企業(yè)電算化會計檔案管理芻議(1)

1、企業(yè)電算化會計檔案管理芻議(1)企業(yè)會計檔案是記錄和反映自身經(jīng)濟業(yè)務的會計核算專業(yè)資料，具有重要的經(jīng)濟意義和法律意義。企業(yè)實行會計電算化后，會計檔案的內(nèi)容、載體、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點，這需要我們不斷深化研究與總結(jié)。一、電算化會計檔案的內(nèi)容機制會計檔案。包括從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質(zhì)檔案，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。機讀會計檔案。包括以計算機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表包括報表格式與計算公式等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。計算機系統(tǒng)檔案。包括計

2、算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡操作系統(tǒng)型號；會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶效勞卡以及用戶手冊等全套文檔資料。二、機制會計檔案生成的控制機制會計憑證類生成的控制。會計電算化操作員向會計電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，首先應認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數(shù)字準確無誤。審核記賬員由復核人員兼任應在計算機屏幕上直接對系統(tǒng)內(nèi)記賬憑證一張一張進展審核，不能等到期末使用“成批審核功能集中審核；同時，復核機制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿，而機制記賬憑證除由制單人員

3、、復核人員簽章外，還應由記賬人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管兼任會計電算化主管簽章，收付款記賬憑證還應由出納人員及領款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。機制記賬憑證的編號應由計算機自動順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。編號連續(xù)時，應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關人員簽章?，F(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。機制會計賬簿類生成的控制?，F(xiàn)金日記賬每天在計算機內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復核人員、會計機構(gòu)負責人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終

4、再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬一樣。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管?？傎~、其他明細賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構(gòu)負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)企業(yè)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年月末應全部完成此項工作。當然，也要根據(jù)稅務、審計等管理部門要求，及時打印輸出有關賬簿。機制財務會計報告類生

5、成的控制。企業(yè)的會計報表和部分財務分析結(jié)果由會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，但要求向有關各方提供的財務會計報告應符合?企業(yè)財務會計報告條例?的規(guī)定。企業(yè)在有必要向有關各方同時提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財務會計報告時，兩者數(shù)據(jù)應當完全一致。此外，由會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計資料發(fā)生缺損時，應補充打印，并同樣要有關會計人員簽章。三、機讀會計檔案生成的控制機讀會計檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，而通過會計數(shù)據(jù)備份的方式生成。根據(jù)有關規(guī)定，會計檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但開展方向是以方便、可靠而經(jīng)濟的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)。?會計電算化工作標準?已經(jīng)允許在征得同級財政部門同意后，企業(yè)采用

6、磁性介質(zhì)等存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬除外。而?會計檔案管理方法?第條也規(guī)定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。目前，大多數(shù)會計電算化軟件主要支持計算機硬盤及軟盤備份。備份次數(shù)應視企業(yè)會計業(yè)務量大小而定，但每月不應少于兩次。每次除在本機硬盤備份外，同時還應制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環(huán)。比方，月中做一次兩份備份，月末在記賬后結(jié)賬前做第二次備份時要啟用一套空白軟盤以防范份失敗。系統(tǒng)管理員以及會計電算化操作員應及時制作數(shù)據(jù)備份。各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備

7、份時間和備份人員等有關標識，以便查找。備份軟盤必須寫保護、裝入盤套、放進硬盒，存放在平安、防磁、防火、防潮、防上下溫的場所，且至少存放在兩處不同的建筑物內(nèi)。當需要對備份磁盤進展操作而又可能危及該磁盤的完好性時，應制作復制件，使用復制件進展操作。對使用中的會計電算化軟件進展修改、版本晉級或計算機硬件設備更換時，為保證會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和平安，也應事前制作軟盤備份，因為會計電算化系統(tǒng)不僅存有當期的會計數(shù)據(jù)，而且存有以前年度的歷史會計數(shù)據(jù)，硬盤數(shù)據(jù)備份也保存在計算機內(nèi)。系統(tǒng)管理員應在現(xiàn)場全程監(jiān)視，事后還應核查確認會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和完好。晉級前的舊版本會計電算化軟件系統(tǒng)不應刪除，而應存儲在計算機內(nèi)。盡管軟盤在會計數(shù)據(jù)備份中廣為使用，但是并非最正確選擇。?會計電算化工作標準?中建議，“大中型企業(yè)應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。如今很多企業(yè)使用存儲量大、價格逐步下調(diào)的光盤備份會計數(shù)據(jù)，而龐大的、關鍵性的企業(yè)那么有必要利用現(xiàn)代信息技術，建立基于網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)備份與傳輸系統(tǒng)，實現(xiàn)異地實時備份，以確保會計數(shù)據(jù)不會喪失。會計數(shù)據(jù)備份有一個致命的缺陷：按規(guī)定，會計資料經(jīng)有關人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標簽上手工簽章根本不能保證會計電子數(shù)據(jù)不被人為刪改，也就不能保證會計檔案的真實、