(完整版)物業(yè)公司物資采購管理辦法

1、公司物品采購、驗收、領(lǐng)用管理辦法（暫行）第一章 總則第一條為規(guī)范物品管理，加強物品采購價格監(jiān)督管理，降低物品采購成本，降低庫存，增加企業(yè)效益，特指定本辦法。第二條 本規(guī)定適用于公司各部門購買原材料、輔料、零部件、保潔用品、辦公用品、勞保用品以及其他物品等采購過程中的決策、價格監(jiān)督、領(lǐng)用監(jiān)督、財務核算等行為。第三條 物品采購要樹立采購經(jīng)濟批量觀念，物品驗收要堅持獨立原則，物品的領(lǐng)用要樹立需用原則。第二章 物品采購的管理第四條 各部門每月應根據(jù)部門需要，編制部門 “采購計劃明細表”（一式兩份，部門一份，倉庫保管員一份，見表一），經(jīng)各部門主管簽字確認后，報綜合管理部（以下簡稱綜合部）。綜合部每月（2

2、5 日前） 應根據(jù)各部門提交的部門采購計劃明細表及現(xiàn)物品庫存狀況編制“采購計劃匯總表”（一式兩份，綜合管理部一份，倉庫保管員一份，見表二） ， 采購計劃匯總表后附各部門所需物品明細。 “采購計劃匯總表”必須經(jīng)倉庫保管員、物業(yè)公司經(jīng)理確認后，審批方可生效。對采購計劃外的物質(zhì)需求，必須填寫“用品特批單”（見表三），經(jīng)上述人員確認同意，財務審批后方可采購。第五條 綜合管理部每月應編制采購計劃，并建立采購明細臺帳（保存期限為二年），接受主管領(lǐng)導檢查，定期和財務進行核對。采購計劃應以合理的庫存和經(jīng)濟批量為前提，堅持“先利庫，后采購”的工作程序，誰提供采購依據(jù)，誰承擔經(jīng)濟責任第六條綜合管理部每半年需對重要

3、、主要物品供應商進行一次綜 合評定，并建立供應商檔案，對于評審不合格的供應商予以淘汰，補 充新的合格供應商。第七條綜合管理部負責處理公司庫倉的冷、背、殘、次物品。第三章物品驗收的管理第八條所采購的貨品到達公司前，采購人員應事先通知庫倉人員 做好驗收準備。第九條采購的物品到達公司后，必須由采購人員、負責檢驗人員（使用部門、工程部技術(shù)人員）和倉庫人員一起根據(jù)供貨方發(fā)貨單（或 發(fā)票）上所列物品進行逐一驗收。第十條采購物品的入庫驗收包括數(shù)量（直觀上物品的完好度）、質(zhì) 量（規(guī)格、型號、產(chǎn)地等）、價格三個方面。數(shù)量和價格驗收由倉管 人員負責，質(zhì)量驗收由使用部門（或公司專業(yè)技術(shù)人員）或倉管人員 負責。第十一

4、條 公司所采購的物品到達后，應在當日辦理完驗收入庫手 續(xù)和財務入庫手續(xù)。第十二條 公司購進物品，經(jīng)驗收合格后，倉管人員必須及時填制 有編號的入庫單，一式三聯(lián)。對驗收不合格的物品，倉管員不得辦理 入庫手續(xù)，由采購員辦理換貨或退貨；對入庫后發(fā)現(xiàn)不合格的，倉管 人員應及時通知采購人員辦理換貨或退貨， 給公司造成損失的，追究有關(guān)人員的責任。倉管人員填寫入庫單，應以獨立保管的實體作為入庫單位。第十三條物品入庫后，應當按照種類分區(qū)擺放整齊，按種類設(shè)置貨物標識，嚴禁將不同種類的貨物混放。第十四條付款時必須持合同、入庫單、發(fā)票經(jīng)總經(jīng)理（或其授權(quán)人）審批后，方可到財務部辦理付款手續(xù)，手續(xù)不全財務有權(quán)拒絕付款。第

5、四章 物資領(lǐng)用管理第十五條確 需領(lǐng)用物品的人員、部門， 必須填寫公司統(tǒng)一印制的“領(lǐng)料單”及 “采購計劃明細表”并經(jīng)部門負責人簽字，領(lǐng)用人持 “領(lǐng)料單” “采購計劃明細表”到倉庫領(lǐng)料，領(lǐng)料單的有效期限為 3 天。保潔用品，辦公用品等日常使用頻繁的物品，由各部門憑“領(lǐng)料單”、“采購計劃明細表”按月一次領(lǐng)出。第十六條倉 管人員根據(jù)完備、有效、 準確的領(lǐng)料單填寫一式四聯(lián)出庫單，按照出庫單上的項目逐一發(fā)放，并在各部門“采購計劃明細表”上蓋“已領(lǐng)用”章，定期將出庫單傳遞給財務部門。第十七條保 潔班月領(lǐng)料計劃應由保潔部主管按掌握的日常消耗所需量嚴格編制，并經(jīng)主管簽字后，報項目經(jīng)理審批。由月領(lǐng)料計劃分解產(chǎn)生的

6、旬計劃、日計劃由其主管審批后連同物業(yè)經(jīng)理審批過的月領(lǐng)料計劃應于計劃月上月末送至倉庫管理員，倉管人員嚴格按第二十條和二十一條的要求發(fā)料。第十八條每 月末， 由倉庫管理員對保潔部領(lǐng)用物料匯總，與月領(lǐng)料計劃進行核對，若有差異報其物業(yè)經(jīng)理并責成其說明原因。第十九條工 程部主管根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、經(jīng)驗， 編制維修用料月計劃，對于經(jīng)常使用的替換配件、物品、維修材料等，由工程部主管提出申請，經(jīng)財務部審核并經(jīng)物業(yè)經(jīng)理審核批準后，可實行定額備用量，一般保證 7 天的庫存量。根據(jù)批準后的申請?zhí)顚憽邦I(lǐng)料單”（見表四），一次領(lǐng)出備用。并指定專人負責，建立明細臺帳，月末工程部應將庫存量結(jié)出，報倉管人員核對，財務部定期或不定期

7、檢查領(lǐng)用、庫存情況。第二十條對 于不經(jīng)常使用的物料，憑完備、有效的手續(xù)領(lǐng)用。第二十一條需要維修的客戶或公司部門，工程部必須根據(jù)客服中心填制的“報修單”（一式三聯(lián)，財務、工程、客服各一聯(lián)，見表五） 進行維修，所需更換的物料或所需工費必須經(jīng)客戶或報修部門有關(guān)人員簽字確認，月末客服中心應將報修單匯總后交倉管部門、財務部進行核對、核算。對于虛假的報修，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)予以嚴肅處理，工程部主管應承擔相應的責任。第二十二條實行“以舊換新”領(lǐng)用物料的部門或人員，必須持舊物料和完備、有效的“領(lǐng)料單”，到倉庫更換。倉管人員應在領(lǐng)料單備注欄中注明“以舊換新”字樣，對回收廢舊物料有變賣價值的，倉管人員應歸類存放，無使用價值的，也應獨立存放，定期按程序由綜合管理部處理。第五章 附則第二十三條采購必須按上述規(guī)定的程序辦理，指定專人負責采購、驗收和保管，公司將定期或不定期的