Excel技巧四則

1、Excel技巧四則 一、巧用IF函數(shù) 1設(shè)有一工作表，C1單元格的計(jì)算公式為：=A1B1，當(dāng)A1、B1單元格沒(méi)有輸入數(shù)據(jù)時(shí)，C1單元格會(huì)出現(xiàn)“DIV0！”的錯(cuò)誤信息。這不僅破壞了屏幕顯示的美觀，特別是在報(bào)表打印時(shí)出現(xiàn)“DIV0！”的信息更不是用戶所希望的。此時(shí)，可用IF函數(shù)將C1單元格的計(jì)算公式更改為：=IF（B1=0，A1B1）。這樣，只有當(dāng)B1單元格的值是非零時(shí)，C1單元格的值才按A1B1進(jìn)行計(jì)算更新，從而有效地避免了上述情況的出現(xiàn)。 2設(shè)有C2單元格的計(jì)算公式為：=A2B2，當(dāng)A2、B2沒(méi)有輸入數(shù)值時(shí)，C2出現(xiàn)的結(jié)果是“0”，同樣，利用IF函數(shù)把C2單元格的計(jì)算公式更改如下：=IF（AN

2、D（A2=，B2=），A2B2）。這樣，如果A2與B2單元格均沒(méi)有輸入數(shù)值時(shí)，C2單元格就不進(jìn)行A2B2的計(jì)算更新，也就不會(huì)出現(xiàn)“0”值的提示。 3設(shè)C3單元格存放學(xué)生成績(jī)的數(shù)據(jù)，D3單元格根據(jù)C3（學(xué)員成績(jī)）情況給出相應(yīng)的“及格”、“不及格”的信息?？捎肐F條件函數(shù)實(shí)現(xiàn)D3單元格的自動(dòng)填充，D3的計(jì)算公式為：=IF（C360，不及格，及格）。 二、累加小技巧 我們?cè)诠ぷ髦谐３Ｐ枰谝延袛?shù)值的單元格中再增加或減去另一個(gè)數(shù)。一般是在計(jì)算器中計(jì)算后再覆蓋原有的數(shù)據(jù)。這樣操作起來(lái)很不方便。這里有一個(gè)小技巧，可以有效地簡(jiǎn)化老式的工作過(guò)程。 1.創(chuàng)建一個(gè)宏： 選擇Excel選單下的“工具宏錄制新宏”選項(xiàng)

3、； 宏名為：MyMacro； 快捷鍵為:CtrlShiftJ(只要不和Excel本身的快捷鍵重名就行)； 保存在:個(gè)人宏工作簿(可以在所有Excel工作簿中使用)。 2.用鼠標(biāo)選擇“停止錄入”工具欄中的方塊，停止錄入宏。 3.選擇Excel選單下的“工具宏Visual Basic編輯器”選項(xiàng)。 4.在“Visual Basic編輯器”左上角的VBA Project中用鼠標(biāo)雙擊VBAProject(Personal.xls)打開“模塊Module1”。 注意：你的模塊可能不是Module1 ,也許是Module2、Module3。 Sub MyMacro( ) OldValue = Val(Ac

4、tiveCell.Value ) InputValue = InputBox(“輸入數(shù)值，負(fù)數(shù)前輸入減號(hào)”,“小小計(jì)算器”) ActiveCell.Value = Val(OldValueInputValue) End Sub 6.關(guān)閉Visual Basic編輯器。 編輯完畢，你可以試試剛剛編輯的宏，按下ShiftCtrlJ鍵，輸入數(shù)值并按下“確定”鍵。(這段代碼只提供了加減運(yùn)算，借以拋磚引玉。) 三、使Excel個(gè)性化 （一）命令和按鈕的增刪 Excel的選單命令和工具欄上的按鈕可以用拖動(dòng)法進(jìn)行增刪。 1增刪選單命令 單擊Excel“工具”選單下的“自定義”命令，打開其中的“命令”選項(xiàng)卡，

5、在左側(cè)的“類別”窗口中選擇欲增刪的選單類別。如果是增加選單命令，你只需在右側(cè)的“命令”格內(nèi)進(jìn)行選擇，將其拖至對(duì)應(yīng)的選單項(xiàng)，選單自動(dòng)打開并出現(xiàn)一黑線后，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊鼠標(biāo)左鍵即可。如果是刪除選單命令，只須打開選單選中需要?jiǎng)h除的命令，按下鼠標(biāo)左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖打開的情況下，打開選單單擊右鍵，選擇需要?jiǎng)h除的命令，選中快捷選單中的“刪除”命令即可。 2增刪工具欄按鈕由于工具欄長(zhǎng)度有限，增加按鈕之前最好先刪除不需要的按鈕。方法是，先按前述方法打開“命令”選項(xiàng)卡，再將選單下的工具欄中不需要的按鈕拖到“命令”框，該按鈕就會(huì)在工具欄中消失。也可先打開“自定

6、義”對(duì)話框，在需要?jiǎng)h除的按鈕上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷選單中的“刪除”命令即可。 刪除后，你就可以選中“命令”框中要增加的按鈕，將其拖到工具欄，插入豎直黑線指示的位置。 （二）、調(diào)整命令和按鈕 1選單命令 如果覺(jué)得經(jīng)過(guò)增刪后的選單命令位置不合適，可按以下方法調(diào)整：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺边x單下的“自定義”命令打開對(duì)話框，然后按住Alt鍵，打開選單，用鼠標(biāo)選中想移動(dòng)位置的命令，當(dāng)命令四周出現(xiàn)一個(gè)黑框，鼠標(biāo)指針頭部有一個(gè)矩形塊時(shí)按住鼠標(biāo)拖動(dòng)，當(dāng)移動(dòng)到黑線指示的位置松開鼠標(biāo)即可。 2工具欄按鈕工具欄按鈕可直接用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法調(diào)整位置。方法是：先按住Alt鍵，再用鼠標(biāo)按住想移動(dòng)位置的按鈕，采用與選單命令相似的方法移

7、動(dòng)即可。 （三）、修改按鈕圖標(biāo) 若想使自己的Excel看起來(lái)與眾不同，可用以下方法修改按鈕圖標(biāo)： 1用系統(tǒng)圖標(biāo)替換 打開“自定義”對(duì)話框，在需要?jiǎng)h除的按鈕上單擊鼠標(biāo)右鍵，打開快捷選單并選“更改按鈕圖標(biāo)”，在系統(tǒng)提供的42個(gè)圖標(biāo)中選一個(gè)單擊，則原來(lái)的圖標(biāo)被替換。 2自行編輯圖標(biāo) 先打開“自定義”對(duì)話框，再用鼠標(biāo)右鍵單擊要編輯的按鈕，在彈出的快捷選單中選擇“編輯按鈕圖標(biāo)”命令，就會(huì)彈出“按鈕編輯器”對(duì)話框。在此對(duì)話框中既可以對(duì)當(dāng)前圖標(biāo)進(jìn)行編輯，也可以自己再畫一個(gè)。 3粘貼其它按鈕 其它按鈕的來(lái)源有兩個(gè)。一是利用工具軟件將獲得的圖標(biāo)放到剪貼板中，打開“自定義”對(duì)話框后用鼠標(biāo)右鍵單擊要替換的按鈕，在彈

8、出的快捷選單中選擇“粘貼按鈕圖標(biāo)”命令即可。二是將Office 97的其它組件（如Word 97）的按鈕放到剪貼板中待用。 以PowerPoint 97為例，可以在當(dāng)前工具欄中右擊鼠標(biāo)，選中你需要尋找圖標(biāo)的工具欄放到屏幕上。然后打開“自定義”對(duì)話框，用鼠標(biāo)右鍵單擊你需要的按鈕，在彈出的對(duì)話框中選擇“復(fù)制按鈕圖標(biāo)”。再按上面介紹的方法粘貼即可。 （四）、修改選單或按鈕名稱 打開“自定義”對(duì)話框后，用鼠標(biāo)右鍵單擊欲更改名稱的按鈕或選單，可見彈出的快捷選單的“命名”后有一輸入框，可供你修改選單或按鈕名稱，只須在框內(nèi)單擊并輸入新名稱即可。 （五）、恢復(fù)修改 如果對(duì)修改不滿意，可按以下方法恢復(fù)：打開“自

9、定義”對(duì)話框中的“工具欄”選項(xiàng)卡，選中左邊“工具欄”下要恢復(fù)的對(duì)象，單擊“重新設(shè)置”按鈕并在彈出的對(duì)話框中單擊“確定”即可。 四、怎樣保護(hù)表格中的數(shù)據(jù) 假設(shè)要實(shí)現(xiàn)在合計(jì)項(xiàng)和小計(jì)項(xiàng)不能輸入數(shù)據(jù)，由公式自動(dòng)計(jì)算。 首先，輸入文字及數(shù)字，在合計(jì)項(xiàng)F4至F7單元格中依次輸入公式：=SUM (B4E4)、=SUM(B5E5)、=SUM(B6E6)、=SUM(B7E7)，在小計(jì)項(xiàng)B8至F8單元格中依次輸入公式：=SUM(B4B7)、=SUM(C4C7)、=SUM(D4D7)、=SUM(E4E7)、=SUM(F4F7)。在默認(rèn)情況下，整個(gè)表格的單元格都是鎖定的，但是，由于工作表沒(méi)有被保護(hù)，因此鎖定不起作用。 選取單元格A1F8，點(diǎn)擊“格式單元格”選單，選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，消除鎖定復(fù)選框前的對(duì)勾，單擊確定。然后，再選取單元格F4F7和B8F8，點(diǎn)擊“格式單元格”選單，選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，使鎖定復(fù)選框選中，單擊確定，這樣，就把這些單元格鎖定了。接著