Word2013論文等長篇文檔排版

1、Word長篇文檔排版1 引言在寫作長篇文檔的時候，經(jīng)常需要根據(jù)特定的格式要求對文檔進(jìn)行排版，使文章更加的規(guī)范、整潔、美觀。Word是廣為使用的文檔排版軟件，使用Word能夠?qū)ξ恼逻M(jìn)行專業(yè)排版，并且操作簡單，易于使用。在實際排版使用中，有一套較為實用的排版流程，現(xiàn)總結(jié)成文，同時以Word2013為基礎(chǔ)，對Word長篇文檔排版中經(jīng)常遇到的問題加以說明。Word長篇文檔排版的一般步驟為1：1、設(shè)置頁面布局；2、設(shè)置文檔中將要使用的樣式；3、制作各章標(biāo)題；4、設(shè)置頁眉頁腳；5、正文中圖片、表格和公式的自動編號及正文引用；6、參考文獻(xiàn)的標(biāo)注及引用。2 設(shè)置頁面布局2.1 基本設(shè)置文檔的頁面頁面布局是排版

2、的第一步，利用它可以規(guī)范文檔在使用哪種幅面的紙張，文檔的書寫范圍，裝訂線等信息，設(shè)置文檔的頁面布局在Word2013的【頁面布局】選項卡，如圖 21。在圖中1區(qū)可以分別設(shè)置頁邊距等信息，需要更詳細(xì)的設(shè)置單擊2區(qū)的右下箭頭，打開【頁面設(shè)置】詳細(xì)對話框，如圖 22。圖 21 設(shè)置文檔的頁面布局 圖 22 頁面設(shè)置常用選項【頁邊距】選項卡中，可以根據(jù)需要設(shè)置上下左右邊距及裝訂線位置，頁邊距各參數(shù)的含義如圖 23，【紙張】選項卡中可以設(shè)置頁面紙張類型，一般選“A4”即可，【版式】選項卡可以設(shè)置有關(guān)節(jié)的相關(guān)信息及頁眉頁腳的布局。圖 23 頁邊距各參數(shù)含義2.2 讓文字更清晰長篇文檔一般很多文字，年紀(jì)大的

3、人閱讀起來比較吃力，為使用文字更清晰，一般采用增大字號的方法，但效果并不理想，其實在頁面設(shè)置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內(nèi)容看起來更清晰，具體步驟如圖圖 24。圖 24 設(shè)置文檔網(wǎng)絡(luò)讓文字更清晰3 定義文檔中將要使用的樣式樣式是文檔中文字的呈現(xiàn)風(fēng)格，通過定義常用樣式，可以使相同類型的文字呈現(xiàn)風(fēng)格高度統(tǒng)一，同時可以對文字快速套用樣式，簡化排版工作，而且，Word中許多自動化功能（如目錄）都需要使用樣式功能。對于常用的樣式，還可以先定義到一個模板文件中，創(chuàng)建屬于自己的風(fēng)格，以后只需基于該模板新建文檔，就不需要重新定義樣式，讓寫作者更關(guān)注文檔內(nèi)容本身。3.1 樣式的設(shè)置Wo

4、rd2013中已經(jīng)定義了大量樣式，一般在使用中只需要對預(yù)定義樣式進(jìn)行適當(dāng)修改即可滿足需求。樣式的設(shè)置方法為，【開始】選項卡中，在需要修改的樣式名上【右鍵】|【修改】，即可進(jìn)入修改樣式對話框，如圖 31。在修改樣式對話框中，可以修改樣式名稱，樣式基準(zhǔn)等，單擊左下角的格式，可以定義該樣式的字體段落等格式，常用的設(shè)置如圖中序號所標(biāo)，可以根據(jù)具體要求進(jìn)行適當(dāng)修改，其中，可以為某樣式設(shè)置快捷鍵，以后只需要選中文字并按快捷鍵即可快速套用樣式。需要指出的是，“正文”樣式是Word中的最基礎(chǔ)的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。另外，盡量利用Word內(nèi)置樣式，尤其

5、是標(biāo)題樣式，可使相關(guān)功能（如目錄）更簡單。圖 31修改樣式3.2 樣式的保存與載入所有常用的樣式定義好以后，為避免以重復(fù)工作，可以將樣式保存起來，一般的方法是保存到模板，方法為【文件】|【另存為】|文件類型選擇“Word模板(*.dotx)”，重命名為一個自己熟悉的名字保存到適當(dāng)位置。以后要使用這個模板，只需要雙擊該模板文件，即可基于該模板快速建立一個新文檔，并且可以使用之前定義的相關(guān)樣式。4 制作各章標(biāo)題及頁眉頁腳4.1 帶編號的多級標(biāo)題一般論文等長篇文檔需要在各章節(jié)前加上編號，形如本文檔標(biāo)題結(jié)構(gòu)，定義章節(jié)編號的功能可通過【開始】|【段落】面板中的按鈕|【定義新的多級列表】打開定義新的多級列

6、表對話框，如圖 41。1、在1處單擊“更多”按鈕，展開右側(cè)面板；2、在2處選中級別1；3、在3處設(shè)置級別的編號樣式；4、在4處設(shè)置編號的對齊方式；5、在5處設(shè)置級別1鏈接的樣式為標(biāo)題1；6、類似設(shè)置好級別2，級別3等，一般到級別3即可，這樣就能在開始面板上看到如圖 42中定義好的帶編號的多級標(biāo)題，以后，只需要對標(biāo)題文字應(yīng)用相應(yīng)的標(biāo)題樣式，即可自動編號。圖 41定義新多級列表圖 42 帶編號的多級標(biāo)題樣式小技巧：有的論文要求一級標(biāo)題為“第一章”，二級標(biāo)題為“1.1”，這個可以在定義多級編號的時候，選擇編號樣式為“一，二，”即可，但會出現(xiàn)圖片題注中出現(xiàn)“一.1”這樣的別扭顯示，一般的作法是在定義多

7、級編號的時候仍然選擇“1，2”樣式，并在標(biāo)題1樣式中將前面的編號設(shè)置為隱藏文字，然后手動敲上去第一章等字樣，可解決此問題。4.2 利用定義好的多級標(biāo)題生成目錄很簡單，【引用】|【目錄】|【自定義目錄】，打開目錄對話框，如圖 43。圖 43目錄在1處可以設(shè)置目錄中顯示的級別，一般選擇3，另外，如果要自定義目錄中文字的格式，可在2處單擊【修改】，即可進(jìn)行相應(yīng)的修改。標(biāo)題有變化時，只需要在生成的目錄上【右鍵】|【更新目錄】即可。5 定義頁眉和頁腳5.1 為各章分節(jié)分節(jié)為頁眉頁腳的基礎(chǔ)，有關(guān)頁眉頁腳的要求一般都要先通過分節(jié)才能實現(xiàn)，如奇偶頁不同等，同時，分節(jié)也是很多其它操作的基礎(chǔ)，如縱向版面與橫向版面

8、混排。分節(jié)符的插入在【頁面布局】|【分隔符】|點擊相應(yīng)的分節(jié)符即可。此處順便說一下縱向版面與橫向版面混排的問題，有的圖片或表格可能太大，無法在縱向版面中放下，需要臨時切換成橫向版面，操作過程如下：1）在該片面前后各插入一個分節(jié)符，2）在頁面設(shè)置中設(shè)置該頁版面為橫向即可。5.2 插入頁眉和頁腳然后回到文檔開始（快捷鍵Ctrl+Home）【插入】|【頁眉】，出現(xiàn)【設(shè)計】選項卡，第一頁一般不需要頁眉，直接點擊【下一節(jié)】，先點擊【鏈接到上一條頁眉】，取消選中，避免修改后第一節(jié)頁眉跟著修改。下面以頁眉中插入章標(biāo)題為例進(jìn)行說明。在頁眉中，點擊【引用】|【交叉引用】，出現(xiàn)交叉引用對話框，如圖 51。1處引用

9、類型中選標(biāo)題，2處引用內(nèi)容中選標(biāo)題文字，3處選中頁眉所在章節(jié)，4處點擊插入即可，然后跟正文一樣設(shè)置頁眉的格式，對齊方式等。如果要在頁眉中加入其它內(nèi)容，如頁碼或其它文字等，方法與上述一致，善用交叉引用即可。圖 51通過交叉引用在頁眉中加入章標(biāo)題在插入頁眉的時候，有的頁面不需要頁眉，即可刪掉了還是會在頁面處增加一條橫線，實際是為頁眉文字加了一條下邊框，雖然刪除了文字，段落符號還在，所以橫線還在，去除的方法就是：1、選中頁眉中的段落標(biāo)記，【開始】|【邊框與底紋】2、在打開的邊框與底紋對話框中，去掉下邊框即可。插入頁腳的方法與頁眉類型，只要注意，要先取消【鏈接到前一條頁腳】再進(jìn)行修改，以免影響前一節(jié)頁

10、腳的內(nèi)容。另外，插入頁碼的時候，要選中頁碼文字|【設(shè)置頁碼格式】，如圖 52。在1處設(shè)置為起始頁碼，2處設(shè)置為1。圖 52設(shè)置頁碼格式6 圖片、表格和公式的編號及引用6.1 圖片與表格的編號及引用在Word2013中，圖片與表格的編號及引用比較簡單，主要利用題注，交叉引用即可。因為圖片與表格類似，區(qū)別就是表格題注在表格上面，圖片題注在圖片下面，這個可以在插入題注的時候選擇，所以，在此以圖片為例。插入圖片的一般過程如下：1、【插入】|【圖片】，選中需要插入的圖片；2、右鍵單擊圖片|【插入題注】，彈出題注對話框，如圖 61。在1處新建標(biāo)簽，如“圖”，在2處設(shè)置編號，如需要在編號中加入段落編號，勾選

11、相應(yīng)選項即可，在3處輸入圖名。圖 61插入圖片題注3、在需要引用圖編號的地方，【插入】|【交叉引用】，引用類型選擇圖，引用內(nèi)容選擇標(biāo)簽和編號，插入即可完成引用。表格類似，在此不再贅述。6.2 公式的插入、編號及引用公式的插入一般利用MathType工具，雖然Word2013中內(nèi)置了公式編輯器，遠(yuǎn)沒有MathType方便。插入公式可選擇【MathType】|【Inline】，彈出公式編輯器，在該編輯器中編輯好公式后關(guān)閉編輯器，即可將公式返回Word。一般論文中對公式的排版要求是公式單行居中，公式編號居右，當(dāng)然，可以加大量的空格及手工調(diào)整實現(xiàn)，不過Word顯然提供了更好的工具，那就是制表位。要使用

12、制表位，先通過【視圖】|勾選【標(biāo)尺】，將標(biāo)尺顯示出來（如圖 62），然后單擊1處圖標(biāo)變成居中制表位，再在2處適當(dāng)位置單擊添加一個居中制表位，類似的添加一個居右制表位。圖 62 插入制表位為公式添加編號，需要先規(guī)范編號的格式，本文以公式編號中需包含章節(jié)號為例，如果不需要包含章節(jié)號更簡單，此處不再贅述?！綧athType】|【Insert Number】下拉按鈕|【Format】，彈出如圖 63對話框，在1處定義是否包含章編號及格式，2處定義此格式應(yīng)用于整個文檔。章編號對應(yīng)于Chapter Number，勾選即可。但這里的章編號并不是Word里面的章編號，而且MathType的章編號，可以通過控制

13、【MathType】|【Chapter&Sections】|【Insert Break】添加章編號，如圖 64。圖 63 公式編號格式化圖 64 插入公式章編號這樣就定義了公式的編號格式，接下來，將光標(biāo)移動到公式右側(cè)，【MathType】|【Insert Number】，即可插入公式編號。利用之前定義的制表位，在公式前單擊Tab鍵，公式即可居中，在編號前單擊Tab鍵，編號即可居右。同時，為了保存制表位的設(shè)置，使每個公式位置相同，可將公式段落定義為新的樣式，保存到模板中。定義完成的效果如式： 引用公式時，只需在引用的位置，【MathType】|【Insert Reference】，然后雙擊要引用的公式編號即可。7 參考文獻(xiàn)的編號與引用一般論文都要引用一定數(shù)量的參考文獻(xiàn)，標(biāo)注參考文獻(xiàn)的方法比較多，很多人推薦用尾注或腳注的方法，雖然比較麻煩，不失為一個好方法，此處增加一條刪除腳注橫線的方法：【視圖】|【普通視圖】|【引用】|【顯示備注】|【查看腳注】|【腳注分隔符、腳注延續(xù)分隔符】，刪除即可。使用腳注或尾注的方法自動化程度高，但可定義性小，很多時候無法滿足需要。其實有一種簡單些的方法，依然是利用交叉引用。1、新建一頁，并插入分節(jié)符，作為參考文獻(xiàn)列