02. 第二期協(xié)同辦公

1、協(xié) 同 辦 公2010年9月25日目 錄1.傳統(tǒng)定義12.視窗智能系統(tǒng)23.主要特點(diǎn)24.優(yōu)勢(shì)25.管理功能36.歷史演變37.起步階段38.應(yīng)用階段49.發(fā)展階段4協(xié)同辦公，又稱：OA。隨著企業(yè)對(duì)協(xié)同辦公要求的提高，協(xié)同辦公的定義隨之?dāng)U展，將其提升到了智能化辦公的范疇。大多企業(yè)不僅需要解決日常辦公、資產(chǎn)管理、業(yè)務(wù)管理、信息交流等常規(guī)協(xié)同的功能，并且在即時(shí)溝通、數(shù)據(jù)共享、移動(dòng)辦公等方面提出了更進(jìn)一步的需求，不僅如此，很多企業(yè)也在尋求低成本、高性能、高整合、智能化管理企業(yè)的綜合性管理應(yīng)用平臺(tái)。這對(duì)包括天絡(luò)在線在內(nèi)的眾多軟件供應(yīng)商發(fā)起了一場(chǎng)別開生面的挑戰(zhàn)。1.傳統(tǒng)定義協(xié)同辦公是利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信

2、息化，而提供給多人溝通、共享、協(xié)同一起辦公的一塊軟件，給辦公人員提供方便、快捷、降低成本，提高效率的一款管理天絡(luò)在線軟件。協(xié)同辦公平臺(tái)實(shí)際上是協(xié)同應(yīng)用軟件的開發(fā)平臺(tái)和運(yùn)行支撐平臺(tái)，同時(shí)為協(xié)同應(yīng)用提供協(xié)同工具和協(xié)同引擎服務(wù)。協(xié)同辦公平臺(tái)必須具備以下的三個(gè)基礎(chǔ)功能：首先，協(xié)同辦公平臺(tái)首先是一個(gè)溝通平臺(tái)。這里的溝通并不限于團(tuán)隊(duì)的信息傳達(dá)或者通訊，協(xié)同全面實(shí)現(xiàn)溝通過程的時(shí)效性、完整性和有效性。其次，協(xié)同辦公平臺(tái)是管理和協(xié)作的平臺(tái)。協(xié)同辦公平臺(tái)必須能夠?qū)崿F(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，比如，項(xiàng)目管理、流程管理、事務(wù)管理等等。這樣才能做到隨需應(yīng)變，動(dòng)態(tài)適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)柔性管理。再者，協(xié)同辦公平臺(tái)是知識(shí)中心和應(yīng)用運(yùn)行支持平臺(tái)。人和行

3、為的協(xié)同就要以人為中心重新組織應(yīng)用、數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)。從某種程度上說，協(xié)同辦公平臺(tái)就是每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的隨身的辦公室。同時(shí)，在此平臺(tái)之上還要能夠部署一些應(yīng)用，如人事管理、ERP系統(tǒng)等，開發(fā)各種協(xié)同化的應(yīng)用也就是具備協(xié)同特征的各類應(yīng)用軟件。要實(shí)現(xiàn)前述協(xié)同辦公平臺(tái)必備的功能，就必需滿足以下幾個(gè)要求，也就是協(xié)同的基本特征：協(xié)同辦公平臺(tái)要支持完全的移動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)可以利用目前可以使用的一切網(wǎng)絡(luò)資源；系統(tǒng)必須能實(shí)現(xiàn)跨地域、跨組織、跨系統(tǒng)、跨網(wǎng)絡(luò)的互通性，實(shí)現(xiàn)相互獨(dú)立的不同應(yīng)用系統(tǒng)可以自然融合；必須具備動(dòng)態(tài)適應(yīng)能力，一種柔性管理能力，并且能夠?qū)崿F(xiàn)與剛性管理相結(jié)合。OA 如果在協(xié)同平臺(tái)上開發(fā)，并且在協(xié)同運(yùn)行平臺(tái)上運(yùn)

4、行或者嵌入了協(xié)同引擎，當(dāng)然可以成為協(xié)同化應(yīng)用協(xié)同OA，但它和作為協(xié)同應(yīng)用開發(fā)和運(yùn)行平臺(tái)的協(xié)同辦公平臺(tái)卻是明顯地處在不同的層次。協(xié)同辦公是網(wǎng)上辦公的高級(jí)階段。在電子政務(wù)為公眾服務(wù)的業(yè)務(wù)中，各部門將自己的業(yè)務(wù)通過互聯(lián)網(wǎng)來向公眾服務(wù)，這被稱為網(wǎng)上辦公。將各部門的公眾服務(wù)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單地匯集在政府統(tǒng)一的網(wǎng)站并不困難，雖然公眾可以利用這一網(wǎng)站來遞交服務(wù)請(qǐng)求，前提是用戶必須要清楚什么事情由哪一部門辦理。這個(gè)階段只能稱作網(wǎng)上辦公的初級(jí)階段。2.視窗智能系統(tǒng)隨著產(chǎn)品的更新?lián)Q代，協(xié)同辦公的定義得到了提升，因此，諸如視窗智能系統(tǒng)類的高性價(jià)比協(xié)同軟件應(yīng)運(yùn)而生。這給很多中小企業(yè)集約成本、普及信息化帶來了利好的消息。該系統(tǒng)的

5、供應(yīng)商也不斷尋求給中小企業(yè)更低成本的信息化建設(shè)而努力，過不多久也將推出一個(gè)變革性的應(yīng)用平臺(tái)WISSIPWindows Intelligent System-Software Service Integrated Platform(視窗智能軟件服務(wù)集成平臺(tái))，更大程度上不僅降低企業(yè)應(yīng)用成本，并且提供更高集成化的服務(wù)，成本大大降低（不需要服務(wù)器費(fèi)用、人員維護(hù)費(fèi)用等），協(xié)同性大大提升。3.主要特點(diǎn)為克服部門導(dǎo)向的網(wǎng)上辦公給用戶帶來的不便，網(wǎng)上辦公需要提升到高級(jí)階段，即協(xié)同辦公階段。協(xié)同辦公的網(wǎng)上公眾服務(wù)應(yīng)有如下特點(diǎn):目錄采用應(yīng)用導(dǎo)向而非部門導(dǎo)向。公眾能通過自己的應(yīng)用政務(wù)服務(wù)需求經(jīng)由政府統(tǒng)一網(wǎng)站入口，

6、自動(dòng)導(dǎo)向政府辦事入口，不再需要事先了解政府各部門的職能;需要多部門共同協(xié)辦，用戶申請(qǐng)后系統(tǒng)自動(dòng)驅(qū)動(dòng)多部門辦理,不需用戶分別對(duì)口驅(qū)動(dòng)，各部門協(xié)同工作的業(yè)務(wù)自動(dòng)完成;為支持目錄應(yīng)用導(dǎo)向與部門協(xié)作業(yè)務(wù)自動(dòng)驅(qū)動(dòng),各相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)將進(jìn)行跨部門的整合，進(jìn)行系統(tǒng)再造，通過減少數(shù)據(jù)冗余、流程改進(jìn)來提高公共服務(wù)的效率。4.優(yōu)勢(shì)規(guī)范管理，提高工作效率：通過工作流系統(tǒng)，員工不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)（比如：公文會(huì)簽、計(jì)劃日志、用款報(bào)銷等工作流程審批）在各部門之間跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，這些工作都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。一些處理彈性大而不易規(guī)范的工作流程也可變得井然有序。同時(shí)由于系統(tǒng)設(shè)定的工作流程是可以變更的，可以

7、隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況來調(diào)整不合理的環(huán)節(jié)，為企業(yè)流程的重組提供有效的事實(shí)依據(jù)。節(jié)省運(yùn)營成本：OA平臺(tái)最主要的特點(diǎn)之一是實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，無紙化辦公節(jié)約了大量的紙張及表格印刷費(fèi)用；工作審批流程的規(guī)范可為員工節(jié)省大量工作時(shí)間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費(fèi)及差旅費(fèi)用。消除信息孤島、資源孤島：OA協(xié)同辦公平臺(tái)的協(xié)同性可以徹底消除由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護(hù)工作量大等因素形成的一個(gè)個(gè)“信息孤島”、“資源孤島”。實(shí)現(xiàn)知識(shí)傳播：實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)其最重要資產(chǎn)知識(shí)的高效管理、積累沉淀、傳播、應(yīng)用。完全擺脫人員流動(dòng)造成的知識(shí)的流失。提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、凝聚力：?jiǎn)T工與上

8、級(jí)溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺(tái)。無疑，企事業(yè)的單位的內(nèi)部凝聚力將大大增強(qiáng)。5.管理功能協(xié)同辦公管理功能包括個(gè)人事務(wù)、協(xié)同辦公、信息中心、流程審批、知識(shí)管理、人事管理、行政管理、個(gè)性設(shè)置等七大功能平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)任務(wù)布置、任務(wù)催辦、手機(jī)短信提醒、郵件收發(fā)、公告通知、考勤管理、工作日志、工作計(jì)劃、績(jī)效考核、會(huì)議管理、網(wǎng)絡(luò)硬盤等。6.歷史演變7.起步階段（1985年1993年）：是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使日常辦公也開始運(yùn)用IT技術(shù)，提高了文件等資料管理水平。這一階段實(shí)現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理（如文件管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協(xié)作支持、文檔資料的綜合處理等，導(dǎo)致應(yīng)用效果不佳。8.應(yīng)用階段（1993年2002年）：隨著組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，組織越來越希望能夠打破時(shí)間、地域的限制，提高整個(gè)組織的運(yùn)營效率，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進(jìn)了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，為OA的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)保證，這個(gè)階段OA的主要特點(diǎn)是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會(huì)議管理、制度管理等眾多實(shí)用的功能，極大地方便了員工工作，規(guī)范了組織管理、提高了運(yùn)營效率。9.發(fā)展階段OA應(yīng)用軟件經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息