客運(yùn)專線有限責(zé)任公司檔案管理暫行辦法

1、客運(yùn)專線有限責(zé)任公司檔案管理暫行辦法第一章總則第一條為貫徹中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度，切實加強(qiáng)哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司（以下簡稱“公司”）的檔案管理，制訂本辦法。第二條本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。第三條公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄，是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益一項重要工作。第二章檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)第四條公司綜合部設(shè)立檔案室，專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，并對公司各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。第五

2、條公司綜合部負(fù)責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計劃，并組織工作計劃的實施。第六條檔案部門應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段，為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù)，采用新技術(shù)、新設(shè)備來改善保管形式和檢索條件，逐步實現(xiàn)檔案管理信息化。第三章檔案管理要求第七條檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營管理活動的全過程，應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。第八條根據(jù)國家集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定，對科技、文書、會計、聲像檔案進(jìn)行分類管理?？萍紮n案由工程管理部管理，會計檔

3、案、各種合同由計劃財務(wù)部管理，文書和聲像檔案由綜合部管理。第九條歸檔的文件材料，由公司各部門進(jìn)行收集、整理，定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料，任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。第十條歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng)，準(zhǔn)確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營、財務(wù)管理等各項活動的真實內(nèi)容；歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水書寫和復(fù)印紙、熱敏紙復(fù)寫；歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，線條、字跡、圖像清晰，反差良好。第十一條公司各部門應(yīng)按規(guī)定對需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目，并定期向檔案室移交集中管理，任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員

4、調(diào)離工作崗位，應(yīng)及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門收集齊全后移交檔案室整理、編目；人事檔案由綜合部負(fù)責(zé)整理、編目；基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)專人負(fù)責(zé)整理、歸檔。對歸檔的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照上級及行業(yè)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，按歸檔要求及時整理上架。第十二條對機(jī)密檔案、涉及公司自主知識產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案，要制定檔案安全保密制度，切實加強(qiáng)安全保管，確保檔案的絕對安全。第十三條應(yīng)采取科學(xué)的方法和手段加強(qiáng)檔案保管工作，應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，購置足夠的檔案裝具，檔案庫房面積應(yīng)滿足需要；要切實做好檔案的

5、防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作，確保檔案的安全防護(hù)和長期保存。第四章文件的收集與歸檔第十四條各部門要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。（一）綜合部：收文、發(fā)文、會議文件、電報、申請、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、周報、簡報、會議紀(jì)要、聲像資料、照片（底片）、專題報告、計劃總結(jié)、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料，勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘形成的文件材料，干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料，法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料，由綜合管理部專人負(fù)責(zé)收集、整理、歸

6、檔,各部門有關(guān)人員要予以配合。（二）計財部：會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標(biāo)文件、資金管理、成本價格管理和環(huán)境評價方面的文件材料，有關(guān)業(yè)務(wù)部門的兼職人員或特定專人負(fù)責(zé)收集、整理。（三）工管部：施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗等文件材料。（四）安質(zhì)部：預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報告等文件材料。（五）物設(shè)部：甲供物資及設(shè)備招標(biāo)等文件材料。第十五條文件材料的歸檔要求綜合部對收集來的零散的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后，公文起草部門

7、應(yīng)及時將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存，按年度進(jìn)行分類整理，列清目錄，立卷歸檔。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要進(jìn)行加工。整理時要充分利用原有基礎(chǔ)，按照文件之間的歷史聯(lián)系，分門別類，使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管利用。文書檔案按鐵路歸檔文件整理規(guī)則（辦檔200314號）、電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）執(zhí)行；基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼（TB/T1588-2005）、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2000）、CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管

8、理要求（GB/T17678-1999）執(zhí)行；會計檔案按鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細(xì)則（辦檔199822號）及鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定（辦檔199922號）執(zhí)行；聲像檔案按鐵路聲像檔案管理暫行辦法（辦檔199314號）執(zhí)行；照片檔案按照片檔案整理（GB/T11821-2002）執(zhí)行。第十六條立卷、歸檔應(yīng)做到：（一）文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。（二）正確反映項目管理機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況，有利于保管、查找和利用。（三）立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔，并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。（四）應(yīng)歸檔的公文要收集齊全，分類準(zhǔn)確，組卷合理；卷內(nèi)公文排列系統(tǒng)，編號清楚；案卷標(biāo)題簡明確切，

9、語言通順；裝訂要整齊、結(jié)實，卷皮字跡要工整。第十七條歸檔時間：文書檔案：當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔?；窘ㄔO(shè)檔案：業(yè)務(wù)部門形成的按年度歸檔，施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內(nèi)歸檔或分階段、單項歸檔。會計檔案：在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后（出納人員不得監(jiān)管會計檔案）向檔案室移交。招投標(biāo)檔案：應(yīng)在每個項目招標(biāo)結(jié)束后歸檔?？茖W(xué)研究檔案：應(yīng)在每項科研課題完成或停止后歸檔。設(shè)備儀器檔案：應(yīng)在每個設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時間一致。第十八條沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。一般公文，在收發(fā)文海上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀，秘密及以上公文要填寫銷毀清單，并有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第十九條檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值，從范圍（政治、經(jīng)濟(jì)、文化）、從時間（現(xiàn)實的、當(dāng)代的和將來的）、從有用性（作參考、作憑證）等各方面全面地估計和預(yù)測，確定需要保存的檔案和保存時間，銷毀已失去價值的檔案，達(dá)到有區(qū)別有重點(diǎn)地保存檔案。對已過保管期限的檔