機(jī)關(guān)照片檔案整理規(guī)則

1、機(jī)關(guān)照片檔案整理規(guī)則照片檔案 國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影為主要反映方中直接形成的以靜止攝影為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和題名三部分。一般包括底片、照片和題名三部分。 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了銀鹽感光材料照片銀鹽感光材料照片和和數(shù)字?jǐn)?shù)字照片照片檔案的整理原則和方法。檔案的整理原則和方法。整理步驟 收集收集分年度分年度（分類別）（分類別）排排列列編號(hào)編號(hào)裝袋裝袋編目編目裝盒裝盒收集 照片檔案的收集范圍：照片檔案的收集范圍： 領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、領(lǐng)導(dǎo)人和著名

2、人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。 本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。的照片。 記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象和照片。情況和現(xiàn)象和照片。 記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝故跡、自然風(fēng)光以重點(diǎn)工程、名勝故跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。 其他具有保存價(jià)值的照片。其他具有保存價(jià)值的照片。 收集要求收集要求 對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)對(duì)屬

3、于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)關(guān)或按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)關(guān)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為已有。何單位或個(gè)人不得據(jù)為已有。 對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。措施進(jìn)行鑒定。(主要指數(shù)碼照片）主要指數(shù)碼照片） 對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔主要照片應(yīng)具選擇其主要照片歸檔主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)未加修飾剪裁等特點(diǎn)（如召開全市（如召開全市XX會(huì)議：一般收集橫幅全景、主席

4、會(huì)議：一般收集橫幅全景、主席臺(tái)、主要領(lǐng)導(dǎo)講話、聽眾席等各一臺(tái)、主要領(lǐng)導(dǎo)講話、聽眾席等各一張）張） 。 底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全。底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全。 底片與照片影像應(yīng)一致。底片與照片影像應(yīng)一致。 對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片。數(shù)字對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片。數(shù)字照片以光盤、移動(dòng)硬盤和照片兩種照片以光盤、移動(dòng)硬盤和照片兩種方式保存方式保存。（即數(shù)碼照片不需傳統(tǒng)（即數(shù)碼照片不需傳統(tǒng)底片，但需要曬出照片）底片，但需要曬出照片） 照片照片檔案的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)檔案的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。標(biāo)準(zhǔn)的要求。 收集時(shí)間收集時(shí)間 對(duì)具有歸檔價(jià)值

5、的照片，其攝影者對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理，各檔案室或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理，各檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。歸檔，一般不應(yīng)跨年度。 依照依照中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法辦法的規(guī)定，照片檔案隨立檔單的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案位其他形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案移交。在特殊情況下，經(jīng)同級(jí)檔案移交。在特殊情況下，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意可以提前或延遲行政管理部門同意可以提前或延遲移交。移交。分年度 將照片按其形成年度分類。將照片按其形成年度分類。分類別 將照片按將照片按問(wèn)題問(wèn)題分類。分類。如：可按照文如：可按照文書檔案的黨群、行政、

6、業(yè)務(wù)分類，書檔案的黨群、行政、業(yè)務(wù)分類，也可分會(huì)議、視察、宣傳等。也可分會(huì)議、視察、宣傳等。 照片數(shù)量不多的單位可不分類。照片數(shù)量不多的單位可不分類。 照片不分保管期限，統(tǒng)一劃分為照片不分保管期限，統(tǒng)一劃分為永永久久保管保管排列 不分類的排列方法不分類的排列方法：照片在全宗、照片在全宗、年度內(nèi)按時(shí)間先后順序排列；年度內(nèi)按時(shí)間先后順序排列； 分類的排列方法：分類的排列方法：照片在全宗、年照片在全宗、年度、類別內(nèi)按時(shí)間先后順序排列。度、類別內(nèi)按時(shí)間先后順序排列。編號(hào) 在照片背面按照片排列順序逐張編在照片背面按照片排列順序逐張編號(hào)。號(hào)。 格式格式：全宗號(hào)：全宗號(hào)年度年度張?zhí)?。張?zhí)枴?格式格式：全宗號(hào)

7、：全宗號(hào)年度年度類別類別張張?zhí)?。?hào)。 如照片已過(guò)塑，則在照片背面貼紙如照片已過(guò)塑，則在照片背面貼紙條編號(hào)。條編號(hào)。 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。如無(wú)全宗號(hào)，則留空。代號(hào)。如無(wú)全宗號(hào)，則留空。 年度：采用公元紀(jì)年，如年度：采用公元紀(jì)年，如“2002”。 類別：填照片檔案分類方案的類別類別：填照片檔案分類方案的類別名稱，如：名稱，如：“黨群類黨群類”、“會(huì)議會(huì)議類類”、“宣傳類宣傳類”等。等。 張?zhí)枺赫掌帕许樞蛄魉?hào)，如張?zhí)枺赫掌帕许樞蛄魉?hào)，如“8”。裝袋 將照片裝入照片袋，一張一袋，并將照片裝入照片袋，一張一袋，并逐項(xiàng)填寫照片袋上的相關(guān)欄目。逐項(xiàng)填寫照

8、片袋上的相關(guān)欄目。 照片袋封面設(shè)置全宗名稱、全宗號(hào)、照片袋封面設(shè)置全宗名稱、全宗號(hào)、年度、類別、張?zhí)枴⒁娞?hào)、題名年度、類別、張?zhí)枴⒁娞?hào)、題名（文字說(shuō)明）等項(xiàng)目。（文字說(shuō)明）等項(xiàng)目。（全宗名稱）（全宗名稱）全宗號(hào)全宗號(hào) 年度年度 張?zhí)枏執(zhí)栴悇e類別 參見號(hào)參見號(hào)（題名）（題名）（全宗名稱）（全宗名稱）全宗號(hào)全宗號(hào) 年度年度 張?zhí)枏執(zhí)栴悇e類別 參見號(hào)參見號(hào)（題名）（題名）全宗名稱全宗名稱：即立檔單位的名稱，填寫：即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（全宗名稱）（全宗名稱）全宗號(hào)全宗號(hào) 年度年度 張?zhí)枏執(zhí)栴悇e類別 參見號(hào)參見號(hào)（題名）（題名）全宗號(hào)全宗號(hào)：指檔案

9、館給立檔單位編制的指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。沒(méi)有編全宗號(hào)的單位可留空。代號(hào)。沒(méi)有編全宗號(hào)的單位可留空。（全宗名稱）（全宗名稱）全宗號(hào)全宗號(hào) 年度年度 張?zhí)枏執(zhí)栴悇e類別 參見號(hào)參見號(hào)（題名）（題名）年度年度：照片的形成年度。如照片的形成年度。如“2008”（全宗名稱）（全宗名稱）全宗號(hào)全宗號(hào) 年度年度 張?zhí)枏執(zhí)栴悇e類別 參見號(hào)參見號(hào)（題名）（題名）類別類別：填照片檔案分類方案的類別名填照片檔案分類方案的類別名稱，如：稱，如：“黨群類黨群類”、“會(huì)議類會(huì)議類”、“宣傳類宣傳類”等。如不分類則留空。等。如不分類則留空。（全宗名稱）（全宗名稱）全宗號(hào)全宗號(hào) 年度年度 張?zhí)枏執(zhí)栴悇e類別 參見號(hào)參見號(hào)

10、（題名）（題名）張?zhí)枏執(zhí)枺禾钫掌帕许樞蛄魉?hào)，如填照片排列順序流水號(hào)，如“8”。（全宗名稱）（全宗名稱）全宗號(hào)全宗號(hào) 年度年度 張?zhí)枏執(zhí)栴悇e類別 參見號(hào)參見號(hào)（題名）（題名）參見號(hào)參見號(hào)：填與本張照片有密切聯(lián)系的填與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。如無(wú)則留空。其他載體檔案的檔號(hào)。如無(wú)則留空。（全宗名稱）（全宗名稱）全宗號(hào)全宗號(hào) 年度年度 張?zhí)枏執(zhí)栴悇e類別 參見號(hào)參見號(hào)（題名）（題名）題名題名：即本張照片的文字說(shuō)明。需自即本張照片的文字說(shuō)明。需自擬。擬。 題名的擬寫要綜合運(yùn)用時(shí)間、地點(diǎn)、事題名的擬寫要綜合運(yùn)用時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、攝影者五要素，概括揭示照由、人物、攝影者五要素，概括揭

11、示照片攝像所反映的全部信息。時(shí)間用年月片攝像所反映的全部信息。時(shí)間用年月日表示，各要素之間用分隔符號(hào)日表示，各要素之間用分隔符號(hào)“.”分開分開。 如：如：2007年年6月月8日日 . XXX . 視察視察 . 欽州欽州港港 .XXX攝攝 2010年年9月月16日至日至17日日 . 欽州市檔案業(yè)務(wù)欽州市檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班培訓(xùn)班 . 在市委黨校召開在市委黨校召開 . 會(huì)場(chǎng)全景會(huì)場(chǎng)全景 . XXX攝攝欽州市檔案局欽州市檔案局28 2010 52 2010-業(yè)務(wù)類業(yè)務(wù)類- 10年年-1432010年年9月月16日至日至17日日 . 欽州市欽州市XXX會(huì)議會(huì)議 . 在市委黨校召開在市委黨校召開 . 會(huì)場(chǎng)全景

12、會(huì)場(chǎng)全景 . XXX攝攝（袋內(nèi)照片說(shuō)明：填袋內(nèi)照片說(shuō)明：填寫袋內(nèi)照片缺損、移寫袋內(nèi)照片缺損、移出、補(bǔ)拍、翻拍等情出、補(bǔ)拍、翻拍等情況。）況。） 對(duì)于照片袋放置不下的大幅照片，采用對(duì)于照片袋放置不下的大幅照片，采用其他方式放置，原照片號(hào)不能改動(dòng)。其他方式放置，原照片號(hào)不能改動(dòng)。（大幅照片與普通幅面照片一起按時(shí)間（大幅照片與普通幅面照片一起按時(shí)間順序編張?zhí)?，可用大無(wú)酸紙檔案袋存放，順序編張?zhí)?，可用大無(wú)酸紙檔案袋存放，按照片袋格式填寫相應(yīng)內(nèi)容）按照片袋格式填寫相應(yīng)內(nèi)容）編目 照片檔案應(yīng)依據(jù)全宗、年度和張?zhí)栱樞蛘掌瑱n案應(yīng)依據(jù)全宗、年度和張?zhí)栱樞蚓幹普掌瑱n案目錄。編制照片檔案目錄。 照片檔案目錄設(shè)置張?zhí)?/p>

13、、題名（文字說(shuō)照片檔案目錄設(shè)置張?zhí)?、題名（文字說(shuō)明）、參見號(hào)、攝影者、備注等項(xiàng)目。明）、參見號(hào)、攝影者、備注等項(xiàng)目。張?zhí)枏執(zhí)栴}名（文字說(shuō)明）題名（文字說(shuō)明）參見號(hào)參見號(hào)攝影者攝影者備注備注12010年年9月月16日至日至17日日 . 欽欽州市州市XXX會(huì)議會(huì)議 . 在市委黨校在市委黨校召開召開.會(huì)場(chǎng)全景會(huì)場(chǎng)全景2010-業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)類類-10年年-143XXX22010年年9月月16日至日至17日日 . 欽欽州市州市XXX會(huì)議會(huì)議. 在市委黨校在市委黨校召開召開.XXX講話講話2010-業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)類類-10年年-143XXX34照片檔案目錄照片檔案目錄照片檔案目錄格式。照片檔案目錄格式。A4幅面幅面

14、照片檔案目錄照片檔案目錄照照片片檔檔案案目目錄錄封封面面格格式式（全宗名稱）（全宗名稱）類別：類別：張?zhí)枺簭執(zhí)枺?起起 止止裝盒 把每袋照片按張?zhí)栱樞蜓b入照片檔案盒，把每袋照片按張?zhí)栱樞蜓b入照片檔案盒，并填寫檔案盒封面和盒脊相關(guān)的項(xiàng)目。并填寫檔案盒封面和盒脊相關(guān)的項(xiàng)目。全宗號(hào)全宗號(hào)年年 度度類類 別別起起止止張張?zhí)柼?hào)盒號(hào)盒號(hào)盒脊格式盒脊格式盒面格式盒面格式全宗號(hào)全宗號(hào)28年年 度度2010類類 別別起起止止張張?zhí)柼?hào)120盒號(hào)盒號(hào)填寫示例填寫示例欽州市檔案局欽州市檔案局照片檔案盒（不分類）示例照片檔案盒（不分類）示例底片的整理 底片的排列編號(hào)底片的排列編號(hào) 采用照片和底片合一編號(hào)法，照片號(hào)即采用

15、照片和底片合一編號(hào)法，照片號(hào)即底片號(hào)。底片號(hào)。 底片號(hào)的登錄底片號(hào)的登錄 宜使用鐵筆將底片號(hào)橫排刻寫在膠片乳宜使用鐵筆將底片號(hào)橫排刻寫在膠片乳劑片邊處，不得影響畫面：也可采用其劑片邊處，不得影響畫面：也可采用其他方式（如粘接）將底片號(hào)附著在膠片他方式（如粘接）將底片號(hào)附著在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。乳劑面片邊處，不得污染膠片。 底片袋的標(biāo)注底片袋的標(biāo)注 底片放入底片袋保管，一張一袋。應(yīng)在底片放入底片袋保管，一張一袋。應(yīng)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。對(duì)翻拍底底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。對(duì)翻拍底片，應(yīng)在底片袋的左上方表明片，應(yīng)在底片袋的左上方表明“F”字樣。字樣。對(duì)拷貝底片，應(yīng)在底片袋的左上方表明對(duì)拷貝底片，應(yīng)在底片袋的左上方表明“K”字樣。字樣。