企業(yè)物業(yè)入伙管理辦法

1、1 / 33物業(yè) 入伙管理手冊物業(yè)入伙管理制度一、入伙準(zhǔn)備工作1.物業(yè)管理處在入伙前1個月制定入伙工作計劃，該計劃中應(yīng)明確:(1)入伙時間。(2)負(fù)責(zé)入伙工作的人員及其職責(zé)。(3)入伙手續(xù)。(4)入伙過程中使用的文件和表格。2.入伙工作計劃應(yīng)由管理處主任批準(zhǔn)， 管理處應(yīng)提前1個月向業(yè)主發(fā)出 入伙通知書 ， 并詳細(xì)說明：(1)需業(yè)主準(zhǔn)備的證明材料。(2)需業(yè)主填寫的表格。(3)辦理入伙手續(xù)的程序。(4)辦理入伙手續(xù)的工作現(xiàn)場應(yīng)張貼入伙公告和明確的指示標(biāo)識，并指定專人負(fù)責(zé)業(yè)主 辦理入伙手續(xù)時的各類咨詢和引導(dǎo)，以便于業(yè)主辦理各項手續(xù)。、入伙審查登記1.管理處應(yīng)建立入伙登記表，對業(yè)主提交的入伙通知書進

2、行查驗， 確認(rèn)無誤后收取 入伙通知書 ，在入伙登記冊中注明，并向入伙申請人發(fā)放資料，應(yīng)包括：(1)入住說明 。(2)住戶手冊 。(3)住戶公約 。(4)管理協(xié)議 。(5)預(yù)交費用標(biāo)準(zhǔn) 。(6)裝修須知 。2 / 33(7)住戶登記表 。(8)裝修審批表 。(9)驗收交接表 。2.上述發(fā)放的資料應(yīng)在入伙登記冊中由業(yè)主簽收，或由管理人員注明。主的入住說明中應(yīng)明確由業(yè)主填寫并提交的資料，包括：(1)身份證。(2)工作證復(fù)印件。(3)業(yè)主登記表 。(4)購/租房合同的正本及復(fù)印件。(5)已簽署的住戶公約 、管理協(xié)議 。3.管理處對業(yè)主的資料進行審核驗證，驗證內(nèi)容包括：(1)表格填寫是否完整、正確和清晰

3、。(2)公約和管理協(xié)議是否已簽署。(3)身份證明文件與購/租房合同及業(yè)主登記表 是否一致。 審查通過后， 入伙管理員 收取購/租房合同復(fù)印件、 業(yè)主登記表 、住戶公約1份、管理協(xié)議1份，在入伙通 知書注明簽收。三、預(yù)交費用財務(wù)應(yīng)根據(jù)國家和政府的法規(guī)及發(fā)展商或業(yè)主委員會的規(guī)定，確定入伙預(yù)交費用 。 管理處在審查并接受業(yè)主收取各項費用，并開具相應(yīng)票據(jù)給業(yè)主。費用項目包括： 預(yù)交管理費、裝修保證金及清運費等。財物應(yīng)造費用登記表，對費用交 納完畢的業(yè)主，應(yīng)在登記表中注明。上述手續(xù)完成后， 管理處查驗入伙登記表及已簽署的 管理協(xié)議 及各項收費票據(jù)后向 業(yè)主發(fā)放鑰匙，并在鑰匙發(fā)放登記表 上登記， 同時應(yīng)和

4、業(yè)主協(xié)定驗收房屋的時間和方式。管理處與業(yè)主一起驗收其名下的物業(yè)，登記水、電、 氣表底數(shù)， 雙方在驗收交接表上簽 字確認(rèn)。驗收過程中雙方確認(rèn)需維修的事項由管理處通知相關(guān)部門處理。在提供給業(yè)3 / 33四、入伙后的裝修管理管理處在提供給業(yè)主的文件中應(yīng)明確裝修管理的要求， 具體內(nèi)容參見 裝修管理手冊入伙期間業(yè)主接待標(biāo)準(zhǔn)一、目的通過與業(yè)主初次交往過程中周到熱情、 體貼、 細(xì)致的服務(wù)， 使物業(yè)管理公司在剛接管物 業(yè)時即能建立良好信譽開端， 塑造起自己管家和親人的形象， 從而為物業(yè)管理工作的順利開 展鋪路，也可為今后贏得廣大業(yè)主的充分信任和長久支持打下堅實基礎(chǔ)。二、對象入伙前后前來看樓或辦理相關(guān)手續(xù)的業(yè)主

5、。三、接待人員配備與要求接待人員配備視物業(yè)轄區(qū)面積、 規(guī)模及入伙期間業(yè)主人流量而定。 但在辦理入伙期間內(nèi)， 應(yīng)有專職入伙接待員數(shù)名， 在業(yè)主較多時， 管理處其他員工應(yīng)作為機動預(yù)備人員分擔(dān)接待工 作。對入伙接待員應(yīng)要求其：1.熟知與本物業(yè)有關(guān)的多種情況， 包括物業(yè)的建筑結(jié)構(gòu)方面專業(yè)知識、 本物業(yè)多種不同 戶型、轄區(qū)周邊配套及未來規(guī)劃、物業(yè)的綠化方案等。2.熟知與業(yè)主利益有關(guān)的多種情況， 包括發(fā)展商的情況、 業(yè)主與發(fā)展商易生糾紛的事宜、 裝修知識、業(yè)主與裝修商易生的糾紛的事宜等。3.了解現(xiàn)有業(yè)主的概況，包括年齡段、知識水平層次等。4.擅長溝通、熱情大方、耐心細(xì)致。四、接待工作內(nèi)容1.管理處內(nèi)應(yīng)設(shè)物

6、業(yè)概況的掛圖或說明； 管理公司的介紹及本物業(yè)員工工號、 姓名及職 位介紹。2.設(shè)待客室，備茶點。4 / 333.具體程序。(禮儀、態(tài)度略)(1)詢問 向業(yè)主詢問需要的服務(wù)，其物業(yè)的具體情況，裝修、入住的計劃等。(2)交流 就業(yè)主提供的情況和所需要的服務(wù)做進一步交流。提出建議，確認(rèn)為業(yè)主需要。(3)介紹適時地介紹管理公司構(gòu)思與規(guī)劃， 并請業(yè)主參與意見； 提醒與發(fā)展商交易中應(yīng)注意的問 題，提醒裝修應(yīng)注意的問題。 必要時引領(lǐng)業(yè)主參觀整個物業(yè)， 同時介紹現(xiàn)已登記的業(yè)主年齡、 知識層次，讓業(yè)主了解“鄰里”概況。(4)引導(dǎo)引導(dǎo)業(yè)主參與構(gòu)想物業(yè)管理方方面面的工作方案、 落實措施， 誠懇地請業(yè)主為自己的家 大膽建議。5 / 33入伙程序指南一、律師行向業(yè)主發(fā)出入伙通知書 。二、業(yè)主向管理部提交： 售樓（租樓）合同、入伙通知書 、公證書、付款收據(jù)（管理基金、管理費、管理費按金）、身份證或護照、營業(yè)執(zhí)照（副本）和公司委托書 。三、未交匯上述錢款的到財務(wù)室匯清并交匯電費按金。四、向業(yè)主發(fā)放： 業(yè)主收樓登記表 、住戶手冊 、入住程序指南 、憑證表、收 費標(biāo)準(zhǔn)、銀行電腦托收合同 、電話申請表 、車位申請表 。五、協(xié)同工程部驗收物業(yè)，當(dāng)場填寫收樓驗收表