會計信息系統(tǒng)：采購與付款核算與管理

1、會計信息系統(tǒng)Accounting Information System 采購與付款核算與管理（重點）采購與付款核算與管理（重點）學(xué)習目標 掌握手工采購與付款業(yè)務(wù)流程 了解采購與付款子系統(tǒng)的特點 理解采購與付款子系統(tǒng)的目標 掌握IT環(huán)境下采購與付款的主要流程的分析思路 掌握采購與付款子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件和功能結(jié)構(gòu) 掌握采購管理中的供應(yīng)商選擇方法、采購訂單管理的設(shè)計方法 掌握采購實時控制模式、采購結(jié)算與付款的設(shè)計方法主要內(nèi)容第一節(jié)第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析分析第二節(jié)第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析分析第三節(jié)第三節(jié)

2、采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié)第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié)第五節(jié) 采購與入庫處理管理采購與入庫處理管理第六節(jié)第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié)第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析賬表輸出和統(tǒng)計分析企業(yè)從采購到付款都要經(jīng)歷以下幾個步驟 采購與付款流程主要業(yè)務(wù)活動及對應(yīng)的憑證和記錄主要業(yè)務(wù)活動及對應(yīng)的憑證和記錄主要業(yè)務(wù)活動對應(yīng)的憑證和記錄相關(guān)的主要部門相關(guān)的認定重要控制點1.請購商品和勞務(wù)請購單倉庫、有關(guān)部門 請購單不編號，但要經(jīng)過簽字批準2.編制訂購單訂購單采購部門完整性訂購單預(yù)先編號，送至供應(yīng)商及有

3、關(guān)部門，獨立檢查處理3.驗收商品驗收單、訂購單驗收部門完整性 、存在或發(fā)生 驗收單一式多聯(lián)、預(yù)先編號4.儲存已驗收商品驗收單上簽收倉庫、請購部門存在或發(fā)生保管與采購職責分離主要業(yè)務(wù)活動及對應(yīng)的憑證和記錄主要業(yè)務(wù)活動及對應(yīng)的憑證和記錄主要業(yè)務(wù)活動主要業(yè)務(wù)活動對應(yīng)的憑證和記錄對應(yīng)的憑證和記錄相關(guān)的主要相關(guān)的主要部門部門相關(guān)的認定相關(guān)的認定重要控制點重要控制點5.5.編制付款憑單編制付款憑單付款憑單、驗收單、付款憑單、驗收單、訂貨單、供應(yīng)商發(fā)訂貨單、供應(yīng)商發(fā)票票應(yīng)付憑單部應(yīng)付憑單部門門存在或發(fā)生、存在或發(fā)生、估價或分攤、估價或分攤、完整性完整性預(yù)先編號，并經(jīng)預(yù)先編號，并經(jīng)過適當批準過適當批準6.6.

4、確認與記錄負確認與記錄負債債應(yīng)付賬款明細賬、應(yīng)付賬款明細賬、應(yīng)付憑單登記簿、應(yīng)付憑單登記簿、供應(yīng)商發(fā)票、驗收供應(yīng)商發(fā)票、驗收單、訂貨單、賣方單、訂貨單、賣方對賬單、轉(zhuǎn)賬憑證對賬單、轉(zhuǎn)賬憑證應(yīng)付賬款部應(yīng)付賬款部門、會計部門、會計部門門存在或發(fā)生、存在或發(fā)生、完整性、估完整性、估價或分攤價或分攤 記錄現(xiàn)金收支的記錄現(xiàn)金收支的人員不得經(jīng)手現(xiàn)人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價證券和金、有價證券和其他資產(chǎn)，獨立其他資產(chǎn)，獨立檢查入賬及時性檢查入賬及時性及金額正確性及金額正確性7.7.支付負債支付負債付款憑單、支票付款憑單、支票應(yīng)付憑單部應(yīng)付憑單部門、財務(wù)部門、財務(wù)部門門存在或發(fā)生、存在或發(fā)生、完整性、估完整性、估價

5、或分攤價或分攤 支票預(yù)先編號，支票預(yù)先編號，已簽署的支票的已簽署的支票的相關(guān)憑證要注銷相關(guān)憑證要注銷8.8.記錄現(xiàn)金、銀記錄現(xiàn)金、銀行存款支出行存款支出現(xiàn)金日記賬、銀行現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、支票、存款日記賬、支票、付款憑證付款憑證會計部門會計部門存在或發(fā)生、存在或發(fā)生、估價或分估價或分攤攤 、完整、完整性性 獨立編制銀行存獨立編制銀行存款調(diào)節(jié)表款調(diào)節(jié)表采購與付款業(yè)務(wù)涉及的部門 請購部門 采購部門 驗收部門 財務(wù)部門 供應(yīng)商（外部部門）采購與付款業(yè)務(wù)核算與管理的特點 1數(shù)據(jù)存儲量大 2數(shù)據(jù)變化頻繁 3管理要求高 4與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛手工環(huán)境下采購與付款管理困惑的案例分析 福特北美公司在手

6、工環(huán)境下的采購與付款流程 為什么要設(shè)置驗收報告與發(fā)票進行核對？為什么要設(shè)置訂單與發(fā)票進行核對？為什么會影響采購到付款流程的效率？主要內(nèi)容第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析采購與付款子系統(tǒng)的目標 1靈活、正確地反映企業(yè)個性化特征 2正確反映采購與付款日常業(yè)務(wù)，并進行實時控制 3加強對資金的管理 4提供各種核算和管理信息 5充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)無紙采購與付款系統(tǒng)采購與付款流程構(gòu)建的原則 “數(shù)

7、出一門，共同使用”，即一旦采購訂單被確認，質(zhì)檢部門的驗收入庫業(yè)務(wù)、財務(wù)部門的發(fā)票控制與結(jié)算業(yè)務(wù)、財務(wù)部門的應(yīng)付與付款業(yè)務(wù)，都以“采購訂單”為依據(jù)進行相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理。 整個流程采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中以“采購訂單”文件為主數(shù)據(jù)文件，即各個部門和崗位的業(yè)務(wù)都必須從“采購訂單”文件中提取數(shù)據(jù)，并對該文件中的關(guān)鍵屬性進行確認。 在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計控制點，強化實時控制。控制方式一是柔性控制，即控制者根據(jù)自己的判斷進行實時控制；控制方式二是剛性控制，即設(shè)計控制準則，并將其嵌入系統(tǒng)，由系統(tǒng)進行實時控制。請購與采購管理流程 請購與采購管理流程 請購崗位處理請購單。當企業(yè)各部門需要采購存貨時首先編制請購單。處理

8、請購單的方法有多種： 錄入請購單 存貨子系統(tǒng)自動傳入 物料需求計劃（MRP）傳入 采購訂單編制崗位進行實時控制。采購部門由專職人員從請購單文件調(diào)出請購單，從存貨子系統(tǒng)的存貨文件中獲取信息，并將請購單與存貨文件中的最高庫存量和最低庫存量進行比較。如果審核沒有通過，則將不合理信息反饋給請購崗位有關(guān)人員；如果審核通過，則進入下一個環(huán)節(jié)。請購與采購管理流程 選擇供應(yīng)商。采購訂單編制人員根據(jù)請購單的請求，從供應(yīng)商檔案文件和采購價格文件中提取數(shù)據(jù)，從訂單交貨文件中獲取信息，系統(tǒng)自動按照供應(yīng)商的選擇條件，如供應(yīng)商的交貨記錄、服務(wù)、價格、質(zhì)量等給出供應(yīng)商的排名，并保存在供應(yīng)商排名文件中。 編制采購訂單。按照采

9、購合同的要求，編制采購訂單。采購訂單以請購單為基礎(chǔ)信息，從供應(yīng)商排名文件中獲取排名結(jié)果，按照企業(yè)采購管理辦法，選擇排名靠前的供應(yīng)商，并分配相應(yīng)的采購數(shù)量。當所有信息編制完成時，將其保存在采購訂單文件中。該文件是整個采購與付款循環(huán)的最重要的數(shù)據(jù)文件之一。 采購訂單審核崗位審核訂單。一般來講，為了有效地控制采購活動，將采購訂單編制人員、采購訂單審核和發(fā)出人員進行職責分離，降低采購風險。 如果審核通過，將訂單發(fā)送給供應(yīng)商。存貨驗收流程 當供應(yīng)商將存貨送入企業(yè)，此時， 由檢驗崗位的人員對存貨進行檢驗： 從采購訂單文件中獲取信息，并將存貨信息與實物進行核對 如果檢驗合格，將檢驗合格信息寫入采購訂單文件，

10、將自動生成入庫單傳遞到存貨子系統(tǒng)的入庫單文件中。請同學(xué)畫出流程圖發(fā)票管理流程 1發(fā)票處理。當采購部門或財會部門收到供應(yīng)商的發(fā)票時，從采購發(fā)票文件中獲取數(shù)據(jù)，自動生成采購發(fā)票的基本信息； 2發(fā)票管理崗位人員只將采購發(fā)票上的金額錄入計算機，并保存在臨時發(fā)票文件中。如果企業(yè)使用了EDI(Electronic Data Interchange電子數(shù)據(jù)交換)系統(tǒng)進行網(wǎng)上采購，那么可以通過EDI網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動定期獲取供應(yīng)商發(fā)票并保存在臨時發(fā)票文件中，經(jīng)過發(fā)票與采購訂單核對后的發(fā)票，才能保存在采購發(fā)票文件中。發(fā)票管理流程3 3實時控制。對采購發(fā)票進行實時控制，計算機自動從采購訂單文件實時控制。對采購發(fā)票進行實

11、時控制，計算機自動從采購訂單文件中獲取合同金額，從臨時采購發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額。如果發(fā)中獲取合同金額，從臨時采購發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額。如果發(fā)票金額大于合同金額，此發(fā)票不能處理，即對采購發(fā)票進行實時剛性票金額大于合同金額，此發(fā)票不能處理，即對采購發(fā)票進行實時剛性控制；否則，生成采購發(fā)票，并將結(jié)果保存在采購發(fā)票文件中。這是控制；否則，生成采購發(fā)票，并將結(jié)果保存在采購發(fā)票文件中。這是一個非常重要的控制點，為杜絕不合法的采購事件發(fā)生起到重要的控一個非常重要的控制點，為杜絕不合法的采購事件發(fā)生起到重要的控制作用。在制作用。在ITIT環(huán)境下，發(fā)票管理崗位可以設(shè)在財務(wù)部門，也可以設(shè)在環(huán)境下，發(fā)票

12、管理崗位可以設(shè)在財務(wù)部門，也可以設(shè)在采購部門，但該崗位的人員必須是財務(wù)人員，并受財務(wù)部門管理。采購部門，但該崗位的人員必須是財務(wù)人員，并受財務(wù)部門管理。 柔性控制，當經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，控制者根據(jù)自己的判斷進柔性控制，當經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，控制者根據(jù)自己的判斷進行實時控制。行實時控制。 剛性控制，當經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)計的控制剛性控制，當經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)計的控制準則，由系統(tǒng)進行實時控制。準則，由系統(tǒng)進行實時控制。 4 4采購結(jié)算。根據(jù)采購發(fā)票等信息、入庫單信息確認采購采購結(jié)算。根據(jù)采購發(fā)票等信息、入庫單信息確認采購成本，并根據(jù)財會人員預(yù)先設(shè)置憑證模版，自動生成轉(zhuǎn)賬成本，并根據(jù)財

13、會人員預(yù)先設(shè)置憑證模版，自動生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時憑證文件中。憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時憑證文件中。應(yīng)付與付款流程 財會人員從采購訂單文件中獲取那些滿足條件應(yīng)付期限已滿、質(zhì)檢合格、入庫的采購訂單。 財會人員從數(shù)據(jù)庫中獲取請購單、入庫單、采購發(fā)票，進行復(fù)查，這是對采購活動必要的控制措施。 如果復(fù)查通過，自動生成付款準備通知書，存入相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件。 出納從付款準備通知書文件中獲取信息，付款。付款方式可以采用通過網(wǎng)銀系統(tǒng)進行網(wǎng)上付款，也可以簽發(fā)支票付款。 根據(jù)付款準備通知書生成付款單，并通過動態(tài)會計平臺上的憑證模板自動生成記賬憑證，傳遞到總賬子系統(tǒng)的臨時憑證文件中。IT環(huán)境下與手工環(huán)境下

14、其流程的比較分析 1、IT環(huán)境下實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和及時傳遞 2、IT環(huán)境下保證數(shù)據(jù)一致性和工作高效性 3IT環(huán)境下加強了統(tǒng)計分析能力 4IT環(huán)境下使得無紙采購、付款業(yè)務(wù)成為可能主要內(nèi)容第一節(jié)第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)第二節(jié) ITIT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié)第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié)第五節(jié) 采購與入庫處理管理采購與入庫處理管理第六節(jié)第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理采購發(fā)票、采購結(jié)算

15、與付款管理第七節(jié)第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析賬表輸出和統(tǒng)計分析制定編碼原則按照按照一致性原則、層次性原則、易用性原則等設(shè)計供應(yīng)商編碼。一致性原則：供應(yīng)商是來自全國各地甚至不同國家，而國家、地區(qū)在在行政管理上國家已經(jīng)給出了統(tǒng)一的編號，如北京區(qū)號：010，南京區(qū)號：025。因此，供應(yīng)商編碼應(yīng)該與國家行政區(qū)號保持一致。層次性原則：供應(yīng)商來自不同的省、市、縣等，因此，在編碼上要體現(xiàn)其層次性，便于按省、市進行統(tǒng)計和分析。易用性原則：供應(yīng)商是法人，每個法人都有區(qū)別與其他法人的電話號碼，因此，在編碼設(shè)計時可以采用電話號碼，便于使用和記憶。選擇合理的編碼方法 順序編碼，是按編碼對象順序排列進行編號的一種方法。在

16、編制順序編碼時，每一個編碼對象的編碼均須比前一個編碼對象的編碼大。 位數(shù)編碼，是將編碼的每一位或幾位賦予一定的含義進行編碼的一種方法。 分組編碼，是按數(shù)字順序進行分組，由某一特定號碼至另一特定號碼代表某一類項目的一定類別名稱的一種編碼方法。數(shù)據(jù)文件設(shè)計數(shù)據(jù)文件設(shè)計 請購單文件 采購發(fā)票文件 采購訂單文件（采購合同文件） 供應(yīng)商檔案文件 采購價格文件（定期根據(jù)供應(yīng)商提供的信息進行更新） 入庫單文件（與存貨子系統(tǒng)共享） 臨時憑證文件（與總賬子系統(tǒng)共享）供應(yīng)商檔案文件供應(yīng)商檔案文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)供應(yīng)商檔案文件的作用。存儲策略供應(yīng)商檔案文件作為查詢用的目錄文件，因此，可以采用一年一個文件。存儲方式供應(yīng)商檔案

17、文件按供應(yīng)商編碼建立索引文件。采購訂單文件采購訂單文件 采購訂單文件的作用。采購訂單文件用于存儲企業(yè)確認的各種采購訂單的數(shù)據(jù)文件，該文件是整個流程的核心和基礎(chǔ)文件。 采購訂單文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計。（見教材P196） 存儲策略。采購訂單文件中一張采購訂單只能對應(yīng)一個供應(yīng)商，一張采購訂單又可以同時包含數(shù)筆不同內(nèi)容的采購業(yè)務(wù)。 存儲方式?？梢圆捎靡荒暌粋€文件。采購與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu) 主要內(nèi)容第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與

18、付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析為什么要進行初始設(shè)置？ 由于現(xiàn)實企業(yè)采購的存貨、供應(yīng)商檔案、付款條件、結(jié)算方式等都是實實在在存在的，而且是千差萬別的。因而，企業(yè)要實現(xiàn)用計算機完成采購與付款賬款核算和管理，在使用采購與付款子系統(tǒng)前，就要針對本企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)、會計核算和財務(wù)管理的具體要求進行具體設(shè)置，將企業(yè)個性化特征嵌入系統(tǒng)。初始設(shè)置內(nèi)容 存貨檔案設(shè)置 供應(yīng)商檔案設(shè)置 采購類型設(shè)置 付款條件設(shè)置 結(jié)算方式設(shè)置 增值稅稅率設(shè)置 期初余額處理等供應(yīng)商檔案設(shè)置 解釋設(shè)置基本信息的目的供應(yīng)商檔案設(shè)置1、基本信息設(shè)置 供應(yīng)商總公司。供應(yīng)商總公司指當前供應(yīng)商所隸屬的最高一級的公司，該公司必須是已經(jīng)通過“供應(yīng)

19、商檔案設(shè)置”功能設(shè)定的另一個供應(yīng)商。在銷售開票結(jié)算處理時，具有同一個供應(yīng)商總公司的不同供應(yīng)商的發(fā)貨業(yè)務(wù)，可以匯總在一張發(fā)票中統(tǒng)一開票結(jié)算。 所屬行業(yè)。輸入供應(yīng)商所歸屬的行業(yè)，可輸入漢字。 稅號。輸入供應(yīng)商的工商登記稅號，用于銷售發(fā)票的稅號欄內(nèi)容的屏幕顯示和打印輸出。 法人。輸入供應(yīng)商的企業(yè)法人代表的姓名。 開戶銀行。輸入供應(yīng)商的開戶銀行的名稱，如果供應(yīng)商的開戶銀行有多個，在此處輸入該企業(yè)與用戶之間發(fā)生業(yè)務(wù)往來最常用的開戶銀行。 銀行賬號。輸入供應(yīng)商在其開戶銀行中的賬號，銀行賬號應(yīng)對應(yīng)于開戶銀行欄目所填寫的內(nèi)容。供應(yīng)商檔案設(shè)置2、聯(lián)系信息（P199）地址。可用于采購發(fā)票的供應(yīng)商地址欄內(nèi)容的屏幕顯

20、示和打印輸出到貨地址?？捎糜诓少彽截泦沃械截浀刂窓诘娜笔∪≈担梢耘c供應(yīng)商地址相同，也可以不同。發(fā)運方式?？捎糜诓少彽截泦沃邪l(fā)運方式欄的缺省取值，輸入系統(tǒng)中已存在代碼時，自動轉(zhuǎn)換成發(fā)運方式名稱。到貨倉庫。可用于采購單據(jù)中倉庫的缺省取值，輸入系統(tǒng)中已存在代碼時，自動轉(zhuǎn)換成倉庫名稱 解釋設(shè)置信用信息的目的供應(yīng)商檔案設(shè)置 供應(yīng)商檔案設(shè)置3、信用信息應(yīng)付余額。應(yīng)付余額指供應(yīng)商當前的應(yīng)付賬款的余額折扣率信用等級信用期限付款條件最后交易日期最后交易金額最后付款日期最后付款金額供應(yīng)商檔案設(shè)置4、其他信息分管部門。指歸屬分管的采購部門。專營業(yè)務(wù)員。指與供應(yīng)商聯(lián)系業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)員。發(fā)展日期。指與該供應(yīng)商建立供貨關(guān)

21、系的日期停用日期。指與該供應(yīng)商停止供貨關(guān)系的日期使用頻度。計算機自動計算采購類型設(shè)置 采購類型設(shè)置模塊的功能是根據(jù)用戶管理的需要（如按采購類型進行統(tǒng)計），允許用戶將采購類型信息輸入計算機并保存。當用戶在使用采購與付款子系統(tǒng)填制采購入庫單等單據(jù)時，輸入相應(yīng)的采購類型，為統(tǒng)計分析提供依據(jù)。結(jié)算方式設(shè)置 結(jié)算方式設(shè)置模塊的功能是建立和管理用戶在經(jīng)營活動中所涉及的結(jié)算方式，為付款業(yè)務(wù)提供信息 在設(shè)置結(jié)算方式時，應(yīng)該與財務(wù)結(jié)算方式一致付款條件設(shè)置 付款條件即現(xiàn)金折扣，是指企業(yè)為了鼓勵客戶支付貨款而允諾在一定期限內(nèi)給予的折扣優(yōu)待。付款條件模塊的功能是為用戶提供定義付款條件的屏幕，并將結(jié)果保存在相應(yīng)的文件中

22、，為采購單據(jù)處理、銷售單據(jù)處理、采購結(jié)算、銷售結(jié)算等業(yè)務(wù)提供信息。付款條件編碼付款條件表示信用天數(shù)優(yōu)惠天數(shù)1優(yōu)惠率1優(yōu)惠天數(shù)2優(yōu)惠率2期初余額設(shè)置期初余額設(shè)置 期初余額設(shè)置模塊的功能是將用戶輸入的采購、應(yīng)付賬款等期初余額存入相應(yīng)的文件中，為計算機系統(tǒng)核算和管理采購、應(yīng)付賬款等業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。期初余額模塊是會計業(yè)務(wù)連續(xù)的要求，是手工采購、應(yīng)付賬款核算向計算機核算和管理轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)。錄入的期初余額主要包括“采購初始業(yè)務(wù)”，即將手工采購業(yè)務(wù)送入計算機并保存在采購訂單文件中；“應(yīng)付賬款初始業(yè)務(wù)”，即將各供應(yīng)商的應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)送入計算機并保存在發(fā)票文件中。主要內(nèi)容第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求

23、分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析采購與入庫處理管理采購與入庫處理管理 采購與采購入庫管理是采購與付款子系統(tǒng)中的主要功能模塊。 為了做好采購管理又將采購管理模塊進一步劃分為： 請購單處理 采購價格管理 選擇供應(yīng)商 采購訂單管理 采購入庫處理請購單處理請購單處理 1錄入請購單 2自動獲取請購單 3審核請購單采購價格管理采購價格管理采購價格管理模塊的功能是幫助用戶解決： 如何管理不同（相同）供應(yīng)商在不同（相同）時期對不同（相同）

24、產(chǎn)品的報價； 如何隨時提供給采購部門最新最完整的存貨采購價格； 如何處理存貨的新老報價等問題采購價格管理采購價格管理1.提供采購價格管理屏幕。采購價格管理模塊一般提供多種采購價格管理的屏幕顯示格式，其中以下兩種是經(jīng)常使用的格式。以供應(yīng)商為關(guān)鍵字顯示該供應(yīng)商所有存貨報價信息以存貨為關(guān)鍵字顯示該存貨不同供應(yīng)商的報價信息采購價格管理屏幕為管理者選擇供應(yīng)商和存貨提供支持。采購價格管理采購價格管理2.采購價格獲取方法采購價格獲取方法 方法一：通過采購價格管理屏幕，將供應(yīng)商提供的存貨采購價格信息（紙張）一一送入計算機，并將相應(yīng)數(shù)據(jù)保存在采購價格文件中。 方法二：自動獲取，即充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)功能，管理者通

25、過選擇系統(tǒng)提供的“自動獲取”功能指揮計算機自動從網(wǎng)上獲取供應(yīng)商的存貨采購價格信息，并將相應(yīng)數(shù)據(jù)存入采購價格文件。采購價格管理采購價格管理3.修改采購價格。一般來講，采購價格管理還需要設(shè)計修改采購價格模塊，以滿足對采購價格調(diào)整的需要。修改采購價格的方法很多，其中，以下兩種方法最常用：以“供應(yīng)商+存貨”為關(guān)鍵字，從采購價格文件中自動獲取信息，顯示在屏幕上，并允許管理者對各種存貨采購價格進行修改。以“存貨+供應(yīng)商”為關(guān)鍵字，從采購價格文件中自動獲取信息，顯示在屏幕上，并允許管理者對各種存貨采購價格進行修改。此外，還可以根據(jù)企業(yè)的特殊需求，提供其他修改采購價格信息的方法。選擇供應(yīng)商 1.選擇供應(yīng)商的基

26、本原理一般來講，隨著管理軟件的不斷完善，在采購與付款子系統(tǒng)中應(yīng)該設(shè)置選擇供應(yīng)商模塊，幫助企業(yè)科學(xué)地選擇供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商模塊主要包括兩個基本功能：供應(yīng)商評價指標體系設(shè)置、自動生成供應(yīng)商排名。 選擇供應(yīng)商2.供應(yīng)商評價指標體系設(shè)置現(xiàn)在，很多企業(yè)采用先進管理方法，設(shè)計供應(yīng)商評價體系，即供應(yīng)商的交貨指標、服務(wù)指標、價格指標、質(zhì)量指標以及各個指標的權(quán)重等，形成一個完整的評價體系，以此作為評價供應(yīng)商的依據(jù)。因此，系統(tǒng)應(yīng)該增加供應(yīng)商評價指標體系設(shè)置模塊，其功能是允許管理者自定義評價指標的個數(shù)，并將具體指標通過屏幕輸入系統(tǒng)保存在指標體系文件中選擇供應(yīng)商3.自動生成供應(yīng)商排名。自動生成供應(yīng)商排名模塊從供應(yīng)商評

27、價體系文件中獲取評價指標，從供應(yīng)商檔案文件、采購價格文件等文件獲取供應(yīng)商的實際信息（質(zhì)量信息、交貨信息、價格信息等），按照以下步驟進行排名：獲取供應(yīng)商的評價值計算每個指標的實際得分和相應(yīng)的級別根據(jù)權(quán)重計算每個供應(yīng)商的總評估值將結(jié)果保存在供應(yīng)商排名文件中采購訂單管理采購訂單管理采購訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的一種協(xié)議或者經(jīng)濟合同。主要包括： 采購什么貨物 采購多少 由誰供貨 什么時間到貨 到貨地點 運輸方式 價格、運費等采購訂單是經(jīng)濟活動中的重要組成部分，因此采購訂單管理是企業(yè)采購管理尤為重要的內(nèi)容。采購訂單示例采購訂單管理采購訂單管理1.主要項目說明 訂單號 訂單日期 計劃周期 供貨單位 到貨

28、地址 業(yè)務(wù)員 存貨編號 存貨名稱、規(guī)格型號、計量單位 數(shù)量 單價 金額 稅率 稅額 狀態(tài)采購訂單管理采購訂單管理2.如何編制采購訂單。編制采購訂單的方法有三種：錄入采購訂單。根據(jù)請購單編制根據(jù)供應(yīng)商排名選擇供應(yīng)商3.審核采購訂單。采購訂單編制后，必須由采購訂單審核崗位對訂單進行審核，審核通過方可進入采購訂單文件，作為正式的采購訂單。采購入庫處理 采購入庫處理模塊的功能是當采購的存貨到達企業(yè)時，用戶在計算機上填制、修改、審核、打印和處理采購入庫單，完成采購入庫工作。采購入庫單有哪些類型、如果錄入等是采購管理者所關(guān)心的問題。采購入庫單的類型。采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實收數(shù)量填制的單據(jù)。該單據(jù)

29、按進出倉庫方向，劃分入庫單、退貨單；按業(yè)務(wù)類型，劃分為普通業(yè)務(wù)入庫單、受托代銷入庫單（商業(yè)）采購入庫處理 采購入庫單錄入方式。p 直接錄入p 根據(jù)采購訂單生成采購入庫單p 根據(jù)采購發(fā)票生成采購入庫單 采購入庫單的入口。當采購與付款子系統(tǒng)、存貨子系統(tǒng)等集成使用時，為了保持數(shù)據(jù)的一致性，采購入庫單入口采用以下原則：p 如果采購入庫單在采購與付款子系統(tǒng)中的采購入庫模塊錄入，并將結(jié)果保存在入庫單文件中，那么在存貨子系統(tǒng)這里只允許修改和審核入庫單p 如果采購入庫單在存貨子系統(tǒng)中錄入，那么就沒有必要錄入采購入庫單。主要內(nèi)容第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分

30、析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析采購發(fā)票編制 采購發(fā)票編制模塊的功能是支持用戶在計算機上輸入和審核采購發(fā)票，并將結(jié)果保存在發(fā)票文件中。1.采購發(fā)票分類采購發(fā)票分類 專用發(fā)票 普通發(fā)票（普通、農(nóng)收、廢收、其他收據(jù)） 運費發(fā)票 采購發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)，分為藍字發(fā)票、紅采購發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)，分為藍字發(fā)票、紅字發(fā)票字發(fā)票采購發(fā)票編制2.采購發(fā)票格式 一般來說，發(fā)票管理模塊提供一種發(fā)票格式，通過選擇發(fā)票類型，實現(xiàn)滿足各種發(fā)票處理的需求。 由于企業(yè)所處行業(yè)不同和管理需求不同，所以很多管

31、理軟件向用戶提供自定義發(fā)票格式的功能，以最大限度地滿足管理需求采購發(fā)票編制發(fā)票類型發(fā)票號開票日期訂單號供貨單位代墊單位采購類型采購部門業(yè)務(wù)員備注存貨編碼存貨名稱數(shù)量單價金額稅率稅額、價稅合計采購發(fā)票編制4.在錄入發(fā)票時考慮的問題 直接錄入。采購發(fā)票是從供貨單位取得的進項發(fā)票及發(fā)票清單，在收到供貨單位的發(fā)票后，如果沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票壓單處理，待貨物到達后，再將發(fā)票輸入計算機做采購結(jié)算（報賬結(jié)算）處理。此外，也可以先將發(fā)票輸入計算機，以便及時掌握在途物資。 根據(jù)入庫單產(chǎn)生發(fā)票。如果貨到入庫，那么可以根據(jù)入庫單和采購訂單自動生成發(fā)票，加快發(fā)票的輸入速度。此時執(zhí)行“調(diào)入庫單”或者“采購

32、訂單”命令或驅(qū)動相應(yīng)的功能按鈕，系統(tǒng)自動從入庫單文件或者采購訂單文件中選擇與發(fā)票有關(guān)的信息，顯示在屏幕上。這樣可以加速發(fā)票的錄入速度，發(fā)揮計算機數(shù)據(jù)共享的優(yōu)勢。采購發(fā)票實時控制方式的設(shè)計 在手工環(huán)境下，采購發(fā)票的控制受人為影響因素比較大，其結(jié)果是無效的采購發(fā)票進入企業(yè)，財會人員被動地編制憑證，記賬，導(dǎo)致采購過程失控，采購成本居高不下。 在IT環(huán)境下，由于財會人員能夠?qū)崟r從數(shù)據(jù)庫中獲得采購訂單、入庫單等控制依據(jù)，因此，對采購發(fā)票進行實時控制成為可能。在設(shè)計采購與付款子系統(tǒng)時，應(yīng)該改變觀念，將事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷崟r控制，并用實時控制的方法控制采購活動。采購發(fā)票實時控制方式的設(shè)計1.用結(jié)構(gòu)化描述語言PD

33、L描述準則2.在系統(tǒng)中設(shè)置控制準則。當采購業(yè)務(wù)發(fā)生時，系統(tǒng)自動從控制準則文件中提取相應(yīng)的準則，并對采購發(fā)票處理業(yè)務(wù)進行實時控制。3.實時控制原理。系統(tǒng)自動從采購訂單文件中提取數(shù)據(jù)，從控制方法文件中提取控制準則，與采購發(fā)票進行對比，并將結(jié)果顯示在屏幕上。其控制基本原理如下圖：采購結(jié)算采購結(jié)算 采購結(jié)算也叫采購報賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購發(fā)票和倉庫確認的入庫單到財務(wù)部門，由財務(wù)人員確認采購成本。 在IT環(huán)境下，由于各子系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，因此，系統(tǒng)提供： “自動采購結(jié)算” “人工輔助采購結(jié)算”自動采購結(jié)算 將發(fā)票中的單價與采購訂單文件中訂貨單價和暫估入庫單價相核對 發(fā)

34、票中的數(shù)量與入庫單文件中收貨數(shù)量相核對 如果核對結(jié)果完全相符，生成結(jié)算表，并在入庫單文件、采購發(fā)票文件、采購訂單文件中做采購結(jié)算標志 如果不完全相符，提示采用手工輔助采購結(jié)算手工輔助采購結(jié)算 手工輔助采購結(jié)算模塊的功能是計算機根據(jù)采購訂單號自動從采購訂單文件、存貨子系統(tǒng)中的入庫單文件中，選擇與正在錄入的發(fā)票相關(guān)的數(shù)據(jù)進行核對。當發(fā)現(xiàn)暫估入庫貨物的暫估單價與發(fā)票單價不相符時，將反映該筆先入庫后報銷的采購入庫業(yè)務(wù)的入庫單、采購發(fā)票、以及采購訂單數(shù)據(jù)顯示在屏幕上進行審核 。 如果發(fā)票單價超出訂貨單價和暫估入庫單價，及時查明原因 如果認為原因合理，審核人員發(fā)出“審核通過”命令，系統(tǒng)自動根據(jù)該張入庫單生

35、成一張紅字入庫單（單到回沖），并根據(jù)采購發(fā)票結(jié)算出存貨成本，生成一張藍字入庫單，自動傳入存貨子系統(tǒng)；同時在入庫單文件、采購發(fā)票文件、采購訂單文件中做采購結(jié)算標志，生成采購結(jié)算表，并將其轉(zhuǎn)換為記賬憑證：借：材料或材料采購等 應(yīng)交稅費應(yīng)交增值稅（進項稅額） 貸：應(yīng)付賬款 傳遞到總賬子系統(tǒng) 付款管理 付款管理模塊的功能： 從采購發(fā)票文件中篩選出特定付款到期日未付款發(fā)票 用戶根據(jù)企業(yè)情況選擇將要付款的發(fā)票 系統(tǒng)自動生成準備付款通知書，供出納使用付款管理1.準備付款通知書用戶輸入“付款到期日”區(qū)間，如15/5/200X至17/5/200X系統(tǒng)自動從采購發(fā)票文件中篩選出滿足用戶輸入的付款到期日的所有發(fā)票，

36、并將其顯示在屏幕上選擇準備付款的發(fā)票系統(tǒng)自動計算出應(yīng)付金額總計取消準備付款的發(fā)票打印準備付款通知書付款管理2.付款付款自動付款自動付款 有些先進的應(yīng)付處理模塊根據(jù)付款準備通知書文件自動開支票，并生成付款憑證： 借：應(yīng)付賬款XX供應(yīng)商 貸：銀行存款 傳遞到總賬子系統(tǒng)，記賬時自動更新發(fā)票文件的已付金額字段。一般付款一般付款 一般情況下，出納接到準備付款通知書后，手工簽發(fā)支票，編制付款憑證，再通過總賬子系統(tǒng)的憑證錄入模塊將付款憑證送入計算機，記賬時自動更新總賬子系統(tǒng)中相應(yīng)數(shù)據(jù)文件，同時更新發(fā)票文件中該張發(fā)票的已付金額。采購、付款業(yè)務(wù)和財務(wù)的一體化策略 總賬子系統(tǒng)是總括反映企業(yè)經(jīng)營活動全過程信息的子系

37、統(tǒng)，因此，采購與付款業(yè)務(wù)都必須轉(zhuǎn)化為會計信息-記賬憑證，傳遞到總賬子系統(tǒng)。 為了實現(xiàn)采購與付款業(yè)務(wù)與財務(wù)的一體化策略： 首先應(yīng)該建立采購與付款業(yè)務(wù)和財務(wù)聯(lián)系的紐帶-憑證模板，并將其保存在動態(tài)會計平臺中； 在日常采購與付款業(yè)務(wù)發(fā)生時，系統(tǒng)通過動態(tài)會計平臺自動將業(yè)務(wù)單據(jù)轉(zhuǎn)化為記賬憑證采購、付款業(yè)務(wù)和財務(wù)的一體化策略1.定義憑證模板采購結(jié)算過程中根據(jù)采購發(fā)票、入庫單等信息編制的憑證模板 借：材料或材料采購等 應(yīng)交稅費應(yīng)交增值稅（進項稅額） 貸：應(yīng)付賬款付款過程中根據(jù)付款通知書編制的憑證模板 借：應(yīng)付賬款XX供應(yīng)商 貸：銀行存款2.自動轉(zhuǎn)賬過程示意圖主要內(nèi)容第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析賬表輸出和統(tǒng)計分析 采購與付款子系統(tǒng)的賬表輸出和統(tǒng)計分析模塊的功能包括查詢采購、入庫、付款等業(yè)務(wù)的各種賬表，并從打印機、屏幕輸出。與此同時，還支持用戶對采購與付款等業(yè)務(wù)進行統(tǒng)計分析。其主要功能包括賬表輸出采購執(zhí)行表、