公文文種說明及標(biāo)準(zhǔn)公文格式

1、一、常用公文文種說明目前，公司常用行政公文主要有通知、函、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等種類。通知：用來發(fā)布法規(guī)、規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理某項(xiàng)事務(wù)等。函：平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間，商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時(shí)所經(jīng)常使用的一種公文文體。除有直屬上下級(jí)之間隸屬關(guān)系外的一切不相隸屬相關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，甚至請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，一律用“函”。請(qǐng)示：下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作、問題做出指示，對(duì)某項(xiàng)政策界限給予明確，對(duì)某事予以審核批準(zhǔn)時(shí)使用的一種請(qǐng)求性公文。分為解決某種問題的請(qǐng)示，請(qǐng)求批準(zhǔn)某種事項(xiàng)的請(qǐng)示。報(bào)告：下級(jí)機(jī)關(guān)或部門

2、、企事業(yè)單位向上級(jí)機(jī)關(guān)或部門匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問時(shí)使用的一種公文文種。會(huì)議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會(huì)議情況與議定事項(xiàng)的公文。注意事項(xiàng)：1、聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。2、請(qǐng)示的標(biāo)題不要寫成“請(qǐng)示報(bào)告”或“申請(qǐng)報(bào)告”，必須堅(jiān)持一事一請(qǐng)示，請(qǐng)示公文的主送單位只能是一個(gè)。3、報(bào)告內(nèi)容不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。4、通知為多層轉(zhuǎn)發(fā)文件的，標(biāo)題要?jiǎng)h去中間層次，為“發(fā)文機(jī)關(guān)+轉(zhuǎn)發(fā)最上一級(jí)文件+通知”。5、請(qǐng)示和報(bào)告需在文末標(biāo)明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。6、抄送的排列順序，一般按機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系掌握，依據(jù)國(guó)家、省、市級(jí)單位層次順排，如確需抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的，可先排個(gè)人，再排單位。二、公司標(biāo)準(zhǔn)公文格式一、題例說

3、明：（一）眉首部分：眉首部分一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人等要素組成。1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：根據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式行政機(jī)關(guān)公文的一般格式，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)在機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)名稱或標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱后綴以“文件”，信函格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的機(jī)關(guān)名稱后不綴以“文件”。2.發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)三個(gè)成分排列應(yīng)先機(jī)關(guān)代字、再年份，最后是發(fā)文的順序號(hào)，字體為3號(hào)仿宋GB2312。年份不可隨意簡(jiǎn)化且應(yīng)用六角符號(hào)括起，順序號(hào)不掛虛號(hào)。3.簽發(fā)人：根據(jù)行政機(jī)關(guān)公文格式的規(guī)定，上行文（請(qǐng)示、報(bào)告）必須標(biāo)注簽發(fā)人，簽發(fā)人與發(fā)文字號(hào)處于同一水平線上，發(fā)文字號(hào)在左，簽發(fā)人在右?！昂灠l(fā)人”三個(gè)字字體為3號(hào)仿宋GB2312，簽發(fā)人姓名字體為3號(hào)

4、楷體GB2312加粗。（二）標(biāo)題：一般用20磅方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體字，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。（三）正文：一般用3號(hào)仿宋GB2312字體，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋GB2312字體標(biāo)注。（四）附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與

5、上一行附件名稱的首字對(duì)齊。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。（五）發(fā)文機(jī)關(guān)署名：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說明）下空兩行右空兩字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。（六）成文日期中的數(shù)字：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編位01）。（七）頁碼：一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一

6、條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。（八）邊距：一般公文行距28磅，頁面左右邊距2.8厘米，上下邊距2.54厘米。二、格式范本標(biāo)題（20磅方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體）發(fā)文對(duì)象：（標(biāo)題下空一行頂格，3號(hào)仿宋GB2312）X X X X X X X X X X（正文左空2字，3號(hào)仿宋GB2312）一、X X X （3號(hào)黑體）X X X X X X X X X X (正文3號(hào)仿宋GB2312)（一）X X X （3號(hào)楷體加粗）X X X X X X X X X X (正文3號(hào)仿宋GB2312)1. X X X(3號(hào)仿宋GB2312加粗)X X X X X X X X X X(正文3號(hào)仿宋GB2312)附件：1.X X X (正文下空一行左空兩字) 2.X X X單位名稱（附件下空兩行居成文日期中）成文日期（右空四字，用阿拉伯?dāng)?shù)字）（聯(lián)系人：.;聯(lián)系電話：.）（上