SAP財務(wù)系統(tǒng)GL總帳會計教程

1、總 帳目 錄1GL Master Data Maintenance 總帳科目創(chuàng)建1.1 Create individual G/L account 創(chuàng)建總帳科目1.2 Change individual G/L account 修改總帳科目1.3 Display individual G/L account 查詢總帳科目1.4 Block individual G/L account 鎖住總帳科目1.5 Delete individual G/L account 刪除總帳科目1.6 Display changes of G/L account 查詢修改記錄明細2. GL Documents P

2、rocess 總帳憑證錄入2.1 Enter G/L account document 創(chuàng)建總帳憑證2.2 Enter G/L account posting 通過Posting Key輸入總帳憑證2.3 Change accounting documents 修改憑證2.4 Display individual accounting documents 查詢憑證2.5 Display accounting documents list 只顯示自已做的憑證2.6 Display changes of accounting documents 查詢修改記錄2.7 Accounting docum

3、ent reversal 沖銷憑證2.8 Special Case: Foreign currency buy/sale 外匯業(yè)務(wù)憑證2.8.1 Receive USD 收到美金2.8.2 Pay RMB 支付美金2.8.3 Clear exchange rate difference 核銷外匯買賣匯率差異3. GL Account Balance .總帳3.1 Display G/L account balance 顯示總帳余額3.2 Display/Change Line Items 查詢每筆總帳科目余額3.3 Clear exchange rate difference 每筆差異核銷1G

4、L Master Data Maintenance 總帳科目創(chuàng)建1.1 Create individual G/L account 創(chuàng)建總帳科目TRANSACTION CODE：FS00事務(wù) 菜單路徑:FS00SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Master records >Individual Processing>FS00步驟描述（一級）輸入內(nèi)容備注1G/L Account No（創(chuàng)建科目號）輸入總帳科目號1資產(chǎn)，2負(fù)債，3所有者權(quán)益，4成本，5損益類。Company Cod

5、e(公司代碼）2030蘇州安特 點擊 (Greate)進入新增步驟描述（一級）描述（次級）輸入內(nèi)容備注2Type/descriptionAccount group(科目組)選擇新建科目所屬組別必填，否則會導(dǎo)致報表不平P&L statenebt acct（利潤表科目）Balance sheet account（負(fù)債表科目）新建科目是屬于利潤表還是負(fù)債表科目按科目性質(zhì)選擇Short text(科目名稱縮寫）科目名稱縮寫例，銀行-工行G/L acctiong text（科目全稱）科目全稱例，銀行存款-中國工商銀行步驟描述（一級）描述（次級）輸入內(nèi)容備注3Control dataAccount

6、 curency（幣種）填寫所建科目原幣Only balances in local crcy(余額顯示本位幣）打“!”表示余額只顯示本位幣，不選表示余額顯示本位幣與原幣例，銀行科目不選，表示余額顯示本位幣與原幣Tax Category（稅率種類）一般選：“+”或“-”“+”或“-”表示包括所有類型Posting Without Tax Allowed（是否設(shè)稅）打“!” 設(shè)稅打“!”以后每次使用該科目時，若不輸入稅金則會提示該憑證可能出錯。Recon.account for acct type（科目類型）新建科目所屬的科目類型如資產(chǎn)，負(fù)債等Open item management（核銷管理）

7、打“!” 指需要核銷明細帳如AP，AR科目默認(rèn)為需要核銷，預(yù)提費用也可設(shè)為需要核銷。Line item display(明細）是否需要明細必打“!”， 否則不記錄帳戶發(fā)生明細Sort key(排序）排序方式，一般選擇001001表示按過帳日期排序步驟描述（一級）描述（次級）輸入內(nèi)容備注4Greate/Bank/InterestField status group(科目組）可點擊清單選取可參考以前科目的設(shè)置Post automatically only（自動記帳）打“!”表示 自動記帳自動記帳的科目不得由手工錄入，例庫存類科目步驟描述（一級）描述（次級）輸入內(nèi)容備注5Key word/Trans

8、lation(語言及翻譯）Key words in chart of accounts(語言）可點擊清單選取輸入關(guān)鍵詞便于以后查詢Translation(翻譯）一般輸入中文名以上步驟填寫完成后點擊 保存 注意，以下二點至關(guān)重要，操作時不要遺漏：A. 以上設(shè)置完成后如是資產(chǎn)負(fù)債表科目，必須點擊“Edit Financial Statement Version“進行編輯，將新增科目加入財務(wù)報表格式范圍，否則資產(chǎn)負(fù)債表不會將該科目列入計算公式。操作步驟如下：B. 如是利潤表科目，除以上操作外，還必須點擊“Edit Cost Element”新增相應(yīng)的成本要素，成本要素編號規(guī)則本公司是與科目編號相同。

9、操作如下：新增成本要素時只需編輯“Basic Data” 頁面即可。1.2 Change individual G/L account 修改總帳科目TRANSACTION CODE：FS00進入后點擊 修改，根據(jù)自已需要進行修改，步驟同創(chuàng)建一致，修改后點擊 進行保存。注意：Open item management（核銷管理）項目不建議改動，如要改動必會涉及到歷史記錄，手續(xù)繁雜。1.3 Display individual G/L account 查詢總帳科目 TRANSACTION CODE：FS00FS00進入后點擊 查詢。1.4 Block individual G/L account 鎖

10、住總帳科目TRANSACTION CODE：FS00FS00進入后點擊 按鈕，在 Block in company code 項目下打“!” 鎖住 后保存；如要重新開啟，只要進入FS00把“!” 去除后再保存即可。1.5 Delete individual G/L account 刪除總帳科目（不進行物理意義的刪除，仍舊保存歷史記錄） TRANSACTION CODE：FS00進入FS00后點擊垃圾箱 選擇Deletion flang in company code(公司代碼標(biāo)記刪除)標(biāo)記刪除- 系統(tǒng)將刪除顯示在屏幕該公司代碼中的總帳賬戶數(shù)據(jù)。點擊 Save 保存。一般不建議使用該命令1.6

11、Display changes of G/L account 查詢修改記錄明細TRANSACTION CODE：FS04事務(wù) 菜單路徑:FS04SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Master Records > Display Changes>FS04輸入要查詢的帳號，回車可看到所做修改的歷史記錄。雙擊需要查看的項目可查看明細。2. GL Documents Process 總帳憑證錄入2.1 Enter G/L account document 創(chuàng)建總帳憑證（即錄入總帳憑證）T

12、RANSACTION CODE：FB50事務(wù) 菜單路徑:FB50SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Document Entry > FB50步驟描述（一級）描述（次級）輸入內(nèi)容備注1Basic dataDocument Date（業(yè)務(wù)發(fā)生日期）開票日期或輸憑證日期以此來計算信用期Currency(幣種）根據(jù)發(fā)票幣種輸入Posting Date(記帳日期）輸發(fā)票當(dāng)天日期Reference(備注）發(fā)票號碼Doc.Header text(摘要）根據(jù)自已需要寫2 Items (No entry

13、 variant selected)G/L acct總帳科目名稱D/C選擇借貸方向Amount in doc.curr金額Commitment itm現(xiàn)金流量表項目銀行和現(xiàn)金必需要根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)進行輸入完成后按 預(yù)覽查看帳目是否正確，借貸平衡則亮綠燈，不平則亮紅燈。確認(rèn)后可在此頁進行打印，點擊保存。2.2 Enter G/L account posting 通過Posting Key輸入總帳憑證 （General Posting）TRANSACTION CODE：F-02事務(wù) 菜單路徑:F-02SAP menu>Accounting>Financial Accounting>G

14、eneral Ledger >Document Entry > F-02步驟描述（一級）描述（次級）輸入內(nèi)容備注1Document Date（業(yè)務(wù)發(fā)生日期）開票日期或輸憑證日期以此來計算信用期Posting Date(記帳日期）輸發(fā)票當(dāng)天日期Period輸會計期間隔Currency/Rate(幣種）根據(jù)發(fā)票幣種輸入Reference(備注）發(fā)票號碼Doc.Header text(摘要）根據(jù)自已需要寫First Line itemPstky科目方向40借方 50貸方Account總帳科目名稱步驟描述（一級）描述（次級）輸入內(nèi)容備注2Item 1/Debit entry/40Amoun

15、t發(fā)票金額Commitment iten借貸方向選擇105 借方 208貸方Text摘要明細需輸入摘要明細,否則在明細帳中就看不到Next Line itemPstky科目方向40借方 50貸方Account總帳科目名稱步驟描述（一級）描述（次級）輸入內(nèi)容備注3Item 2/Credit entry/50Amount發(fā)票金額打*與借方金額相同Commitment iten借貸方向選擇105 借方 208貸方Text摘要明細需輸入摘要明細,否則在明細帳中就看不到借貸方都輸好后點擊 預(yù)覽確認(rèn)后可在此頁進行打印，點擊保存。保存后屏幕下方提示憑證號碼(100000136)，要求寫在原始憑證上以便于對應(yīng)

16、裝訂。2.3 Change accounting documents(修改憑證）TRANSACTION CODE：FB02事務(wù) 菜單路徑:FB02SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Document > FB02雙擊要修改的一個ITEM到下一畫面只能修改“Assignment”和“text”兩項，如果發(fā)現(xiàn)憑證金額錯誤，必須先Revese錯誤的那張憑證，重新輸入一張正確的點擊帽子可以對上面顯示的地方進行修改，然后打! 最后保存。2.4 Display individual accounti

17、ng documents 查詢憑證TRANSACTION CODE:FB03事務(wù) 菜單路徑:FB03SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Document > FB032.5 Display accounting documents list 只顯示自已做的憑證 TRANSACTION CODE:FB03Own documents only打! 然后點擊鬧鐘執(zhí)行。2.6 Display changes of accounting documents 查詢修改記錄 TRANSACTION C

18、ODE:FB04事務(wù) 菜單路徑:FB04SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Document > FB042.7 Accounting document reversal 沖銷憑證 TRANSACTION CODE:FB08事務(wù) 菜單路徑:FB08SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General Ledger >Document >Reverse> FB08步驟描述（一級）描述（次級）輸入內(nèi)容備注1Doc

19、ument DetailsDocument Number需沖銷憑證號碼Company Code公司代碼2030Fiscal Year會計期間Specifications for Reverse PostingReversal reason(沖銷憑證方向選擇)一般選擇03詳細如下Reversal reason:一般選擇0301、02：表示在相反方向沖銷03：表示在同方向負(fù)數(shù)沖銷。（當(dāng)前會計期間）04：表示在同方向負(fù)數(shù)沖銷。（上一會計期間）在各自視圖中的數(shù)據(jù)輸入完成后,點擊Display Before Reversal可查看反沖后明細，如無誤點擊保存。保存后屏幕下方提示憑證號碼(100000142

20、)，要求寫在原始憑證上以便于以后查找。2.8 Special Case: Foreign currency buy/sale 外匯業(yè)務(wù)憑證 Receive USD 收到美金TRANSACTION CODE:FB50 Pay RMB 支付美金TRANSACTION CODE：FB50以上兩個憑證都用FB50做，步驟與總帳憑證輸入一樣。 Clear exchange rate difference 核銷外匯買賣匯率差異TRANSACTION CODE：F-04事務(wù) 菜單路徑:F-04SAP menu>Accounting>Financial Accounting>General

21、Ledger >Document Entry> F-04步驟描述（一級）描述（次級）輸入內(nèi)容備注1Document Date（業(yè)務(wù)發(fā)生日期）結(jié)購匯核銷日期Posting Date(記帳日期）當(dāng)天日期Period輸會計期間Currency/Rate(幣種）本位幣Doc.Header text(摘要）根據(jù)自已需要寫Transaction to be ProcessedTransfer Posting with clearing（核銷方式選擇）做外匯時同時核銷First Line itemPstky科目方向40借方 50貸方Account總帳科目名稱詳細如下如果是匯兌損失借方就是財務(wù)費用科目,貸方是過度科目10029998;如果是匯兌收益借方就是過度科目,貸方是財務(wù)費用科目了.步驟描述（一級）描述（次級）輸入內(nèi)容備注2Item 1/Debit entry/40Amount匯兌差異額Cost Center（成本中心）差異所屬成本中心CGFI(財務(wù)部)Text摘要明細需輸入摘要明細,否則在明細帳中就看不到Next Line itemPstky科目方向40借方 50貸方Account總帳科目名稱過度科目借貸方都輸好后點擊 預(yù)覽確認(rèn)后可在此頁進行打印，點擊保存。保存后屏幕下方提示憑證號碼(100000140)，要求寫在原始憑證上以便于以后查找。3. GL Account Bala