工程項目會議管理制度

1、工程項目會議管理制度一）基本原則1、堅持以多種會議形式貫徹和落實公司各種規(guī)章制度及有關(guān)決定，及時研究和解決工程建設(shè)管理中存在的問題，多方交流信息， 加快信息反饋的 速度，不斷完善和改進管理工作。2、所召開的會議本著既要解決問題，又要縮短時間的原則。盡量精簡會議頻率，可開可不開的會，堅決不開；可在基層現(xiàn)場解決 的問題，不在會 上研究；屬于部門職責范圍內(nèi)的事情，不開全體會 議。必須召開的會議，應 于會前通報議題，事先準備好供會議討論 的重要事項或文件材料。凡涉及對 外或需向上級請示的，一定要在 會前做好協(xié)調(diào)和請示等準備工作。要使各種 會議開得有內(nèi)容、有決 議、有效果。3、各次會議要明確主辦部門，同

2、時明確召集人和會議籌備人員，準備好與會人員簽到表。凡屬部門專業(yè)性質(zhì)的業(yè)務(wù)會議，原則 上各個業(yè)務(wù)部門自 行組織召集會議，辦公室協(xié)辦。4、凡涉及到公司會議，或者兩個部門以上參加的會議，以及要求上級領(lǐng)導參加的會議，均需事前報辦公室備案并取得協(xié)調(diào)安排 后，始得召開。5、凡會議需要費用開支的，主辦部門必須提前做好會務(wù)方案，專門編制預算，經(jīng)辦公室、財務(wù)部門審核并報公司領(lǐng)導批準后，由 辦公室統(tǒng)籌安 排。6、會議決定的事項由辦公室或會議主辦部門根據(jù)會議紀要逐項負責落實、督辦，應將執(zhí)行情況及時向公司領(lǐng)導匯報。7、對會議決定的事項，各部門要堅決執(zhí)行、抓緊辦理。在執(zhí)行過程中如存在問題，應及時反饋。對各自職責范圍內(nèi)的

3、問題，要積 極協(xié)調(diào)解決；對 涉及其他部門經(jīng)協(xié)商仍解決不了的，要如實向公司 分管領(lǐng)導反映并提取建 議，由公司領(lǐng)導協(xié)調(diào)解決。（二）會議形式工程建設(shè)管理會議按召開類別主要可分為公司員工大會、公司 周辦公例 會、部門內(nèi)部工作會、工地現(xiàn)場會、技術(shù)專題研討會、工 程重大問題專題會 （質(zhì)量、安全、進度）、監(jiān)理協(xié)調(diào)會、工地會議 等形式。工程建設(shè)管理會議召開時間可分為定期會議和臨時會議兩種。 定期會議 要有固定的議題、時間、參加人員和會議地點。臨時會議 一般是指由針對性 解決專項問題的專題會議。（三）、會議的組織與落實1、員工大會公司員工大會是臨時會議，主要任務(wù)是傳達公司董事會和公司 領(lǐng)導層對 建設(shè)項目管理的要

4、求，本項目總體工作計劃安排和發(fā)展目 標，公司最新決 策、決議，以及公司下一步重要工作事項布置等。 員工大會一般每季度或半 年召開一次，由總經(jīng)理主持，公司全體員 工參加。會議由辦公室負責籌辦和召集，并擬定會議議程報公司經(jīng)理審 定。辦公 室負責會議記錄并在會后 3 天內(nèi)整理出會議紀要，由總經(jīng) 理簽發(fā)并送公司各 部門。2、公司周辦公例會周辦公例會，一般在每周初或末召開，會議由總經(jīng)理或委托副 總經(jīng)理主 持，公司各部門副職以上人員參加，辦公室負責會議召集 并做好會議記錄， 會后，需督促各部門積極完成公司布置的各項工 作。會議的主要議題是：（ 1 ）檢查落實上周公司主要工作完成情況；（2）各部門提出本周工

5、作重點；4）其他（3）對各部門之間的工作協(xié)調(diào)以及重要問題的討論研究；需要在工作會議上討論決定的事項3、部門（項目工作站）內(nèi)部工作會議 部門（項目工作站）內(nèi)部工作會 議可根據(jù)各部門的工作需要定 期或不定期召開，由各部門（項目工作站）負 責人主持，主要是傳 達公司領(lǐng)導的相關(guān)指示和對本部門（項目工作站）的工 作要求，討 論和解決本部門（項目工作站）工作中存在的問題等。會議需做 好 會議記錄，以備查核。4、工地現(xiàn)場會議 工地現(xiàn)場會議是針對施工現(xiàn)場質(zhì)量、進度、安全等問 題的協(xié)調(diào) 和討論設(shè)計變更、技術(shù)問題等方面的臨時性會議，一般由監(jiān)理代表 擬訂會議議題，書面向公司相關(guān)部門（項目工作站）提出申請，也 可由公

6、司 有關(guān)部門（項目工作站）提出。公司相關(guān)部門（項目工作 站）根據(jù)具體事 項，約定時間、地點，提前 24 小時書面通知承包 人、監(jiān)理代表處和公司有 關(guān)部門人員參加，必要時邀請公司領(lǐng)導和 其他有關(guān)人員參加。工地現(xiàn)場會議由公司分管領(lǐng)導、主辦部門（項目工作站）負責 人或授權(quán) 人主持，監(jiān)理代表處負責召集， 并負責會議記錄和整理會 議紀要，經(jīng)會議主 辦部門（項目工作站）審查后，由公司分管領(lǐng)導 （或授權(quán)項目工作站負者 人）簽發(fā)，在會后 3 天內(nèi)發(fā)布。5、技術(shù)專題研討會議技術(shù)專題研討會議就是工程建設(shè)中重大技術(shù)問題和重要施工方 案討論而 召開的臨時會議，由公司有關(guān)業(yè)務(wù)部門書面提出申請（包 括會議議題、時 間、地

7、點、參加人員、擬邀請專家名單、會議費用 預算等），經(jīng)總工程師審 查后報總經(jīng)理批準后召開。會議由總工程師主持，辦公室負責籌辦及會務(wù)工作，相關(guān)業(yè)務(wù) 部門有關(guān) 人員參加會議。技術(shù)質(zhì)量部負責會議記錄和整理會議紀 要，報總工程師審定 后，由總經(jīng)理簽發(fā)。會后 5 天內(nèi)發(fā)布。6、工程重大問題專題會議 工程重大問題專題會議是指工程建設(shè)中，為 加強施工質(zhì)量、安 全、進度管理，開展勞動競賽活動等專門召開的大型動 員、總結(jié)會 議。由總經(jīng)理主持，各監(jiān)理代表處、各承包人及有關(guān)建設(shè)協(xié)作單 位 代表、公司各部門主管以上人員參加。必要時請董事長及上級主管 部門領(lǐng) 導參加。辦公室負責會議籌辦和召集工作，提前 3 天預訂和布置會

8、場， 擬訂會議 議程報總經(jīng)理審定，發(fā)出書面會議通知。會議開支預算由 辦公室專題簽報批 準。辦公室負責會議記錄和整理會議紀要，會后 7 天內(nèi)發(fā)布。7、監(jiān)理協(xié)調(diào)會監(jiān)理協(xié)調(diào)會是項目工作站與監(jiān)理代表處針對工程施工管理問題 進行交流 的會議，由項目工作站負責主持，每月下旬在各監(jiān)理代表 處分別定期召開。 要求監(jiān)理代表處總監(jiān)、駐地高監(jiān)及專業(yè)監(jiān)理工程 師參加，工程管理部門負責 人及有關(guān)主管參加，公司領(lǐng)導酌情參 加。主要議程：（1）各合同段駐地高監(jiān)匯報各自職責范圍內(nèi)的工作情況和存在問題，提出有關(guān)工作方面的建議和意見；（2）總監(jiān)總結(jié)本月監(jiān)理代表處工作，對公司管理工作提出建議和改進意見；（3）項目工作站和公司各工程

9、管理有關(guān)部門負責人對監(jiān)理代表處轄區(qū)內(nèi)的監(jiān)理工作提出建議和改進意見，并交流工作體會；（4）項目工作站及公司各工程管理有關(guān)部門負責人對監(jiān)理代表處提出的問題和意見進行答復。8、工地會議 工地會議分第一次工地會議和常規(guī)工地會議（一下簡稱工地例 會），由 監(jiān)理代表處組織召開。議由監(jiān)理第一次工地會議是在各合同段正式開工前必須召開的會議，會代表處總監(jiān)主持，參加人員包括公司領(lǐng)導、公司各工程相 關(guān)管理部門負責 人、質(zhì)量監(jiān)督站代表、設(shè)計代表、監(jiān)理代表處專業(yè) 工程師、相關(guān)駐地監(jiān)理辦 駐地高監(jiān)和駐地監(jiān)理工程師及合同段承包 人授權(quán)代表、合同段項目經(jīng)理、技 術(shù)負責人及當?shù)卣淼取?議主要議程如下：（1）介紹各方人員

10、及組織機構(gòu)（包括地址及通訊） 公司應向監(jiān)理工程師授權(quán)，并聲明自己仍保留哪些權(quán)利；宣 布公司職 能機構(gòu)、主要人員及職責范圍。監(jiān)理工程師將授權(quán)書、監(jiān) 理組織機構(gòu)框圖、 職責范圍及全體監(jiān)理工程師名單提交承包人。 承包人應書面提交工地代表（項目經(jīng)理）授權(quán)書、主要人員 名單、項目經(jīng)理部職能機構(gòu)框圖、職責范圍及有關(guān)人員的資料材 料，以取得 監(jiān)理工程師的批準；監(jiān)理工程師應在本次會議中進行審 查并口頭予以批準 （或有保留的批準），會后正式予以書面確認。（ 2）宣布承包人的施工進度計劃 在第一次工地會議上，監(jiān)理工程師應 就施工進度計劃作出如下 說明： 施工進度計劃可于何日批準或哪些分項已獲得批準； 根據(jù)批準或?qū)?/p>

11、要批準的施工進度計劃，承包人何時可以開始 哪些工程 施工準備，有無其他條件限制； 有哪些重要或復雜的分項工程還應單獨編制進度計劃提交批 準。（ 3）檢查承包人的施工準備 承包人應就施工準備情況按如下主要內(nèi)容 提出陳述報告，監(jiān)理 工程師應逐項予以澄清、檢查和評述。 主要施工管理人員和施工人員（含項目經(jīng)理、技術(shù)負責人、 部門負責 人、主要技術(shù)人員及主要機械操作人員）是否進場或?qū)⒑?日進場，并應提交 進場人員計劃及名單； 用于工程的進場材料、機械、儀器和設(shè)備是否進場或?qū)⒂诤?日進場， 是否將會影響施工，并應提交進場計劃及進場清單； 用于工程的本地材料來源是否落實，并應提交料源分布圖、 供料計劃 清單

12、及向甲方提供的供材計劃； 施工進度及臨時工程的進展，并應提交駐地及臨時工程建設(shè) 計劃和布 置圖； 工地試驗室、流動試驗室及其設(shè)備是否安裝就緒或?qū)⒂诤稳?安裝就 緒，并應提交試驗室布置圖、流動試驗室分布圖及儀器設(shè)備 清單； 施工測量的基礎(chǔ)資料是否已經(jīng)落實并經(jīng)過復核，施工測量是 否進行 或?qū)⒂诤稳胀瓿桑⑻釕皇┕y量計劃及有關(guān)資料； 其他與開工條件有關(guān)的內(nèi)容及事項。（4）檢查業(yè)主負責的開工條件 公司應就工程占地、拆遷以及其他與開 工條件有關(guān)的問題進行 說明；監(jiān)理工程師應根據(jù)批準或?qū)⑴鷾实氖┕みM度計 劃安排，對上 述事項提出建議及要求。（5）明確施工監(jiān)理例會程序 在第一次工地會議上，監(jiān)理工程師應溝

13、通 與承包人的聯(lián)系渠 道，明確工作例行程序，提出有關(guān)表格及說明： 計量控制的主要程序、表格及說明； 計劃進度控制的主要程序、圖表及說明； 計量支付的主要程序、證書、報表及說明； 延期與索賠的主要程序、報表及說明； 工程變更的主要程序、圖表及說明； 工程質(zhì)量事故及安全事故的報告程序、表格及說明； 函件的往來傳遞交接程序、格式及說明； 確定工地例會的時間、地點及程序。（6）檢查討論與開工條件有關(guān)的其它事項。第一次工地會議由監(jiān)理代表處負責會議記錄和整理會議紀要， 由總監(jiān)簽發(fā)，在會后 3 天分別送各有關(guān) 單位。工地例會時根據(jù)“ FIDIC ”條款和合同管理要求，在建設(shè)施工中各參建方進行協(xié)調(diào)的定期會議。

14、它應在工程開工后的整個施工活動 期內(nèi)定期舉行， 每一個月召開一次，每次半天或一天，其具體時間 間隔可根據(jù)施工中存在問 題的緩急程度由監(jiān)理工程師決定，工地例 會由監(jiān)理代表處或駐地監(jiān)理辦組織 召開，參加人員為項目工作站、 公司工程管理相關(guān)部門、監(jiān)理工程師及承包 人的相關(guān)人員，每月月 底召開。承辦人項目經(jīng)理部各工程管理有關(guān)部門負責 人也必須參加 會議。各承包人應在會議召開前 48 小時提交書面匯報材料 （統(tǒng)一格式）。在工地例會中如出現(xiàn)延期、索賠及工程事故等重大問題，可 另行召開專門會議協(xié)調(diào)處理。工地例會應按既定的例行議程進行，一般應由承包人逐項進行 陳述并提 出問題和建議措施；監(jiān)理工程師應逐項組織討

15、論并作出決 定或決議的意向。 工地例會一般包括主要議程如下：（1）落實和確定上次工地例會所決定事項的完成情況，征詢意見并在本次會議進一步落實未完成事項；（2）承包人匯報上月工程計劃完成情況和質(zhì)量、安全狀況，以及施工中存在的問題和原因分析。根據(jù)合同規(guī)定向監(jiān)理和公司提出 工程實施中急需 解決的問題和要求，并對下月的工程計劃作出安 排；（3）審查工程進度：主要是關(guān)鍵線路上的施工進展情況及影響施工進度的因素和對策；（4）審查現(xiàn)場情況：主要是現(xiàn)場機械、材料、勞力的數(shù)額以及對進度和質(zhì)量的適應情況并提出解決措施；（ 5）審查工程質(zhì)量：主要應針對工程缺陷和質(zhì)量事故，就執(zhí)行控制標準、施工工藝、檢查驗收等方面提出問題及解決措施；（ 6）審查財務(wù)事項：主要是期中支付、價格調(diào)整、額外的臨時金額等發(fā)生或?qū)l(fā)生的問題及初步處理意見或意向；（7）審查安全事項：主要是對發(fā)生的安全事故或隱藏