集團(tuán)辦公室主任崗位說明書

1、集團(tuán)辦公室主任崗位說明書所在部門：集團(tuán)辦公室崗位名稱： 集團(tuán)辦公室主任填寫人姓名：到任本職日期：/ /5職等：直接上級： 行政人事副總直接下級：行政事物主管、文秘、司機(jī)班長崗位設(shè)置目的： 為公司提供全面的、高質(zhì)量的行政、后勤服務(wù)，確保公司相關(guān)事務(wù)處理的合法性及有序運 作；負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化建設(shè)和對外整體形象策劃宣傳及公關(guān)活動，建立公司良好的內(nèi)部文化氛 圍和對外公眾形象崗位職責(zé)職責(zé)一職責(zé)描述：負(fù)責(zé)公司后勤、行政管理制度體系的建立與完 善，呈報上級主管審批后執(zhí)行，不斷提高工作質(zhì)量和服務(wù) 水平工作時間百分比： 10 工 作 任 務(wù)負(fù)責(zé)組織制定后勤、行政等管理制度，并根據(jù)實際情況及時組織修訂監(jiān)督、指導(dǎo)公

2、司各部門行政管理制度的執(zhí)行情況，匯總分析各項檢查結(jié)果，定 期提供公司工作簡報職責(zé)二職責(zé)描述：負(fù)責(zé)為公司提供全面、高質(zhì)量的行政、后勤服務(wù)，確保公司相關(guān)事務(wù)處理的合法性及有序運作工作時間百分比： 30 工 作 任 務(wù)負(fù)責(zé)籌辦各類大型會議、提供會議記錄，并追蹤會議決議事項辦理負(fù)責(zé)組織接收、登記所有外部文件、報告、信函、報刊，并上報或分發(fā)負(fù)責(zé)組織公司內(nèi)部行政通知、通告的擬定和發(fā)布負(fù)責(zé)組織收集整理相關(guān)文件、資料，建立并維護(hù)公司檔案負(fù)責(zé)組織印鑒以及證照的保管，并按規(guī)定程序使用公司各項工商事物的手續(xù)的辦理負(fù)責(zé)辦公用品的采購發(fā)放與管理負(fù)責(zé)組織公司來訪的接待工作負(fù)責(zé)組織為公司高層提供文秘服務(wù)，如：行程安排、文檔

3、處理等負(fù)責(zé)保障為公司提供安全、舒適、清潔的工作環(huán)境，及為辦公人員提供各種服 務(wù)設(shè)施負(fù)責(zé)組織公司辦公自動化設(shè)備及設(shè)施的管理及維護(hù)工作，確保網(wǎng)絡(luò)、辦公自動 化設(shè)備運轉(zhuǎn)正常；協(xié)助相關(guān)部門做好信息系統(tǒng)建設(shè)工作，不斷提升公司信息化 水平負(fù)責(zé)組織制定保密方面的預(yù)防性措施，保證公司保密制度的貫徹落實負(fù)責(zé)集團(tuán)公司門衛(wèi)、治安防衛(wèi)、防火管理負(fù)責(zé)集團(tuán)公司住房管理、食堂管理、集團(tuán)辦公場所的水電等各種設(shè)施管理，職責(zé)三職責(zé)描述：負(fù)責(zé)公司對外整體形象策劃宣傳和外部關(guān)系管 理工作時間百分比： 10 工 作 任 務(wù)負(fù)責(zé) 公司形象 的策劃、組織實施和監(jiān)控工作負(fù)責(zé)公司外部關(guān)系管理，包括：公共關(guān)系、政府關(guān)系、機(jī)構(gòu)合作關(guān)系、投資者 關(guān)

4、系等負(fù)責(zé)公司重大公關(guān)活動的策劃、危機(jī)事務(wù)處理并組織實施職責(zé)四職責(zé)描述：負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化建設(shè)，營建朝氣蓬勃的企業(yè) 文化氛圍工作時間百分比： 10 工 作 任 務(wù)負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化建設(shè)，提煉和宣傳企業(yè)文化理念，制定相關(guān)企業(yè)文化手冊等負(fù)責(zé)舉辦各種企業(yè)文化活動，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。如：各種文體活動、重大節(jié)日 員工的慰問工作等負(fù)責(zé)內(nèi)部宣傳載體策劃以及實施，包括：企業(yè)報、網(wǎng)站、宣傳欄等，大力宣傳 公司企業(yè)文化，改善員工精神面貌職責(zé)五職責(zé)描述：負(fù)責(zé)組織公司有關(guān)法律事務(wù)的開展工作時間百分比： 10 組織管理集團(tuán)經(jīng)營活動所必需的各種法律文件的相關(guān)事宜工 作從防范法律風(fēng)險的角度，組織制定并維護(hù)投資風(fēng)險控制規(guī)定和相應(yīng)流程

5、，并為 公司項目提供法律設(shè)計方案任組織協(xié)同法律顧問處理公司經(jīng)營管理中所產(chǎn)生法律糾紛務(wù)組織規(guī)劃、建設(shè)公司的法律宣傳培訓(xùn)體系，并指導(dǎo)相關(guān)培訓(xùn)工作，提升全體員 工的法律素質(zhì)和風(fēng)險防范意識職責(zé)六職責(zé)描述：負(fù)責(zé)公務(wù)用車的調(diào)配和管理工作，提供及時、 安全的用車服務(wù)工作時間百分比： 5 工 作 任 務(wù)負(fù)責(zé)建立用車管理制度，并對司機(jī)進(jìn)行考核負(fù)責(zé)建立用車臺帳及用車登記工作負(fù)責(zé)車輛日常保養(yǎng)、維修及費用的審核工作職責(zé)七職責(zé)描述：負(fù)責(zé)的公關(guān)接待及本部門日常管理工作工作時間百分比： 10 工 作 任 務(wù)負(fù)責(zé)外來參觀考察客人的行政接待工作負(fù)責(zé)上級領(lǐng)導(dǎo)、政府部門等來人的接待工作負(fù)責(zé)制定本部門的費用預(yù)算，經(jīng)審批通過后負(fù)責(zé)控制

6、本部門的成本費用支出負(fù)責(zé)制定本部門工作計劃，指導(dǎo)部門所有員工制定階段工作計劃并督促執(zhí)行對部門所有員工提供必要的工作指導(dǎo)，培養(yǎng)和提高部門員工的工作能力，激發(fā) 員工工作積極性根據(jù)公司績效管理政策，負(fù)責(zé)對所屬員工的績效考評職責(zé)八職責(zé)描述：溝通協(xié)調(diào)集團(tuán)內(nèi)部部門間關(guān)系，保證集團(tuán)內(nèi)部信息傳達(dá)系統(tǒng)暢通工作時間百分比： 10 職責(zé)九職責(zé)描述：完成上級交辦的其他任務(wù)工作時間百分比： 5 匯報關(guān)系：以上 職責(zé) ，向 行政人事副總 匯報權(quán)限：對日常工作具有建議權(quán) 對后勤、行政等相關(guān)制度執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查權(quán) 辦公用品采購審批權(quán)對所管轄車輛的調(diào)度權(quán) 本部門發(fā)生費用的審核權(quán)及預(yù)算內(nèi)的費用使用權(quán) 對下屬員工和本部門業(yè)務(wù)工

7、作的指揮權(quán) 對直接下級的選擇權(quán)、使用權(quán)、工作分配權(quán)、調(diào)配權(quán)、考核權(quán)、淘汰建議權(quán) 對所屬下級的工作爭議有裁決權(quán)工作協(xié)調(diào)關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)：公司各部門、下屬公司外部協(xié)調(diào)：工商局、咨詢機(jī)構(gòu)、律師事務(wù)所、行業(yè)協(xié)（商）會、上級單位及相關(guān)政府部 門、 餐飲酒店等服務(wù)機(jī)構(gòu)、客戶、媒體，任職資格：學(xué)歷： 大學(xué)本科及以上學(xué)歷工作經(jīng)驗： 5 年以上本崗位或相似崗位工作經(jīng)驗知識/ 技能：-行業(yè) / 公司知識：對公司文化、 基本規(guī)章制度和流程、公司組織結(jié)構(gòu)及行業(yè)背景、 茶葉生產(chǎn)等產(chǎn)品服務(wù)知識非常了解，并能夠在實際工作中給他人以指導(dǎo)，或為他人提供解 答-管理知識：精通并指導(dǎo)他人或被咨詢：全面掌握管理知識，在實踐中運用自如，

8、并能 夠指導(dǎo)他人開展管理工作或為他人提供相關(guān)管理建議- 行政管理知識：精通行政管理知識和方法，并能指導(dǎo)他人開展行政管理工作或為他人 提供相關(guān)建議-計算機(jī)：比較熟練的使用計算機(jī)進(jìn)行工作相關(guān)的文檔處理、帳務(wù)處理、 收發(fā)電子郵件、網(wǎng)頁瀏覽等操作- 表達(dá)能力：具有行業(yè)特色的專業(yè)化表達(dá)技巧的運用：能夠根據(jù)本行業(yè)的習(xí)慣方式，精 確的表達(dá)意思，用本行業(yè)特色的書寫格式，表達(dá)自己的信息能力素質(zhì)：1. 核心能力素質(zhì)：忠誠 （認(rèn)同公司文化，并積極維護(hù)公司利益，在實際工作中能夠有意識地維護(hù)國家地 利益）創(chuàng)新（承認(rèn)并獎勵那些有創(chuàng)造性的人； 與他人開誠布公地討論這些問題； 培養(yǎng)并形成創(chuàng) 新型的團(tuán)隊管理理念）敬業(yè)盡責(zé) （對

9、本職工作的高度熱愛，勇于進(jìn)取、追求卓越，勇于冒險）團(tuán)隊合作精神 （主動與其他成員溝通， 積極尋求并尊重他人對問題的看法； 促進(jìn)部門合 作，提高團(tuán)隊合作氣氛）2. 崗位序列能力素質(zhì)：溝通能力 （溝通清晰、簡潔、客觀，且切中要害；針對不同聽眾，及時調(diào)整；善于通過 溝通建立并保持人際網(wǎng)絡(luò)）協(xié)調(diào)能力 （能夠妥善地處理好各種關(guān)系）關(guān)系建立能力 （在家接待客戶、 供應(yīng)商及政府部門相關(guān)人員或去其家， 和他們成為親密 的私人朋友；或利用私人友誼擴(kuò)展業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)）責(zé)任心 （ 非常清楚自己的責(zé)任，對本職工作一絲不茍，精益求精；遇到困難時，能堅韌 不拔地克服困難；工作第一，有奉獻(xiàn)精神；出現(xiàn)失誤，敢于承擔(dān)責(zé)任，并千方百計加以 補(bǔ)救 ）保密意識 （能夠做到對公司及公司領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于公司運行、 發(fā)展人事等以及經(jīng)營合同等各個 方面的信息能夠保守秘密，在不適宜擴(kuò)散的時候決不擴(kuò)散，積極維護(hù)公司運營安全）全局意識 （在全局觀的基礎(chǔ)上， 能夠?qū)?zhàn)略目標(biāo)正確理解， 局部服從大局， 在顧