淺探法院檔案信息化建設(shè)的瓶頸及解決之道

1、淺探法院檔案信息化建設(shè)的瓶頸及解決之道 2011-08-05 14:28 當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)信息化飛速發(fā)展，社會(huì)生活各個(gè)方面生產(chǎn)力的進(jìn)步都依托著信息化的深入對(duì)接和有效利用，法院的信息化建設(shè)也被提上日程。其中法院檔案信息化建設(shè)是法院信息化建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。檔案信息化的重要性(1)檔案信息化的含義人民法院檔案信息化是指在檔案形成、收集、整理、歸檔、查詢、管理等各個(gè)方面，推廣和應(yīng)用以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為中心的科學(xué)技術(shù)，構(gòu)筑由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件實(shí)現(xiàn)的訴訟檔案信息資源共享優(yōu)勢(shì)，利用信息技術(shù)傳播速度塊、存儲(chǔ)量大、查詢快捷和信息資源共享的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)以科技手段智能化輔助法官辦案的系統(tǒng)工程。(2)檔案信息化的意義實(shí)現(xiàn)

2、檔案信息化，可完善檔案管理工作。通過(guò)充分運(yùn)用先進(jìn)的管理思想、方法、技術(shù)和手段，完善檔案管理制度，抓好立卷歸檔、收集整理、編研開發(fā)等工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，可以提高檔案管理質(zhì)量，充分利用檔案為審判工作和其他工作服務(wù)，發(fā)揮檔案的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值?？捎孟鑼?shí)的檔案信息支持決策和管理。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案或文件資料進(jìn)行一次性的著錄或輸入貯存，即可實(shí)現(xiàn)多次的呈現(xiàn)，縮短了二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，省略了手工操作的重復(fù)勞動(dòng)。二、檔案信息化的瓶頸即使檔案信息化有重大意義，檔案信息化工作勢(shì)在必行，但法院檔案信息化建設(shè)卻進(jìn)程緩慢，主要是因?yàn)?(一)主觀因素1.檔案信

3、息化建設(shè)管理理念落后盡管檔案工作的重要性逐漸被人們認(rèn)識(shí)，現(xiàn)在還存在一些單位對(duì)檔案工作不重視。檔案工作僅僅滿足于檔案有人管，查檔有人拿，歸檔有人收的狀態(tài)。部分干警認(rèn)為，信息化工作是干不了審判執(zhí)行的或沒(méi)有審判執(zhí)行資格的人干的，是可有可無(wú)的后勤保障工作;從事信息工作的人員，感到工作不少辛苦，但工作成績(jī)不如審判執(zhí)行明顯，個(gè)人進(jìn)步出路窄，干時(shí)間長(zhǎng)了，荒廢了審判執(zhí)行業(yè)務(wù)劃不來(lái)，干好了別人頂替不了，自己走不了，干差了挨領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)面子不好看，于是“不騎馬不騎牛，騎著毛驢趕中游”，工作得過(guò)且過(guò)，不求進(jìn)取，一有機(jī)會(huì)就想法調(diào)離檔案工作崗位。隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，人們維權(quán)意識(shí)的不斷增強(qiáng)，訴訟案件的種類和數(shù)量呈幾何數(shù)字的增

4、長(zhǎng)，這樣的觀念已經(jīng)嚴(yán)重不能適應(yīng)時(shí)代對(duì)法院檔案工作的要求。這就造成了在訴訟檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的非積極投入及非規(guī)范行為, 最終會(huì)造成檔案信息化建設(shè)的延緩, 造成檔案信息交流的障礙, 影響檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。2. 歸檔檔案不規(guī)范，檔案管理混亂一方面，雖然人民法院檔案管理指南一書對(duì)檔案的收集、立卷編目、卷宗裝訂等事項(xiàng)都作出了明確的規(guī)定，但是在實(shí)際工作中得不到很好的落實(shí)，歸檔卷宗項(xiàng)目填寫不齊全，排列次序混亂、目錄和卷宗封面項(xiàng)目填寫不全，甚至部分案件質(zhì)量評(píng)查表未于卷宗裝訂入冊(cè)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。另一方面，部分法院檔案管理人員責(zé)任不清，許多法院的檔案管理人員都是兼職檔案員，大部分的檔案員是由綜合辦的內(nèi)勤

5、人員擔(dān)任，在年終考核時(shí)，檔案工作不被列為必要的考核項(xiàng)目。此外檔案管理員頻頻換崗、交接手續(xù)不完備，一部分檔案借出后沒(méi)有按期歸還，有些卷宗材料放置較長(zhǎng)時(shí)間得不到及時(shí)整理歸檔，造成了檔案的殘缺和遺失，這些都造成了檔案管理的混亂。而這勢(shì)必影響法院訴訟檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。(二)客觀因素1. 硬件建設(shè)不能滿足檔案信息化建設(shè)的需求近幾年來(lái)，基層法院較重視審判辦公大樓、法庭“五化”建設(shè)以及購(gòu)置必要的車輛裝備等，由此背負(fù)了一定債務(wù)。雖然中央加強(qiáng)兩院工作的決定對(duì)保障人民法院辦公辦案經(jīng)費(fèi)作了規(guī)定，但由于地方財(cái)政困難，法院自身保障能力有限，致使在硬件投入上相對(duì)不足?；鶎臃ㄔ涸诠ぷ髡窘ㄔO(shè)、網(wǎng)線布置、電腦購(gòu)置都處于

6、一個(gè)比較低的水平，僅滿足日常功能，視頻、音頻、圖像處理設(shè)備較少，不能滿足檔案信息化的需求。2.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，是一項(xiàng)比較繁重的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)工程法院的在室檔案一部分于各級(jí)政府行政部門以及各級(jí)法院間的行政活動(dòng)中形成的具有歷史價(jià)值檔案，一部分是人民法院在審判活動(dòng)中，與訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)形成的，具有參考利用價(jià)值并立卷歸檔保存的最原始、最全面的信息記錄。這些檔案在今后的工作中都有一定的查閱價(jià)值。在實(shí)際工作中這兩方面的工作都在不間斷的進(jìn)行著，因此新的檔案材料也在不斷的產(chǎn)生。法院檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)工程,檔案信息化建設(shè)，不光要對(duì)室藏檔案數(shù)字化，同時(shí)還對(duì)新生成的

7、文件進(jìn)行數(shù)字化。(1)對(duì)現(xiàn)有室藏檔案的信息化工作較為繁重在信息化初期對(duì)檔案進(jìn)行清理，對(duì)于已經(jīng)超過(guò)保管期限的，要按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或者移送檔案館進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)多年的積(2)新生成檔案的信息化對(duì)現(xiàn)有軟件系統(tǒng)提出了更高的要求目前，法院法院的信息化建設(shè)已經(jīng)取得了較大進(jìn)步，絕大多數(shù)法院已建成局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)并開辦了網(wǎng)站，部分法院開通了互聯(lián)網(wǎng)，但功能開發(fā)僅限于發(fā)布信息簡(jiǎn)報(bào)、傳送公文、網(wǎng)上宣傳等，對(duì)網(wǎng)上審判管理、政務(wù)管理、業(yè)績(jī)管理、司法服務(wù)功能開發(fā)和運(yùn)用明顯不夠。在檔案管理軟件的選擇和開發(fā)系統(tǒng)存在各自為戰(zhàn)，上下級(jí)法院、友鄰法院之間系統(tǒng)功能不配套;現(xiàn)有系統(tǒng)已有功能運(yùn)用不夠等問(wèn)題。法院的審判業(yè)務(wù)軟件與檔案軟件不相兼

8、容，不可以在辦理審判業(yè)務(wù)的同時(shí)上報(bào)相應(yīng)的材料到檔案管理軟件中，加大了檔案信息的收集的工作量。3、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不健全自1979年以來(lái), 我國(guó)已頒布了不少檔案工作標(biāo)準(zhǔn), 但其中絕大多數(shù)是針對(duì)紙質(zhì)、音像等檔案, 針對(duì)數(shù)字化檔案的寥寥無(wú)幾。而檔案信息化建設(shè)主要面對(duì)的是數(shù)字化的檔案信息, 這就需要從數(shù)字檔案信息的著錄、保護(hù)等方面入手, 制定新的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范工作實(shí)踐。4. 缺乏專業(yè)的檔案管理人才檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員提出了較高要求，檔案人員不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，還要具備法律知識(shí)、文史知識(shí)，熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)、縮微、電子檢索等信息技術(shù)。是專業(yè)復(fù)合型的人才。實(shí)踐中檔案管理人員由于對(duì)電子文件、電子檔案的

9、收集、保存、維護(hù)與利用接觸太少, 檔案管理人員能熟練使用微機(jī)的為數(shù)不多, 能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的更是少之又少, 這是法院檔案信息化建設(shè)又一瓶頸。推進(jìn)法院檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了時(shí)代的需求，而在推進(jìn)法院檔案信息化建設(shè)中存在著一系列主觀客觀方面的障礙，面對(duì)這些障礙，如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，我個(gè)人覺得應(yīng)該從以下幾方面入手:(一)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立正確的檔案管理意識(shí)。觀念的落后是最大的落后。在法院檔案信息化建設(shè)中, 每個(gè)干警都面臨著傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變,法院檔案信息化是法院現(xiàn)代化建設(shè)的重要標(biāo)志，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須占領(lǐng)制高點(diǎn)，拓寬大視野，提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感，識(shí)檔案資源信息化對(duì)檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)

10、展的重要性, 切實(shí)把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來(lái)思考, 這是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的問(wèn)題, 也是創(chuàng)新與改革的方向。各位檔案管理人員也要樹立現(xiàn)代檔案管理、利用意識(shí), 逐步使檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心過(guò)渡。認(rèn)清面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇, 加強(qiáng)工作責(zé)任感, 樹立現(xiàn)代化管理思想,不斷加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)， 努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案, 適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。(二)規(guī)范訴訟檔案管理，改變檔案管理混亂的現(xiàn)狀。針對(duì)法院檔案歸檔不規(guī)范的現(xiàn)狀，法院應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范卷宗評(píng)查和審核制度，提高訴訟檔案質(zhì)量。法院應(yīng)把卷宗評(píng)查、審核納入案件流程管理，建立嚴(yán)格的卷宗評(píng)查、審核制度，從實(shí)體和程序兩個(gè)方面規(guī)范卷宗評(píng)查、審核工作，

11、對(duì)不合格的卷宗堅(jiān)決不歸檔，嚴(yán)格規(guī)范卷宗歸檔。對(duì)于檔案管理混亂的現(xiàn)狀，一方面要落實(shí)專門的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，落實(shí)責(zé)任，并把檔案工作作為年終考核的一項(xiàng)重要指標(biāo)。另一方面要強(qiáng)化訴訟檔案管理機(jī)制，嚴(yán)格檔案借閱制度。通過(guò)制定檔案管理辦法、檔案分類方案、訴訟文書立卷歸檔辦法、檔案保密制度等規(guī)章制度，加強(qiáng)規(guī)范管理，特別是加強(qiáng)對(duì)外調(diào)卷及法院內(nèi)部調(diào)卷的規(guī)范管理。(三)加大投入，改善裝備。檔案信息化離不開必要的投入，包括人力、財(cái)力和物力。基層法院要積極爭(zhēng)取黨委政府在政策、資金、技術(shù)等方面的支持，在檔案信息化建設(shè)初期的檔案數(shù)字化的工作是比較繁重的，不只是一人或者是一個(gè)部門可以獨(dú)立完成的，這需要請(qǐng)專業(yè)的人員來(lái)處理，并做好相應(yīng)的

12、監(jiān)督工作，以防泄密等事情發(fā)生。此外是技術(shù)層面在選擇軟件時(shí)要保證系統(tǒng)的合理性、先進(jìn)性、可擴(kuò)展性、兼容性，最好是請(qǐng)專門的軟件開發(fā)公司開發(fā)一套適合法院的集辦案及歸檔工作于一體的軟件。在硬件設(shè)備的選用方面，掃描儀、存貯設(shè)備、計(jì)算機(jī)等必須將具有一定超前性和經(jīng)濟(jì)合理性結(jié)合起來(lái)考慮。特別是基層法院由于資金缺乏，往往易選用性能較差的設(shè)備，隨著音、視頻文件的急劇增多，信息交換產(chǎn)生非常擁擠，“高速公路”成了“羊腸小道”，設(shè)備成了應(yīng)付上級(jí)檢查的擺設(shè)，最終往往不得不重新?lián)Q設(shè)備，形成越想省錢、花錢越多的“怪圈”。(四)依法制定訴訟檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。檔案信息化建設(shè)工作已引起國(guó)家有關(guān)部門的重視和關(guān)注, 相關(guān)的法律

13、法規(guī)正逐步健全和完善。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天, 檔案載體也呈現(xiàn)多樣性, 法院應(yīng)根據(jù)國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī), 結(jié)合其實(shí)際情況, 制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度, 建立和完善檔案管理體系。首先, 電子檔案的鑒定和原始屬性的確認(rèn)及電子文件的形成、保管、利用都應(yīng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和辦法, 使其規(guī)范化。其次, 加強(qiáng)檔案信息開發(fā)的制度建設(shè), 隨著電子文件、電子檔案的出現(xiàn), 適時(shí)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系, 修訂檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)、格式, 以健全檔案信息管理體制、理論內(nèi)涵, 保障檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。再者, 加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化的激勵(lì)約束制度的建設(shè), 保障檔案信息化的推行和相關(guān)制度的落實(shí), 促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。(五)建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)一支高素質(zhì)復(fù)合型信息化人才隊(duì)伍是做好信息化建設(shè)和應(yīng)用的根本保證。檔案信息化建設(shè)給檔案管理人員提出來(lái)很高的要求，這就必須培養(yǎng)和造就一支掌握法律知識(shí)、檔案管理專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù), 具有較高的政治素養(yǎng)、較強(qiáng)檔案事業(yè)管理及檔案保管利用能力的高素質(zhì)隊(duì)伍, 這是適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的需要。我們面臨的是一個(gè)科技革命日新月異的新時(shí)代, 檔案工作的重點(diǎn)已轉(zhuǎn)向檔案信息深層次加工處理和信息處理的開發(fā)和研究。因此, 檔案管理人員應(yīng)是掌握較高計(jì)算機(jī)技術(shù)、通曉檔案信