快速消費品行業(yè)(FMCG)分銷企業(yè)標準運作操作手冊(上冊)

1、.快速消費品行業(yè)(FMCG)分銷企業(yè)標準運作操作手冊(上冊)第一部分 基礎(chǔ)資料3第一章 分銷商組織架構(gòu)31. 說明42. 組織架構(gòu)建立流程43. 流程操作說明6第二章 商品管理101. 說明：102. 適用范圍及對應(yīng)崗位103. 創(chuàng)建商品信息流程圖104. 流程操作說明12在系統(tǒng)中相應(yīng)的操作：12第三章 銷售代表管理141. 說明142. 銷售代表維護流程圖143. 流程操作說明：14第四章 客戶管理161. 說明162. 客戶維護流程圖163. 新增客戶操作流程16第二部分 采購管理18第一章 采購下單核心工作流程181. 說明182. 適用范圍及對應(yīng)崗位183. 涉及相關(guān)單據(jù)184. 相關(guān)

2、作業(yè)流程185. 業(yè)務(wù)流程操作20第二章 收貨核心工作流程221. 說明222. 適用范圍及對應(yīng)崗位223. 涉及相關(guān)單據(jù)224. 相關(guān)作業(yè)流程225. 業(yè)務(wù)流程操作24第三章 采購退貨核心流程261. 說明262. 適用范圍及對應(yīng)崗位263. 涉及相關(guān)單據(jù)264. 相關(guān)作業(yè)流程265. 業(yè)務(wù)流程操作27第四章 分公司調(diào)撥工作流程291. 說明292. 適用范圍及對應(yīng)崗位293. 涉及相關(guān)單據(jù)294. 相關(guān)作業(yè)流程295. 流程操作說明31第五章 直進直銷工作流程321. 說明322. 適用范圍及對應(yīng)崗位323. 涉及相關(guān)單據(jù)324. 相關(guān)作業(yè)流程325. 流程操作說明34第三部分 庫存管理3

3、5第一章 跨部門移倉標準工作流程351. 說明352. 適用范圍及對應(yīng)崗位353. 涉及相關(guān)單據(jù)354. 相關(guān)作業(yè)流程355. 業(yè)務(wù)流程操作37第二章 盤點標準作業(yè)流程391. 說明392. 適用范圍及對應(yīng)崗位393. 涉及相關(guān)單據(jù)394. 相關(guān)作業(yè)流程395. 業(yè)務(wù)流程操作41第三章 損溢標準作業(yè)流程421. 說明432. 適用范圍及對應(yīng)崗位433. 涉及相關(guān)單據(jù)434. 相關(guān)作業(yè)流程435. 業(yè)務(wù)流程操作44天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632第一部分 基礎(chǔ)資料第一章 分銷商組織架構(gòu)1. 說明1.設(shè)置組織架構(gòu)目的是將公司的業(yè)務(wù)運作部門進行劃分，以明確

4、各部門職責范圍和業(yè)績考核范圍。2.同時，對人員進行分工細化，指派各類業(yè)務(wù)人員的職能角色和權(quán)限范圍，“人盡其責，人盡其能”。2. 組織架構(gòu)建立流程組織架構(gòu)建立流程：3. 流程操作說明3.1. 建立組織架構(gòu)分銷商組織架構(gòu)圖如下：總部分公司1分公司2經(jīng)營部1經(jīng)營部2經(jīng)營部總部下可根據(jù)區(qū)域或類型分設(shè)幾個分公司。分公司之間互相獨立運作，獨立考核。分公司的設(shè)定可參考以下幾點：1分公司所覆蓋的區(qū)域是否有足夠的生意額和利潤？2是否有合適的人員對分公司進行管理？3是否有足夠資金進行前期投資？分公司可再根據(jù)經(jīng)營商品類別等分設(shè)經(jīng)營部，便于分開管理和運作。以經(jīng)營部為基本部門進行數(shù)據(jù)獨立統(tǒng)計。經(jīng)營部的設(shè)定可根據(jù)以下幾點

5、：1是否對某類商品進行獨立核算？2廠家是否要求對其商品銷售數(shù)據(jù)獨立統(tǒng)計？在系統(tǒng)中相應(yīng)的操作：進入系統(tǒng)【字典中心】【公用字典】界面，在此維護組織架構(gòu)體系。3.2. 建立人員角色權(quán)限3.2.1. 分銷商人員架構(gòu)圖：總經(jīng)理銷售經(jīng)理采購經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理系統(tǒng)經(jīng)理后勤經(jīng)理銷售主管銷售代表出納應(yīng)收應(yīng)付帳管理員系統(tǒng)主管操作員倉管員送貨員倉庫操作員調(diào)度員3.2.2. 相關(guān)人員角色職責總經(jīng)理：工作職責：負責實現(xiàn)分銷商年度和季度生意目標（銷量，利潤和促銷計劃等）；實現(xiàn)所覆蓋范圍內(nèi)各渠道良好的客戶服務(wù)；負責與戰(zhàn)略性客戶談判簽訂付款協(xié)議；負責人員培訓和發(fā)展；負責人員獎勵和評估；負責所在區(qū)域的長期可持續(xù)發(fā)展。銷售經(jīng)理：工作職

6、責：負責招聘篩選銷售代表信息并提交給總經(jīng)理；確定公司內(nèi)部促銷計劃；提交生意數(shù)據(jù)給總經(jīng)理。銷售主管：工作職責：負責所管理銷售小組的覆蓋，分銷，助銷，促銷，銷量及回款目標的完成；參與銷售代表招聘和篩選；執(zhí)行定期檢查；實地銷售報告的匯總總結(jié)。銷售代表：工作職責：通過拜訪客戶生成銷售訂單，并將銷售訂單及時提交給操作員；努力拓展新客戶，并將客戶資料提交給銷售經(jīng)理。采購經(jīng)理：工作職責：每周根據(jù)銷量及分銷商庫存向供應(yīng)商下采購單；提供供應(yīng)商的商品信息給操作員。財務(wù)經(jīng)理：工作職責：建立規(guī)范的財務(wù)模式，指導建立健全相關(guān)財務(wù)核算制度同時負責對公司內(nèi)部財務(wù)管理制度的執(zhí)行情況進行檢查和考核。同時審核涉及到財務(wù)的各種業(yè)務(wù)

7、單據(jù)，例如：應(yīng)付結(jié)算單，應(yīng)收結(jié)算單等。應(yīng)收/應(yīng)付帳管理員：工作職責：按照國家會計制度的規(guī)定記賬、復帳、報賬，做到手續(xù)齊備、數(shù)字準確、賬目清楚、處理及時； 負責錄入涉及到財務(wù)的各種業(yè)務(wù)單據(jù)，例如：應(yīng)收應(yīng)付結(jié)算單；出納：工作職責：建立健全現(xiàn)金出納各種賬冊，嚴格審核現(xiàn)金收付憑證；將現(xiàn)金收付憑證及時交給應(yīng)收/應(yīng)付帳管理員；系統(tǒng)經(jīng)理：工作職責：保證軟件、硬件及網(wǎng)絡(luò)各方面正常運行；招聘、培訓和考核系統(tǒng)部相關(guān)人員；定期提供各類報表數(shù)據(jù)給相關(guān)人員。系統(tǒng)主管：工作職責：信息系統(tǒng)維護和升級；提供查詢報表和數(shù)據(jù)分析；對硬件設(shè)備的管理；培訓操作員；信息系統(tǒng)安全性保證；系統(tǒng)操作員/倉庫操作員： 工作職責：在信息系統(tǒng)中準

8、確錄入各種單據(jù)，保證信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)正確性；后勤經(jīng)理： 工作職責：根據(jù)分銷商自身情況合理制定后勤相關(guān)制度；招聘、培訓及考核后勤相關(guān)人員；倉管員：工作職責：負責進庫出庫物資的核對，接收并保存好物資入庫的原始憑證等；建立物資出入庫和庫存臺賬；對到庫物資的接收和物資發(fā)出工作負責；同時審核涉及到倉庫的各種業(yè)務(wù)單據(jù)。例如銷售單，入庫單，移倉單等；送貨員： 工作職責：嚴格按照規(guī)定時間將貨物送給指定客戶，同時負責收款；調(diào)度員： 工作職責：負責調(diào)度車輛。保證車輛線路安排合理高效；在系統(tǒng)中相應(yīng)的操作：在系統(tǒng)中增加用戶，進入DMS系統(tǒng)，在系統(tǒng)【系統(tǒng)管理中心】【用戶維護】界面中增加用戶；在系統(tǒng)中增加角色，進入系統(tǒng)【系統(tǒng)

9、管理中心】【角色維護】界面中增加角色；在系統(tǒng)中用戶和角色進行對應(yīng)，進入系統(tǒng)【系統(tǒng)管理中心】【用戶功能權(quán)限維護】界面中維護對應(yīng)關(guān)系；3.3. 建立倉庫流程倉庫的組織架構(gòu)圖如下：分公司中心倉贈品倉殘損倉3.3.1. 說明：中心倉：正常商品均存放在中心倉。贈品倉：所有贈品均應(yīng)存放在贈品倉。由于贈品銷售價格為0，毛利和正常商品不一致，如果存放在中心倉會影響整體銷售毛利。殘損倉：殘損商品均應(yīng)存放在殘損倉，便于管理，避免客戶退貨。同一分公司下，某一倉庫可給幾個經(jīng)營部同時使用，也可只給某一個經(jīng)營部使用。在系統(tǒng)中相應(yīng)操作：增加倉庫的操作，進入系統(tǒng)【字典中心】【公用字典】【倉庫架構(gòu)維護】界面，增加倉庫架構(gòu)；3.

10、3.2. 設(shè)置倉庫的經(jīng)營權(quán)限說明：設(shè)置倉庫對應(yīng)經(jīng)營部，不同經(jīng)營部使用不同倉庫；進入系統(tǒng)【系統(tǒng)管理中心】【倉庫經(jīng)營權(quán)限維護】界面，在此維護倉庫經(jīng)營權(quán)限。 第二章 商品管理1. 說明：建立科學的商品管理方案，保證商品信息準確度，提高運作效率。2. 適用范圍及對應(yīng)崗位新建供應(yīng)商，維護品牌、品類、商品等相關(guān)信息。3. 創(chuàng)建商品信息流程圖4. 流程操作說明4.1. 新建供應(yīng)商供應(yīng)商管理是整個采購體系的核心，其表現(xiàn)也關(guān)系到整個公司的業(yè)績。供應(yīng)商開發(fā)包括的內(nèi)容有：供應(yīng)市場競爭分析，尋找合格供應(yīng)商，潛在供應(yīng)商的評估，詢價和報價，合同條款的談判，最終供應(yīng)商的選擇。在系統(tǒng)中相應(yīng)的操作：在系統(tǒng)中增加供應(yīng)商，進入系統(tǒng)

11、【商品中心】【供應(yīng)商管理】【輸入/修改/查詢/刪除/打印】界面，增加供應(yīng)商；4.2. 新建品牌4.2.1. 說明根據(jù)供應(yīng)商的定義，對同供應(yīng)商同類商品進行分類，同時便于數(shù)據(jù)分析。4.2.2. 適用范圍及對應(yīng)崗位新增一個供應(yīng)商或者新增某個商品時，采購經(jīng)理確定商品的品牌信息。確定品牌經(jīng)營權(quán)限。指定某個經(jīng)營部經(jīng)營該品牌，其他經(jīng)營部則無法經(jīng)營該品牌所有商品，各經(jīng)營部數(shù)據(jù)獨立；采購經(jīng)理：根據(jù)供應(yīng)商的商品定義，規(guī)定商品的品牌，同時確定公司某個部門可以銷售該品牌，并將以上信息提供給系統(tǒng)操作員；操作員：根據(jù)采購經(jīng)理提供的品牌信息，在系統(tǒng)中維護品牌信息。在新增商品時，選擇對應(yīng)的品牌；在系統(tǒng)中相應(yīng)的操作：在系統(tǒng)中增

12、加品牌，進入DMS系統(tǒng)【商品中心】【品牌管理】，增加品牌信息；在系統(tǒng)中維護品牌經(jīng)營權(quán)限，進入DMS系統(tǒng)【商品中心】【商品管理】【品牌經(jīng)營權(quán)限維護】界面，維護品牌權(quán)限；注：在增加商品時，選擇該商品對應(yīng)的品牌4.3. 新建品類4.3.1. 說明充分地利用數(shù)據(jù)進行更好的決策。4.3.2. 適用范圍及對應(yīng)崗位品類的定義是指品類的結(jié)構(gòu)，包括次品類，大分類，中分類，小分類等。品類的定義不能與信息系統(tǒng)脫節(jié)。品類定義會隨購物者購物習慣的變化而改變；新增一個供應(yīng)商或者新增某個商品時，采購經(jīng)理確定商品的品類信息。例如將品類分為洗護發(fā)，食品，紙品，婦女衛(wèi)生用品等；采購經(jīng)理：根據(jù)供應(yīng)商的商類定義，規(guī)定商品的品類，并將

13、以上信息提供給系統(tǒng)操作員；操作員：根據(jù)采購經(jīng)理提供的品類信息，在系統(tǒng)中維護品類信息。在新增商品時，選擇對應(yīng)的品類；在系統(tǒng)中相應(yīng)的流程：在系統(tǒng)中增加品類，進入系統(tǒng)【商品中心】【品類管理】界面，增加品類信息；注：在新增商品時，在“品類編號”中選擇對應(yīng)的品類信息4.4. 新增商品4.4.1. 目的保證商品信息準確性，提高系統(tǒng)運作效率。4.4.2. 適用范圍及對應(yīng)崗位新增商品時采購經(jīng)理提供商品的具體信息給操作員，操作員在系統(tǒng)中維護該商品信息。采購經(jīng)理：確定商品具體信息，并提供給操作員。操作員：在系統(tǒng)中維護商品信息。在系統(tǒng)中相應(yīng)的操作：在系統(tǒng)中增加商品，進入DMS系統(tǒng)【商品中心】【商品管理】【輸入/修改

14、/查詢/刪除/打印】，增加商品；在系統(tǒng)中審核商品信息，商品信息審核后，才能使用；進入DMS系統(tǒng)【商品中心】【商品管理】【審核】界面，審核商品信息；在系統(tǒng)中維護商品的價格套，注：價格套是指按不同客戶將商品指定成不同的價格，在錄入銷售單時系統(tǒng)自動顯示價格套的價格。目的在于控制客戶的開單價格，避免錄入錯誤。進入DMS系統(tǒng)【價格中心】【價格套管理】【價格套-新增商品】，維護價格套價格。第三章 銷售代表管理1. 說明加強銷售代表管理，提高銷售代表工作效率。 2. 銷售代表維護流程圖銷售代表工作職責：進行客戶銷售，收集市場信息，發(fā)展?jié)撛诳蛻簟?. 流程操作說明：銷售經(jīng)理提交銷售代表人員信息給經(jīng)理，經(jīng)理審批

15、通過后給操作員在系統(tǒng)中進行維護。3.1. 維護銷售代表類型進入系統(tǒng)【客戶中心】【銷售代表維護】【銷售代表維護】界面，增加銷售代表信息。3.2. 維護銷售代表類型根據(jù)銷售代表覆蓋客戶類型，將銷售代表進行分類，便于人員管理。例如寶潔銷售代表類型包括：大店銷售代表，小超銷售代表，批發(fā)銷售代表，母嬰用品商店銷售代表，食雜店銷售代表等。進入系統(tǒng)【客戶中心】【銷售代表維護】【銷售代表類型維護】，維護銷售代表類型。3.3. 維護銷售代表覆蓋模式根據(jù)銷售代表覆蓋形式，確定覆蓋模式，便于銷售代表分類。例如銷售代表覆蓋模式分為：預銷售和貨車銷售等。第四章 客戶管理1. 說明完善客戶管理架構(gòu)。通過客戶管理，產(chǎn)生更多

16、的訂單和收入，降低銷售和服務(wù)成本，創(chuàng)造更高的利潤，保持長期的增長。2. 客戶維護流程圖3. 新增客戶操作流程3.1. 新增客戶銷售代表提交客戶資料信息卡，如下圖：客戶名稱送貨地址聯(lián)系人聯(lián)系電話月銷售額商店類型審核人注：客戶的分類：按客戶的規(guī)模、性質(zhì)等進行分類管理。商店類型：按客戶的類型進行分類，便于以后對同類型的客戶進行拜訪和管理。例如將商店類型分為：大賣場、小型超市、便利店、母嬰用品商店、紙品類批發(fā)等。商店渠道：按客戶的渠道進行分類。例如將渠道分為：現(xiàn)代零售渠道、批發(fā)市場渠道等。區(qū)域：該客戶所在區(qū)域。如果該區(qū)域較遠，配送成本會提高。信用額帳期：控制客戶的信用額，盡量降低應(yīng)收壞帳?？蛻裘Q，送

17、貨地址，聯(lián)系人，聯(lián)系電話：需要根據(jù)這些信息進行拜訪和配送。及時更新客戶信息。并妥善保存。即使銷售代表離職也可及時進行正常拜訪配送。操作員根據(jù)銷售經(jīng)理提供的已審核客戶資料信息卡，在系統(tǒng)中進入錄入。進入系統(tǒng)【客戶中心】【客戶資料】【輸入/修改/查詢/刪除/打印】界面，增加客戶。3.2. 安排客戶拜訪周期銷售代表按一定周期對客戶進行拜訪，以增強客戶信任度，并從客戶拿回銷售訂單。注：客戶拜訪周期的安排，盡量和后勤配送結(jié)合使用。以保證客戶的訂單能夠及時送貨，提高客戶滿意度，提高后勤配送的效率。3.3. 維護客戶的銷售代表每個客戶均要維護銷售代表，并安排周期性的客戶拜訪，以增強客戶信任度。統(tǒng)計銷售代表業(yè)績

18、，進行相關(guān)考核。一個客戶可以對應(yīng)多個銷售代表（客戶生意額較大，一個銷售代表無法完成拜訪任務(wù)），一個銷售代表也可對應(yīng)多個客戶。進入系統(tǒng)【客戶中心】【客戶合同】【銷售代表對應(yīng)客戶】界面，維護客戶對應(yīng)銷售代表。3.4. 設(shè)置客戶的信用額帳期對客戶設(shè)置信用額帳期，避免客戶壞帳，盡量減少公司損失。在系統(tǒng)【客戶中心】【客戶合同】【銷售代表對應(yīng)客戶】界面，維護客戶的信用額帳期。3.5. 設(shè)置客戶對應(yīng)的價格套在系統(tǒng)【客戶中心】【客戶合同】【銷售代表對應(yīng)客戶】界面，維護客戶的價格套類型。第二部分 采購管理第一章 采購下單核心工作流程1. 說明明確操作員、倉庫、財務(wù)、采購經(jīng)理在采購下單工作中的職責，確保高效率的采

19、購訂單管理。2. 適用范圍及對應(yīng)崗位采購經(jīng)理：根據(jù)經(jīng)營部銷售計劃和當前倉庫庫存情況，進行合理的采購訂單的制定。并將補貨需求送操作員，讓操作員錄入進系統(tǒng)。操作員：負責通過建議訂單或者手工輸入生成采購訂單，以及發(fā)送和接收，并將采購訂單打印，發(fā)送給總經(jīng)理或者財務(wù)經(jīng)理審批。財務(wù)人員：負責核對采購訂單的金額，避免大庫微機員：負責打印確認訂單，并送倉庫保管員作為收貨依據(jù)。倉庫保管員：接收確認訂單并簽字。3. 涉及相關(guān)單據(jù)采購訂單，確認訂單4. 相關(guān)作業(yè)流程5. 業(yè)務(wù)流程操作5.1. 采購建議訂單維護經(jīng)營部操作員根據(jù)采購計劃，定期在系統(tǒng)中生成建議訂單。操作簡單說明：【采購中心】【建議訂單】5.2. 維護采購

20、訂單經(jīng)營部操作員根據(jù)建議訂單生成采購訂單的同時，并將采購經(jīng)理的補貨需求，也加入到采購單中。 采購經(jīng)理補貨需求，需要注意幾點：(1)采購訂單的生成需要考慮到當前庫存商品的情況。(2)需要從銷售經(jīng)理處知道當月銷售計劃和當前客戶訂單需求。(3)考慮客戶訂單滿足率情況。操作簡單說明：【采購中心】【采購訂單】【訂單輸入】5.3. 采購訂單打印與審批操作員生成采購訂單后，打印采購訂單。并將打印出來的采購訂單送財務(wù)審批（檢查流動資金和信用額），通過財務(wù)審批后，將訂單交采購經(jīng)理審批，上述兩位審批人審批后，則克將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商。如果兩位經(jīng)理其中之一沒有批準單據(jù)，則將單據(jù)返回操作員進行修改。財務(wù)經(jīng)理在審批采

21、購訂單時，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商是款到發(fā)貨的情況，則需打款給供應(yīng)商，以免影響供應(yīng)商發(fā)貨。5.4. 采購訂單審核操作員接到采購經(jīng)理審批的采購訂單后，與系統(tǒng)中采購訂單核對，審核采購訂單。操作簡單說明：【采購中心】【采購訂單】【審核】5.5. 發(fā)送采購訂單給供應(yīng)商系統(tǒng)操作員將經(jīng)理已經(jīng)確認的采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商。注：采購訂單的發(fā)送必須要在供應(yīng)商規(guī)定的時間范圍內(nèi)。針對系統(tǒng)接口程序發(fā)送采購訂單只適合寶潔分銷商，其它分銷商可通過郵件或者其它形式發(fā)送給供應(yīng)商。操作簡單說明：【數(shù)據(jù)接口中心】【數(shù)據(jù)接口】5.6. 接收確認數(shù)量并維護確認訂單采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商后，與供應(yīng)商確認采購訂單信息。在確認采購訂單后，操作員接收供應(yīng)商

22、確認訂單信息，并在系統(tǒng)中維護確認訂單。操作簡單說明：【數(shù)據(jù)接口中心】【數(shù)據(jù)接口】【采購中心】【確認訂單】【輸入】 【采購中心】【確認訂單】【審核】注：接收確認訂單信息后，必須及時審核單據(jù)。因為確認訂單信息會對采購訂單的維護有指導作用。5.7. 確認訂單打印操作員生成并審核確認訂單后，通知倉庫操作員，打印確認訂單。確認訂單打印一聯(lián)（送倉庫）。5.8. 倉管員接收確認訂單倉管員接收倉庫操作員打印出的確認訂單單據(jù)，作為供應(yīng)商到貨后核對的依據(jù)。第二章 收貨核心工作流程1. 說明規(guī)范收貨入庫操作，保證收貨商品的質(zhì)量及數(shù)量，檢查出不合格商品。2. 適用范圍及對應(yīng)崗位倉庫管理員：(1)負責清點供應(yīng)商到貨商品

23、的數(shù)量和核對倉庫操作員入庫商品是否正確。倉庫操作員：(1)負責采購入倉單的輸入、打印和審核工作。經(jīng)理/采購經(jīng)理：(1)負責處理供應(yīng)商到貨時遇到的問題。并告知倉管員處理方式。應(yīng)付賬管員：(1)接收打印的采購入庫單和到貨單原始憑證，做應(yīng)付處理。3. 涉及相關(guān)單據(jù)采購入倉單4. 相關(guān)作業(yè)流程5. 業(yè)務(wù)流程操作5.1. 倉管員驗貨倉管員收到供應(yīng)商到貨后有以下幾點工作內(nèi)容：(1)核對供應(yīng)商隨貨同行聯(lián)和到貨數(shù)量是否一致。(2)檢查到貨商品質(zhì)量（是否有破損）。(3)和確認訂單核對到貨數(shù)量是否一致。倉管員如發(fā)現(xiàn)有上述檢查內(nèi)容之一有問題，則將問題信息告知采購經(jīng)理或者總經(jīng)理，請求總經(jīng)理或者采購經(jīng)理批示處理。5.2

24、. 經(jīng)理接收倉庫信息并處理經(jīng)理接到倉管員提交上來的收貨不符信息后，與供應(yīng)商溝通到貨不符的原因。并將溝通后的處理方式通知給倉管員。到貨不符原因：(1)供應(yīng)商到貨數(shù)量少于確認訂單數(shù)量。經(jīng)理和供應(yīng)商確認沒到的貨物是否分多次到貨，如果供應(yīng)商確認貨物會分多次到，則倉庫按實際到貨先入庫，剩下貨物則在下次到貨時在入庫，如果供應(yīng)商確認剩下的貨物不到，則將到貨商品入庫后，需完結(jié)入庫單。(2)供應(yīng)商到貨數(shù)量大于確認訂單數(shù)量。經(jīng)理和供應(yīng)商確認多到的貨物是否是供應(yīng)商配送有誤，如果是供應(yīng)商配送部門問題，則分銷商拒收貨物。如果分銷商將多于的貨物入庫，則必須通知分銷商財務(wù)人員，并要財務(wù)人員通知供應(yīng)商修改開據(jù)的發(fā)票。5.3.

25、 倉庫收貨倉管員收到采購經(jīng)理對于不符商品處理的結(jié)果后，按單收貨。5.4. 操作員維護入庫單倉庫操作員根據(jù)倉管員入庫收貨數(shù)量，將商品信息輸入進系統(tǒng)，并根據(jù)供應(yīng)商到貨的隨貨同行聯(lián)修改商品的金額。注：如果已確認供應(yīng)商會多次到貨，倉庫操作員需注意系統(tǒng)在做入庫單時來源單據(jù)的選擇。如果確認供應(yīng)商不會到貨，則必須去做訂單的完結(jié)工作。系統(tǒng)簡單操作：【倉儲中心】【采購入倉單】【輸入】5.5. 打印入庫單倉庫操作員生成入庫單后，將入庫單打印兩聯(lián)(財務(wù)聯(lián)、倉庫聯(lián))。倉庫操作員將兩聯(lián)入庫單送倉管員。系統(tǒng)簡單操作：【倉儲中心】【采購入倉單】【打印】5.6. 倉庫管理員核對倉管員根據(jù)接收到倉庫操作員打印的兩聯(lián)入庫單，核對

26、。核對無誤后，簽字蓋章。將入庫單倉庫聯(lián)交倉庫操作員，財務(wù)聯(lián)送財務(wù)做賬。5.7. 倉庫操作員接收入庫單倉庫聯(lián)并審核入庫單倉庫操作員收到已簽字蓋章的入庫單倉庫聯(lián)后，在系統(tǒng)中審核入庫單，增加系統(tǒng)庫存。并將已簽字蓋章的入庫單倉庫聯(lián)返回倉管員。系統(tǒng)簡單操作：【倉儲中心】【采購入倉單】【審核】5.8. 財務(wù)接收入庫單財務(wù)聯(lián)，進入應(yīng)付流程財務(wù)接收到入庫單財務(wù)聯(lián)和供應(yīng)商隨貨同行聯(lián)后，進入系統(tǒng)應(yīng)付流程。第三章 采購退貨核心流程1. 說明明確倉管員, 操作員, 經(jīng)理在向供應(yīng)商退貨流程中的職責, 提高庫存合理結(jié)構(gòu)。2. 適用范圍及對應(yīng)崗位倉管員：(1)負責統(tǒng)計和匯總需要退貨的商品信息；(2)按照采購退貨單的發(fā)貨；倉

27、庫操作員：(1)負責系統(tǒng)中采購退貨單和返廠出倉單的輸入，打印，和審核工作；經(jīng)理：(1)審批倉庫管理員提交的采購退貨信息；應(yīng)付賬款管理員：(1)接收采購退貨單和返廠出倉單，并做財務(wù)賬；3. 涉及相關(guān)單據(jù)采購退貨單、返廠出倉單4. 相關(guān)作業(yè)流程5. 業(yè)務(wù)流程操作5.1. 采購經(jīng)理進行協(xié)商退貨商品采購經(jīng)理根據(jù)商品質(zhì)量或者其它等原因，與供應(yīng)商溝通退貨商品信息。5.2. 倉管員統(tǒng)計退貨商品信息倉管員根據(jù)采購經(jīng)理與供應(yīng)商達成的退貨協(xié)議，統(tǒng)計采購退貨商品信息。5.3. 倉庫操作員輸入采購退貨單并打印倉庫操作員根據(jù)倉管員提交的退貨商品信息，在系統(tǒng)中維護采購退貨單，并打印采購退貨單兩聯(lián)（財務(wù)聯(lián)、倉庫聯(lián)）；系統(tǒng)簡

28、單操作：【采購中心】【采購退貨單】【輸入】 【采購中心】【采購退貨單】【打印采購退貨單】5.4. 總經(jīng)理審批總經(jīng)理接到倉庫操作員打印出來的兩聯(lián)采購退貨單，審批并簽字；5.5. 倉管員按單發(fā)貨倉管員接到總經(jīng)理審批簽字的采購退貨單后，按單發(fā)貨，并在單據(jù)上簽字；5.6. 系統(tǒng)退貨處理倉庫操作員接到倉管員已經(jīng)發(fā)貨并簽字了的采購退貨單后，在系統(tǒng)中做退貨處理，減少系統(tǒng)庫存；注：倉庫操作員接收到倉庫的采購退貨單后，在系統(tǒng)中審核采購退貨單后，并要生成返廠出倉單，并做審核。系統(tǒng)中減少采購退貨的庫存是在返廠出倉單審核后。倉庫操作員在處理采購退貨過程中，需要將采購退貨單和返廠出倉單一并打印交給財務(wù)，返廠出倉單做庫存

29、賬憑證，采購退貨單做應(yīng)付憑證。系統(tǒng)簡單操作：【采購中心】【采購退貨單】【審核】【倉儲中心】【返廠出倉單】【輸入】【審核】【打印】5.7. 財務(wù)應(yīng)付流程財務(wù)接收采購退貨單和返廠出倉單做賬；第四章 分公司調(diào)撥工作流程1. 說明分公司調(diào)撥：是指分銷商某分公司經(jīng)營部作為一般納稅人，與總部共用上游供應(yīng)商的分銷商代碼，當分公司經(jīng)營部向上游供應(yīng)商采購商品后，上游供應(yīng)商不能向分公司經(jīng)營部開具銷項發(fā)票，只能向總部經(jīng)營部開具銷項發(fā)票，分公司經(jīng)營部沒有進項發(fā)票不能對采購入倉的商品做賬。此時可以使用分公司調(diào)撥，在系統(tǒng)中將以分公司采購確認訂單作為來源單據(jù)，維護分公司調(diào)撥單，即是將總部經(jīng)營部設(shè)定為分公司經(jīng)營部的供應(yīng)商進行

30、采購入倉，總部經(jīng)營部將分公司經(jīng)營部設(shè)定為一個客戶來進行銷售，從而實現(xiàn)由總部經(jīng)營部向分公司經(jīng)營部開具銷項發(fā)票，分公司經(jīng)營部收到進項發(fā)票就可以對采購入倉的商品做賬的作業(yè)流程。2. 適用范圍及對應(yīng)崗位分公司角色：(1)分公司進行正常的采購流程工作，并接收供應(yīng)商到貨商品及核對商品數(shù)量?？偛坎僮鲉T：(1)負責接收分公司傳遞來的入庫單并在系統(tǒng)中維護分公司調(diào)撥單據(jù)?？偛總}管員：(1)接收分公司調(diào)撥單總部入庫單倉庫聯(lián)留底?？偛控攧?wù)：(1)負責接收總部入庫單和開據(jù)給分公司銷售單的發(fā)票，進入相應(yīng)的應(yīng)收應(yīng)付流程。3. 涉及相關(guān)單據(jù)采購訂單、分公司調(diào)撥單、銷售單4. 相關(guān)作業(yè)流程5. 流程操作說明5.1. 分公司采購

31、流程分公司進行正常的采購流程，等待供應(yīng)商到貨；5.2. 分公司倉管員收貨分公司倉管員收到供應(yīng)商到貨后，進行驗貨，并和確認訂單核對數(shù)量，核對無誤后，將核對后的準確數(shù)據(jù)傳給總部操作員；如果發(fā)現(xiàn)貨物有誤，則告知采購經(jīng)理，等待采購經(jīng)理批示處理方式；5.3. 分公司調(diào)撥單維護總部操作員接收到分公司倉管員傳送來的供應(yīng)商到貨商品信息后，在系統(tǒng)為維護分公司調(diào)撥單；簡單操作說明：【倉儲中心】【分公司調(diào)撥單】【輸入】5.4. 分公司調(diào)撥單審核總部操作員核對到貨商品數(shù)量、金額，確認無誤后，在系統(tǒng)中審核分公司調(diào)撥單；注：分公司調(diào)撥單審核后，會產(chǎn)生3張單據(jù)（總部入庫單、總部銷售單、分公司入庫單）簡單操作說明：【倉儲中心

32、】【分公司調(diào)撥單】【審核】5.5. 打印分公司調(diào)撥單總部操作員在系統(tǒng)中審核單據(jù)后，打印總部調(diào)撥入庫單兩聯(lián)（倉庫聯(lián)、財務(wù)聯(lián)）和銷售單三聯(lián)（客戶聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、倉庫聯(lián)）?？偛空{(diào)撥入庫單分別交倉庫留底和財務(wù)做賬用。調(diào)撥單銷售單倉庫聯(lián)交倉庫留底、財務(wù)聯(lián)交財務(wù)做賬、客戶聯(lián)則交給分公司。簡單操作說明：【倉儲中心】【分公司調(diào)撥單】【打印】5.6. 總部進入應(yīng)收應(yīng)付流程財務(wù)接收到打印出的總部入庫單和銷售單后，分別進入相應(yīng)的應(yīng)收應(yīng)付流程。5.7. 分公司應(yīng)付流程分公司收到總部開出的銷售單和發(fā)票后，進入對總部的應(yīng)付流程。第五章 直進直銷工作流程1. 說明直進直銷：是指當下游客戶向分銷商訂貨時，該客戶訂單的整單數(shù)量太大

33、，此時可以使用直進直銷流程，先向上游供應(yīng)商下采購訂單，待上游供應(yīng)商到貨后，直接將貨物運輸?shù)椒咒N商下游客戶處，從而實現(xiàn)管理優(yōu)化并提高工作效率。2. 適用范圍及對應(yīng)崗位操作員：(1)接收客戶訂單，判斷訂單需求量，并送經(jīng)理審批。倉管員：(1)負責接收供應(yīng)商到貨商品和向客戶發(fā)送貨物。采購經(jīng)理：(1)負責審批操作員提交上來的采購訂單。財務(wù)：(1)負責相應(yīng)的應(yīng)收應(yīng)付工作。3. 涉及相關(guān)單據(jù)直進直銷單入庫單、銷售單4. 相關(guān)作業(yè)流程5. 流程操作說明5.1. 接收客戶訂單申請在分銷商運作過程中，由于團購、大店等客戶要貨需求量大，分銷商不能一次全部滿足客戶訂單，且分銷商不會去滿足這些需求量巨大的客戶，因為如果

34、分銷商將滿足了這些大客戶，其它客戶的訂單將無法滿足，在這時，分銷商會根據(jù)客戶的需求，單獨向供應(yīng)商下訂單。操作員接到客戶的訂單后，判斷該訂單是否可以進行單獨的采購，并且這次采購是滿足供應(yīng)商的采購訂單要求，如果滿足，則將提單信息提交采購經(jīng)理審批。5.2. 采購訂單審批采購經(jīng)理接收到操作員遞交上來的客戶訂單后，審批訂單。5.3. 進入采購流程操作員接收到訂單需求后，進入正常的采購流程。5.4. 倉庫管理員收貨供應(yīng)商貨物到后，分銷商倉管員收貨，收貨完畢后，通知操作員維護直進直銷單。5.5. 直進直銷單維護操作員根據(jù)倉管送來的到貨商品信息，核對數(shù)量、金額無誤，維護直進直銷單。簡單操作說明：【倉儲中心】【

35、直進直銷單】【輸入】5.6. 進入銷售單流程直進直銷單維護完畢后，進入正常的銷售流程。5.7. 直進直銷單審核倉管員根據(jù)打印的直進直銷銷售單，審核直進直銷單。注：審核直進直銷單后，系統(tǒng)會自動產(chǎn)生已審核的入庫單和銷售單。簡單操作說明：【倉儲中心】【直進直銷單】【審核】5.8. 進入銷售和應(yīng)收、應(yīng)付流程倉庫管理員審核直銷單后，進入相應(yīng)的銷售和應(yīng)收、應(yīng)付流程。第三部分 庫存管理第一章 跨部門移倉標準工作流程1. 說明明確倉管員,操作員,經(jīng)理在貨品移倉流程的職責,提高庫存記錄準度?？绮块T移倉：是指分銷商某一分公司經(jīng)營部的某一倉庫由于存貨短缺，向另一分公司經(jīng)營部的某一倉庫申請存貨調(diào)配，從而產(chǎn)生的不同經(jīng)營

36、部倉庫間貨品流動的過程。移倉背景：經(jīng)營部部門經(jīng)理根據(jù)當前各自倉庫商品的庫存情況，發(fā)現(xiàn)當前客戶訂單量無法滿足，且向供應(yīng)商采購也無法及時到貨的情況下，向其它部門借調(diào)貨物；或者通過移倉由其它部門幫助銷售、處理滯銷商品。2. 適用范圍及對應(yīng)崗位操作員（申請部門）：(1)收到部門總經(jīng)理遞交來的需要移倉商品的信息，在系統(tǒng)中維護移倉申請單；(2)待本部門倉管員對移倉商品收貨之后，做系統(tǒng)移倉單入庫審核；打印移倉單財務(wù)聯(lián)給本部門財務(wù)。倉管員（申請部門）：(1)憑移倉單隨貨同行聯(lián)對移倉商品進行收貨處理。財務(wù)（申請部門）：(1)本部門操作員在系統(tǒng)中對移倉單作入庫審核以后，接收打印出來的財務(wù)聯(lián)?？偨?jīng)理（批準和申請部門

37、）：(1)協(xié)調(diào)溝通移倉商品信息。操作員（批準部門）：(1)在系統(tǒng)中確認移倉申請單；打印三聯(lián)單給本部門倉管員；(2)待倉管員作移倉商品發(fā)貨后，在系統(tǒng)中對移倉單作出庫審核，同時將剩下的財務(wù)聯(lián)給本部門財務(wù)。倉管員（批準部門）：(1)跟據(jù)本部門倉庫庫存情況，確認移倉申請；(2)本部門操作員在系統(tǒng)中對移倉單確認以后，憑打印出來的三聯(lián)單作移倉商品發(fā)貨。財務(wù)（批準部門）：(1)本部操作員在系統(tǒng)中對移倉單出庫審核后，接收打印出來的財務(wù)聯(lián)。3. 涉及相關(guān)單據(jù)移倉單4. 相關(guān)作業(yè)流程5. 業(yè)務(wù)流程操作5.1. 申請部門經(jīng)理提出移倉申請申請部門經(jīng)理根據(jù)當前倉庫情況，向其它經(jīng)營部提出移倉申請，并和批準部門經(jīng)理協(xié)商溝通

38、移倉商品信息。5.2. 批準部門經(jīng)理審核移倉單批準部門經(jīng)理接收到申請部門提出的移倉申請后，綜合考慮當前自己經(jīng)營部的庫存和銷售情況，審批移倉單。5.3. 維護移倉單批準部門操作員接收到經(jīng)理的移倉信息后，在系統(tǒng)中維護移倉申請單。操作簡單說明：【倉儲中心】【移倉管理】【輸入】5.4. 批準部門倉管員審批移倉單批準部門倉管員接收到移倉申請后，根據(jù)移倉單信息，查看當前倉庫庫存情況，決定是否按照移倉單上的商品信息移倉。如果發(fā)現(xiàn)當前自己倉庫庫存不足，則通知申請部門操作員修改移倉單。操作簡單說明：【倉儲中心】【移倉管理】【修改】 【倉儲中心】【移倉管理】【確認】5.5. 移倉單打印（申請部門）經(jīng)營部操作員打印

39、確認移倉單三聯(lián)（財務(wù)聯(lián)，倉庫聯(lián)，隨貨同行聯(lián)）。倉庫聯(lián)和隨貨同行聯(lián)送倉庫，其中倉庫聯(lián)作為倉庫備貨聯(lián)，隨貨同行聯(lián)和貨物一起送至申請部門倉庫。操作簡單說明：【倉儲中心】【移倉管理】【打印】5.6. 申請部門倉管員收貨倉管員按單接收批準部門送到的貨物。5.7. 批準部門移倉單系統(tǒng)出庫移倉批準部門根據(jù)已經(jīng)確認的移倉單，進行實物發(fā)貨。批準部門操作員對已經(jīng)發(fā)貨的移倉單做系統(tǒng)出庫審核，并打印移倉單財務(wù)聯(lián)轉(zhuǎn)交給財務(wù)作為庫存帳憑證。操作簡單說明：【倉儲中心】【移倉管理】【出庫審核】5.8. 財務(wù)接收移倉單（申請部門）批準部門財務(wù)人員接收到經(jīng)營部操作員送來的移倉單財務(wù)聯(lián)，做庫存賬憑證。5.9. 申請部門移倉單系統(tǒng)入

40、庫移倉貨物到達移倉申請部門后，移倉申請部門按單實物收貨。操作員在收貨完成后，進行移倉單入庫審核。操作簡單說明：【倉儲中心】【移倉管理】【入庫審核】5.10. 移倉單打?。ㄉ暾埐块T）操作員做了移倉單入庫審核后，打印移倉單財務(wù)聯(lián)轉(zhuǎn)交給財務(wù)作庫存帳憑證。操作簡單說明：【倉儲中心】【移倉管理】【打印】5.11. 財務(wù)接收移倉單（批準部門）申請部門財務(wù)經(jīng)理收到本部門操作員送來的移倉單財務(wù)聯(lián)，做庫存賬憑證。第二章 盤點標準作業(yè)流程1. 說明規(guī)范系統(tǒng)操作員和倉庫管理員之間的操作，提高庫存準度。盤點：是指分銷商倉庫管理員必須對倉庫存貨進行定期或不定期清查，確定各種存貨的實際庫存量，并與電腦中記錄的貨品結(jié)存數(shù)量

41、進核對，查明存貨盤盈、盤虧的數(shù)量及原因，最后打印盤點表，報財務(wù)審查核對的過程。通過盤點，可以及時發(fā)現(xiàn)后勤管理的漏洞并加以改進，不斷優(yōu)化分銷商的運作管理水平。（建議每月倉庫大盤點一次）2. 適用范圍及對應(yīng)崗位操作員：(1)在系統(tǒng)中生成并打印空白盤點表（打印賬存或不打印賬存）；將打印出來的盤點表提交倉管員進行倉庫實物盤點；(2)拿到已填寫盤點數(shù)量的盤點表，將實盤數(shù)量錄入系統(tǒng)，如存在差異，查找差異原因，導出并打印盤點差異表提交倉管員和財務(wù)復盤；(3)接收復盤后的盤點差異表，在系統(tǒng)中修改盤點表后，再次打印盤點差異表提交部門經(jīng)理審批；接收部門經(jīng)理已簽字審批的差異表，在系統(tǒng)中審核盤點單，生成并打印盤盈盤虧

42、單提交部門經(jīng)理審批；(4)收到部門經(jīng)理對盤盈盤虧單的審批結(jié)果，在系統(tǒng)中審核盤盈盤虧單，調(diào)整系統(tǒng)賬存。倉管員：(1)倉庫實物盤點（可采用兩組人交叉盤點），在盤點表上填寫盤點數(shù)量，盤點結(jié)束后將盤點表提交操作員；(2)拿到盤點差異表進行實物復盤，查找差異原因是否錯盤或漏盤，修改差異盤點數(shù)量，將修改后的盤點差異表提交操作員。部門經(jīng)理：(1)接收最終打印出來的盤點差異表，確認差異情況簽字審批，將已簽字的盤點差異表返回操作員；(2)接收打印出來的盤盈盤虧單，簽字審批，將已簽字的盤盈盤虧單提交財務(wù)，并通知操作員審批結(jié)果。財務(wù)：(1)接收打印出的盤盈盤虧單做賬。3. 涉及相關(guān)單據(jù)空白盤點表、盤點差異表、盤盈盤虧單4. 相關(guān)作業(yè)流程5. 業(yè)務(wù)流程操作5.1. 空白盤點表生成和打印系統(tǒng)操作部檢查系統(tǒng)中是否還有沒有處理完畢的業(yè)務(wù)單據(jù)，并停止收發(fā)貨物。待所有業(yè)務(wù)運作都終止后，操作員生成空白盤點表，并打印空白盤點表（分有賬存盤點表和無賬存盤點表），送倉管員進行實物盤點。注：有賬存盤點表指在打印盤點表時，將系統(tǒng)庫存數(shù)量打印出來。無賬存盤點表指打印的盤點表只顯示商品信息，無商品數(shù)量顯示。操作簡單說明：【倉儲中心】【盤點管理】【打印空白盤點表】5.2. 實物盤點倉管員接收操作員打印出的空白盤點表，和財務(wù)人員一起盤點實物，在盤點表上填寫實