2014年五星級酒店管理細則——D0021(209-210)

1、財務(wù)制度與程序FINANCE POLICY & PROCEDURES制度POLICY采購部管理制度與程序編號REF. NO.執(zhí)行職位POSITION RESPONSIBLE采購員涉及部門DEPT.CONCERNED籌建期所有部門目的OBJECTIVE：酒店各部門需購的各種用品、食品、酒水、工種維修材料由采購部負責統(tǒng)一安排訂購。其他部門不得私自聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進行訂購，否則其一切活動酒店不予承認，后果自負。執(zhí)行程序PROCEDURES：酒店采購分為兩類：A 每日廚房市場采購；B 部門（包括倉庫）物品采購；其采購程序如下：A：每日廚房市場采購一 各廚房每日根據(jù)貨倉部提供的“存貨”預(yù)計出第二天的采

2、購數(shù)量，填寫每天廚房市場購貨單（DAILY MARKET LIST），經(jīng)總廚簽批后，于每日下午三時之前交給采購部。二 采購部根據(jù)“每天廚房市場購貨單”（DM）之內(nèi)容，聯(lián)系貨源指定酒店認可的供應(yīng)，確定價格，將供應(yīng)商名稱、單價、到貨時間填入此表（DM）。三 將每天廚房市場購貨單（DM）交采購部經(jīng)理核準簽字，再由成本控制總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)簽字確認后，再放發(fā)給相對應(yīng)部門。B：部門（包括倉庫）物品采購一 申請部門需購的物品必須先填寫：“申請定貨單”(PURCHASE REQUISITION)，“申請定貨單”（PR）一定要有部門總監(jiān)的簽名，同時提供上次采購的價格和供應(yīng)商，以便參考。二 審批1、 填好的申請定貨

3、單（PR）需先交倉庫核簽，倉庫人員檢查倉庫有無該種物品或有無可替代品。2、 申請定貨單（PR）經(jīng)倉庫核簽后，交采購部負責聯(lián)絡(luò)貨源訂購。報價要貨比三家，經(jīng)采購部經(jīng)理簽名后送財務(wù)部。3、 申請定貨單（PR）經(jīng)采購部經(jīng)理核選出價平質(zhì)優(yōu)的一家供貨，簽署后交財務(wù)總監(jiān)審批。4、 財務(wù)總監(jiān)核查申請定貨單（PR）是否履行上述程序，根據(jù)計劃審批，然后交項目報執(zhí)政策制定人PREPARED BY審批人APPROVED BY執(zhí)行日期EFFECTIVE2095、 行總經(jīng)理批準。三訂貨1、 經(jīng)批準的申請單（PR）一式五聯(lián)，分別送給采購部、收貨部、成本部、會計部應(yīng)付帳、申請部門各一聯(lián)。2、 采購部根據(jù)申請定貨單（PR）的要

4、求，簽訂訂貨單或合同，安排有關(guān)采購事宜，了解進貨時間，以便提前知會收貨部安排人手收貨，倉庫安排倉位。3、 訂貨合同要有財務(wù)總監(jiān)、執(zhí)行總經(jīng)理的核準。經(jīng)核準后的訂貨合同要送會計部應(yīng)付帳一份備案。4、 如采購部門訂不到申請定貨單（PR）上的物品，要及時通知請購部門，若有此種物品的替代品，要事先征得請購部門的同意方可訂購。5、 所采購的貨品，盡量使用支票以月結(jié)方式結(jié)算。嚴格限制現(xiàn)金采購，現(xiàn)金采購必須是經(jīng)酒店批準可用現(xiàn)金購買之物品。6、 從供應(yīng)商取得的發(fā)票必須符合機關(guān)和財務(wù)管理的要求。經(jīng)辦人要在其背面簽名，填寫申請訂貨單（PR）號碼、支票號碼。7、 采購部要將所有的申請定貨單（PR）分部門按已完成、未完成，進行分類存檔。做好記錄并密切與申請部門保持聯(lián)絡(luò)。8、 采購部要定期與各供應(yīng)商開會，每次的供應(yīng)商報價要按時落實，由采購部與成本部、餐飲部進行市場調(diào)查后定價，并交成本部審核再報財務(wù)總監(jiān)批準，同時將定價表交有關(guān)部門備存。9、 如遇應(yīng)急采購的零星物品需經(jīng)成本控制總監(jiān)批準，但事后二十四小時內(nèi)應(yīng)按上述采購程序補辦手續(xù)。若不能在有限期內(nèi)