EXCEL基礎(chǔ)教程ppt課件

1、培訓(xùn)教程大綱 1：EXCEL名稱定義 2：EXCEL基礎(chǔ)操作 3：EXCEL常用快捷鍵 4：EXCEL數(shù)據(jù)有效性用法 5：EXCEL條件格式的用法 6：EXCEL圖表的制作方法 7：EXCEL數(shù)據(jù)透視表的制作方法8： EXCEL常用函數(shù)的應(yīng)用 Excel是Microsoft公司推出的辦公軟件Office中的一個(gè)重要組成成員,也是目前最流行的關(guān)于電子表格處理的軟件之一.它具有強(qiáng)大的計(jì)算、分析和圖表等功能，是公司目前最常用的辦公數(shù)據(jù)表格軟件。 在Word中也有表格,在Excel表格與W表格的最大不同在于Excel表格具有強(qiáng)大的數(shù)字運(yùn)算和數(shù)字分析能力.Excel中內(nèi)置的公式和函數(shù),可能幫忙用戶進(jìn)行復(fù)

2、雜的計(jì)算.由于E在數(shù)據(jù)運(yùn)算方面有強(qiáng)大的功能,使它成為用戶辦公必不可少的一個(gè)常用辦公軟件。工作薄工作薄 工作簿是處理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件。標(biāo)題欄上顯示的是當(dāng)前工作簿的名字。Excel默認(rèn)的工作簿名稱為“book1”。 每個(gè)工作簿包含多個(gè)工作表，默認(rèn)狀態(tài)工作薄包含張工作表，但是張工作表往往不能滿足用戶的需要，所以一個(gè)工作簿中可能包含多張工作表，最多時(shí)一個(gè)工作簿中可能包含255張工作表。工作表工作表 工作表是由單元格組成，在excel中一張工作表由25665536個(gè)單元格組成。Excel中默認(rèn)新建的工作簿包含3個(gè)工作表，工作表的標(biāo)簽名為sheet1、sheet2、sheet3?？赡芡ㄟ^單擊工作表標(biāo)簽在不

3、同的工作表之間進(jìn)行切換。單元格單元格 Excel中的每一張工作表都是由多個(gè)長方形的“存儲(chǔ)單元”組成，這些長方形的“存儲(chǔ)單元”即是單元格。這是Excel最小的最小的單位。輸入的數(shù)據(jù)就保存在這些單元格中，這此數(shù)據(jù)可是字符串、數(shù)學(xué)、公式等不同類型的內(nèi)容。列標(biāo)和行號(hào)： Excel使用字母標(biāo)識(shí)列，從A到IV，共256列，這些字母稱為列標(biāo)；使用數(shù)字標(biāo)識(shí)行，從1到65536，共65536行。每個(gè)單元格通過“列標(biāo)+行號(hào)”來表示單元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的單元格。名稱框和公式編輯框 名稱框用來對(duì)Excel電子表格中的單元格進(jìn)行命名和名稱的顯示。利用名稱框，用戶可以快速定位到相應(yīng)的名稱區(qū)域。 公式

4、編輯框用于輸入和顯示公式或函數(shù)的區(qū)域。 單擊【開始】 【程序】 【Microsoft Office】 【Microsoft Office Excel 2019】菜單命令，即可啟動(dòng)Excel應(yīng)用程序。工作表標(biāo)簽工作表標(biāo)簽列標(biāo)列標(biāo)活動(dòng)單元格活動(dòng)單元格行號(hào)行號(hào)工具欄工具欄標(biāo)題欄標(biāo)題欄任務(wù)窗格任務(wù)窗格菜單欄菜單欄繪圖工具欄繪圖工具欄名稱框名稱框公式編輯框公式編輯框 Excel的工作界面與word的工作界面有著類似的標(biāo)題欄、菜單、工具欄，也有自已獨(dú)特的功能界面，如名稱框、工作表標(biāo)簽、公式編輯框、行號(hào)、列標(biāo)等。打開文件有三種方法：雙擊xcel文件單擊菜單【文件】 【打開】單擊工具欄上的【打開】按鈕文件的操

5、作文件的操作保存文件有兩種方法：單擊菜單【文件】【保存】輸入文件名單擊工具欄上的【保存】按鈕 關(guān)閉文件有兩種方法：單擊菜單欄右上角【關(guān)閉】按鈕單擊菜單【文件】【關(guān)閉】 數(shù)據(jù)輸入：單擊要輸入數(shù)據(jù)的單元格，利用鍵盤輸入相應(yīng)的內(nèi)容 默認(rèn)情況下，輸入數(shù)據(jù)后，按nter鍵，將確認(rèn)輸入并切換到下方的單元格按ab 鍵，可切換到右方的單元格；按鍵盤上的單元格，可靈活選擇下一個(gè)數(shù)據(jù)輸入的位置修改數(shù)據(jù)： 直接替換數(shù)據(jù)。單擊選中要修改的單元格，輸入新內(nèi)容， 會(huì)替換原單元格中的內(nèi)容。 修改單元格中的部分內(nèi)容。雙擊單元格，單元格變錄入狀態(tài)，光標(biāo)成“”形，表示文字插入的位置，然后在要修改的文字上拖動(dòng)鼠標(biāo)選中要修改的文字，

6、然后輸入新的內(nèi)容。如下圖：填充和自動(dòng)填充 在Excel中，對(duì)于一些規(guī)律性比較強(qiáng)的數(shù)據(jù)，如果逐個(gè)手動(dòng)輸入比較浪費(fèi)時(shí)間，而且容易造成數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，為此， Excel提供了填充和自動(dòng)填充功能，可幫助用戶快速輸入此類數(shù)據(jù)填充：單擊編輯填充菜單命令，彈出如圖所示子菜單： 向上填充、向左填充、向下填充、向右填充 選定一個(gè)單元格，然后選擇向上填充選項(xiàng)，則會(huì)將選中單元格的內(nèi)容，復(fù)制到上面的單元格中，其他類推。填充和自動(dòng)填充填充：自動(dòng)填充： 就是通過簡單的雙擊或拖動(dòng)操作快速、準(zhǔn)確地輸入大量有規(guī)律的數(shù)據(jù)。填充句柄 選定一個(gè)單元格，仔細(xì)觀察后，會(huì)發(fā)現(xiàn)在單元格右下方有一個(gè)小黑方塊，這就是填充句柄。填充句柄填充和自動(dòng)填

7、充自動(dòng)填充：自動(dòng)填充操作步驟: 當(dāng)鼠標(biāo)光移動(dòng)到填充句柄上方時(shí),鼠標(biāo)會(huì)變成“ + + ”字形狀,此時(shí)可能通過按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)實(shí)行自動(dòng)填充操作。豎向單擊拖動(dòng)鼠標(biāo),釋放鼠標(biāo)左鍵后,自動(dòng)完成填充操作。自動(dòng)填充操作步驟: 在最后一個(gè)填充的單元格右下角,會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“自動(dòng)填充選項(xiàng)”,單擊“自動(dòng)填充選項(xiàng)”標(biāo)記,會(huì)出現(xiàn)如圖所示的自動(dòng)填充選項(xiàng),在這里我們可以重新選擇自動(dòng)填充的方式,默認(rèn)填充方式為“以序列方式填充”。自動(dòng)填充操作步驟: 我們除了對(duì)單元格的內(nèi)容進(jìn)行修改外,還可以對(duì)單元格進(jìn)行移動(dòng)、復(fù)制、插入、刪除等操作。移動(dòng)單元格 單擊選擇單元格或多個(gè)單元格，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)目標(biāo)位置，即可完成對(duì)單元格的移動(dòng)操作。將鼠標(biāo)

8、移動(dòng)到單元格邊框圖上，鼠標(biāo)變成移動(dòng)狀態(tài)，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)到目標(biāo)位置即可。復(fù)制單元格 傳統(tǒng)方法是通過選擇單元格，單擊編輯-復(fù)制菜單命令，將單元格內(nèi)容復(fù)制到剪貼板中，然后選擇目標(biāo)單元格，單擊編輯-粘貼菜單命令，完成對(duì)單元格的復(fù)制。 在執(zhí)行移動(dòng)單元格的過程中，按住【Ctrl】鍵，在箭頭的右上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“+”號(hào)，這進(jìn)可以完成對(duì)單元格的復(fù)制操作。清除與刪除清除：只要選中單元格，然后按【Delete】鍵，就可以清除單元格中的內(nèi)容，或在單元格上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【清除內(nèi)容】命令。刪除：要?jiǎng)h除單元格，則在單元格上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令，在“刪除”對(duì)話框中選擇一種刪除形式，然后

9、單擊【確定】按鈕。清除與刪除插入行 在要插入的行的下方，單擊左側(cè)的行號(hào)，選擇一行單元格，單擊右鍵彈出快捷菜單，選擇插入命令，如圖 單擊要插入位置后面的列標(biāo)，選擇一列單元格，單擊右鍵彈出快捷菜單，選擇插入命令，如圖插入列刪除行、列：在要?jiǎng)h除的行或列上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令即可。行高和列寬調(diào)整行高：將光標(biāo)移動(dòng)到行號(hào)中間的分隔線上，此時(shí)鼠標(biāo)變成 ,單擊鼠標(biāo)左鍵向上(或向下)拖動(dòng),即可調(diào)整單元格的行高。調(diào)整列寬：將光標(biāo)移動(dòng)到列標(biāo)中間的分隔線上，此時(shí)鼠標(biāo)變成 ,單擊鼠標(biāo)左鍵向左(或向右)拖動(dòng),即可調(diào)整單元格的列寬。行高和列寬 選擇多列（或多行）單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單

10、中單擊選擇【隱藏】命令，即可隱藏單元格的列（或行）。行、列隱藏行的隱藏與列的隱藏方法相同。 要恢復(fù)單元格的顯示，可以通過選擇被隱藏單元格的前后兩列單元格，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【取消隱藏】命令，即可重新顯示被隱藏的單元格。行、列取消隱藏選擇單元格后，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】菜單選項(xiàng)，如圖：單元格屬性的設(shè)置 Excel中為了方便對(duì)數(shù)據(jù)處理，可以通過定義單元格的“數(shù)字”選項(xiàng)卡，來定義不同的單元格數(shù)據(jù)格式。例：輸入電話號(hào)碼的區(qū)號(hào)“010” 如果直接輸入，“010”中的第一個(gè)“0”會(huì)被忽略掉。此類數(shù)據(jù)已經(jīng)不是數(shù)字，這是我們需要通過先將單元格的數(shù)據(jù)格式修改

11、成“文本”類型后，再在該單元格處輸入“010”。單元格屬性的設(shè)置【對(duì)齊】選項(xiàng)卡，可以對(duì)單元格的文本進(jìn)行對(duì)齊方式、文本方向等的控制。其中“文本控制”中的“自動(dòng)換行”選項(xiàng)，在單元格內(nèi)容比較多需要用多行來進(jìn)行顯示 時(shí)，可能使用這個(gè)選項(xiàng)達(dá)到換行的效果。單元格屬性的設(shè)置Excel中的字體、邊框、圖案的設(shè)置與word里面的基本相同。表間切換單擊表標(biāo)簽，可以進(jìn)行表格間的切換。Excel中，當(dāng)前的表格標(biāo)簽為白色，默認(rèn)的非當(dāng)前表格為淺灰色。若要選擇相鄰的多張工作表，可以通過shift鍵+單擊實(shí)現(xiàn)；若要選擇不相鄰的多張工作表，可以通過ctrl+單擊實(shí)現(xiàn)。多表的選擇選擇相鄰的多張工作表選擇不相鄰的多張工作表標(biāo)簽的重

12、命名在表標(biāo)簽上雙擊鼠標(biāo)，當(dāng)光標(biāo)變成“I”狀態(tài)后，即可進(jìn)行編輯修改狀態(tài)，對(duì)表標(biāo)簽進(jìn)行重命名。更改標(biāo)簽的顏色在表格的上方，單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單，選擇工作表標(biāo)簽顏色命令，如圖在彈出的顏色面板中，選擇所需要的顏色，然后單擊 確定按鈕，單擊另外一個(gè)工作表后，即可看到效果。如圖添加工作表在工作表標(biāo)簽上單鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單，然后選擇【插入】命令，在彈出的對(duì)話框中選擇【工作表】即可在工作表標(biāo)簽上單鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單，然后選擇【刪除】命令刪除工作表移動(dòng)、復(fù)制工作表在表標(biāo)簽上，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇移動(dòng)或復(fù)制工作表命令，彈出對(duì)話框單擊“工作簿”下拉列表，可以選擇工作表要移動(dòng)到的位置即可

13、。如果選擇“建立副本”選項(xiàng)，則表示復(fù)制工作的操作。在工作簿內(nèi)可以進(jìn)行工作表的位置移動(dòng)，即單擊一個(gè)工作表的表標(biāo)簽，然后進(jìn)行拖動(dòng)，可以調(diào)整工作表的前后排列順序。調(diào)整工作表顯示順序拖動(dòng)過程中出現(xiàn)的黑色倒立的三角形表示拖動(dòng)工作表將要插入的位置。排序排序可以讓表格中的數(shù)據(jù)按某種規(guī)則排列，數(shù)據(jù)間的順序只有兩種：升序與降序。對(duì)于數(shù)值， Excel按數(shù)值大小排序；對(duì)于文本，Excel將根據(jù)字母順序、首字母的拼音順序或筆畫順序來排序，空格將始終被排在最后。簡單排序選中要排序內(nèi)容，單擊工具欄中的升序排序或降序排序按鈕，可以完成簡單的排序。升序排列按鈕降序排列按鈕復(fù)雜排序通過單擊數(shù)據(jù)菜單下的【排序】菜單命令，彈出“

14、排序”對(duì)話框，如圖提示：排序?qū)υ捒蛑?，最多可以設(shè)置3個(gè)關(guān)鍵字。求和：選擇要求和的數(shù)據(jù)，并多選一格用于顯示結(jié)果，然后單擊工具欄上的自動(dòng)求和按鈕。求平均值、計(jì)數(shù)等操作如此類推。打印工作表之前，需要對(duì)工作表的頁面進(jìn)行設(shè)置，單擊菜單文件下的頁面設(shè)置，如圖頁面選項(xiàng)卡：可以進(jìn)行方向、縮放、紙張大小的設(shè)定。頁邊距選項(xiàng)卡：可以對(duì)打印表格頁邊距進(jìn)行設(shè)置。頁眉/頁腳選項(xiàng)卡：可以對(duì)打印文件設(shè)置頁眉、頁腳。我們可以通過單擊自定義頁眉或自定義頁腳來進(jìn)行自定義頁眉、頁腳。工作表選項(xiàng)卡：可以設(shè)置要打印的區(qū)域，默認(rèn)是全部區(qū)域。如果是多頁打印，可以將表頭部分設(shè)置為“打印標(biāo)題”，這樣便可以在每頁出現(xiàn)標(biāo)題內(nèi)容。有兩種方法：文件菜單

15、下的打印命令工具欄上的打印按鈕1：輸入日期,Ctrl+; 2：輸入時(shí)間,Ctrl+Shift+:3：插入超級(jí)鏈接,Ctrl+K 4：定義名稱,Ctrl+F3 5：復(fù)制選定區(qū)域，Ctrl+C 6：粘貼選定區(qū)域,Ctrl+V 7：剪切選定區(qū)域,Ctrl+X 8：選定整個(gè)工作表,Ctrl+A 9：將選定區(qū)域擴(kuò)展到工作表的最后一個(gè)包含數(shù)據(jù)的單格,Ctrl+Shift+End 10：編輯單元格批注,Shift+F2 常用快捷鍵常用快捷鍵常用10大快捷鍵數(shù)據(jù)有性效的用途：1、錄入數(shù)據(jù)的校驗(yàn) 2、快速錄入數(shù)據(jù) ，在下拉菜單中選擇3、批注提示功能 4、多級(jí)下拉菜單的制作 數(shù)據(jù)有效性以免輸入時(shí)有重復(fù)的數(shù)據(jù)或文本

16、，可設(shè)置數(shù)據(jù)有效性來驗(yàn)證，當(dāng)有重復(fù)時(shí)自動(dòng)彈出提示，例如：在A欄設(shè)置如下錄入數(shù)據(jù)的校驗(yàn)錄入數(shù)據(jù)的校驗(yàn) -重復(fù)效驗(yàn)重復(fù)效驗(yàn)數(shù)據(jù)有效性快速有效輸入數(shù)據(jù)，菜單下拉制作方法如下：方法1：直接輸入清單，以逗號(hào)“，”分開下位菜單制作下位菜單制作 數(shù)據(jù)有效性設(shè)置效果快速有效輸入數(shù)據(jù)，菜單下拉制作方法如下：方法2：位置區(qū)域引用法下位菜單制作下位菜單制作 數(shù)據(jù)有效性設(shè)置效果快速有效輸入數(shù)據(jù)，菜單下拉制作方法如下：方法3：名稱引用法，此方法可跨工作表引用清單下位菜單制作下位菜單制作 數(shù)據(jù)有效性設(shè)置效果設(shè)置方法如下：批注提示功能數(shù)據(jù)有效性設(shè)置效果定義名稱法：多級(jí)下拉菜單數(shù)據(jù)有效性設(shè)置效果 Excel“條件格式”功能可

17、以根據(jù)單元格內(nèi)容有選擇地自動(dòng)應(yīng)用格式，它為Excel增色不少的同時(shí)，還為我們帶來很多方便。如果讓“條件格式”和公式結(jié)合使用，則可以發(fā)揮更大的威力， 見附下例子。1：輸入重復(fù)時(shí)自動(dòng)顯示紅色填充色：輸入重復(fù)時(shí)自動(dòng)顯示紅色填充色 創(chuàng)建“條件格式”的公式假設(shè)我們通過“條件格式”，把有重復(fù)的數(shù)據(jù)所在單元格的填充色設(shè)置為經(jīng)色，輸入完成后，通過查看單元格的填充色是否變?yōu)榻?jīng)色，就可以知道輸入的正確性了。 條件格式條件格式 2：讓工作表間隔固定行顯示陰影 當(dāng)單元格數(shù)據(jù)行較多，我們?yōu)榱俗岋@示效果更加醒目，可以讓工作表間隔固定行顯示陰影，效果如下圖所示下面的效果是使用了公式“=MOD(ROW(),2)=0”，如果要

18、間隔兩行顯示陰影則用公式“=MOD(ROW(),3)=0”，其余依次類推。 條件格式條件格式小提示：小提示：函數(shù)MOD(number,divisor)返回兩數(shù)相除的余數(shù)，其中Number為被除數(shù)，Divisor為除數(shù)。函數(shù)ROW(reference)返回引用的行號(hào)。其中Reference?為需要得到其行號(hào)的單元格或單元格區(qū)域，如果省略 reference，則假定是對(duì)函數(shù) ROW 所在單元格的引用 圖表制作圖表制作創(chuàng)建圖表1：選定所需的數(shù)據(jù)后，單擊“插入”-“圖表”表格數(shù)據(jù)所表達(dá)的信息常常顯得枯燥乏味，不易理解，如果制成圖表，則能一目了然表格數(shù)據(jù)所表達(dá)的信息常常顯得枯燥乏味，不易理解，如果制成圖

19、表，則能一目了然圖表制作圖表制作2：在“圖表向?qū)?步驟之1圖表類型”對(duì)話框上，“標(biāo)準(zhǔn)類型”框中，選定所需類型（如柱形圖）后，再選定“子圖表類型”，然后單擊“下一步”。圖表制作圖表制作3：第三步，在“圖表向?qū)?步驟之2圖表源數(shù)據(jù)”對(duì)話框上，如果需要更改源數(shù)據(jù)（區(qū)域），則單擊“數(shù)據(jù)區(qū)域”框右端的“壓縮對(duì)話框” 按鈕，臨時(shí)移除對(duì)話框，以便于在工作表中通過選擇單元格來輸入?yún)^(qū)域。完成后，可再次單擊該按鈕顯示完整對(duì)話框。最后單擊“下一步”。圖表制作圖表制作4：在“圖表向?qū)?步驟之3附表選項(xiàng)”對(duì)話框上，“標(biāo)題”選項(xiàng)卡的“圖表標(biāo)題”框中鍵入圖表標(biāo)題；“圖例”選項(xiàng)卡上，“位置”單選按鈕組中，選中“底部”，將圖例

20、放置在底部；然后，單擊“下一步”。圖表制作圖表制作5：在“圖表向?qū)?步驟之4圖表位置”對(duì)話框上，選擇將圖表“作為其中的對(duì)象插入”原工作表，或“作為新工作表插入”（插入到一張新建的工作表中），單擊“完成”。數(shù)據(jù)透視表首先，在 Excel 工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)。您可以將現(xiàn)有的電子表格或數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新 Excel 工作表中。確保數(shù)據(jù)可用于數(shù)據(jù)透視表：刪除所有空行或空列。 刪除所有自動(dòng)小計(jì)。 確保第一行包含各列的描述性標(biāo)題。 確保各列只包含一種類型的數(shù)據(jù) 例如，一列中是文本，另一列中是數(shù)值。1：創(chuàng)建數(shù)據(jù)：創(chuàng)建數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)透視表1：在 Excel 工作表中，從要根據(jù)其創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的表格選擇一個(gè)單元格。 2：在“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”啟動(dòng)“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А薄Ｈ绻ぷ鞑臼枪蚕淼模ü蚕砉ぷ鞑荆涸试S網(wǎng)絡(luò)上的多位用戶同時(shí)查看和修訂的工作簿。每位保存工作簿的用戶可以看到其他用戶所做的修訂。），則“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)