采購價格與合同管理制度

1、.采購價格與合同管理制度第1章總則第1條目的為規(guī)范采購價格管理及審核流程，確保所購產(chǎn)品高品、合理價格；為加強采購合同管理工作，防范合同采購風(fēng)險，維護公司利益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司合同管理規(guī)定，特制定本制度。第 2 條適用范圍適用于公司所需產(chǎn)品以及公司日常所需各種物資的采購價格的分析、審核、確認以及對外采購合同的簽訂、履行和管理工作。本制度適用于采購開發(fā)部和采購跟單部。第3條權(quán)責(zé)1采購開發(fā)部負責(zé)對供應(yīng)商提供的樣品價格進行詢價、議價、分析和審查。2采購跟單部負責(zé)對采購訂單的價格進行議價、分析和審查，并負責(zé)對采購合的簽訂、履行和管理工作。3采購價格和合同由相關(guān)部門經(jīng)理審核，報采購總監(jiān)和總經(jīng)理審

2、批。第 2 章價格審核規(guī)定第 4 條詢價及議價1采購人員應(yīng)選擇三家以上符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價對象。2詢價后，選擇兩家以上供應(yīng)商進行交互議價。3采購議價應(yīng)注意品質(zhì)、交期、服務(wù)兼顧。4供應(yīng)商提供報價的產(chǎn)品與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應(yīng)送需求部門或客人確認。5采購開發(fā)部必須經(jīng)常分析或收集資料，了解和判斷市場價格趨勢，作為議價的依據(jù)。6采購部應(yīng)根據(jù)需要會同產(chǎn)品需求部門共同詢價與議價。第 5 條價格調(diào)查1本公司各有關(guān)部門，均有義務(wù)協(xié)助提價格訊息，以利于采購部比價參考。2采購開發(fā)部有責(zé)任向供應(yīng)商索取詳細的價格資料，同時通過其它途經(jīng)收集相關(guān)產(chǎn)品的價格，調(diào)查價格信息，建立價格信息體系，便于對產(chǎn)品

3、價格的分析和查找，確保采購產(chǎn)品價格的合理性和適當(dāng)性。3采購人員要隨時關(guān)注相關(guān)產(chǎn)品的主要原材料的價格趨勢，分析價格的變化趨勢，利于采購價格的談判。第 6 條價格審核;.1詢價、議價完成后，采購人員應(yīng)于樣品資料表或采購訂單價格表上填上供應(yīng)商資料和產(chǎn)品規(guī)格等資料，填寫詢價或議價結(jié)果，必要時附上書面說明。2采購相關(guān)部門主管對議價結(jié)果進行審查，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由主管親自與供應(yīng)商議價。3采購相關(guān)部門主管審查后的價格，呈送相關(guān)部門經(jīng)理審核，最后呈采購總監(jiān)和總經(jīng)理確認批準。4采購總監(jiān)和總經(jīng)理均可視需要再行議價或要求采購相關(guān)部門進一步議價。5采購核準權(quán)限規(guī)定，不論金額多寘，均應(yīng)先

4、經(jīng)采購開發(fā)部經(jīng)理或采購跟單部經(jīng)理審核，再呈采購總監(jiān)與總經(jīng)理核準。6經(jīng)核準后的樣品資料表和采購訂單價格表都需呈送支持部建檔。7已核定的價格漲跌變化的審核，應(yīng)同樣參照新價格的審核流程執(zhí)行。第 7 條采購談判規(guī)定1談判人員代表公司形象，在談判過程中應(yīng)遵守公司員工行為規(guī)范。2談判中，談判人員應(yīng)和供應(yīng)商方面有決定權(quán)的人員進行談判，以免浪費時間，同時避免透露公司的立場。3采購談判應(yīng)在公司會議室中進行，以提高工作效率，不得在飯店、KTV 等娛樂場所進行。4采購談判人員應(yīng)注意商務(wù)禮儀，不得使用侮辱性動作和語言，同時注意掌握談判進度和談判氛圍，防止談判破裂。5談判過程應(yīng)當(dāng)保密，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進入談判會場，

5、參與談判人員不得泄露與談判有關(guān)的內(nèi)容，談判結(jié)果未經(jīng)審批不得予以公布。6在采購談判期間，公司參與談判的任何人員不得接受對方的宴請、送禮、賄賂等，否則按公司相關(guān)規(guī)定處理。另外不得以任何方式泄露公司的談判底線，否則對公司所造成的損失由當(dāng)事人承擔(dān)。第 3 章合同簽訂第 8 條采購簽約權(quán)限的規(guī)定1公司采購總監(jiān)有權(quán)簽署合同標的額在100000 元以下的采購合同。3 合同標的額在 100000 元以上（含 100000 元）的采購合同需由公司總經(jīng)理簽署。4 公司所屬分支機構(gòu)和分公司的采購合同，須在公司總經(jīng)理的授權(quán)范圍內(nèi)簽署。5 對于需要實施招標采購的物資，公司成立由采購中心、財務(wù)部等部門參加的招標小組，負責(zé)

6、具體的招標事宜。第 9 條供應(yīng)商調(diào)查簽訂合同前，采購人員就合同對方的信用（含經(jīng)營范圍，銀行資金，履約能力，技術(shù)和質(zhì)量等級，法人資格，簽約人是否是法人代表或經(jīng)法人代表授權(quán)的委托代理人等）進行全面了解。標的總價在100 000 元以上的合同應(yīng)當(dāng)形成書面報告，并就合同對方的資信情況形成會審意見。;.第 10 條采購跟單主管或采購招標小組根據(jù)對方資信情況、談判情況起草采購合同。第 11 條采購合同審批程序1 采購跟單主管提交合同初稿會審稿2 采購合同初稿會審稿的審查采購合同簽署前， 有關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)對合同初稿會審稿所涉及的內(nèi)容進行全面審查。合同審查的具體分工和流程如下：（ 1）公司財務(wù)部主要負責(zé)對合同價

7、款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見；（ 2）法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進行審查并提出審查意見；（ 3）品控部主要對合同質(zhì)量標準要求條款的準確性進行審查并提出審查意見；（ 4）采購總監(jiān)負責(zé)對合同所涉內(nèi)容進行全面審查并提出審查意見；（ 5）公司總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認為需要審查的內(nèi)容對合同進行審閱并簽署意見；（ 6）采購跟單部經(jīng)理在審查后簽字，表示認可合同文本；（ 7）采購跟單部根據(jù)公司總經(jīng)理的審核意見修改合同文本，并將總經(jīng)理審核意見、合同簽署相關(guān)附件等文件再次報送審查，審查通過后由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理人正式與供應(yīng)商簽署

8、采購合同。第 12 條公司采購跟單部根據(jù)對初稿會審稿修訂審批后的合同定稿簽訂采購合同，零星物資采購根據(jù)財務(wù)部、使用部門簽署的零星物資采購合同主要條款會簽表簽訂采購合同。第 13 條采購合同簽訂過程中各部門的職責(zé)劃分。1 公司采購跟單部負責(zé)采購合同簽署前的合同詢價、議價、調(diào)研等工作。2 公司法律顧問對采購合同內(nèi)容的合法性和可能產(chǎn)生的法律后果進行把關(guān)。3 公司財務(wù)部和品控部配合采購跟單部做好合同貨款和合同標的的質(zhì)量檢驗工作。4 公司其他職能部門在各自部門職責(zé)范圍內(nèi)對采購合同的管理提供支持。第 14 條采購合同的訂立必須采取書面形式，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)修改采購合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、

9、報價書和會簽表等，均屬于合同的范圍。公司采購跟單部、財務(wù)部各留一份采購合同原件，法律顧問留一份復(fù)印件。第 4 章采購合同履行第 15 條采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。第 16 條在合同履行過程中，采購跟單部應(yīng)根據(jù)合同的履行情況作詳細全面的書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同履行情況的原始憑證。第 17 條遇履行困難的合同必須及時向相關(guān)參與合同管理的部門通報并報告相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)。第 18 條在合同履行過程中出現(xiàn)下列情況之一時，采購跟單部應(yīng)及時報告公司，并按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司有;

10、.關(guān)規(guī)定及合同約定與對方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。1 由于不可抗力因素導(dǎo)致合同不能繼續(xù)履行的。2 由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定義務(wù)的。3 由于情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導(dǎo)致我方重大損失的。4 其他合同約定或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。第 19 條合同發(fā)生糾紛時，采購跟單部相關(guān)人員應(yīng)會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的，協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。第 5 章合同管理紀律要求第 20 條參與合同簽訂和合同管理的人員不得出現(xiàn)下列情況，否則公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。1 泄露或私自更改合同內(nèi)容。2 丟失合同。3 損害公司利益。4 參與合同制定、簽

11、訂的過程中出現(xiàn)嚴重的不負責(zé)任行為。第 21 條參與合同履行人員違反國家和公司相關(guān)規(guī)定，給公司利益造成經(jīng)濟損失或其他損失的，視其性質(zhì)和情節(jié)輕重，由公司給予責(zé)任人行政和經(jīng)濟處罰。第 22 條觸犯刑律的移交司法部門處理，公司保留對責(zé)任人的追索權(quán)。第 6 章合同資料管理第 23 條采購跟單部部負責(zé)采購合同資料的收集、匯總、保存和存檔、歸檔工作。第 24 條財務(wù)部負責(zé)采購合同管理過程中所涉及的原始憑證、票據(jù)的備份和保存工作。第 7 章貨款支付規(guī)定第 25 條供應(yīng)商提供的產(chǎn)品，必經(jīng)過本公司采購跟單部、品控部、財務(wù)部等部門人員的相關(guān)驗收后方能支付貨款，主要包括下列內(nèi)容：1確認采購訂單；2確認采購合同；3確認供應(yīng)商；4確認送貨日期；5確認所送貨的名稱和規(guī)格；6送貨實收數(shù)量；7品質(zhì)檢驗報告；8合法的增值稅發(fā)票。第 26 條采購跟單部和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫單或收貨清單分別