工作分析方法及案例

1、1 工作分析方法介紹1.1 觀察法觀察法是工作人員在不影響被觀察人員正常工作的條件下，通過觀察將有關(guān)的工作內(nèi)容、方法、程序、設(shè)備、工作環(huán)境等信息記錄下來，最后將取得的信息歸納整理為適合使用的結(jié)果的過程。采用觀察法進行崗位分析時，應(yīng)力求結(jié)構(gòu)化，根據(jù)崗位分析的目的和組織現(xiàn)有的條件，事先確定觀察內(nèi)容、觀察時間、觀察位置、觀察所需的記錄單，做到省時高效。觀察法的優(yōu)點是：取得的信息比較客觀和正確。但它要求觀察者有足夠的實際操作經(jīng)驗；主要用于標準化的、周期短的以體力活動為主的工作，不適用于工作循環(huán)周期長的、以智力活動為主的工作；不能得到有關(guān)任職者資格要求的信息。觀察法常與訪談法同時使用

2、。1.2 訪談法訪談法是訪談人員就某一崗位與訪談對象，按事先擬定好的訪談提綱進行交流和討論。訪談對象包括：該職位的任職者、對工作較為熟悉的直接主管人員、與該職位工作聯(lián)系比較密切的工作人員、任職者的下屬。為了保證訪談效果，一般要事先設(shè)計訪談提綱，事先交給訪談?wù)邷蕚洹ＴL談法通常用于工作分析人員不能實際參與觀察的工作，其優(yōu)點是既可以得到標準化工作信息，又可以獲得非標準化工作的信息；既可以獲得體力工作的信息，又可以獲得腦力工作的信息；同時可以獲取其他方法無法獲取的信息，比如工作經(jīng)驗、任職資格等，尤其適合對文字理解有困難的人。其不足之處是被訪談?wù)邔υL談的動機往往持懷疑態(tài)度，回答問題是有所保留，

3、信息有可能會被扭曲。因此，訪談法一般不能單獨用于信息收集，需要與其他方法結(jié)合使用。1.3 問卷調(diào)查法問卷調(diào)查是根據(jù)工作分析的目的、內(nèi)容等事先設(shè)計一套調(diào)查問卷，由被調(diào)查者填寫，再將問卷加以匯總，從中找出有代表性的回答，形成對工作分析的描述信息。問卷調(diào)查法是工作分析中最常用的一種方法。問卷調(diào)查法的關(guān)鍵是問卷設(shè)計，主要有開放式和封閉式兩種形式。開放式調(diào)查表由被調(diào)查人自由回答問卷所提問題；封閉式調(diào)查表則是調(diào)查人事先設(shè)計好答案，由被調(diào)查人選擇確定。1.4 設(shè)計問卷的要求：1.提問要準確2.問卷表格設(shè)計要精練3.語言通俗易懂，問題不能模凌兩可4.問卷表前面要有導語5.問題排列應(yīng)有邏輯，

4、能夠引起被調(diào)查人興趣的問題放在前面問卷調(diào)查法的優(yōu)點是費用低、速度快、調(diào)查范圍廣，尤其適合對大量工作人員進行工作分析；調(diào)查結(jié)果可以量化，進行計算機處理，開展多種形式、多種用途分析。但是，這種方法對問卷設(shè)計要求比較高，設(shè)計問卷需要花費較多的時間和精力，同時需要被調(diào)查者的積極配合。1.5 工作日志法工作日志法是指任職者按照時間順序詳細記錄下來自己的工作內(nèi)容和工作過程，然后經(jīng)過工作分析人員的歸納、提煉，獲取所需工作信息的一種工作分析方法，又稱工作活動記錄表。根據(jù)不同的工作分析目的，需要設(shè)計不同的“工作日志”格式，這種格式常常以特定的表格體現(xiàn)。通過填寫表格，提供有關(guān)工作的內(nèi)容、程序和方法，工作

5、的職責和權(quán)限，工作關(guān)系以及所需時間等信息。2 工作分析方法比較方法   優(yōu)點   缺點  觀察法   能較多、較全面地了解工作要求   不適用于包含思維性較多的復雜活動極不確定性、變化較多的工作  訪談法   能控制訪談的內(nèi)容，深入了解信息，效率較高   面談對象可能會夸大其詞，易失真；對提問要求高  問卷調(diào)查法   費用低；速度快，調(diào)查面廣；可在業(yè)余進行；易于量化；可對調(diào)查結(jié)果進行多方式、多用途的分析   對問卷設(shè)計要求高；問題固定，收集的信息有一定限制  工作日

6、志法   經(jīng)濟、方便分析復雜工作經(jīng)濟有效   適用任務(wù)周期短，工作狀態(tài)穩(wěn)定的工作。獲得的記錄和信息比較凌亂，難以組織  1、資料分析法這是中小型企業(yè)常用的一種方法。為了降低工作分析的成本，應(yīng)當盡量利用現(xiàn)有的資料，以便對每個工作的任務(wù)、責任、權(quán)利、工作負荷、任職資格等有一個大致的了解，為進一步調(diào)查奠定基礎(chǔ)。這些資料在那里尋找呢？國外工具書：在國外關(guān)于崗位的工具書都把每一個職位的職能工作的責任描述的很清晰，那些是放之天下皆準則的東西。專業(yè)網(wǎng)站：上面會有很多職位說明書的范本，或者是一些企業(yè)正在使用的職位說明書，尋找和自己企業(yè)情況類似的職位說明書可以用作參考。還有就是國有

7、大型企業(yè)的職位說明也可以用作參考。    使用這種方式進行工作分析，優(yōu)點是方便快捷，缺點是不能直接進行運用，因為每個企業(yè)都有自己的一些特殊情況，如果直接運用，就會變成一種形式，不僅沒有什么效果，甚至會使情況變得更糟。在實際工作中，這種方法只是一個了解工作分析的過程，是基礎(chǔ)。2、工作實踐法對于中小型企業(yè)來說，這是一種行之有效的方法。進行工作分析的人員，在對一個職位進行工作分析的時候，先不要盲目的去下結(jié)論，而是在那個崗位上一天班，親身操作，這樣就可以掌握工作要求的第一手資料，并且把這些資料按照職責、權(quán)力、技能、工作流程所處環(huán)節(jié)、工作環(huán)境等等方面的分開記錄下來

8、，再加上親身體會，就能夠做出比較好的工作分析了。對于一般的中小型企業(yè)來說，這種方法是可行的，因為它們的工作崗位一般都不需要大量訓練，也沒有很多危險。這種方法便于做出對企業(yè)真正適用的工作分析。3、功能性職務(wù)分析    一個職位是有很多功能和相關(guān)方面的。沒想功能描述一種廣泛的行動，概括出在與信息、人和事發(fā)生關(guān)系時的員工在做什么。每一類的員工的功能安排是有結(jié)構(gòu)的，即從不很復雜的功能上升到比較復雜的功能。把這些東西一樣一樣的描述出來。    在中國，一般的工作分析的結(jié)構(gòu)職位說明書，都是從功能上進行描述的。但是，在中小型企業(yè)

9、中由于職位交叉配合很多，無法完全從功能上進行區(qū)分。這種方式只能成為工作分析的一個階段性工具。4、關(guān)鍵事件法這種方法的主要原則是認定員工與職務(wù)有關(guān)的行為，并選擇其中最重要、最關(guān)鍵的部分來評定其結(jié)果。它首先從領(lǐng)導、員工或其他熟悉職務(wù)的人那里收集一系列職務(wù)行為的事件，然后，描述“特別好”或“特別壞”的職務(wù)績效。這種方法考慮了職務(wù)的動態(tài)特點和靜態(tài)特點。對每一事件的描述內(nèi)容，包括：導致事件發(fā)生的原因和背景；員工的特別有效或多余的行為；關(guān)鍵行為的后果；員工自己能否支配或控制上述后果。在大量收集這些關(guān)鍵以后，可以對他們做出分類，并總結(jié)出職務(wù)的關(guān)鍵特征和行為要求。關(guān)鍵事件法既能獲得有關(guān)職務(wù)的靜態(tài)信息，也可以了

10、解職務(wù)的動態(tài)特點。關(guān)鍵事件法的主要優(yōu)點是研究的焦點集中在職務(wù)行為上，因為行為是可觀察的、可測量的。同時，通過這種職務(wù)分析可以確定行為的任何可能的利益和作用。但這個方法也有兩個主要的缺點：一是費時，需要花大量的時間去搜集那些關(guān)鍵事件，并加以概括和分類；二是關(guān)鍵事件的定義是顯著的對工作績效有效或無效的事件，但是，這就遺漏了平均績效水平。而對工作來說，最重要的一點就是要描述“平均”的職務(wù)績效。利用關(guān)鍵事件法，對中等績效的員工就難以涉及，因而全面的職務(wù)分析工作就不能完成。5、任務(wù)調(diào)查表任務(wù)調(diào)查表是用來收集工作信息或職業(yè)信息的調(diào)查表。職務(wù)分析人員依據(jù)每一條檢查項目或評定項目，列出任務(wù)或工作活動一覽表，其

11、內(nèi)容包括所要完成的任務(wù)、判斷的難易程度、學習時間、與整體績效的關(guān)系等，所得到的數(shù)據(jù)可以用計算機進行分析。這種方法對于相對復雜的職務(wù)是非常有用的，它能夠保證工作分析的科學性和正確性。對于高級管理人員和專業(yè)技術(shù)崗位的分析非常適用。    中小型企業(yè)中由于員工素質(zhì)參差不齊，很多根本就無法回答問卷上的問題，或者是因為辦公室政治的原因不敢說實話，達不到預期效果。6、秩序分析法秩序分析法一般用于非管理工作的描述。它是一種以操作型工作為中心的工作分析方法，適用于工業(yè)工程和生產(chǎn)崗位。秩序分析，即動作研究源于工業(yè)工程。它有如下基本原理： 兩手的運動必須平衡，兩手

12、應(yīng)同時開始或結(jié)束運動；除業(yè)余時間外，兩手是用于生產(chǎn)，而非處于限制狀態(tài)；兩手的運動因同時在相反和對稱的方向運動；工作應(yīng)能在簡單、自然的節(jié)奏下操作；所有的工具與原料均有正確的存放位置，且必須置于最靠近員工的地方；箱子或其他儀器用于傳遞原料并使之達到使用點；工作地必須保證足夠的亮度、高度和空間以便操作者能改換坐、立姿勢；只要可能，夾具、固定物或其他儀器應(yīng)用于減輕無需操作的手的疲勞；工具應(yīng)事先置于能夠方便的拿到的位置上。秩序分析的方法之一就是時間研究。時間研究的目的在于對工作中每項任務(wù)確定一個標準的完成時間，將工作中所有任務(wù)的完成時間相加得到工作完成所需的時間。這個時間可作為確定工資和獎金、新老產(chǎn)品成

13、本的依據(jù)，可作為生產(chǎn)線和工作小組均衡生產(chǎn)的依據(jù)。但由于標準工作時間的確定受到員工個人及工作自身特性等多方面的影響，很難做到準確無誤，因此，往往需要測量員工“真實的努力程度”與“需要的努力程度”。工作樣板是工作標準時間確定的有效方法。該方法首先將工作中的活動歸類，工作分析專家再借助于各種儀器設(shè)備觀察所有在職者的完成各類活動的時間，并對他們進行平均化，所得的完成各類活動的平均時間即可作為標準工作時間。7、典型事例法典型事例法是對實際工作中特別有效或無效的工作者行為進行描述的方法。當大量的這類小事例收集起來以后，按照它們所描述的情形進行歸納分類，才能對實際工作的要求，有一個非常清楚的了解。優(yōu)點：該方法直接描述人們在工作中的具體活動，因此可揭示工作的動態(tài)性。由于所研究的行為可以觀察和衡量，所以，用這種方法獲得的資料是用于大多數(shù)的工作分析。缺點：收集、歸納事例并加以分類要耗費大量時間。另外，根據(jù)定義，事例描述的是特別有效或特別無效的行為，所以很難對平均的工作行為形成總的概念。這樣可能會遺漏一些不顯著的工作行為，難以非常完整的把握。