淺探法院檔案信息化建設(shè)的瓶頸及解決之道

1、淺探法院檔案信息化建設(shè)的瓶頸及解決之道 2011-08-05 14:28 當今社會科學技術(shù)信息化飛速發(fā)展，社會生活各個方面生產(chǎn)力的進步都依托著信息化的深入對接和有效利用，法院的信息化建設(shè)也被提上日程。其中法院檔案信息化建設(shè)是法院信息化建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)。檔案信息化的重要性(1)檔案信息化的含義人民法院檔案信息化是指在檔案形成、收集、整理、歸檔、查詢、管理等各個方面，推廣和應(yīng)用以計算機網(wǎng)絡(luò)為中心的科學技術(shù)，構(gòu)筑由計算機網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件實現(xiàn)的訴訟檔案信息資源共享優(yōu)勢，利用信息技術(shù)傳播速度塊、存儲量大、查詢快捷和信息資源共享的優(yōu)勢，實現(xiàn)以科技手段智能化輔助法官辦案的系統(tǒng)工程。(2)檔案信息化的意義實現(xiàn)

2、檔案信息化，可完善檔案管理工作。通過充分運用先進的管理思想、方法、技術(shù)和手段，完善檔案管理制度，抓好立卷歸檔、收集整理、編研開發(fā)等工作，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，可以提高檔案管理質(zhì)量，充分利用檔案為審判工作和其他工作服務(wù)，發(fā)揮檔案的社會和經(jīng)濟價值?？捎孟鑼嵉臋n案信息支持決策和管理。實現(xiàn)檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出。利用計算機對檔案或文件資料進行一次性的著錄或輸入貯存，即可實現(xiàn)多次的呈現(xiàn)，縮短了二次文獻信息的編著時間，省略了手工操作的重復(fù)勞動。二、檔案信息化的瓶頸即使檔案信息化有重大意義，檔案信息化工作勢在必行，但法院檔案信息化建設(shè)卻進程緩慢，主要是因為:(一)主觀因素1.檔案信

3、息化建設(shè)管理理念落后盡管檔案工作的重要性逐漸被人們認識，現(xiàn)在還存在一些單位對檔案工作不重視。檔案工作僅僅滿足于檔案有人管，查檔有人拿，歸檔有人收的狀態(tài)。部分干警認為，信息化工作是干不了審判執(zhí)行的或沒有審判執(zhí)行資格的人干的，是可有可無的后勤保障工作;從事信息工作的人員，感到工作不少辛苦，但工作成績不如審判執(zhí)行明顯，個人進步出路窄，干時間長了，荒廢了審判執(zhí)行業(yè)務(wù)劃不來，干好了別人頂替不了，自己走不了，干差了挨領(lǐng)導(dǎo)批評面子不好看，于是“不騎馬不騎牛，騎著毛驢趕中游”，工作得過且過，不求進取，一有機會就想法調(diào)離檔案工作崗位。隨著社會不斷的發(fā)展，人們維權(quán)意識的不斷增強，訴訟案件的種類和數(shù)量呈幾何數(shù)字的增

4、長，這樣的觀念已經(jīng)嚴重不能適應(yīng)時代對法院檔案工作的要求。這就造成了在訴訟檔案信息化建設(shè)過程中的非積極投入及非規(guī)范行為, 最終會造成檔案信息化建設(shè)的延緩, 造成檔案信息交流的障礙, 影響檔案信息化建設(shè)目標的實現(xiàn)。2. 歸檔檔案不規(guī)范，檔案管理混亂一方面，雖然人民法院檔案管理指南一書對檔案的收集、立卷編目、卷宗裝訂等事項都作出了明確的規(guī)定，但是在實際工作中得不到很好的落實，歸檔卷宗項目填寫不齊全，排列次序混亂、目錄和卷宗封面項目填寫不全，甚至部分案件質(zhì)量評查表未于卷宗裝訂入冊的現(xiàn)象時有發(fā)生。另一方面，部分法院檔案管理人員責任不清，許多法院的檔案管理人員都是兼職檔案員，大部分的檔案員是由綜合辦的內(nèi)勤

5、人員擔任，在年終考核時，檔案工作不被列為必要的考核項目。此外檔案管理員頻頻換崗、交接手續(xù)不完備，一部分檔案借出后沒有按期歸還，有些卷宗材料放置較長時間得不到及時整理歸檔，造成了檔案的殘缺和遺失，這些都造成了檔案管理的混亂。而這勢必影響法院訴訟檔案信息化建設(shè)的順利進行。(二)客觀因素1. 硬件建設(shè)不能滿足檔案信息化建設(shè)的需求近幾年來，基層法院較重視審判辦公大樓、法庭“五化”建設(shè)以及購置必要的車輛裝備等，由此背負了一定債務(wù)。雖然中央加強兩院工作的決定對保障人民法院辦公辦案經(jīng)費作了規(guī)定，但由于地方財政困難，法院自身保障能力有限，致使在硬件投入上相對不足?；鶎臃ㄔ涸诠ぷ髡窘ㄔO(shè)、網(wǎng)線布置、電腦購置都處于

6、一個比較低的水平，僅滿足日常功能，視頻、音頻、圖像處理設(shè)備較少，不能滿足檔案信息化的需求。2.實現(xiàn)檔案管理信息化，是一項比較繁重的動態(tài)系統(tǒng)工程法院的在室檔案一部分于各級政府行政部門以及各級法院間的行政活動中形成的具有歷史價值檔案，一部分是人民法院在審判活動中，與訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動形成的，具有參考利用價值并立卷歸檔保存的最原始、最全面的信息記錄。這些檔案在今后的工作中都有一定的查閱價值。在實際工作中這兩方面的工作都在不間斷的進行著，因此新的檔案材料也在不斷的產(chǎn)生。法院檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項動態(tài)系統(tǒng)工程,檔案信息化建設(shè)，不光要對室藏檔案數(shù)字化，同時還對新生成的

7、文件進行數(shù)字化。(1)對現(xiàn)有室藏檔案的信息化工作較為繁重在信息化初期對檔案進行清理，對于已經(jīng)超過保管期限的，要按照規(guī)定進行銷毀或者移送檔案館進行管理。經(jīng)過多年的積(2)新生成檔案的信息化對現(xiàn)有軟件系統(tǒng)提出了更高的要求目前，法院法院的信息化建設(shè)已經(jīng)取得了較大進步，絕大多數(shù)法院已建成局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)并開辦了網(wǎng)站，部分法院開通了互聯(lián)網(wǎng)，但功能開發(fā)僅限于發(fā)布信息簡報、傳送公文、網(wǎng)上宣傳等，對網(wǎng)上審判管理、政務(wù)管理、業(yè)績管理、司法服務(wù)功能開發(fā)和運用明顯不夠。在檔案管理軟件的選擇和開發(fā)系統(tǒng)存在各自為戰(zhàn)，上下級法院、友鄰法院之間系統(tǒng)功能不配套;現(xiàn)有系統(tǒng)已有功能運用不夠等問題。法院的審判業(yè)務(wù)軟件與檔案軟件不相兼

8、容，不可以在辦理審判業(yè)務(wù)的同時上報相應(yīng)的材料到檔案管理軟件中，加大了檔案信息的收集的工作量。3、檔案信息化標準不健全自1979年以來, 我國已頒布了不少檔案工作標準, 但其中絕大多數(shù)是針對紙質(zhì)、音像等檔案, 針對數(shù)字化檔案的寥寥無幾。而檔案信息化建設(shè)主要面對的是數(shù)字化的檔案信息, 這就需要從數(shù)字檔案信息的著錄、保護等方面入手, 制定新的標準來規(guī)范工作實踐。4. 缺乏專業(yè)的檔案管理人才檔案信息化建設(shè)對檔案管理人員提出了較高要求，檔案人員不僅要具備檔案專業(yè)知識，還要具備法律知識、文史知識，熟練掌握運用計算機、縮微、電子檢索等信息技術(shù)。是專業(yè)復(fù)合型的人才。實踐中檔案管理人員由于對電子文件、電子檔案的

9、收集、保存、維護與利用接觸太少, 檔案管理人員能熟練使用微機的為數(shù)不多, 能承擔程序設(shè)計和數(shù)據(jù)維護的更是少之又少, 這是法院檔案信息化建設(shè)又一瓶頸。推進法院檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了時代的需求，而在推進法院檔案信息化建設(shè)中存在著一系列主觀客觀方面的障礙，面對這些障礙，如何推進檔案信息化建設(shè)的順利進行，我個人覺得應(yīng)該從以下幾方面入手:(一)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立正確的檔案管理意識。觀念的落后是最大的落后。在法院檔案信息化建設(shè)中, 每個干警都面臨著傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變,法院檔案信息化是法院現(xiàn)代化建設(shè)的重要標志，各級領(lǐng)導(dǎo)必須占領(lǐng)制高點，拓寬大視野，提高思想認識，增強緊迫感和責任感，識檔案資源信息化對檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)

10、展的重要性, 切實把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來思考, 這是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的問題, 也是創(chuàng)新與改革的方向。各位檔案管理人員也要樹立現(xiàn)代檔案管理、利用意識, 逐步使檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心過渡。認清面臨的挑戰(zhàn)和機遇, 加強工作責任感, 樹立現(xiàn)代化管理思想,不斷加強相關(guān)專業(yè)知識的學習， 努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案, 適應(yīng)時代發(fā)展的要求。(二)規(guī)范訴訟檔案管理，改變檔案管理混亂的現(xiàn)狀。針對法院檔案歸檔不規(guī)范的現(xiàn)狀，法院應(yīng)嚴格規(guī)范卷宗評查和審核制度，提高訴訟檔案質(zhì)量。法院應(yīng)把卷宗評查、審核納入案件流程管理，建立嚴格的卷宗評查、審核制度，從實體和程序兩個方面規(guī)范卷宗評查、審核工作，

11、對不合格的卷宗堅決不歸檔，嚴格規(guī)范卷宗歸檔。對于檔案管理混亂的現(xiàn)狀，一方面要落實專門的領(lǐng)導(dǎo)負責，落實責任，并把檔案工作作為年終考核的一項重要指標。另一方面要強化訴訟檔案管理機制，嚴格檔案借閱制度。通過制定檔案管理辦法、檔案分類方案、訴訟文書立卷歸檔辦法、檔案保密制度等規(guī)章制度，加強規(guī)范管理，特別是加強對外調(diào)卷及法院內(nèi)部調(diào)卷的規(guī)范管理。(三)加大投入，改善裝備。檔案信息化離不開必要的投入，包括人力、財力和物力?；鶎臃ㄔ阂e極爭取黨委政府在政策、資金、技術(shù)等方面的支持，在檔案信息化建設(shè)初期的檔案數(shù)字化的工作是比較繁重的，不只是一人或者是一個部門可以獨立完成的，這需要請專業(yè)的人員來處理，并做好相應(yīng)的

12、監(jiān)督工作，以防泄密等事情發(fā)生。此外是技術(shù)層面在選擇軟件時要保證系統(tǒng)的合理性、先進性、可擴展性、兼容性，最好是請專門的軟件開發(fā)公司開發(fā)一套適合法院的集辦案及歸檔工作于一體的軟件。在硬件設(shè)備的選用方面，掃描儀、存貯設(shè)備、計算機等必須將具有一定超前性和經(jīng)濟合理性結(jié)合起來考慮。特別是基層法院由于資金缺乏，往往易選用性能較差的設(shè)備，隨著音、視頻文件的急劇增多，信息交換產(chǎn)生非常擁擠，“高速公路”成了“羊腸小道”，設(shè)備成了應(yīng)付上級檢查的擺設(shè)，最終往往不得不重新?lián)Q設(shè)備，形成越想省錢、花錢越多的“怪圈”。(四)依法制定訴訟檔案信息化建設(shè)的標準和制度。檔案信息化建設(shè)工作已引起國家有關(guān)部門的重視和關(guān)注, 相關(guān)的法律

13、法規(guī)正逐步健全和完善。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天, 檔案載體也呈現(xiàn)多樣性, 法院應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)法律法規(guī), 結(jié)合其實際情況, 制定相關(guān)標準和制度, 建立和完善檔案管理體系。首先, 電子檔案的鑒定和原始屬性的確認及電子文件的形成、保管、利用都應(yīng)制定相應(yīng)的標準和辦法, 使其規(guī)范化。其次, 加強檔案信息開發(fā)的制度建設(shè), 隨著電子文件、電子檔案的出現(xiàn), 適時制定相應(yīng)的標準規(guī)范體系, 修訂檔案信息管理工作標準、格式, 以健全檔案信息管理體制、理論內(nèi)涵, 保障檔案信息化建設(shè)的實施。再者, 加強檔案管理科學化的激勵約束制度的建設(shè), 保障檔案信息化的推行和相關(guān)制度的落實, 促進檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。(五)建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊伍建設(shè)一支高素質(zhì)復(fù)合型信息化人才隊伍是做好信息化建設(shè)和應(yīng)用的根本保證。檔案信息化建設(shè)給檔案管理人員提出來很高的要求，這就必須培養(yǎng)和造就一支掌握法律知識、檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代化科學技術(shù), 具有較高的政治素養(yǎng)、較強檔案事業(yè)管理及檔案保管利用能力的高素質(zhì)隊伍, 這是適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的需要。我們面臨的是一個科技革命日新月異的新時代, 檔案工作的重點已轉(zhuǎn)向檔案信息深層次加工處理和信息處理的開發(fā)和研究。因此, 檔案管理人員應(yīng)是掌握較高計算機技術(shù)、通曉檔案信