Excel初級教程計算公式講解Word版

1、xcel 2000速成教程第二部分 使用公式查詢數(shù)據(jù) 第一講 認識中文Excel 2000的計算公式一旦在中文Excel 2000中建立起了電子報表，就可以按前面課程中所述的操作計算并顯示某一列單元格區(qū)域內(nèi)各值的總計值。其實，中文Excel 2000提供有自動計算功能，如選定“工資額”列中的各單元格后，狀態(tài)欄中就將顯示各項數(shù)據(jù)記錄的總值：求和=￥5,010.00；若選定“年齡” 列中的各單元格，狀態(tài)欄中顯示的總計值為：求和=184。這種顯示總計的操作，也可以用于某一行，或者某幾行所有或者部分單元格。這就是中文Excel 2000與中文Visual FoxPro 6最大不同之處，不但能輕易的建立

2、起計算公式，還能在指定位置顯示計算的結(jié)果。此外，若選定單元格后右擊狀態(tài)欄，然后從一份快捷菜單中還能選擇顯示這些選定單元格內(nèi)各數(shù)字的平均值、最大值或最小值。若選擇此快捷菜單中的“計數(shù)值”命令，中文Excel 2000會自動計算將要統(tǒng)計含有數(shù)值的單元格個數(shù)，選擇“計數(shù)”命令則自動計算將要統(tǒng)計的已填充單元格數(shù)目。在中文Excel 2000中，“公式”是在單元格中執(zhí)行計算的方程式，如一個執(zhí)行數(shù)學(xué)計算的加、減就是一種簡單的公式。在前面的操作中，對工資額的總計就使用了這樣的公式，此時若單擊顯示工資額總計的單元格D9，當(dāng)它處于選定狀態(tài)，“編輯欄”中就會顯示所使用的公式，如圖 1所示。圖 1 在“編輯欄”中觀

3、看計算公式1 / 28這里，D9單元格中的公式 = SUM(D3:D9)所要計算的是單元格D3至D9中各數(shù)值的和，其值將顯示在D10單元中。您一定還記得前面是如何在D10單元格中進行操作來顯示統(tǒng)計數(shù)字的，若想要在別的單元格中也顯示該值，而且還是讓中文Excel 2000自動計算它，那么就單擊那個單元格，接著在該單元格中輸入這個公式吧！當(dāng)然了，如果想在“編輯欄”進行操作也行，只要您記住公式的應(yīng)用法則，無論在單元格中，還是在“編輯欄”中總能準確無誤的建立并使用公式的。而公式的應(yīng)用法則呢又是那樣的簡單，如下面的公式即可將單元格 B4 中的數(shù)值加上 25，再除以單元格 D5至E5單元格的數(shù)值不過，這一

4、條公式的建立就不同了，不能使用前面的方法來建立，而需要在“編輯欄”中使用編輯的方法。注意：如果正確的創(chuàng)建了計算公式，那么在中文Excel 2000的默認狀態(tài)下，其計算值就會顯示在單元格中，公式則顯示在“編輯欄”中。如果要使工作表中所有的公式在顯示公式內(nèi)容與顯示結(jié)果之間切換，可按下CTRL+組合鍵（位于鍵盤左上側(cè)）。一旦建立起了計算公式，中文Excel 2000將根據(jù)公式中運算符的特定順序從左到右進行計算，也可以使用括號更改運算順序，而且與小學(xué)課程中四則混合運算法則相同。第二講 創(chuàng)建計算公式下面將要為某公司的經(jīng)營情況創(chuàng)建一張電子報表，并使用計算公式做一些統(tǒng)計，請先按下列步驟進行操作。步驟一、單擊

5、屏幕左下角處的Sheet 3標簽，然后在A1單元格中開始書寫“北京分公司本月收支一攬表”字樣，并設(shè)置好字體與字號(即字的大小尺寸)，如圖 2所示。圖 2 輸入新的報表標題 圖 3 輸入縱、橫欄目與標題名步驟二、在B2、C2、E2、F2單元格中分別輸入“收入/月”、“支出/天”、“員工工資”、“盈利”欄目名稱，如圖 3所示。接著分別在A3、A4、A5、A6單元格中輸入“第一營業(yè)部”、“第二營業(yè)部”、“第三營業(yè)部”、“總結(jié)余”項目名。注：上面輸入文字的操作說明，若輸入的文字不能被當(dāng)前單元格完全容納時，中文Excel 2000會自動占用鄰近的單元格。書寫完畢后，通過設(shè)置較小一點字號的方法，或者擴大單

6、元格，就可以在單元格中完整地顯示它們。圖 4 適當(dāng)調(diào)整一下文字字號步驟三、選定A列與B列中的所有欄，并設(shè)置較小一點字號，以便在單元格中完整地顯示它們，如圖 4所示。上面建立好了該分公司本月的報表，所要填入的數(shù)據(jù)資料如下表所列：部門 收入(元) 每天支出費用（元/天） 第一營業(yè)部 8000000 50000 第二營業(yè)部 7000000 30000 第三營業(yè)部 0 70000元 這些數(shù)據(jù)可以按前面所述的方法直接在表中輸入，如圖 5所示。下面的操作將創(chuàng)建一些公式來自動生成“盈利”與“總結(jié)余”欄中的數(shù)據(jù)，此后無論什么時候，只要公式有變動，單元里的內(nèi)容也會自動產(chǎn)生變化。步驟四、單擊F3單元格，選定它后單

7、擊編輯框，輸入： =B3-C3*30注意：公式應(yīng)以等號開頭，公式內(nèi)容緊接在后面。 如果輸入了一個錯誤的公式，按下鍵盤上的Enter鍵后，屏幕上將顯示一條出錯信息，并詢問處理方式，并讓您選擇是否通過一個向?qū)硖幚韱栴}。一旦輸入的正確的公式，單元格中就會顯示相應(yīng)的數(shù)字，如圖 5所示。圖 5 顯示第一營業(yè)部的盈利值步驟五、選定F4單元格后在編輯欄中輸入公式輸入：=B4-C4*30選定F5單元格后在編輯欄中輸入公式輸入：=B5-C5*30選定F6單元格后在編輯欄中輸入公式：=B6-C6*30此后，各營業(yè)部的盈利數(shù)字就會自動計算并顯示出來，如圖 6所示。圖 6 自動計算并顯示各營業(yè)部的盈利值步驟六、選定

8、A6單元格，并在編輯欄中輸入公式：=E3+E4+E5圖 7 自動計算并顯示“總結(jié)余”上述操作完成后，一張電子報表就制作好了。此表的最大特點是可以在變更收入/支出數(shù)據(jù)后，自動更新“盈利”與“總結(jié)余”單元格中的值。第三講 認識中文Excel 2000的運算符由上可見，公式用于按特定次序計算數(shù)值，通常以等號(=)開始，位于它之后的就是組成公式的各種字符。其中，緊隨在等號之后的是需要進行計算的元素操作數(shù)，各操作數(shù)之間以算術(shù)運算符來分隔的，如在上面的這個公式中就使用了加法、除法兩種運算符。運算符就是這樣的一種符號，用于指明對公式中元素做計算的類型，如：加法、減法或乘法。中文Excel 2000中的運算符

9、四種類型：算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符，它們的功能與組成如下所述。1.算術(shù)運算符用于完成基本的數(shù)學(xué)運算，如加法、減法和乘法，連接數(shù)字和產(chǎn)生數(shù)字結(jié)果等。各算術(shù)運算與用途如下表所列。表：算術(shù)運算符算術(shù)運算符 名稱 用途 示例 + 加號 加 3+3 - 減號 “減”以及表示負數(shù)。 31 * 星號 乘 3*3 / 斜杠 除 3/3 % 百分號 百分比 20% 脫字符 乘方 32 （與 3*3 相同） 2.比較運算符用于比較兩個值，結(jié)果將是一個邏輯值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。與其它的計算機程序語言查類似，這類運算符還用于按條件做下一步運算。各算術(shù)運算符名稱與用途如下表

10、所列。表：比較運算符比較運算符 名稱 用途 示例 = 等號 等于 A1=B1 > 大于號 大于 A1>B1 < 小于號 小于 A1<B1 >= 大于等于號 大于等于 A1>=B1 <= 小于等于號 小于等于 A1<=B1 <> 不等于 不等于 A1<>B1 3.文本運算符這實際上是一個文字串聯(lián)符&，用于加入或連接一個或更多字符串來產(chǎn)生一大段文本。如"North" & "wind"，結(jié)果將是North wind。4.引用運算符引用下表的運算符可以將單元格區(qū)域合并起來進行

11、計算。表：引用運算符引用運算符 名稱 用途 示例 : 冒號 區(qū)域運算符，對兩個引用之間，包括兩個引用在內(nèi)的所有單元格進行引用。 B5:B15 , 逗號 聯(lián)合操作符將多個引用合并為一個引用。 SUM(B5:B15,D5:D15) 如果公式中使用了多個運算符，中文Excel 2000將按下表所列的順序進行運算。如果公式中包含了相同優(yōu)先級的運算符，例如，同時包含了乘法和除法運算符，則將從左到右進行計算。如果要修改計算的順序，可把需要首先計算的部分放在一對圓括號內(nèi)。表：運算的順序運算符示例:（冒號）引用運算符（空格） , （逗號） (負號)1%百分比乘冪* 和 /乘和除+ 和 加和

12、減&連接兩串文本第四講 應(yīng)用計算公式在中文Excel 2000中，時常用到的計算與公式示例如下：1.計算收支平衡若要在中文Excel 2000中創(chuàng)建支票登記簿來記錄銀行交易，那么作為電子表格的一部分，就能創(chuàng)建公式來計算收支平衡。如假設(shè)單元格F6中含有上一次交易的余額，單元格D7中含有第一筆交易的存款總數(shù)，而單元格E7中含有任意的現(xiàn)金收入額，則要計算第一筆交易的余額，可在單元格F7中輸入公式：=SUM(F6,D7,E7)如果又做了新的交易，那么可將此公式復(fù)制到與每一筆新的交易相對應(yīng)的單元格中。2.合并“姓”和“名”通過公式能將存儲在某一列中的“姓”和存儲在另一列中的“名”連接起來，如假定

13、單元格D5包含“名”，單元格E5包含“姓”，若要以格式“名 姓”（如“John Smith”）顯示全名可輸入公式：=D5&" "&E5要以格式“姓,名”（如“Smith,John”）顯示全名則輸入：=E5&", "&D53.合并日期與文本使用&（與）文本運算符即能將兩個值合并（或連接）為一個連續(xù)的文本值。如若要將保存在單元格中的數(shù)字、日期或時間值與字符串相連，就可通過TEXT工作表函數(shù)(參閱后面的內(nèi)容)來達到目的。例如，如果單元格F5中含有5-Jun-96這樣的一個日期值，那么可以使用以下公式顯示文本：時間：5-J

14、un-96。="時間："&TEXT(F5, "d-mmm-yy")4.按百分比增加存儲在單元格中的數(shù)值還能增長若干個百分點。如假定單元格F5中包含一個初始值，那么下列公式將讓其值增長百分之五：=F5*(1+5%)如果百分點數(shù)值存儲在某單元格中，如單元格F2，還可以使用下列公式：=F5*(1+$F$2)注意：這里對單元格F2的引用是“單元格的絕對引用”，所以這個公式可以被復(fù)制到其它單元格，而不會改變對F2的引用?！敖^對引用”指的是不論包含公式的單元格處在什么位置，公式中所引用的單元格位置都是其在工作表中的確切位置。絕對單元格引用的形式為：$A$1、

15、$B$1，以此類推。有些單元格引用是混合型的。絕對行引用的形式將為A$1、B$1，以此類推。絕對列引用的形式為$A1、$B1，以此類推。與相對引用不同，當(dāng)跨越行和列復(fù)制公式時絕對引用不會自動調(diào)整。5.基于單個條件求和如果您不想只對某一行，或者某一列中數(shù)據(jù)記錄求和，那就是要對某一個區(qū)域中位于不同行與列的單元格求和了，通過使用SUMIF工作表函數(shù)(參閱后面的內(nèi)容)就能如愿了！如對于區(qū)域B5:B25中包含數(shù)值Northwind的每個單元格而言，以下公式可為區(qū)域F5:F25中相對應(yīng)的單元格求和。=SUMIF(B5:B25,"Northwind",F5:F25)6.基于多個條件求和若

16、要對區(qū)域F5:F25求和，而且要以區(qū)域B5:B25中所包含的Northwind，區(qū)域C5:C25中所包含的Western為條件，就可以使用公式：=SUM(IF(B5:B25="Northwind")*(C5:C25="Western"),F5:F25)在這個示例中使用到的中文Excel 2000的數(shù)組公式，這里不要求您弄懂如此高深的理論，以后有時間再說吧！第五講 認識TEXT工作函數(shù)上面“合并日期與文本”公式中的TEXT是一個常用的工作表函數(shù)，能將一數(shù)值轉(zhuǎn)換為按指定數(shù)字格式來表示的文本。與別的同類計算機程序一樣，此函數(shù)也有自己的語法：TEXT(value

17、,format_text)圓括號中的內(nèi)容為操作數(shù)：Value 若為數(shù)值、計算結(jié)果為數(shù)值的公式，或?qū)?shù)值單元格的引用。Format_text 所要選用的文本型數(shù)字格式。即在“單元格格式”對話框中打開“數(shù)字”選項卡的“分類”列表框中顯示的格式。Format_text 不能包含星號(*)，也不能是常規(guī)型。順便說一句，TEXT工作函數(shù)還能圓整數(shù)值，或者轉(zhuǎn)換日期格式，如：TEXT(2.715, "$0.00") 結(jié)果等于 "$2.72"TEXT("4/15/91", "mmmm dd, yyyy") 結(jié)果等于 "A

18、pril 15, 1991"第六講 認識SUMIF工作函數(shù) 這是上面“使用單個條件求和”公式中出現(xiàn)的工作函數(shù)，用于根據(jù)指定條件對若干單元格求和。 語法：SUMIF(range,criteria,sum_range) 其中： Range 為用于條件判斷的單元格區(qū)域。Criteria 為確定哪些單元格將被相加求和的條件，其形式可以為數(shù)字、表達式或文本。例如，條件可以表示為 32、"32"、">32"、"apples"。 Sum_range 為需要求和的實際單元格。只有當(dāng) Range 中的相應(yīng)單元格滿足條件時，才對 sum_

19、range 中的單元格求和。如果省略 sum_range。則直接對 Range 中的單元格求和。 例如，假設(shè)A1:A4單元格中的內(nèi)容分別為四種產(chǎn)品的屬性值：$100,000，$200,000，$300,000，$400,000。B1:B4 的內(nèi)容為每個屬性值所對應(yīng)的銷售傭金；$7,000，$14,000，$21,000，$28,000，那么就可以運行公式：SUMIF(A1:A4,">160,000",B1:B4) 最后的求和結(jié)果將是$63,000。 注：中文Excel 2000還提供有其他可根據(jù)條件來分析數(shù)據(jù)的工作表函數(shù)：用于計算單元格區(qū)域內(nèi)某個文本字符串或數(shù)字出現(xiàn)次

20、數(shù)的COUNTIF；用于要讓公式根據(jù)某一條件返回兩個數(shù)值中的某一個值（例如，根據(jù)指定銷售額返回銷售紅利）的IF。   第七講 注意公式中的數(shù)值轉(zhuǎn)換對于初學(xué)者來說，在公式應(yīng)用中要準確的輸入字符是很困難的。不過，盡管每個運算符都需要特定類型的數(shù)值與之對應(yīng)，但如果輸入數(shù)值的類型與所需的不同，中文Excel 2000還是有可能做些力所能及的轉(zhuǎn)換，并完成計算，雖說不是所有的轉(zhuǎn)換都能成功，但下表中所列的常見輸入錯誤都能被很好地處理。表：公式中的數(shù)據(jù)類型自動轉(zhuǎn)換公式 產(chǎn)生結(jié)果 說明 ="1"+"2" 3 在中文Excel 2000中，文本與字符串都是由一對雙

21、引號(英文)來引用的，也就說雙引號中的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)視為文本。但當(dāng)公式中使用加號(+)時，中文Excel 2000會認為運算項為數(shù)字。雖然公式中的引號說明“1”和“2”是文本型數(shù)值，但是還是會自動將它轉(zhuǎn)換成數(shù)字。=1+"$4.00" 5 當(dāng)公式中需要數(shù)字時，中文Excel 2000會將其中的文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字。 ="6/1/2001"-"5/1/2001" 31 中文Excel 2000將具有 mm/dd/yy 格式的文本看作日期，將日期轉(zhuǎn)換成序列號之后，再計算它們的差。=SQRT("8+1") #VALUE!(#值！) 中

22、文Excel 2000是不能將文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字的。因為文本“8 + 1”不能被轉(zhuǎn)換成數(shù)字。如果使用“9”或“8”+“1”代替“8 + 1”，則將把文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字并返回 3。 ="A"&TRUE ATRUE 當(dāng)需要文本時，中文Excel 2000將數(shù)字和邏輯型數(shù)值轉(zhuǎn)換成文本。 表中的SQRT工作表函數(shù)用于計算圓括號中的數(shù)操作數(shù)的正平方根。語法為： SQRT(number) Number為需要求平方根的數(shù)字，如果該數(shù)字為負，則將返回錯誤值#NUM!。如：SQRT(16) 等于 4SQRT(-16) 等于 #NUM!SQRT(ABS(-16) 等于 4總結(jié)： 這一部分介紹了

23、中文Excel 2000的自動計算功能，以及輸入與使用化工的方法。也許當(dāng)您使用這個軟件開展工作后，隨著大量的數(shù)據(jù)積累，還需要通過鏈接或者外部引用來共享其它工作簿或工作表中的數(shù)據(jù)。如下例中，AVERAGE工作表函數(shù)將計算同一工作簿中Marketing工作表B1:B10區(qū)域內(nèi)的平均值：在這個例子中，工作表的名稱和感嘆號 (!) 位于區(qū)域引用之前。這種鏈接工作簿中工作表的用途很廣，您可以很容易的理解到不但可以用于計算，也可以在指定的單元格中引用計算的結(jié)果。構(gòu)建鏈接層次。例如，一組銷售部門可以跟蹤各自工作簿中的數(shù)據(jù)，然后將數(shù)據(jù)輸入到按區(qū)匯總的工作簿中，接著再輸入到按區(qū)域匯總的工作簿中。如果為鏈接提供數(shù)

24、據(jù)的單元格發(fā)生了變化，那么只有當(dāng)包含該鏈接的工作簿處于打開狀態(tài)時，中文Excel 2000才會自動更新該鏈接。如果確實鏈接了工作簿，那么在修改了源工作簿中的值后，請一定更新其從屬工作簿。如果修改源工作簿時其從屬工作簿是打開的，中文Excel 2000就會自動更新從屬工作簿。中文Excel 2000可通過兩種方式顯示鏈接到其他工作簿上的公式，這取決于源工作簿（為公式提供數(shù)據(jù)的工作簿）是否打開。當(dāng)源工作簿打開時，鏈接中包含工作簿的名稱（在方括號中），然后是工作表名稱、感嘆號（!），接著是公式所在的單元格。例如，若Budget.xls打開，則可以使用公式：=SUM(Budget.xlsAnnual!

25、C10:C25)Excel 2000速成教程第三部分 管理數(shù)據(jù)清單 第一講 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單在中文Excel 2000中，排序與篩選數(shù)據(jù)記錄的操作需要通過“數(shù)據(jù)清單”來進行，因此在操作前應(yīng)先創(chuàng)建好“數(shù)據(jù)清單”?！皵?shù)據(jù)清單”是工作表中包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列數(shù)據(jù)行，如前面所建立的“員工工資表”，這張電子報表就包含有這樣的數(shù)據(jù)行，它可以像數(shù)據(jù)庫一樣接受瀏覽與編輯等操作。這與使用中文Visual FoxPro 6相類似，只是在中文Excel 2000中可以很容易地將數(shù)據(jù)清單用作數(shù)據(jù)庫，而在執(zhí)行數(shù)據(jù)庫操作時，例如查詢、排序或匯總數(shù)據(jù)時也會自動將數(shù)據(jù)清單視作數(shù)據(jù)庫，并使用下列數(shù)據(jù)清單元素來組織數(shù)據(jù)：·

26、數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段·數(shù)據(jù)清單中的列標志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱·數(shù)據(jù)清單中的每一行對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一個記錄那么數(shù)據(jù)清單與電子報表的區(qū)別是什么呢？其實沒有多大的區(qū)別，前者的第一行含有列標題，后者是包含數(shù)據(jù)清單在內(nèi)的數(shù)據(jù)庫，而且還有標題！所以，您能很容易的建立數(shù)據(jù)清單。如員工工資表中的“姓名”、“年齡”、“職務(wù)”、“工資額”，這些就可以作為數(shù)據(jù)清單中的列標題，使用鼠標器選定如圖1所示的單元格區(qū)域，一份數(shù)據(jù)清單就建立好了。圖1 選定這個區(qū)域建立數(shù)據(jù)清單其實，若選定一個區(qū)域，中文Excel 2000也會在需要的時候自動建立一份數(shù)據(jù)清單，只是該數(shù)據(jù)清單將包含所有的單元格，自動找

27、到的列標題也不一定正確。注意：在每張工作表上只能建立并使用一份數(shù)據(jù)清單。您也應(yīng)避免在一張工作表上建立多份數(shù)據(jù)清單，因為某些數(shù)據(jù)清單管理功能(如篩選)等一次也只能在一份數(shù)據(jù)清單中使用。一旦建立好了數(shù)據(jù)清單，還可以繼續(xù)在它所包含的單元格中輸入數(shù)據(jù)。無論何時輸入數(shù)據(jù)，初學(xué)都應(yīng)當(dāng)注意遵循下列準則：1.將類型相同的數(shù)據(jù)項置于同一列中在設(shè)計數(shù)據(jù)清單時，應(yīng)使同一列中的各行具有相同類型的數(shù)據(jù)項。這一點在前面建立“員工工資表”時就體現(xiàn)了出來，這是初學(xué)者一眼就能看明白的。2.使數(shù)據(jù)清單獨立于其它數(shù)據(jù)在工作表中，數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少要留出一個空列和一個空行，以便在執(zhí)行排序、篩選或插入自動匯總等操作時，有利于中文

28、Excel 2000檢測和選定數(shù)據(jù)清單。3.將關(guān)鍵數(shù)據(jù)置于清單的頂部或底部這樣可避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)。因為這些數(shù)據(jù)在中文Excel 2000篩選數(shù)據(jù)清單時可能會被隱藏。4.注意顯示行和列在修改數(shù)據(jù)清單之前，應(yīng)確保隱藏的行或列也被顯示。因為，如果清單中的行和列沒有被顯示，那么數(shù)據(jù)有可能會被刪除。圖2 進入“邊框”選項卡5.注意數(shù)據(jù)清單格式如前所述，數(shù)據(jù)清單需要列標，若沒有的話應(yīng)在清單的第一行中創(chuàng)建，因為中文Excel 2000將使用列標創(chuàng)建報告并查找和組織數(shù)據(jù)。列標可以使用與數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)不同的字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫類型等。在鍵入列標之前，應(yīng)將單元格設(shè)置為文本格

29、式。6.使用單元格邊框突出顯示數(shù)據(jù)清單如果要將數(shù)據(jù)清單標志和其他數(shù)據(jù)分開，可使用單元格邊框（不是空格或短劃線）。其操作步驟如下：步驟一、右擊選定的單元格，然后從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，進入“單元格格式”對話框后單擊“邊框”選項卡。步驟二、單擊“外邊框”按鈕后，從“線條”區(qū)域的“樣式”列表窗中選擇一種線型，參見圖3。圖3 選擇邊框線的樣式步驟三、從“顏色”下拉列表中選擇邊框線的顏色，接著在“預(yù)覽窗”中單擊要使用邊框線的邊線，參見圖4。圖4 單擊要使用邊框線的邊線步驟四、單擊了每一條要使用邊框線的邊后，單擊“確定”按鈕，然后在中文Excel 2000的工作窗口中單擊數(shù)據(jù)清單外的任意一

30、處，就能在屏幕上看到所加入的邊框線了，如圖5所示。圖5 上述操作的結(jié)果7.避免空行和空列避免在數(shù)據(jù)清單中隨便放置空行和空列，將有利于中文Excel 2000檢測和選定數(shù)據(jù)清單，因為單元格開頭和末尾的多余空格會影響排序與搜索，所以不要在單元格內(nèi)文本前面或后面鍵入空格，可采用縮進單元格內(nèi)文本的辦法來代替鍵入空格。圖6 進入數(shù)據(jù)記錄單第二講 編輯與查詢數(shù)據(jù)記錄對于數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)記錄，中文Excel 2000允許您做與Visual FoxPro 6中相同的編輯操作，即可新建、刪除數(shù)據(jù)記錄、按某些條件查詢數(shù)據(jù)記錄，而且操作更加簡單，只需要從“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“記錄單”命令，進入圖6所示的數(shù)據(jù)記錄單

31、對話框就能完成這些操作。注意：圖6所示的數(shù)據(jù)記錄單對話框中，“新建”按鈕的上方顯示的是“當(dāng)前記錄號/總記錄數(shù)”。在數(shù)據(jù)記錄單中，查閱數(shù)據(jù)記錄與Visual FoxPro 6中建立表單的操作相類似，這里就不多說了。若要制定一個查詢條件，只需單擊“條件”按鈕，進入圖7所示的數(shù)據(jù)記錄單對話框，然后在各字段框中輸入查詢內(nèi)容即可。圖7 此時可輸入查詢條件注意：在圖7所示的數(shù)據(jù)記錄清單對話框中，“新建”按鈕的上方顯示的內(nèi)容是Criteria(判據(jù))。此時，“條件”按鈕將變成“記錄單”按鈕，單擊它可以返回圖6所示的對話框。隨便說一下，數(shù)據(jù)記錄單是一種對話框，利用它可以很方便地在數(shù)據(jù)清單中輸入或顯示一行完整的

32、信息或記錄。當(dāng)然了，它突出的用途還是查找和刪除記錄。當(dāng)使用數(shù)據(jù)記錄單向新的數(shù)據(jù)清單中添加記錄時，數(shù)據(jù)清單每一列的頂部必須具有列標。中文Excel 2000也將使用這些列標創(chuàng)建記錄單上的字段。注意：在數(shù)據(jù)記錄單中一次最多只能顯示32個字段。第三講 排序數(shù)據(jù)記錄 在中文Excel 2000中也可以根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)資料對數(shù)據(jù)值進行排序。按遞增方式排序的數(shù)據(jù)類型及其數(shù)據(jù)的順序為： 1.數(shù)字，順序是從小數(shù)到大數(shù)，從負數(shù)到正數(shù)。 2.文字和包含數(shù)字的文字，其順序是0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）！”# $ % & ' ( ) * + , - . / : ; < = >

33、; ? _ | A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。 3.邏輯值，F(xiàn)alse在True之前。 4.錯誤值，所有的錯誤值都是相等的。 5.空白（不是空格）單元格總是排在最后。 遞減排序的順序與遞增順序恰好相反，但空白單元格將排在最后。 日期、時間和漢字也當(dāng)文字處理，是根據(jù)它們內(nèi)部表示的基礎(chǔ)值排序。 圖8 單擊這個按鈕按升序方式排序 最簡單的排序操作是使用“常用”工具欄中的按鈕。在這個工具欄上有兩個用于排序的按鈕，圖標上有AZ與向下的箭頭的哪一個按鈕，用于按降序方式重排數(shù)據(jù)，參見圖8。按鈕上標有ZA與向下的箭頭的哪一個按鈕用于遞減

34、排序，參見圖9。 注意：若選定了某一列后來使用圖8與圖9所示的操作，排序?qū)⒅话l(fā)生在這一列中，其它列的數(shù)據(jù)排列將保持不變，其結(jié)果可能會破壞原始記錄結(jié)構(gòu)，造成數(shù)據(jù)錯誤！圖9單擊這個按鈕按降序方式排序 第四講 設(shè)置排序條件圖8與圖9所示的操作真是太簡單了！利用“數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“排序”命令進行操作就不一樣了。此命令對于數(shù)據(jù)內(nèi)容較多的數(shù)據(jù)清單特別有用，若只想對某區(qū)域進行排序，也能讓您非常滿意，因為通過它可以設(shè)備各種各樣的排序條件，并讓中文Excel 2000自動進行排序。操作時，屏幕上將顯示如圖10所示的“排序”對話框，可以使用的各選項功能如下所述。圖10 進入“排序”對話框1.主要關(guān)鍵字通過一份下

35、拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。2.次要關(guān)鍵字通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設(shè)置的“主要關(guān)鍵字”列中出現(xiàn)了重復(fù)項，就將按次要關(guān)鍵字來排序重復(fù)的部分。3.第三關(guān)鍵字通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設(shè)置的“主要關(guān)鍵字”與“次要關(guān)鍵字”列中都出現(xiàn)了重復(fù)項，就將按第三關(guān)鍵字來排序重復(fù)的部分。4.有標題行在數(shù)據(jù)排序時，包含清單的第一行。5.無標題行在數(shù)據(jù)排序時，不包含清單的第一行。在使用“排序”命令時，若要排序的只是某一個區(qū)域，那

36、么招待此命令時屏幕上會顯示“排序報警”對話框，如圖11所示。圖11 屏幕上將顯示此對話框在這個對話框中，若選擇打開“擴展選定區(qū)域”單選按鈕，則在單擊“排序”按鈕后將排序鄰近的相關(guān)字段。若打開“以當(dāng)前選定區(qū)域排序”則僅排序選定的區(qū)域。注意：如果排序結(jié)果與所預(yù)期的不同，說明排序數(shù)據(jù)的類型有出入。若想得到最好的結(jié)果，就要確保列中所有單元格屬于同一數(shù)據(jù)類型。為了排序，輸入的數(shù)據(jù)可以是數(shù)字或文字，但應(yīng)避免在連續(xù)的單元格中交替輸入數(shù)字或文字，而確保所有數(shù)字都要以數(shù)字或文字方式輸入是排序是否成功的關(guān)鍵所在。若要將數(shù)字以文字方式輸入，如郵政編碼或產(chǎn)品編號，請在數(shù)字之前加上一個省略符號()，如：610000，或

37、在輸入之前把該列格式化為文字，或輸成中文符號，如：610000。第五講 自動篩選數(shù)據(jù)若要查看數(shù)據(jù)清單中符合某些條件的數(shù)據(jù)，如本月中已有哪些用戶與本公司有業(yè)務(wù)聯(lián)系，就要使用篩選的辦法把那些數(shù)據(jù)找出來。篩選數(shù)據(jù)清單可以尋找和使用數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)子集。篩選后只顯示出包含某一個值或符合一組條件的行，而隱藏其它行。中文Excel 2000提供有兩條用于篩選的命令：“自動篩選”和“高級篩選”?！白詣雍Y選”命令可以滿足您的大部分需要，當(dāng)需要利用復(fù)雜的條件來篩選數(shù)據(jù)清單時就可以考慮使用“高級篩選”命令。為了使用“自動篩選”命令，可以按下列步驟進行操作：步驟一、參見圖12，從“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“篩選”命令，然后從“篩選”子菜單中選擇“自動篩選”命令。圖12 選擇“自動篩選