優(yōu)化采購流程及降低采購成本策略

1、優(yōu)化采購流程及降低采購成本策略 摘要：本文討論的是私營企業(yè)廈門分公司，實行采購管理優(yōu)化和如何降低采購成本的一個實戰(zhàn)。對企業(yè)的組織架構(gòu)，采購管理以及采購流程的編制結(jié)合企業(yè)財務(wù)部門如何做到部門的銜接與溝通， 做到滿足工程需求及采購成本最優(yōu)化，同時獲得包寶貴的實戰(zhàn)經(jīng)驗。 關(guān)鍵詞：采購管理采購流程降低采購成本 一、引言 （一）華海公司的概況 江蘇省華海消防工程安裝有限公司廈門分公司成立于 20112011 年 1 1 月，是專業(yè)從事消防工程設(shè)計、施工的一級企業(yè)。 總公司自 19951995 年成立，擁有一支團結(jié)協(xié)作、素質(zhì)過硬、技術(shù)一流、敢打硬仗的員工隊伍，現(xiàn)有技術(shù)管理人員 4040 多人、項目經(jīng)理 1

2、010 人、技術(shù)工人 150150多人。工種配套，技術(shù)精干，公司每年都組織一定數(shù)量的專業(yè)人員參加省、市組織的各種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考試。為了滿足消防工程施工的需要，公司先后購置了 200200 多萬元的專業(yè)施工設(shè)備和檢測設(shè)備，公司先后承接了各類綜合樓、星級賓館、大學(xué)實驗樓、大型化工碼頭、油庫、大型廠房、購物中心、高尚小區(qū)和人防工程等 100100 多個大中型項目及重點工程的消防施工。 所投入運行的消防工程，都能夠長期保持良好的工作狀態(tài)，并多次得到業(yè)主及消防主管部門表彰，這正是基于我公司的科學(xué)的管理和優(yōu)良的施工基礎(chǔ)上的。 公司內(nèi)部管理規(guī)范，責(zé)任明確，員工敬業(yè)、進取、團結(jié)、向上，注重質(zhì)量管理，有一整套標(biāo)

3、準(zhǔn)的質(zhì)量保證體系， 并嚴(yán)格執(zhí)行 ISO9001:2000ISO9001:2000 質(zhì)量管理體系認(rèn)證。 江蘇省華海消防工程安裝有限公司廈門分公司，采購權(quán)限分屬各個區(qū)域分公司， 根據(jù)自身工程需要自行組織實施采購的方式。 通過分散采購對產(chǎn)品質(zhì)量，價格，交期，技術(shù)服務(wù)都具有靈活性，及時性和操作性。 （二）華海公司采購管理現(xiàn)狀 我國民營企業(yè)采購管理基本現(xiàn)狀是采購管理水平和采購方法參差不齊。一些大型民營企業(yè)在采購方法實踐上也有比較成熟但小型企業(yè)的采購管理還欠完善。 華海廈門分公司承接消防項目工程，根據(jù)工程需要由工程項目經(jīng)理和預(yù)算人員到現(xiàn)場測量，由預(yù)算人員預(yù)算工程材料，開出工程材 料申購單，經(jīng)項目經(jīng)理和總經(jīng)

4、理審批，在轉(zhuǎn)交采購部門，采購人員根據(jù)材料單進行詢價購買，但是中間問題就出現(xiàn)，工程材料所需的規(guī)格，厚度，材質(zhì)并未在申購單里體現(xiàn)，導(dǎo)致采購在詢價的時候，需要在供應(yīng)商和工程技術(shù)經(jīng)理之間來回詢問，不但耗費采購時間也降低工作效率。在貨比三家后，采購員需制作一份供價表，體現(xiàn)材料的數(shù)量，價格，供應(yīng)商名稱，電話，總金額，各商家的不同付款方式等在交由總經(jīng)理審批，審批通過在由財務(wù)進行抽樣審核再付款，采購部門在進行簽訂采購合同，發(fā)出采購需求。供應(yīng)商在將材料運輸?shù)叫璺街付üさ?交由現(xiàn)場的安全管理人員進行驗收簽字確認(rèn)，但是材料堆放開放式工 地，沒有固定的倉庫和相關(guān)人員看守，也會偶發(fā)材料丟失現(xiàn)象。 （以下為廈門分公司組織

5、架構(gòu)圖） 二、華海公司管理工作存在問題分析 民營小型企業(yè)的采購觀念和管理方法沒有系統(tǒng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)。歸 結(jié)為：意識缺乏完整的流程規(guī)范，沒有形成供應(yīng)商選擇和準(zhǔn)入機制,采購合同服務(wù)條約不夠慎密，而采購質(zhì)量問題是采購工作中一個非常重要和突出的問題，在合同里得不到明細說明，這反應(yīng)采購過程的質(zhì)量控制和反饋控制等，而制定流程規(guī)劃沒有細化，固化的指標(biāo)對采購進行考核或執(zhí)行不到位的現(xiàn)象，很大一部分在于沒有顯影的制衡機制來保證規(guī)范實施。 這種不合理的管理制度不能客觀、系統(tǒng)反應(yīng)供應(yīng)商和采購管理部門的總體績效水平，容易引起采購，供應(yīng)商及其他部門之間的矛盾。 （一）華海采購流程問題 1 1、華海公司的采購流程繁瑣，管理銜

6、接不當(dāng)，層層的審批流程，也耽誤了采購的及時性，在遇到緊急項目采購時，這種層層審批的繁瑣流程不但耽誤了工期，又增加了時間和人力成本。 2 2、預(yù)算人員開出項目材料申購單沒有明細化，材料的材質(zhì)，厚度,品牌，尺寸沒有標(biāo)明，導(dǎo)致采購產(chǎn)品時遇到諸多問題，需要在技術(shù)人員和供方兩邊溝通，不僅增加了采購的時間，還降低了采購工作的效率 3 3、采購部沒有預(yù)備金，在大量采購的需求款，沒事先向財務(wù)部門報備，預(yù)算，經(jīng)常會導(dǎo)致公司的現(xiàn)金流周轉(zhuǎn)不急。項目與采購，財務(wù)脫節(jié)，無法最大有效優(yōu)化整個流程。 （二）華海采購成本問題 1 1、采購物料的項目成本價格進項市場調(diào)差和行業(yè)比較，以便得出 合理的成本價格。廣義采購成本包括物料

7、成本，采購管理成本，存儲成本三部份。但是采購所發(fā)生的費用：采購成本=物料的成本+采購管理成本+存儲成本；物料成本=單價*數(shù)量+運輸+手續(xù)費用； 采購管理成本=人力成本+辦公費用理方費+其它費用。華海公司的采購成本單純憑供價表，對比價格來選定供應(yīng)商，忽略了隱形的采購成本費用。 2 2、單純的憑借物料成本和供方的付款方式來決定采購供應(yīng)商，無法保證采購原材料的質(zhì)量，在商品競爭力顯著增加，供應(yīng)商為力求報價低，奪得供應(yīng)機會，往往在質(zhì)量上會偷工減料，若發(fā)現(xiàn)物料質(zhì)量不合格，出現(xiàn)退貨，換貨等又產(chǎn)生了不必要的人力，物流成本，在采購過程中與供應(yīng)商的售后服務(wù)問題在合同里沒有具體的明細化，也會 發(fā)生更多不必要的糾紛成

8、本。應(yīng)該要選擇合適合格的供應(yīng)商，在保證質(zhì)量的前提下，運輸和服務(wù)，交期等諸多因素進行綜合考慮。 （三）華海其它采購方面不確定因素 1 1、采購人員的談判技巧缺乏，經(jīng)常被供應(yīng)商牽著走，在材料的質(zhì)量，換貨，服務(wù)等方面往往會發(fā)生爭議和糾紛，沒有對采購人員入崗前產(chǎn)品知識和談判技巧等的培訓(xùn)。 2 2、沒有形成供應(yīng)商選擇和準(zhǔn)入機制，供應(yīng)商的管理不完善，僅考慮供應(yīng)商的報價和付款支持，沒有對供應(yīng)商進行資質(zhì)的評審，沒有供應(yīng)商資料庫，對供應(yīng)商的質(zhì)量管控較弱。供應(yīng)商的評審標(biāo)準(zhǔn)一般是商品質(zhì)量是否合格、價格水平高低、交易費用多少、交付是否及時、整體服務(wù)水平的良好等。 3 3、不固定的供應(yīng)商，沒有形成長期的合作目標(biāo)，雙方缺

9、乏信任。首次合作的供方都要求先付款才發(fā)貨， 一個增加采購人員反復(fù)詢價的不必要麻煩又讓公司的現(xiàn)金流無法按計劃進行，處于劣勢局面。在采購量大的情況，財務(wù)就會出現(xiàn)財政赤空現(xiàn)狀，不能保證公司的現(xiàn)金流。 4 4、沒有固定的倉庫和管理物料人員，工地開放式的放貨，造成物料，配件的丟失。物料的缺乏又要補給，往往超出預(yù)算成本。損失的費用增加，同時也增加了項目的成本。 三、優(yōu)化采購流程、降低采購成本的重要性 采購是社會經(jīng)濟生活中的常見活動。無論是個人、企業(yè)、團體，還是政府機構(gòu)，隨時都需要通過市場渠道獲得所需的物質(zhì)資料或服務(wù)。所以采購管理作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，要明確采購管理的目標(biāo)和智能。采購在發(fā)揮這些智能目標(biāo)要實

10、現(xiàn)四個基本目標(biāo)： 1 1、適時適量保證供應(yīng)，物資采購供應(yīng)不是把貨物進的越多越好，或越少越好。生產(chǎn)需要時，沒有貨物供應(yīng)，生產(chǎn)缺貨，會影響生產(chǎn)；但貨物進的多，不但占用較多資金， 而且還增加倉儲， 增加保管費用， 造成浪費， 使成本增高。貨物進早也會增加倉儲，保管費用，進晚了會造成缺貨，因此，要求采購適時適量，即保證供應(yīng)又使采購成本最小。 2 2、保證原材料質(zhì)量是保證采購貨物達到企業(yè)生產(chǎn)所需要的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，保證企業(yè)生產(chǎn)出來的產(chǎn)品質(zhì)量合格。保證原材料質(zhì)量也要做到適度，適量太低，不行；但是質(zhì)量太高，會增加購買費用，不合算。所以物資采購要保證質(zhì)量前提下盡量采購低廉的物品。 3 3、費用最省是物資采購貫穿始終

11、的準(zhǔn)繩。在物資采購中每個環(huán)節(jié)、每個方面都發(fā)生各種各樣的費用。如：購買費用、進貨費用、檢驗費 用、搬運費用、裝卸費用、銀行利息等。因此，在物資采購的全過程中，要運用各種各樣的采購策略，使總采購費用最小。 4 4、協(xié)調(diào)供應(yīng)商并管理好供應(yīng)鏈，資源市場可以說是企業(yè)的生命線，它不但是企業(yè)的物料來源，也是資源市場的信息來源。 (1)(1)有效的采購策略本身提供支持，利用這些信息選擇最好的供應(yīng)商，產(chǎn)品，及最好的運輸路線及方式，進行有效率的采購。 (2)(2)資源市場發(fā)展的變化動態(tài)，技術(shù)動態(tài)信息，對企業(yè)制定和調(diào)整產(chǎn)品策略和企業(yè)生產(chǎn)決策提供有力支持。 (3)(3)通過物資采購人員建立起與資源市場的各個供應(yīng)商之間

12、良 好，寬松有效的供應(yīng)鏈關(guān)系是物資采購的重要職能。其核心是要建立 企業(yè)與供應(yīng)商之間的高效率運作體系。 四、華海公司采購流程、降低成本的優(yōu)化策略 (一)優(yōu)化采購作業(yè)流程的目的是提高采購效率， 盡可能地降低采購成本，因此采購流程的幾個環(huán)節(jié)應(yīng)把握“控制點”： 1 1、編制采購計劃，是采購的基本依據(jù)，是控制盲目采購的重要措施，也是搞好現(xiàn)金流預(yù)測的有力手段， 根據(jù)工程需求計劃， 等信息。 編制預(yù)采購清單，明細物料的品牌，規(guī)格，數(shù)量，單價，技術(shù)要求，洽商交期及送貨地址。提高采購效率，實現(xiàn)資源合理配置，力爭在有保證物資供應(yīng)商的前提下，減少物料積壓，提高采購資金的使用效率。 2 2、正確選擇供應(yīng)商，對于穩(wěn)定物

13、料來源，保證物料質(zhì)量十分重要。開發(fā)合格供應(yīng)商，降低采購風(fēng)險，建立供應(yīng)商管理檔案，對供應(yīng)商的資質(zhì)，財務(wù)，產(chǎn)品等多方面因素進行評估審核，對供應(yīng)商進行 ABCABC 分類，對設(shè)備，耗材等不同類型供應(yīng)商進行定期評估輪換， 保證公司能找到合格供應(yīng)商提供產(chǎn)品， 保質(zhì)，保量，保證工程需求的穩(wěn)定供應(yīng)。 3 3、嚴(yán)格采購訂單管理，采購訂單服務(wù)條約需慎密，訂單圍繞采購四大條件：質(zhì)量，價格，交期，服務(wù)為準(zhǔn)。采購訂單是與供應(yīng)商的采購合同，是供應(yīng)商履行“按時，按質(zhì)，按價”供貨。避免對企業(yè)的經(jīng)營造成影響。訂單的管理對企業(yè)也有重大影響，具有一定的法律效 應(yīng)，對未來可能發(fā)生的糾紛做依據(jù)。 4 4、采購業(yè)務(wù)的確認(rèn)和付款是企業(yè)采

14、購中的日常業(yè)務(wù)，。當(dāng)供應(yīng)商物料到達企業(yè)后，要檢查相應(yīng)采購計劃、訂單，確認(rèn)是否本企業(yè)的采購物料。過程還需要經(jīng)過質(zhì)檢、驗收，才辦理入庫。采購員持發(fā)票報銷時，要根據(jù)入庫單核對驗收人，提交領(lǐng)導(dǎo)審批才方可報銷。 5 5、材料采購管理，在規(guī)范材料采購，指導(dǎo)采購活動，以獲得質(zhì)量、服務(wù)、和價格最優(yōu)的材料，降低采購風(fēng)險。用于公司工程建設(shè)中所需的材料。為保證材料管理，在工地設(shè)一小定點，設(shè)置臨時倉庫管理，以保證材料的安全性和操作性，以保證工程需求的穩(wěn)定和靈活。 6 6、設(shè)備采購，在規(guī)范采購工作，確保采購過的透明化和規(guī)范化，將低采購風(fēng)險。用于固定資產(chǎn)類設(shè)備采購的申請，審批，驗收，領(lǐng)用等。涉及倉儲管理，設(shè)定專職倉管，經(jīng)

15、工程領(lǐng)用申請單，領(lǐng)取相應(yīng)機械工具，倉管定期維護機械工具，做每月機械設(shè)備的損耗登記，明細來往項目的使用情況。 采購流程的管理涉及采購流程的改造， 訂單管理， 采購物流和貨物接收與倉管。采購作業(yè)流程是一個動態(tài)連續(xù)的過程。能滿足追蹤采購計劃的執(zhí)行情況；查詢逾期未到貨物及驗收階段的物料；對采購費用，可分?jǐn)偟较鄳?yīng)物料入庫升本；登記應(yīng)付賬款依據(jù)；進行采購分析等。 以下是改變采購流程圖，將采購流程簡單化，金額以 1010 萬元采購物料為指標(biāo)，1010 萬元以下的物資采購只需經(jīng)過部門經(jīng)理，采購部和工程經(jīng)理審批完成采購的前半程，而簡化的關(guān)鍵點為控制金額和縮減審批流程，以便提高工作效率。（二）華海消防工程公司降低

16、采購成本管理 采購成本由采購材料成本、采購管理成本和存儲成本三部分構(gòu)成。而降低采購成本具體可以通過以下幾點進行分析： 1 1、降低采購成本途徑 (1)(1)通過分析采購成本來降低，降低采購成本就是需要控制采購價格，采購價格的控制可用以下方法： 成本費用比較；通過對供貨價格及各種費用支出進行分析比較，選擇供貨成本低的供應(yīng)商 壓價采購；在供應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)不變情況下，利用買方市場優(yōu)勢降低供應(yīng)價格，達到降低進貨成本目的。 公開招標(biāo)；利用競標(biāo)心里，是競標(biāo)人香菇壓價，公開，公正，公平，以降低成本目的 (2)(2)采購管理成本分析，首先要加強采購人員的管理，招聘才能和品德優(yōu)秀的高素質(zhì)采購人員。 (3)(3)存儲成本

17、分析。減低采購成本其中倉儲保管費用占很大比例。倉儲管理控制可采用 ABCABC 分類法， 對 A A 類貨物重點管理， 即價值高,價格貴重的貨物；B B 類貨物正?？刂疲磧r值中等，價格中的貨物；C C 類簡單控制，即價值低，價格低的貨物。 通過合理安排企業(yè)人力， 物理， 財力， 達到降低存儲成本目的。 2 2、通過網(wǎng)上采購降低成本 網(wǎng)上采購是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟發(fā)展的產(chǎn)物，主要是供應(yīng)商、 金融部門、 和物流企業(yè)，即時聯(lián)系起來，利于企業(yè)降低采購成本 實例：華海消防工程廈門分公司承接海投房產(chǎn)外管網(wǎng)的項目，需要球 磨管件 50005000 噸，利用網(wǎng)上資源搜索引擎“貨比三家”尋找供應(yīng)商，詢價本省成本在 292

18、9 萬元（含運費），且預(yù)付款，在發(fā)貨。通過電子網(wǎng)絡(luò)查詢得知山東省是制造球磨管件的大省。通過對比品牌、規(guī)格、價格、服務(wù)，山東球磨管件成本尋總價為 2424 萬元，運費自付，經(jīng)了解山東到廈門工地運費為 3 3 萬元。通過對比， 從省外運輸節(jié)約成本 2 2 萬元且可貨到付款。 具減少了中間代理商的費用， 也避免了需方先付款再發(fā)貨的風(fēng)險， 同時把運輸風(fēng)險和管件的破損風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁給供應(yīng)商，待貨物運輸?shù)街付c，公司管理人驗收合格方可付款。 由此，通過網(wǎng)上采購對比品牌，規(guī)格，價格、服務(wù)以降低了采購成本，原配件的生產(chǎn)會更加專業(yè)化， 質(zhì)量也會更加可靠。 電子采購可以采用如拍購技術(shù)、虛擬團購、價格性能比較等手段，增加

19、采購?fù)该鞫?，最大限度拜托人際關(guān)系與利益關(guān)系的纏繞，降低采購的交易成本，也避免了需方承擔(dān)的風(fēng)險。 3 3、利用 JITJIT 采購降低成本 JITJIT 即準(zhǔn)時化采購，是把合適的數(shù)量和質(zhì)量的物品。在合適的時 間供應(yīng)到合適的地方， 最優(yōu)滿足用戶的需求。 利用 JITJIT 采購可最大限度降低貨物庫存，減少資金占用；通關(guān)過與制造商合作，可從源頭上降低質(zhì)量成本；供應(yīng)商直接送貨，可大大減少購貨環(huán)節(jié)，減低采購成本；供需雙方的長期合作及采購環(huán)節(jié)有關(guān)費用的節(jié)約，使貨物價格得 以降低，從而降低采購成本。 4 4、選擇適合自己企業(yè)的采購后方式或聘用良好的采購人員 在企業(yè)內(nèi)部，大宗批量物品，價值高貨總價高的物品；管

20、件零部 件，原材料，保密度高，產(chǎn)權(quán)約束多的物品；易出問題的物品適合集中采購。集中采購有利于降低材料成本的單價， 由于量大從而壓低材料成本總價， 有利于企業(yè)的采購成本統(tǒng)一管理分配。 體現(xiàn)了經(jīng)營主體的權(quán)利、 利益、 品質(zhì)和制度，容易控制節(jié)奏，保護產(chǎn)權(quán)，技術(shù)，商業(yè)秘密，取得最大利益的戰(zhàn)略方法。 分散采購是企業(yè)下屬公司，根據(jù)自身經(jīng)營需要自行組織實施采購方式。主要是一些小批量，單間，價值低，的小物品；而分散采購優(yōu)于集中采購地方在于易送達目的地，支付較少的物流費用，靈活性強，有利于把控產(chǎn)品的質(zhì)量保證。 以上案例還可以通過總公司的長期合作經(jīng)銷商詢價球磨管件，通過對總公司和經(jīng)銷商的友好關(guān)系， 采購到物美價廉的產(chǎn)品。 或是可以通過周邊工地有同樣需求的單位進行聯(lián)合集中采購。 也可以通過培訓(xùn)專業(yè)采購人員， 提高采購技巧， 或是招聘有經(jīng)驗的采購人員發(fā)揮主觀能動性和關(guān)系網(wǎng)， 尋求更好的供應(yīng)商，建立采購人員績效評估制度； 建立企業(yè)的采購信譽度等。 這些也是一個降低采購成本的方法。所以降低采購成本需要根據(jù)自身企業(yè)的性質(zhì)量身制定。 五、總結(jié) 通過整改采購制度和調(diào)整采購的流程，華海消防工程廈門分公司實現(xiàn)了采購與需求一體化，減低了物料成本、物流成本和人力成本，統(tǒng)籌供需，強化了采購部門的功能，高度統(tǒng)一的采購制度，有利于采 制度， 組織架構(gòu)和采購績效與企業(yè)的實際情況結(jié)合調(diào)整， 穩(wěn)定企業(yè)的正常運作。 在采購