采購成本費用控制

1、采購成本費用控制41 訂購成本411 采購詢價控制流程 部門步驟主管副總價格評審與實施采購收集并分析供應商報價價格商談，選擇候選供應商比價，洽談，選擇供應商采購部經(jīng)理收集供應商基本報價信息審核價格審議采購專員供應商財務部經(jīng)理詢價提供資料報價匯總、分析供應商報價與供應商進一步商談價格上報初步詢價結果，確定候選供應商名單進一步洽談比較、評估供應商選擇最佳供應商審核洽談價格洽談價格、條件提交采購報告實施采購通過未通過未通過未通過412 訂購成本控制方案方案名稱訂購成本控制方案受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門一、目的為加強對訂購成本的控制，降低采購成本，提高公司的經(jīng)濟效益，特制定本方案。二、相關

2、定義訂購成本是指公司為實現(xiàn)一次采購而進行各種活動的費用，包括辦公費、差旅費、電話費和郵資等。具體地說，訂購成本相關費用如表4-1所示。表4-1 訂購成本費用一覽表訂購成本分類相關活動內容固定成本采購部日常工作運轉采購部的基本支出變動成本請購手續(xù)成本1編制并提出采購申請2審批采購申請1請購人工費用2請購日常用品費用3主管及有關部門的審查費用采購執(zhí)行成本1調查并選擇合適的供應商2填寫并發(fā)出采購單3填寫并核對收貨單1估價、詢價、比價、議價費用2執(zhí)行采購費用3通信聯(lián)絡費用進貨驗收成本檢查驗收采購物品1檢驗人工費用2檢驗交通費用3檢驗儀器儀表費用入庫成本物品卸載、搬運與入庫物品搬運所花費的成本其他成本會

3、計入賬支付款項等活動會計入賬支付等所花費的成本備 注三、職責分工（一）采購部職責1采購部經(jīng)理的職責（1）審批采購申請。（2）確定供應商。（3）簽訂采購合同。（4）監(jiān)督采購過程。2采購專員的職責（1）負責采購工作。（2）負責詢價、議價。（3）執(zhí)行采購合同。（4）領取相關差旅費、通信費等采購費用。（二）財務部職責1財務部經(jīng)理的職責（1）審核采購申請。（2）審查采購價格與采購合同。（3）按合同審批物品采購款項。（4）審批采購專員的費用報銷申請。2成本會計的職責成本會計負責訂購成本的核算工作。3出納的職責（1）支付供應商采購款項。（2）發(fā)放采購專員的報銷費用（差旅費、通信費等）。（三）物流部職責物流部

4、裝卸人員負責物品的卸載與搬運工作。（四）質量管理部職責質量管理部負責采購物品的質檢工作。（五）倉儲部職責倉儲部倉庫管理員負責物品的入庫存儲工作。四、控制措施（一）請購過程控制為降低請購過程中發(fā)生的成本與費用，公司需明確制定請購的審批權限，優(yōu)化請購流程，降低人工費用和手續(xù)費用。1請購授權審批控制公司應建立請購授權審批制度，明確審批人對采購作業(yè)的授權批準方式、權限、程序和責任等。公司具體的請購審批權限規(guī)定如表4-2所示。表4-2 請購授權審批權限一覽表采購項目采購金額（元）請購程序申請人初核人復核人核準人計劃內采購010 000采購專員采購部經(jīng)理財務部經(jīng)理財務部經(jīng)理10 000以上采購專員采購部經(jīng)

5、理財務部經(jīng)理主管副總計劃外采購全部采購專員采購部經(jīng)理財務部經(jīng)理主管副總備注2建立明確、合理的請購審批流程（1）生產(chǎn)或使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃及工作需求向倉儲部門發(fā)送物品需求單，該單上需注明使用部門、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內容。（2）倉儲部根據(jù)物品需求情況和倉庫存貨情況，填具存貨量，匯總物品需求信息，將物品需求單傳遞給采購部。（3）采購專員收到倉儲部送來的物品需求單后，填制采購申請表，該表一式四聯(lián)，一聯(lián)采購部留存，二聯(lián)返還使用部門，三聯(lián)返還倉儲部，四聯(lián)送財務部審核。采購申請表內容包括使用部門、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求、價格、到貨日期及用途等，同時制定采購預算表，報采購部經(jīng)理審批

6、。（4）采購部經(jīng)理收到采購申請表和采購預算表表后，審核采購是否在計劃內，若符合計劃，則審批簽字后由采購專員轉交財務部審查，否則報公司主管副總審批。（5）財務部審查采購申請表和采購預算表，檢查是否在預算內，若在預算內，則由財務部經(jīng)理審批簽字后，交采購專員辦理物品采購，若在預算外，則報公司副總審批。（6）計劃內采購金額大于1萬元的采購項目與任何金額的計劃外采購項目均需經(jīng)主管副總審批簽字后方可辦理采購業(yè)務。（7）重要物品的請購應當經(jīng)過使用部門、技術部門和采購部門等相關人員決策論證后，報公司總經(jīng)理審批。（8）對于緊急需求的特殊請購需制定特殊審批程序。因特殊原因需取消請購申請時，使用部門應通知采購部停止

7、采購，采購部應在采購申請表上加蓋“撤銷”印章，并退回給使用部門。（二）采購方式控制不同的物品可采取不同的采購方式，采購方式也是影響訂購成本的因素之一。具體采購方式的選擇標準如表4-3所示。表4-3 采購方式分類表采購方式實施要點適用范圍招標采購1詳列所有條件2發(fā)布廣告3廠商投標4供應商相互比價5選擇供應商大宗物品的采購，如大宗設備等議價采購1選擇幾家供應商詢價2比價、議價3選擇供應商一般物品的采購。公司普遍采用的采購方式定價收購定價現(xiàn)款采購購買數(shù)量巨大，非幾家廠商所能全部提供的物品公開市場采購在公開交易場合或拍賣會上采購大宗物品采購（三）采購過程控制采購過程中發(fā)生的估價、供應商選擇、議價比價等

8、相關活動直接影響著采購人工費用、管理費用、差旅費和電話費等訂購成本，公司須對這些活動進行有效的控制，優(yōu)化采購流程。1建立并優(yōu)化采購流程采購專員在完成請購審批手續(xù)后開始執(zhí)行采購作業(yè)，其流程如下。（1）采購專員根據(jù)此次的采購計劃，選擇合適的采購方式。（2）采購專員從供應商檔案庫中選擇幾家比較合適的供應商進行詢價，與供應商圍繞采購物品的價格進行初步談判，確定候選供應商名單（三3個左右），并將談判結果填入采購申請表上報給采購部經(jīng)理。采購申請表如表4-4所示。表4-4 采購申請表編號： 日期： 年 月 日請購項目物料編號使用部門品名規(guī)格型號數(shù)量估計單價需用日期備注詢價記錄廠商廠牌單價總價預訂交貨期采購意

9、見裁決采購部經(jīng)辦人采購部經(jīng)理備注：第一聯(lián)由采購部留存，第二聯(lián)返還相關使用部門，第三聯(lián)返還倉儲部，第四聯(lián)返還財務部。（3）采購部經(jīng)理根據(jù)采購計劃審核采購申請表。（4）計劃外采購項目和重要采購項目的初次談判結果須經(jīng)財務部經(jīng)理審批，其審批依據(jù)包括采購計劃、采購預算和已制定的采購底價等。（5）經(jīng)審批通過后，采購專員與候選供應商做進一步洽談，洽談的內容主要是采購價格和相關條件，如交貨期、付款方式、配送方式等。（6）采購專員根據(jù)洽談結果進行對比，選擇適合此次采購計劃和公司實際情況的供應商，將結果填入采購申請表并編制采購作業(yè)報告，上報采購部經(jīng)理。（7）對于公司重要項目的采購，采購部經(jīng)理需會同其他相關部門對采

10、購價格進行審議。（8）價格審議后，采購專員與供應商擬訂采購合同，報采購部經(jīng)理、財務部經(jīng)理和公司副總審批。（9）審批通過后，采購部與供應商簽訂正式的采購合同并上報，按照采購合同的約定條款辦理采購手續(xù)。（10）采購部會同倉儲部與質量管理部對抵達倉庫的物品進行驗收并入庫。因配送錯誤或質量問題造成物品無法入庫的，采購專員須及時與供應商聯(lián)系協(xié)商解決辦法，同時上報相關領導，按領導的指示處理。（11）財務部根據(jù)采購合同付款和會計核算，處理相關賬務。（12）采購合同及時歸于檔案庫，采購部、財務部保留采購合同副本。2供應商選擇控制（1）建立并完善供應商檔案。 公司應建立采購供應商檔案，檔案的內容包括供應商編號、

11、詳細聯(lián)系方式、地址、付款條件、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案須經(jīng)嚴格的審核后才能歸檔。 采購部經(jīng)理指定專人管理供應商檔案，并定期或不定期對其進行更新，保證檔案的時效性。 采購專員必須在已歸檔的供應商檔案中選擇供應商。（2）建立供應商準入制度公司須制定嚴格的供應商考核制度和指標，按考核流程對其進行評估，合格者才能歸檔。公司重要物品的采購供應商須經(jīng)過質檢部門、生產(chǎn)部門、財務部門聯(lián)合考核后才能進入供應商檔案。如有可能，相關人員須到供應商生產(chǎn)地進行實地考核。3采購價格確定控制（1）建立并更新價格檔案 采購部必須對所有采購物品建立價格檔案，每一批采購物品的報價應首先與歸檔價格

12、進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則須做出詳細的說明。 采購部經(jīng)理需指定專人負責建立與維護價格檔案，并根據(jù)市場情況及時更新物品價格。相關人員在更新物品價格時，須注明原因并附上相關證明。（2）建立價格評價體系 公司對于重要物品的價格建立價格評價體系，由公司財務部、采購部、生產(chǎn)部、質檢部等相關部門人員組成價格評價小組，每季度收集有關價格信息，分析評價現(xiàn)有的價格水平，并對歸檔的重要物品價格檔案進行評價與更新。價格評價小組不定期檢查價格檔案，審查各物品價格的更新情況，督促相關人員完善價格檔案。4建立物品的標準采購價格財務部根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標準成

13、本定期對重要物品制定出標準的采購價格，督促采購人員積極采購，不斷降低采購價格。（四）入庫過程控制物品到庫后，搬運所花費的費用和檢驗人員的人工費用、檢驗儀表儀器費用等均屬于訂購成本。公司須制定詳細的入庫驗收流程和入庫檢驗規(guī)范，提高驗收人員的效率和物品入庫的速度。（五）費用報銷控制采購專員在采購過程中發(fā)生的差旅費、通信費等均屬于訂購成本，其報銷控制審批流程如下。1采購專員須填制費用報銷單，連同相關的費用憑證一起上交采購部經(jīng)理審批。2采購專員將采購經(jīng)理簽字后的費用報銷單與費用憑證交到財務部會計處審核。3財務會計根據(jù)采購專員上交的資料，審查報銷金額，按照財務部制定的費用報銷管理規(guī)定辦理報銷手續(xù)，登記相

14、關臺賬。如費用較高，須報財務部經(jīng)理審批后辦理報銷手續(xù)。4財務部出納向采購專員發(fā)放報銷費用。五、檢查、考核和獎懲公司須對采購各環(huán)節(jié)的費用使用與控制情況進行檢查考核，并根據(jù)考核結果實施獎懲。（一）檢查與考核1針對請購過程的檢查與考核，公司可通過采購計劃的完成率、請購報批出錯率、錯誤采購次數(shù)、請購過程時間耗用情況和采購滯后情況等相關指標來進行。2針對采購執(zhí)行過程的檢查與考核，公司可通過采購預算執(zhí)行情況、采購實際價格和標準成本的差額、供應商對比選擇情況等相關指標來進行。3物品檢驗入庫過程可通過物品驗收合格率和入庫工作時間等相關指標來進行。（二）獎懲根據(jù)考核結果，公司按照相關獎懲辦法對采購部人員進行獎懲

15、。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期42 存貨持有成本控制方案方案名稱存貨持有成本控制方案受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門一、背景與目的存貨持有成本是采購成本的重要組成部分，為此公司須控制采購存貨量，降低存貨持有成本。1公司須避免存貨短缺，以保證正常的生產(chǎn)物料供應和日常辦公。2公司須盡量減少不必要的庫存堆積，避免增加人工成本、倉儲成本，產(chǎn)生呆廢料損失。二、說明1. 適用范圍本方案所指的存貨即指采購所得物品。本方案適用于采購所得存貨的持有成本控制。2. 存貨持有成本的定義本方案規(guī)定的存貨持有成本是指存儲在倉庫里的物品所需的成本，具體指因存貨占用的資金使公司喪失了使用這筆資金的

16、投資機會，相應的損失了這筆資金所能得到的投資回報。三、職責分工（一）采購部1采購部經(jīng)理的職責（1）審批采購作業(yè)天數(shù)和采購流程。（2）審批請購點和請購量的設置。2采購專員的職責（1）制定采購流程與采購作業(yè)天數(shù)，報采購部經(jīng)理審批后，通報相關部門。（2）根據(jù)生產(chǎn)部門、使用部門和倉儲部門提供的資料，設置請購點與請購量。（二）倉儲部1倉儲部經(jīng)理的職責（1）負責監(jiān)督倉庫管理員的庫存管理工作。（2）組織制定并監(jiān)督執(zhí)行安全庫存量。2倉庫管理員的職責（1）負責倉庫存貨的日常管理工作。（2）執(zhí)行安全庫存量管理。（三）財務部1財務部經(jīng)理的職責（1）審查安全庫存量和請購點的設定。（2）組織分析存貨倉儲成本占有率。2成

17、本會計的職責負責核算庫存成本和存貨倉儲成本占有率等。四、庫存量控制存貨的持有成本與存貨庫存量有關。庫存量過多，則增加庫存成本和呆廢料損失；庫存量過少，則供應不足延誤生產(chǎn)。因此，公司須制定合理的安全庫存量和請購點，以此降低庫存量，從而降低存貨持有成本。（一）設定安全庫存量安全庫存量是指為了防止由于不確定性因素（如大量突發(fā)性訂貨、交貨期突然延期等）而準備的緩沖庫存。安全庫存量的制定方法如下。1預估存貨的基準日用量（1）用量穩(wěn)定的存貨倉儲部會同生產(chǎn)部依據(jù)去年日平均用量，結合今年銷售目標和生產(chǎn)計劃，預測常用存貨的基準日用量。當產(chǎn)銷計劃發(fā)生重大變化時，應及時對相關存貨的日用量做出相應的修正。（2）用量不

18、穩(wěn)定的存貨由生產(chǎn)部相關人員根據(jù)生產(chǎn)要求，參考銷售部提供的銷售量，結合市場情況，根據(jù)銷售計劃，按照前一次使用周期產(chǎn)品生產(chǎn)所消耗的單位用量，預估此存貨當前的日用量。2確定采購作業(yè)天數(shù)采購作業(yè)天數(shù)是指一次采購作業(yè)所消耗的時間，由采購專員依照采購作業(yè)各階段所需時間來設定，其設定方法如下。（1）采購專員依據(jù)采購作業(yè)的各階段所需時間設定采購作業(yè)期限，并將設定的作業(yè)流程和作業(yè)天數(shù)報采購部經(jīng)理核準。（2）采購部經(jīng)理結合公司的具體情況和發(fā)展規(guī)劃，核準其作業(yè)流程和作業(yè)天數(shù)。（3）采購部擬訂請購作業(yè)的相關規(guī)范文件傳達到有關部門，作為確定請購需求日及采購數(shù)量的參考依據(jù)。（4）相關部門根據(jù)采購部發(fā)布的采購作業(yè)天數(shù)，預估此期限內的存貨用量。3確定安全庫存量（1）安全庫存量的計算公式（2）差異管制率公司生產(chǎn)部門或使用部門根據(jù)以往用量經(jīng)驗和實際情況預估的用量，往往與實際用量存在差異。用量差異率即指實際用量超出預估用量的比例。本公司的差