物業(yè)檔案管理

1、物業(yè)檔案管理隨著物業(yè)管理專業(yè)理論課程學(xué)習(xí)的結(jié)束， 我很榮幸開始參加學(xué)校 安排的實(shí)心，在物業(yè)管理公司進(jìn)行實(shí)習(xí)。在實(shí)習(xí)期間，我對檔案管理 進(jìn)行了實(shí)心。在實(shí)心中，我在管理處指導(dǎo)都是的熱心指導(dǎo)下，積極參 與物業(yè)管理相關(guān)工作，注意把書本上嘗到的物業(yè)管理理論知識(shí)對照實(shí) 際工作，用理論知識(shí)加深對實(shí)際工作的認(rèn)識(shí)， 用實(shí)踐驗(yàn)證所學(xué)的物業(yè) 管理理論，探求物業(yè)管理工作的本質(zhì)與規(guī)律。簡短的實(shí)習(xí)生活，既緊 張，又新奇，收獲也很多。通過實(shí)習(xí)，使我對物業(yè)管理工作有了深層 次的感性與理性的認(rèn)識(shí)。雖然公司成立時(shí)間尚短，但各方面的管理層人員大都具有十年以 上專職物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)。經(jīng)北京市小區(qū)辦批準(zhǔn)，公司取得了合格的物業(yè) 管理資質(zhì)。去

2、年，由本公司負(fù)責(zé)物業(yè)管理的小區(qū)還被豐臺(tái)區(qū)命名為優(yōu) 美環(huán)境小區(qū)?；仡檶?shí)習(xí)生活，感觸是很深的，收獲也是很豐富的。實(shí)習(xí)中，我 對檔案管理工作的開展有了進(jìn)一步的了解，分析了管理處開展物業(yè)管 理有關(guān)工作的特點(diǎn)、方式、動(dòng)作規(guī)律。我在這里雖然主要只是實(shí)習(xí)檔 案管理方面的工作，但是通過這幾周，我也對其他的管理工作有了一 些了解。在招聘員工這一工作上，物業(yè)管理公司嚴(yán)格把關(guān)。招聘的管理人 員必須畢業(yè)于物業(yè)管理專業(yè)；招聘的維修人員必須是具備相關(guān)技術(shù)條 件的多面手，并持有上崗證；招聘的安保人員須屬退伍軍人，對 其身高、體能、知識(shí)、品格、心理等都進(jìn)行嚴(yán)格考核挑選。做好員工 的入職、在職培訓(xùn)工作。物業(yè)是物業(yè)形成、變遷和管

3、理工作中的歷史記錄。因此物業(yè)檔 案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。物業(yè)檔案是指關(guān)于某物業(yè)所有的包括過去和現(xiàn)在的一切活動(dòng)中 所形成的，具有參考價(jià)值，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等 不同形式的歷史記錄。1、物業(yè)檔案的內(nèi)容：物業(yè)檔案的內(nèi)容主要由物業(yè)設(shè)計(jì)施工圖、 物業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案的物業(yè)卡 片三部分組成（簡稱圖、檔、卡） 。此外，根據(jù)物業(yè)管理的工作需要 所編制的各種帳冊和表格也屬于物業(yè)檔案資料的內(nèi)容。 物業(yè)設(shè)計(jì)施工 圖是一種反映物業(yè)現(xiàn)狀的圖紙， 在物業(yè)大修或改建時(shí)， 它們反映了物 業(yè) 的功能和結(jié)構(gòu)等的變化情況，使之成為與物業(yè)的現(xiàn)狀相吻合的專 業(yè)圖紙：是物業(yè)使用、保養(yǎng)、維修的重要依據(jù)。物業(yè)管理公司可以

4、通過圖紙了解物業(yè)的分布， 占有、結(jié)構(gòu)、面積、 層數(shù)、建成年份以及各戶房屋與土地的權(quán)屬范圍和面積， 了解物業(yè)使 用、維修、改建后在結(jié)構(gòu)與功能上的變化情況，為正確使用和維護(hù)物 業(yè)提供了重要依據(jù)。2、物業(yè)檔案的特點(diǎn)：專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、價(jià)值性、法 律性、3、物業(yè)管理檔案的要求：物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)的管理工作， 當(dāng)物業(yè)的產(chǎn)權(quán) 發(fā)生移動(dòng)或房屋現(xiàn)狀因大修、 改建等原因發(fā)生變化時(shí)， 各種物業(yè)資料 時(shí)進(jìn)行變更異動(dòng)，才能保證物業(yè)資料的準(zhǔn)確、完整、事實(shí)、真正反映 物業(yè)的狀況。 為此，物業(yè)檔案管理要求做到規(guī)范化、 科學(xué)化、經(jīng)?；?。 具體的要求：1) 收集資料要全面；2) 整理資料要規(guī)范；3) 保管資

5、料要科學(xué)；4) 變更資料要及時(shí)；5) 使用資料要得當(dāng)；6) 統(tǒng)計(jì)資料要準(zhǔn)確。4、物業(yè)檔案的收集收集的實(shí)質(zhì)就是集中， 收集工作是物業(yè)檔案管理工作的起點(diǎn)， 是 一個(gè)重要一切，物業(yè)檔案收集的要求是：1) 納入計(jì)劃、明確責(zé)任；2) 內(nèi)容要齊全、完整、準(zhǔn)確、翔實(shí)；3) 形式要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；4) 載體要豐富。5、物業(yè)檔案的整理1) 物業(yè)檔案的整理要求： 整理工作就是將牌零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基 本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化。要求做到：分類科學(xué)，組卷合理，排列有序，保管期限準(zhǔn)確，裝訂整齊、牢固，案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表（異動(dòng)記錄）填 抽準(zhǔn)確、字跡工整、圖樣清晰，載體和裝具質(zhì)地優(yōu)良

6、，便于保管和利 用。2） 設(shè)備檔案管理： 設(shè)備的標(biāo)識(shí)、建帳和的管理： 設(shè)備的標(biāo)識(shí)：所有設(shè)備實(shí)現(xiàn)單機(jī)懸掛設(shè)備卡 ，標(biāo)識(shí)該機(jī)編號(hào)、技術(shù)資料、 責(zé)任人、運(yùn)行狀況等。 設(shè)備的建帳：建立機(jī)電設(shè)備臺(tái)帳 ，臺(tái)賤內(nèi)容包括：設(shè)備名稱、統(tǒng)一編號(hào)、 瑾、生產(chǎn)廠家、技術(shù)資料、保養(yǎng)人等。 設(shè)備資料的歸檔： 每臺(tái)設(shè)備將被依次編入：每臺(tái)設(shè)備所涉及的設(shè)備檢查保養(yǎng)計(jì)劃 表、設(shè)備檢查保養(yǎng)表、 機(jī)電設(shè)備維修保養(yǎng)記錄表及說明書、 合格證等。 設(shè)備的編號(hào)：進(jìn)入 21 世紀(jì)，隨著改革的不斷深化， 檔案工作也隨之發(fā)生變化。 面對新時(shí)期檔案工作的需要，如何做好管理工作，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以 下幾個(gè)方面抓起。一、搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一個(gè)

7、單位的任何一項(xiàng)工作， 都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視， 才能使這項(xiàng)工作順 利開展；如果領(lǐng)導(dǎo)不重視， 許多具體的工作都會(huì)困難重重。領(lǐng)導(dǎo)對檔 案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度， 決定著他們對檔案工作的態(tài)度， 從而在很 大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。 因此，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事 日程，是時(shí)代發(fā)展的需要， 是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員 來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去 爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。 如果只是一味的指責(zé)、 埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作也 是很難做好的。 要使一個(gè)單位的檔案工作有起色， 領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都 必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效 率、工作質(zhì)量、工作成果是

8、決定檔案工作好壞的根本原因 。這個(gè)根 本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。那么 應(yīng)如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性，去爭取領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作呢？1、愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作， 很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。 因此作為一句 檔案工作人員首先要熱愛本職工作， 忠于職守， 在領(lǐng)導(dǎo)和群眾以上中 留下一個(gè)好的印象。2、積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案意識(shí)。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作 重視不夠， 很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)， 認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位里 不是生產(chǎn)一線， 可有可無， 對領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必 要的，要經(jīng)常把文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，次數(shù)多了，自然會(huì)在領(lǐng)

9、導(dǎo)的腦 海里留下痕跡， 產(chǎn)生作用。尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很 可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)， 并在實(shí)踐中力圖仿效。 要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯 報(bào)檔案工作情況， 多談一些搞好人從檔案工作對單位的益處， 誘導(dǎo)和 啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。 要努力服務(wù)， 作為一名檔案人員主要是及時(shí)地提供信息。使檔案發(fā)揮其作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務(wù)二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化隨著改革的深入發(fā)展， 檔案管理面臨著許多亟待解決的問題， 諸 如檔案數(shù)量越來越多， 數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難： 管理 方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量， 只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化， 才 能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。1、加強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理

10、是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，他要求 管理人員既要有高度的工作責(zé)任感， 良好的職業(yè)道德， 辦事細(xì)心的工 作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、 科技知識(shí)，是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本 技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開拓視野， 優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。2、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形 成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以 手工抄寫為主。 而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案中的運(yùn)用， 可以系統(tǒng)地完成 文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使 文件的形成

11、、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與造化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代 化抗美援朝手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)， 都迫切需要檔案工作者去掌握 和運(yùn)用。檔案數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對檔案工作的要求，也是檔 案工作者的必然方向。 所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作， 邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)。信 息文化的學(xué)習(xí)掌握上， 努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才3、利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記 載著豐富的信息， 成為一種豐富的信息資源。 但檔案的整理工作繁瑣， 重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。 而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則 可以收到事半功倍的效果。 一是

12、人工立卷時(shí)， 立卷人根據(jù)自己的理解 對文件進(jìn)行分類， 盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)， 但因每個(gè)人的理解能力不 同，對同一個(gè)文件有不同的分類， 因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn) 象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工 立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來， 作為以前的那種以 “卷 “為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物， 也可按文件形成的先后 順序排列打印， 既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響， 又發(fā)揮 計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。更好的報(bào)務(wù)于社 會(huì)。三、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)繼續(xù)教育。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量， 為 了使檔案

13、工作人員能夠適應(yīng)檔案工作的需要， 首先要充分發(fā)揮檔案工 作人員的積極主動(dòng)性、 創(chuàng)造性， 努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理 能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化， 檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不 斷改革，因此， 對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作 能力等方面都提出了新的更高要求。 原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作 方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡 快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)， 又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才， 才能完 成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。1、提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問 題很多，首先， 要解決思想認(rèn)識(shí)問題。要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教 育在檔案事業(yè)

14、發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展， 檔案服務(wù)質(zhì)量的提高， 其根本在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高； 基 次，21 世紀(jì)的檔案管理工作者的機(jī)遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動(dòng)檔案 人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才， 將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的 議事日程。2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立相關(guān)運(yùn)行機(jī)制。可以說，加強(qiáng)制度建設(shè)， 建立良性運(yùn)行機(jī)制是開展檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先， 要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評估、獎(jiǎng) 勵(lì)制度；其次， 要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制 可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感， 主動(dòng)地參加定期的繼 續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水

15、平。比如，檔案管理工作者上 崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)， 檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可 由終身有效改為動(dòng)態(tài)管理， 這樣，便可以激勵(lì)檔案工作者增強(qiáng)參加繼 續(xù)教育的主動(dòng)性和積極性。3、明確繼續(xù)教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校而言， 繼續(xù)教育具有更直接的目的性、 實(shí)現(xiàn)性和時(shí)效性。 繼續(xù)教育應(yīng)從實(shí)際 出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、 按需施教、重視實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。第一，檔 案專業(yè)知識(shí)。繼續(xù)教育應(yīng)給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第 二，相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷 史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注 重對相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識(shí)?，F(xiàn)代科技技 術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一， 檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、