某某公司行政管理制度(共8頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上行政辦公管理制度第一章 公文、文件審批管理第一條 公司的各類公文、文件、傳真、報告和資料，由公司行政部負(fù)責(zé)管理。第二條 收文、發(fā)文的簽批管理（一）收文：各級政府下發(fā)的公文、文件，政府和行業(yè)主管部門發(fā)來的公文、文件及與公司有業(yè)務(wù)往來的企事業(yè)單位的信函等，應(yīng)由公司文員進行收文登記，并填寫收文處理單，由行政部部長簽署批轉(zhuǎn)意見后，呈送公司主管領(lǐng)導(dǎo)閱示，文員按主管領(lǐng)導(dǎo)的批示，轉(zhuǎn)送有關(guān)部門或相關(guān)人員傳閱辦理。（二）發(fā)文：公司對外發(fā)出的文件、報告、請示、信函等正式公文，應(yīng)由與擬發(fā)文件內(nèi)容相關(guān)的部門負(fù)責(zé)起草文稿，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽批后，傳至公司行政部打印、備檔和發(fā)送。（三）凡公司對外發(fā)

2、出的正式公文、文件、報告、請示、信函等，以及公司下發(fā)的各種公文、文件，須由總經(jīng)理、董事長簽批才能生效。（四）公司傳真件的接收和發(fā)出，均應(yīng)由文員負(fù)責(zé)并做好記錄，對以公司名義發(fā)出的傳真件，將底稿存檔；接收的傳真件，要及時進行登記，收件人簽字并存檔。第三條 公文打印的管理（一）公司公文、文件的打印，由文員負(fù)責(zé)。（二）公司各部門需打印以公司名義發(fā)送的正式公文，須按程序填寫發(fā)文審批單；文員依據(jù)發(fā)文審批單中總經(jīng)理的簽批，進行打印和發(fā)放。（三）凡經(jīng)行政部打印的公文、文件，必須預(yù)留一份與原稿一起，統(tǒng)一存檔。第四條 文件借閱和復(fù)制的管理公司各部門管理人員，因工作需要借閱或復(fù)制公司存檔的各類文件時，按檔案管理中“

3、檔案的借閱與復(fù)制”的規(guī)定執(zhí)行。第二章 檔案管理第五條 歸檔范圍（一）上級政府和相關(guān)主管部門下發(fā)的文件、通知及相關(guān)許可證批件，企業(yè)上呈的報告、請示，企業(yè)發(fā)出的信函。（二）公司近遠期規(guī)劃、工作計劃、各類統(tǒng)計報表、規(guī)章制度、項目可行性研究報告。（三）公司各類會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。（四）業(yè)務(wù)往來信函、合同、協(xié)議、項目工程內(nèi)業(yè)資料等。（五）人事勞資檔案、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書等。第六條 歸檔要求（一）凡屬應(yīng)歸檔范圍的收文，均應(yīng)及時辦理歸檔手續(xù)。（二）相關(guān)業(yè)務(wù)部門獲得的批件手續(xù)，要及時登記歸檔，如要使用，可辦理正常借用手續(xù)；項目工程施工內(nèi)業(yè)資料、文件（竣工批件），在工程結(jié)束后，由相關(guān)責(zé)任

4、部門進行裝訂整理，并將其完整歸檔，同時辦理交接手續(xù)。（三）公司的檔案由檔案員負(fù)責(zé)整理歸檔，并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，進行檔案的密級及類別劃分，針對不同密級的劃分，進行相應(yīng)的檔案管理。 第七條 檔案的借閱與復(fù)制（一）公司董事會成員、經(jīng)理班子成員需借閱檔案、文件時，在填寫文件借閱、復(fù)制記錄表后，可通過檔案員辦理借閱手續(xù)，提檔或復(fù)制，閱后返還。（二）公司其它人員因工作或業(yè)務(wù)活動需要借閱公司檔案時，在填寫文件借閱、復(fù)制記錄表、經(jīng)行政部部長批準(zhǔn)后，公司檔案員方可辦理檔案的借閱、提檔或復(fù)制手續(xù)。（三）公司檔案、文件的借閱人，應(yīng)當(dāng)愛護并保持借閱檔案的整潔和完整，嚴(yán)禁私自涂改、外借、翻印和抄錄，杜絕遺失現(xiàn)象的

5、發(fā)生。如確屬工作或業(yè)務(wù)活動需要，對檔案文件進行摘錄和復(fù)制的，必須經(jīng)行政部長批準(zhǔn)后，方可由公司檔案員進行摘錄或復(fù)制。第八條 檔案的標(biāo)識對于失效或已更改的文件如：公司有關(guān)規(guī)定、制度、管理及辦法等，公司檔案員要標(biāo)識明確并做明顯的標(biāo)記，以防止誤用。第九條 檔案的銷毀（一）公司的任何人未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)允許，無權(quán)隨意銷毀公司保存檔案資料。（二）對于超過規(guī)定保存期限無保存價值的檔案資料，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定的時限予以銷毀。銷毀檔案資料時，應(yīng)當(dāng)由公司檔案員，提交檔案銷毀報告并附銷毀檔案資料明細表，經(jīng)行政部長審核簽字，呈報副總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可組織銷毀。銷毀的全過程至少應(yīng)由兩人參加。第三章 介紹信和印鑒管理第十條 公司印信是指

6、公司的印章、公司法定代表人的名章、財務(wù)專用章及公司的介紹信、證明信、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。第十一條 公司印信由某某公司辦公室統(tǒng)一保管。第十二條 除公文外，需加蓋公司公章的文件、資料，由使用人提出申請，填寫印信申請單，經(jīng)副總經(jīng)理授權(quán)或批準(zhǔn)，方可用印。 申請單應(yīng)注明資料名稱、份數(shù)、經(jīng)手人批準(zhǔn)人。第十三條 公司的重大經(jīng)濟合同須加蓋公章，應(yīng)由主辦部門提出申請，報董事長批準(zhǔn)后，方可加蓋公章。第十四條 公司所有需要加蓋印鑒的介紹信、合同文本、協(xié)議文本，及以公司名義對外發(fā)出的所有公文，必須經(jīng)行政部審核，并進行統(tǒng)一編號登記、存檔備查。第十五條 行政部應(yīng)建立印信臺帳，每一個印信都應(yīng)預(yù)留樣式，并存檔。第十六條 公

7、司印鑒的使用，應(yīng)當(dāng)按公司發(fā)文的審批程序規(guī)定進行審核批準(zhǔn)，公司文員方可蓋章。對于不屬于公司正式發(fā)文審批程序的，對公司利益會產(chǎn)生重要影響的文件的簽章，要通過主管副總經(jīng)理的批準(zhǔn)方可進行；如果違反此項規(guī)定而造成的后果，由違反規(guī)定的直接責(zé)任人負(fù)責(zé)。印信管理人員不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。第十七條 介紹信的填寫，必須注明辦事人、去往單位、辦理事由、時間等，不允許攜帶空白介紹信。嚴(yán)禁在空白介紹信和空白紙上加蓋印章。第十八條 公司印章除特殊規(guī)定外，一律用紅色印泥。第十九條 印信管理人員應(yīng)在每年的三月前將上一年的介紹信存根歸檔，一本介紹信不得跨年度使用。第二十條 經(jīng)公司加蓋印鑒的公文，如出現(xiàn)意外情況或

8、不利后果時，應(yīng)當(dāng)由公文批準(zhǔn)人和直接責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二十一條 使用公司法定代表人名章、財務(wù)負(fù)責(zé)人名章時，須征得公司法定代表人及財務(wù)負(fù)責(zé)人本人的同意。第二十二條 公司印章因特殊原因借出使用，需要報董事長批準(zhǔn)，并認(rèn)真填寫公司印章借據(jù)，印章借據(jù)應(yīng)注明資料名稱、份數(shù)、經(jīng)手人、批準(zhǔn)人及借出時間和歸還時間，印章歸還后，該借據(jù)不得消毀，存檔備查。第二十三條 經(jīng)董事長批準(zhǔn)方可銷毀印章，銷毀時必須有兩人監(jiān)督，并做好登記。第四章 會議管理第二十四條 公司召集的會議，由行政部負(fù)責(zé)通知并組織人員準(zhǔn)時到會。第二十五條 公司級的會議只設(shè)有公司例會、專題例會和總經(jīng)理辦公會。第二十六條 行政部負(fù)責(zé)上述會議的會務(wù)工作，必要

9、時負(fù)責(zé)形成會議紀(jì)要。第二十七條 公司例會和總經(jīng)理辦公會形成的決定，由行政部負(fù)責(zé)督辦和檢查落實情況；專題例會所做出的決定，由主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)落實。第二十八條 公司例會是公司行政、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)管理的會議，會議由總經(jīng)理主持或授權(quán)主持，全體員工參加，主要是報告和處理公司臨時性重要問題，一周召開一次。第二十九條 專題例會是根據(jù)部門業(yè)務(wù)上的關(guān)系而召開的業(yè)務(wù)工作會議，由主管領(lǐng)導(dǎo)主持，對生產(chǎn)經(jīng)營過程進行階段性分析和總結(jié)，并做出決定，報告董事長。第三十條 總經(jīng)理辦公會不定期召開，會議主要討論、決定公司的發(fā)展規(guī)劃、年度及月工作計劃及其他有關(guān)公司重大問題的會議。第三十一條 公司任何級別的會議，均要經(jīng)過周密的準(zhǔn)備工作，

10、準(zhǔn)備好議題、提案，不開無準(zhǔn)備的會議。第五章 固定資產(chǎn)及設(shè)施設(shè)備管理第三十二條 為加強對公司固定資產(chǎn)及設(shè)施設(shè)備的管理，特制定如下規(guī)定：（一）公司固定資產(chǎn)及設(shè)備設(shè)施，由行政部指定專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一進行管理。（二）公司固定資產(chǎn)及設(shè)備設(shè)施，必須建立固定資產(chǎn)管理臺帳及設(shè)備設(shè)施（辦公設(shè)備）登記表。（三）固定資產(chǎn)除不動產(chǎn)之外，均應(yīng)建立實物負(fù)責(zé)人制度，由責(zé)任人對所負(fù)責(zé)的設(shè)備設(shè)施定期提出保養(yǎng)和維護維修計劃，經(jīng)行政部長審核，副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按計劃安排專業(yè)人員進行維修和修養(yǎng)，確保設(shè)備設(shè)施的完好。（四）因工作業(yè)務(wù)的需要，需更換或新增辦公設(shè)備設(shè)施的，應(yīng)由各部門按規(guī)定填寫設(shè)施配置申請單，報經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)組織安

11、排采購；日常辦公用品和低值易耗品，由副總經(jīng)理批準(zhǔn)后按需購買；（五）各部門責(zé)任人要認(rèn)真管理和維護好本部門使用的資產(chǎn)設(shè)備，部門間不得隨意調(diào)換辦公設(shè)備，不得隨意把辦公所用的桌椅、沙發(fā)等搬出辦公樓外。（六）作好辦公樓外（如施工現(xiàn)場、售樓處等）的設(shè)備設(shè)施、辦公家具的管理，如因階段性工作結(jié)束而對設(shè)備設(shè)施及辦公家具停止使用時，應(yīng)負(fù)責(zé)與行政部進行交接，或以其它方式妥善保管以備再用。第六章 保密管理總則 為增強公司全員的保密意識，加強公司的保密工作，特制定本制度。第三十三條 保密范圍和密級確定（一） 公司秘密包括下列秘密事項。1 公司重大決策中的秘密事項。2 公司正在決策中的秘密事項。3 公司內(nèi)部掌握的客戶、意

12、向客戶資料，合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議記錄。4 公司財務(wù)預(yù)算報告及各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表。5 公司計劃開發(fā)的的、尚不宜對外公開的項目信息。6 公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。7 其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項。一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)容文件不屬于保密范圍。（二） 公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)力和利益遭到嚴(yán)重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。（三）公司密級的確定1 公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要

13、決策、文件資料和正在洽談的尚未公開的新項目為絕密級。2 公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級。3 公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入的各類信息為秘密級。4 屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)依據(jù)規(guī)定標(biāo)明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。第三十四條 保密措施（一） 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由主管經(jīng)理委托專人執(zhí)行。（二） 對于密級的文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施1 未經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄.2 收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施。3 保存在設(shè)

14、備完善的保險裝置內(nèi)。（三）屬于公司秘密的，由公司指定專門部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，并采用相應(yīng)的保密措施。（四）在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（五） 具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議和其他活動，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施：1 選擇具備保密條件的會議場所。2 根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定。3 依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件。4 確定會議內(nèi)容是否傳達及傳達范圍。（六）不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛埽粶?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。（七） 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)當(dāng)立即采取補救

15、措施并及時報告總經(jīng)理；總經(jīng)理接到報告，應(yīng)立即做出處理。第三十五條 責(zé)任與處罰（一） 出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告。1 泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟損失的。2 違反本制度規(guī)定的秘密內(nèi)容的。3 已泄露公司秘密但采取補救措施的。（二）出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失，情節(jié)嚴(yán)重者，直至追究其法律責(zé)任1 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟損失的。2 違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。3 利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。第七章 公務(wù)車輛管理 （一）公務(wù)車輛由行政部負(fù)責(zé)管理，統(tǒng)一調(diào)度。（二）公務(wù)車輛負(fù)責(zé)公司組織的大型活動、對外接待、招待、財務(wù)部存取款（現(xiàn)金）及各部門公務(wù)用車。 （三）各部門用車必須填寫用車記錄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報行政部派車。（四）公務(wù)車輛的所需費用，如：保險費、養(yǎng)路費、車船使用稅、車輛檢驗費、小修、正常保養(yǎng)、道橋和停車費，以及因工作需要駕車到外省市往返費用由公司承擔(dān)。（五）建立車輛臺帳，實行單車百公里耗油考核，單車核算，節(jié)約用油。 （六）外單位需借用公司車輛的，必須經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后方可安排。（七）要加強對車輛的定期保養(yǎng)和