管理者能否與管理者達(dá)成一致意見,對(duì)管理者沒有忠誠度,不能保守秘密

12、的秘書是不可能將工作做好的。(六要無情。由于秘書多數(shù)為女性,因此秘書的這一素質(zhì)也相當(dāng)重要。天下最愚蠢最可悲的女人就是愛上自己上司的秘書。這種愛情的未來必然不被看好。如果你是幸運(yùn)的,你的上司還是單身貴族,結(jié)果意味著你必須結(jié)束在這家公司的職業(yè)生涯,何況這種幾率少之又少;如果你是不幸的,你的1上司早有家室,你將不得不打一場(chǎng)曠日持久,異常艱巨的,讓你身心疲憊、心灰意冷的戰(zhàn)役,這場(chǎng)戰(zhàn)役注定要以你的慘敗收?qǐng)?并且你的痛苦是不被同情的。另外,上司也有情緒低落的時(shí)候,當(dāng)上司向你傾訴時(shí),你只需要聆聽和安慰,不要將個(gè)人感情攙雜在里面,牢記的一點(diǎn)是:你們只是工作關(guān)系。綜上所述,為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,社會(huì)的需要,所有秘

13、書人員必須按“四性”的標(biāo)準(zhǔn)要求自己:一是堅(jiān)持真理的原則性,二是從實(shí)際出發(fā)的靈活性,三是對(duì)事物發(fā)展的預(yù)見性,四是隨時(shí)機(jī)應(yīng)變、處理事物的果斷性。按照這四性的要求,我們?cè)谄綍r(shí)的工作中,必須把原則性和靈活性,預(yù)見性和果斷性,文和武,德和才,甚至快和慢,粗和細(xì),內(nèi)和外等等結(jié)合得很緊密,擺布得很妥當(dāng),處理得很貼切。這些是基本能力,也是其本素質(zhì),是現(xiàn)代秘書的努力方向。參考文獻(xiàn):1教育部高等教育司.高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估M.北京:人民郵電出版社,2004.2勞動(dòng)和社會(huì)保障部,中國(guó)就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心,秘書.國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程M.北京:海潮出版社,2003.責(zé)任編輯:胡亞學(xué)(上接21頁會(huì)計(jì)處理方法,

14、客觀形勢(shì)需要對(duì)這一內(nèi)容作具體研究。(二本課題研究有助于提高我國(guó)金融機(jī)構(gòu)、企業(yè)和政府理財(cái)水平。衍生金融工具是一種新型的融資技術(shù),為金融機(jī)構(gòu)、企業(yè)和政府提供靈活、多樣的金融交易形式,為投資者提供更多的選擇機(jī)會(huì),可提高金融體系的效率,豐富融資內(nèi)涵,增強(qiáng)融資力度,有利于金融市場(chǎng)證券化。(三本課題研究有助于我國(guó)金融機(jī)構(gòu)、企業(yè)和政府增強(qiáng)防范金融風(fēng)險(xiǎn)和重新分配利益的能力。上世紀(jì)90年代,巴林銀行的破產(chǎn)和東南亞金融危機(jī)爆發(fā),以及我國(guó)國(guó)債期貨、指數(shù)期貨等違規(guī)事件發(fā)生,都表明衍生金融工具蘊(yùn)涵著巨大風(fēng)險(xiǎn),潛伏著受損的危機(jī),加強(qiáng)衍生金融工具風(fēng)險(xiǎn)管理,尤其發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督職能,成為防范風(fēng)險(xiǎn)必要保障,同時(shí)恰當(dāng)運(yùn)用衍生工具則會(huì)

15、帶來較大利益,能夠提高經(jīng)濟(jì)效益。我國(guó)目前會(huì)計(jì)水平在反映和監(jiān)督衍生金融工具風(fēng)險(xiǎn)方面卻是難以勝任的,因而我國(guó)應(yīng)積極在借鑒國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的基礎(chǔ)上,加緊衍生金融工具的研究,規(guī)范衍生金融工具的會(huì)計(jì)處理和信息披露,以確保我國(guó)金融市場(chǎng)安全有序地發(fā)展。(四本課題研究有助于我國(guó)會(huì)計(jì)制度的深化改革,促進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)制度與國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的進(jìn)一步接軌。我國(guó)加入WT O后,金融領(lǐng)域的逐步對(duì)外放開,必將要求按照國(guó)際慣例來處理相關(guān)的金融業(yè)務(wù),這其中自然包括衍生金融工具的會(huì)計(jì)處理和信息披露。目前我國(guó)衍生金融工具從出現(xiàn)到廣泛運(yùn)用,使得傳統(tǒng)會(huì)計(jì)理論和實(shí)務(wù)已無法完全適應(yīng)新的金融環(huán)境和資本市場(chǎng)的需要,必須依照國(guó)際會(huì)計(jì)慣例和國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則,進(jìn)行更深入的改革,使其日臻完善,以適應(yīng)金融市場(chǎng)的需要。通過對(duì)金融衍生工具的考察,可以看出,傳統(tǒng)會(huì)計(jì)在不少的會(huì)計(jì)原則和會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)上,與金融衍生工具會(huì)計(jì)不同。這需要研究?jī)烧叩膮^(qū)別,尋找解決差異的辦法,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。通過會(huì)計(jì)概念框架、會(huì)計(jì)確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)量原則以及會(huì)計(jì)報(bào)表的改革,我國(guó)會(huì)計(jì)與國(guó)際會(huì)計(jì)慣例的差距會(huì)進(jìn)一步縮小,會(huì)更好地促進(jìn)和服務(wù)于中國(guó)改革開放,特別是金融市場(chǎng)發(fā)展與創(chuàng)新。通過對(duì)衍生金融工具會(huì)計(jì)現(xiàn)狀研究,對(duì)我國(guó)金融工具的創(chuàng)新會(huì)起到促進(jìn)作用,能夠規(guī)范衍生金融工具會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)正確確認(rèn)、計(jì)