行政工作內(nèi)容

1、行政工作內(nèi)容行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是，這些事務(wù)只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行 政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能：其中管理是主干，協(xié) 調(diào)是核心，服務(wù)是根本。究而言之，行政管理的實質(zhì)就是服務(wù)。行政部門 還必須在“管理”、“協(xié)調(diào)”和“服務(wù)”三方面再上一個檔次，才算是一個 合格的現(xiàn)代企業(yè)的行政管理者。從“管理”方面來說，行政部門不能滿足于在日常事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導的“參謀和助手”，還必須在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問題上有自己怕思考，并且高屋建瓴地在實際 工

2、作中加以貫徹落實，成為領(lǐng)導不可缺少的“高參和臂膀”。這就要求行政部門的領(lǐng)導者不能滿足于做一個事務(wù)主義者，而是要做一個有思想、敢 創(chuàng)新、有沖力的領(lǐng)導者：換句話說，他不能公公滿足于做好一個戰(zhàn)術(shù)家， 還要努力做好一個戰(zhàn)略家。 很顯然，也只有一個有思想、懂戰(zhàn)備、敢創(chuàng)新、 有沖力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一個檔次。從“協(xié)調(diào)”方面來說，行政管理者不能簡單地以傳達領(lǐng)導的命令、完成領(lǐng)導交辦的任務(wù)為滿足：也不能憑借自己在企業(yè)的獨特地位對各個部門 頤指氣使，以權(quán)壓人。行政部門應(yīng)主動做好上與下、左與右、里與外的溝 通，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)。沒有充分發(fā)揮溝通的協(xié)調(diào)不成為真正 的協(xié)調(diào)。從“服務(wù)”上說，

3、行政部門要甘當幕后英雄的角色。因為行政服務(wù)干得再出色，畢竟是服務(wù)于企業(yè)的最終目的的。行政部門的工作，特別是后勤服務(wù)工作，永遠不要奢望成為企業(yè)關(guān)注的“中心”。不但不可能，而且不應(yīng)該。因為如果一個企業(yè)的關(guān)注點不幸竟在于行政部門，那只能說明一 點，即行政工作做得實在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè) 最終目的的實現(xiàn)，以致于引起大家的關(guān)注。行政管理的理想的境界應(yīng)該是“潤物細無聲”。行政部門最忌諱處處顯 示自己的有存在，與其它部門搶鏡頭，爭榮譽。行政部門應(yīng)該象一部自動 化程度很高的機器，這頭原料（任務(wù)）進去，那頭成品（結(jié)果）出來：其 中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內(nèi)，切忌為自己評功擺好

4、， 四處張揚，浪費別人的時間、精力和感情。要反對利用自己對公司資源的 支配權(quán)只顧為自己謀取私利或便利的行為，特別要反對把行政部門變成“門難進，臉難看，事難辦”的官府衙門。管理是要執(zhí)行制度的；但執(zhí)行 制度也是一門藝術(shù)，并不一定要搞得劍拔弩張，刀光劍影。特別是在高素 質(zhì)人才集中的地方，更要注意對人的尊重。行政工作要做得有人情味各企業(yè)行政部門定位不同，工作內(nèi)容也不相同例如：一家外企集團中國區(qū)行政部，下屬有二十多家子公司，工作內(nèi) 容主要包括以下：1、中國區(qū)總部辦公室管理2、中國區(qū)總部與集團總部信息溝通3、辦公文具 設(shè)備的采購和管理4、車輛的管理5、電話的管理6、指導和督促子公司安全生產(chǎn)管理7、對子公司

5、行政部門進行考核8、企業(yè)文化管理（公司月刊）9、各子公司行政費用監(jiān)控（宿舍 食堂 文具 水電費等行政報表）10、統(tǒng)籌各子公司財產(chǎn)保險和意外傷害保險等商業(yè)保險辦理11、固定資產(chǎn)的管理12、公文管理（公司及行政發(fā)文的擬稿和發(fā)行工作）13、各子公司印章及證照使用的監(jiān)督（每季度報表）14、預(yù)訂機票 酒店的管理15、新成立注冊公司（注銷）的辦理16、名片的管理17、保安的管理18、公司大型會議及活動的籌劃 19、到各子公司進行督導和檢查工作20、負責對子公司行政經(jīng)理（主管）進行培訓及工作指導21、及時解決各職能部門或子公司的行政問題22、各子公司工作匯報收集和整理23、對外相關(guān)單位的公關(guān)和關(guān)系維護24、

6、寫字樓租金的 水電費 管理費 宿舍的管理再來談行政助理又是做些什么呢？行政助理主要是協(xié)助行政經(jīng)理開展工作。行政助理的工作內(nèi)容以公司 運營保障為主，工作內(nèi)容簡介較多元化，但較基礎(chǔ)。1、協(xié)助行政部經(jīng)理完成公司行政事務(wù)工作及部門內(nèi)容日常事務(wù)工作。2、協(xié)助審核、修訂公司各項管理規(guī)章制度，進行日常行政工作的組織與 管理。3、各項規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行。4、參與公司績效管理、考勤等工作。5、獎懲辦法的執(zhí)行。6、協(xié)助行政部經(jīng)理進行內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門提供及時有效的行 政服務(wù)。7、會務(wù)安排：做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作。8、負責公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞。9、參與公司行政、采購事務(wù)管理。10、負

7、責公司各部門辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作。11、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作。12、對外相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)接待，對內(nèi)接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞 信息。13、協(xié)助辦理面試接待、會議、培訓、公司集體活動組織與安排，節(jié)假日 慰問等。14、協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作公司行政部工作流程一、具體流程： 1、各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預(yù)算計劃，提 出切實可行的申請要求（內(nèi)容具體翔實、理由充分） ，經(jīng)部門經(jīng)理和分管 副總簽字同意后抄送給行政部。 2、行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情 況對申請進行核實，并對各部門從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請原 則，提出解決建

8、議和意見（調(diào)撥或購買） 。 3、如果采取“調(diào)撥”程序發(fā)， 行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副總簽字確認后實施；4、如果采取 “購買”程序，行政部將參照“江蘇財字【 02】第 003 號）有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。 5、采購由行政統(tǒng)一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循“價廉物 美”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價格比，多壓 價比價，厲行節(jié)約。設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗收核查； 固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責任到人。6、所有資產(chǎn)在使用者離開或調(diào)離本部門時應(yīng)收歸行政部倉庫，并在部門設(shè)備管理員處登記。二、午餐飯票： 1、員工到職，由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政 部領(lǐng)取

9、飯票。 2、每月 30-31 日，各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實際人數(shù) 領(lǐng)取下月飯票。 3、每月 1-2 日，由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情 況并向行政部提供詳細名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個人零 星領(lǐng)取及退票。 4、如出現(xiàn)帳款不齊或錯漏，由各部門內(nèi)勤負責?？惋埐?券的信用需填寫客飯領(lǐng)用申請單，并由部門經(jīng)理簽字確認。5、非正式員式（實習生等）領(lǐng)用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標準領(lǐng)用飯三、訂餐、訂票、訂房申請流程為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的1、各部門根服務(wù)性?，F(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總?cè)缦拢?據(jù)各部門的實際需要以，提出來訂餐、訂票、訂房申請，并填寫相應(yīng)的申

10、 請表（內(nèi)容具體詳實） ，部門經(jīng)理人簽字確認。 2、各部門在訂餐、訂票、 訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn) 金或支票交與行政部結(jié)款。 3、各部門承擔在訂餐、訂票、訂房時過程中 由于自身失誤帶來的風險，例如承擔退票費、退訂票、訂房工作需一定的 提前量（訂票一般提前23天知會行政部，訂餐、訂票一般提前12天）。 6、各部門申請不得提高出實際需要的要求。四、禮品： 1 、禮品由行政部負責根據(jù)不同檔次選擇訂購，選擇原則 為高雅、大方、實用，能體現(xiàn)公司形象。 2、各部門根據(jù)禮品清單領(lǐng)用公 司禮品， 需向本部門經(jīng)理提出申請， 填寫禮品領(lǐng)用單， 簽字確認費用來源。3、各級部門

11、經(jīng)理（必要時由總裁或分管行政副總）簽字后到行政部領(lǐng)取 禮品。 4、禮品費用大的每季攤銷一次，如費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知 行政部暫停向該部門發(fā)放禮品，并在下一期預(yù)算中扣除超部分。五、宣傳品： 1、公司宣傳品包括手提袋（長、短） 、宣傳彩頁、公司 簡介和產(chǎn)品說明書等。 2、領(lǐng)用宣傳品在 5 份以下的，由領(lǐng)用人在行政部 宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記。 3、領(lǐng)用宣傳品在 5 份以上的，需填寫宣傳品 領(lǐng)用申請單， 由部門經(jīng)理簽字確認后， 在宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記后領(lǐng)用。4、宣傳品費用初步擬訂每季度攤銷一次，如費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。5、如行政部發(fā)

12、現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責成其重新填 寫外，并向其部門經(jīng)理投訴及進行相關(guān)處罰六、會議管理： 1、公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須及時通知行政部，便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確 認。 2、會議承辦人需提交會議時間表、會議地點、所需準備等 ,便于行政 部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置及設(shè)備調(diào)試。 3、除其他部 門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。4、會議結(jié)束后由行政部派人清理會場，查收設(shè)備。5、會議室使用費用按部門使用比例每季攤銷一次。七、車輛管理： 1、公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務(wù)活 動使用，公司人員如要

13、用車，請遵循以下管理條例：2、公司車輛由行政部門負責管理，分別按車號設(shè)冊登記管理。3、公司車輛的使用實行“派車單”制度。員工應(yīng)認真填寫“派車單” ，交由所在部門一級部門經(jīng)理簽 字。若有預(yù)計用車需要，應(yīng)提前 2-3 天向行政部門提交“派車單申請。 4、 “派車單”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負責車輛統(tǒng)一調(diào)度。 5、車輛 使用完畢，使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫“車輛使用實際情況記錄單” ，交 行政部備案。 6、行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查 核一次，以防浪費，如超耗標準旱（指不正常）應(yīng)送請調(diào)整修理。 7、公 司車輛內(nèi)部使用費用如下：市內(nèi)用車：普通轎車里程費費用，超過半小 時部分，按0

14、.5元/分鐘計費。長途用車：普通轎車里程費1.0元/公里：面包車里程費 2 元/公里。直接費用（如汽油費、過橋過路費、停車費等） ， 由各用車部門自理。各部門車輛使用費每季度結(jié)算，并由部門經(jīng)理簽字 確認后交財務(wù)部。八、設(shè)備維修流程： 1 、報修人員先將報修信息反饋給各部門的設(shè)備管理員； 2、部門設(shè)備管理員初步檢查后，填寫設(shè)備報修單 （提供設(shè)備 編號和故障現(xiàn)象） ，部門經(jīng)理批準后送交行政部； 3、行政部設(shè)備管理員根 據(jù)編號，聯(lián)系廠商組織及時維修； 4、通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時不 用的設(shè)備給報修者使用； 5、機器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還 給報修者使用； 6、涉及到的維修費用由各部門承

15、擔。九、電子屏使用規(guī)范（一）原則電子屏是公司對內(nèi)對外的信息傳遞載體。為更好的使用電 子屏，做到使用主體合格，信息確認有效，發(fā)布時間合理等，特制定本使 用規(guī)范。一、使用主體 1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權(quán)。 2、行 政事業(yè)部設(shè)專人負責電子屏的使用、維護、修理。3、電子屏責任人的職責包括：及時實施公司信息發(fā)布，制定信息發(fā)布時間表，制定信息更新計 劃，電子屏信息發(fā)布的匯總整理，電子屏日常維護，電子屏故障排除，電 子屏修理配合等。 4、電子屏責任人對行政事業(yè)部經(jīng)理負責。（二）發(fā)布內(nèi)容： 1、電子屏的發(fā)布內(nèi)容分為日常型信息和特別型信息。 2、日常型信息內(nèi)容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動態(tài)、業(yè)內(nèi)新聞動態(tài)。 3、特別型信息內(nèi)容包含：各類通知、各類公告、各類賀詞及其他信息。4、日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成。 5、特別型信息的搜集整理由 行政事業(yè)部配合消息相關(guān)部門完成。（三）、發(fā)布時間： 1、電子屏的使用時間為每個工作日的上午 8：